Sichere Filesharing-Dienste für Kleinunternehmer

Stellen Sie sich diese Szene vor – Sie haben beschlossen, sich mit Ihrem Fotogeschäft selbstständig zu machen, und haben in Ihrem ersten Monat drei Kunden gewonnen, tolle Neuigkeiten!

Nachdem die Aufnahmen und die ersten Bearbeitungen fertig sind, ist es an der Zeit, Ihre Arbeit mit Ihren begeisterten – wenn auch technisch nicht so versierten – Kunden zu teilen. Das Problem: Der finale Export ist 4 GB groß und der E-Mail-Client des Kunden akzeptiert nur Anhänge mit bis zu 15 MB. Was tun?

Dies ist eine Herausforderung, vor der allzu viele neue Unternehmen stehen, insbesondere diejenigen, die in der schnelllebigen, aber bekanntermaßen unzureichend ausgestatteten Kategorie der Freelancer tätig sind.

In diesem Leitfaden für Freelancer und kleine Unternehmen erklären wir Ihnen alles rund um das Übertragen großer Dateien. Wenn Sie mit dem Lesen fertig sind, sollten Sie sicher sein, dass Sie Dateien jeder Größe jederzeit teilen können, wann immer dies für das Geschäft notwendig ist.

Was ist der Dateitransfer und wie lässt er sich mit der Dateifreigabe vergleichen?

Dateitransfer ist der Prozess des Verschiebens digitaler Dateien – wie Dokumente, Bilder und Videos – von einem Speicherort zum anderen. Diese Speicherorte können physisch sein, wie der lokale Festplattenspeicher in Ihrem Laptop, oder digitale Speicherlösungen wie Dropbox.

Wenn Sie mit diesem Konzept vertraut sind, haben Sie zweifellos auch den Begriff Dateifreigabe im selben Kontext gehört. Während die beiden Begriffe häufig synonym verwendet werden, beziehen sie sich tatsächlich auf zwei unterschiedliche Prozesse:

• Dateitransfers sind eine Möglichkeit, eine Kopie einer Datei an einen anderen Ort oder ein anderes Gerät zu senden.
• Bei der Dateifreigabe erhalten andere Nutzer über das Internet und Cloud-basierte Technologie Zugriff auf eine vorhandene Einzelversion einer Datei.

Für kleine Unternehmen, Startups und Freelancer, die darauf angewiesen sind, große Dateien an ihre Kunden zu senden, ist es wichtig, die richtige Dateitransferlösung zu finden.

Es gibt viele Arten von Dateitransfers, und wir werden alle unter die Lupe nehmen, damit Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Warum sind Dateitransfers für Freelancer und Startups so wichtig?

Ein Freelancer ist ein Geschäftsinhaber, der für den Hauptbetrieb des Unternehmens über keine anderen Mitarbeiter als sich selbst verfügt. Einige gängige Arten von Freelancern sind:

• Berater und Trainer
• Blogger
• Kursleiter
• E-Commerce-Verkäufer und „Dropshipper“
• Ersteller von Podcasts, Streaming- und Videoinhalten

Während große Unternehmen über dedizierte IT-Teams und unternehmensweite Technologielösungen verfügen, müssen sich Freelancer und Startups häufig auf sich selbst und ihre eigenen Geräte verlassen.

Das bedeutet, dass Sie als Freelancer allein dafür verantwortlich sind, über die Technologie zu verfügen, die das liefert, was Sie benötigen. Egal, ob es sich um Inhaltsverfasser handelt, die große Rohvideodateien zwischen Geräten übertragen müssen, oder Berater, die Dokumente mit Kunden teilen.

Arten von Dateitransfers

Es gibt viele Möglichkeiten, Dateien online und offline zu übertragen, und jede hat ihre eigenen Vorteile und Anwendungsfälle. Zu den fünf häufigsten Arten von Dateitransfers gehören:

• E-Mail-Anhang
• Website für Dateitransfers
• Cloud-Speicher
• Wechselspeicher, wie eine externe Festplatte oder ein USB-Flash-Laufwerk
• FTP (File Transfer Protocol)

Es gibt keine einzige beste Option, und viele dieser Ansätze bieten spezifische Vorteile, wenn sie von den Anforderungen einer bestimmten Situation abhängen. Um dem Ganzen einen Sinn zu geben, werden wir jetzt jede Methode genauer untersuchen.

E-Mail-Anhang

Ein E-Mail-Anhang ist eine Methode von Dateitransfer, bei der eine Kopie einer Datei per E-Mail versandt wird. Eine Kopie der Datei wird in der E-Mail gespeichert, die dann gesendet und vom E-Mail-Client des Empfängers abgeholt wird.

Vorteile von E-Mail-Anhängen für Dateitransfers:

• Schnell und einfach – das Anhängen eines Dokuments an eine E-Mail ist so einfach wie Drag & Drop
• Kostenlos – viele gängige E-Mail-Kunden ermöglichen es Ihnen, E-Mail-Anhänge mit einem kostenlosen E-Mail-Konto zu senden und zu empfangen

Nachteile von E-Mail-Anhängen für Dateitransfers:

• Dateigrößenbeschränkungen – Sie können in der Regel nicht mehr als etwa 25 MB über E-Mail-Anhänge versenden
• Sicherheit – das Senden einer Datei per E-Mail bedeutet, dass eine Kopie erstellt wird, die für immer existiert und an beliebige Personen weitergeleitet werden kann
• Mangelnde Kontrolle – sobald eine Datei gesendet wurde, ist sie gesendet. Es ist kein Abrufen oder Aktualisieren eines E-Mail-Anhangs erforderlich, wenn er einmal an den Empfänger weitergeleitet wurde, selbst wenn Sie einen Tippfehler korrigieren müssen oder versehentlich die falsche Datei senden

So verwenden Sie E-Mail-Anhänge:

Im Zeitalter des modernen Cloud-basierten Computings sind E-Mail-Anhänge nicht wirklich notwendig. Sie sind gut, wenn Sie nur so schnell wie möglich etwas senden müssen und sich keine Sorgen über Sicherheitsrisiken machen, aber andere Optionen sind fast immer vorzuziehen.

Ebenso schnell und einfach können Sie stattdessen eine Datei über einen Link senden, sodass Sie Kontrolle darüber haben, wer sie sehen kann, und zusätzliche Sicherheit wie Passwortschutz hinzufügen können. Wenn Sie nur wenige Änderungen an Ihrer Datei vornehmen möchten, müssen Sie für die Empfänger keinen neuen Link generieren. Speichern Sie einfach die aktualisierte Datei in Dropbox (behalten Sie den gleichen Dateinamen bei und speichern Sie sie im selben Ordner), und Ihre Empfänger können Ihre aktuellste Version sehen.

Website für Dateitransfers

Eine Website für Dateitransfers ist eine eigenständige Plattform, auf die Sie Dateien – oder Sammlungen von Dateien – hochladen, welche dann in einen Link umgewandelt werden, den Sie mit Empfängern teilen können.

Vorteile von Websites für Dateitransfers:

• Höhere Dateigrößenbeschränkungen – mit Dropbox Transfer können Sie bis zu 100 GB an Dateien gleichzeitig senden
• Sichere Dateitransfers – Dateitransfers sind verschlüsselt, und Sie haben immer die Möglichkeit, einen Transfer zu löschen, wenn Sie Personen mit dem Link den Zugriff entziehen möchten
• Größere Kontrolle über den Zugriff – legen Sie Passwörter und Gültigkeitsdauern für Links fest, um sicherzustellen, dass Ihr Dateitransfer nur von den richtigen Personen zur richtigen Zeit gesehen wird
• Anpassbares Branding – machen Sie mit einer Seite für Datei-Downloads, die Ihr Branding als Freelancer widerspiegelt, einen starken Eindruck auf Ihre Kunden
• Zustellbestätigung – Sie werden benachrichtigt, wenn Ihre Dateien empfangen und heruntergeladen wurden

Nachteile von Websites für Dateitransfers:

• Dateigrößenbeschränkungen bestehen weiterhin – obwohl sie viel höher liegen, gibt es dennoch Dateigrößenbeschränkungen für Ihre Transfers. Wenn Sie noch größere Sammlungen von Dateien senden müssen, können Sie diese jederzeit in mehrere separate Transfers < 100 GB aufteilen, um diese zu umgehen.

Wann sollte eine Website für Dateitransfers verwendet werden

Eine Dateitransferplattform ist eine hervorragende Lösung, wenn Sie große Dateien an Ihre Kunden senden und diese keinen Zugriff auf das Original haben sollen.

Dies ist besonders häufig der Fall, wenn Ihr Einzelunternehmen Video-, Audio- oder andere große Multimediadokumente für Kunden bereitstellt. Familienfotografen, Hochzeits-Videografen und Musikproduzenten sind klassische Beispiele für diese Anforderung.

Wenn Sie eine einzelne Version eines Dokuments teilen oder daran zusammenarbeiten möchten, ist eine Cloud-Speicherlösung möglicherweise besser für Ihre Anforderungen geeignet.

Cloud-Speicher

Cloud-Speicher ähneln dem Speicher auf Ihrer Festplatte, nur dass die Dateien online gespeichert und über das Internet abgerufen werden können.

Indem Sie Ihre Dateien online speichern, können Sie anderen Zugriff gewähren, ohne ihnen eine separate Kopie senden zu müssen. Dadurch werden die Zusammenarbeit und die Bereitstellung von Feedback zu Dateien vereinfacht und alles erfolgt effektiv an einem Ort.

Vorteile der Dateifreigabe mit Cloud-Speicher:

• Schnell und einfach – die Dateifreigabe ist so einfach wie das Kopieren eines Links
• Mühelose Zusammenarbeit – Cloud-Speicher und Dateifreigabe ermöglichen es zwei Personen, parallel an einer Datei zu arbeiten. Perfekt, wenn Sie in einem arbeitsreichen Monat einen Freelancer hinzuziehen, der Sie unterstützt.
• Sammeln Sie Feedback an einem Ort – wenn Sie an einer Datei arbeiten und diese zur Überprüfung mit mehreren Personen teilen müssen, können Sie alles organisieren, indem Sie Zugriff gewähren, anstatt separate Kopien zu versenden

Nachteile der Dateifreigabe mit Cloud-Speicher:

• Gewährung des Zugriffs auf Ihre Originalversion – manchmal möchten Sie nicht, dass andere Personen Zugriff auf die Originaldatei haben. In diesen Fällen könnte eine andere Dateifreigabelösung vorzuziehen sein.
• Versehentliches Löschen von Dateien – ein ahnungsloser Empfänger könnte Ihre Originaldatei in der Annahme löschen, er lösche eine Kopie. Glücklicherweise sichert Dropbox Sie ab, sodass Sie gelöschte Dateien 30 Tage lang wiederherstellen können.

Wann sollten Sie Cloud-Speicher verwenden, um Dateien zu teilen:

Die Dateifreigabe mit Cloud-Speicher ist ideal, wenn Sie möchten, dass andere Nutzer oder Rezensenten an einem laufenden Projekt mitarbeiten. So behalten Sie den Überblick über Ihr Projekt und arbeiten an einer einzigen Datei zusammen.

Wenn Sie das fertige Produkt an einen Kunden liefern möchten, ist das Senden einer Kopie per Dateitransfer in der Regel die beste Wahl. Auf diese Weise liefen Sie ihm das Produkt, für das er bezahlt hat, und er kann es dann nach Belieben verwenden.

Alternative Methoden von Dateitransfers

Wechselspeicher

Wechselspeicher ist physischer Speicher wie die Festplatte Ihres Computers, der – Sie haben es erraten – von Ihrem Gerät entfernt werden kann. Er ist in allen Formen und Größen erhältlich, von kleineren USB-Flash-Laufwerken bis hin zu großen externen Festplatteneinheiten.

Der herausnehmbare Speicher kann für Dateitransfers verwendet werden, indem er physisch an ein Gerät angeschlossen wird, die Dateien verschoben oder kopiert werden, und dann der Speicher getrennt und mit einem anderen Gerät verbunden wird. Es ist zwar eine relativ einfache Methode für Dateitransfers, aber sie ist auch langsam, manuell und stellt eine Sicherheitsbedrohung dar, wenn Sie das Laufwerk verlieren.

Obwohl Wechselspeicher früher gängig waren, um große Dateien zu übertragen, bedeutet die Weiterentwicklung der Cloud-Technologie, dass eine internetbasierte Methode fast immer vorzuziehen ist.

FTP

FTP steht für File Transfer Protocol, ein altes Internetprotokoll für Dateitransfers, mit dem ein Computer schnell Dateien an einen Server senden kann.

Angesichts des Fortschritts der Cloud-Technologie ist es unwahrscheinlich, dass Sie FTP benötigen, aber Sie könnten bei der Recherche nach Dateispeicher- und Freigabelösungen darauf stoßen.

FTP wird nicht als bevorzugte Dateitransferlösung für Freelancer oder Startups empfohlen. Entscheiden Sie sich stattdessen für die Cloud-basierte Dateifreigabe oder ein Dateitransfersystem, das Ihnen ein besseres Erlebnis und eine höhere Sicherheit bietet.