Dicas para compartilhar arquivos em segurança

Imagine esta situação: você decidiu se dedicar ao seu próprio seu negócio de fotografia e trouxe três clientes no seu primeiro mês, ótimas notícias!

Com as fotos feitas e os tratamentos iniciais prontos, é hora de compartilhar seu trabalho com seus clientes animados, ainda que não tão experientes em tecnologia. Um problema: a exportação final tem 4 GB e seu cliente de e-mail só aceita anexos de até 15 MB. E agora?

Esse é um desafio enfrentado por muitas empresas em ascensão, especialmente aquelas na categoria em rápida mudança de empreendedor individual, mas famosas por serem subequipadas.

Neste guia para empreendedores e pequenas empresas, abordaremos os motivos e as formas para transferir arquivos grandes. Após a leitura, você terá a confiança necessária para conseguir compartilhar arquivos de qualquer tamanho, sempre que sua empresa precisar.

O que é transferência de arquivos e como ela se compara ao compartilhamento de arquivos?

A transferência de arquivos é o processo de mover arquivos digitais, como documentos, imagens e vídeos, de um local para outro. Estes locais podem ser físicos, como o armazenamento do disco rígido local em seu laptop ou soluções de armazenamento digital como o Dropbox.

Se você está familiarizado com este conceito, sem dúvida já deve ter ouvido falar do compartilhamento de arquivos no mesmo contexto. Embora os dois termos sejam frequentemente usados de forma intercambiável, na verdade, eles se referem a dois processos distintos:

• A transferência de arquivos é uma forma de enviar uma cópia de um arquivo para outro local ou dispositivo.
• O compartilhamento de arquivos é o processo de fornecer a outros usuários acesso a uma versão única existente de um arquivo via internet e tecnologia baseada em nuvem.

Para pequenas empresas, startups e empreendedores que dependem do envio de arquivos grandes para seus clientes, é fundamental encontrar a solução correta de transferência de arquivos.

Existem muitas formas de transferência de arquivos, e nós vamos analisar cada uma delas, para que você possa tomar uma decisão embasada sobre o que é melhor para a sua empresa.

Por que a transferência de arquivos é tão importante para empresários individuais e startups?

Um empreendedor é um proprietário que não tem nenhum outro pessoal além dele para realizar as principais operações da empresa. Alguns tipos comuns de empreendedores incluem:

• Consultores e coaches
• Blogueiros
• Criadores de curso
• Vendedores e "dropshippers" de comércio eletrônico
• Criadores de podcast, streaming e conteúdo de vídeo

Enquanto as grandes empresas têm equipes de TI específicas e soluções tecnológicas para toda a empresa, os empreendedores e as startups muitas vezes têm que confiar em si mesmos e nos seus próprios dispositivos.

Isso significa que, como empreendedor, você é o único responsável por ter a tecnologia para entregar o que precisa. Isso se aplica a criadores de conteúdo que precisam transferir arquivos grandes de vídeo bruto entre dispositivos ou a consultores que compartilham documentos com clientes.

Tipos de transferência de arquivos

Há muitas maneiras de transferir arquivos, tanto on-line quanto off-line, cada uma com seus próprios benefícios e casos de uso. Cinco dos tipos mais comuns de transferência de arquivos incluem:

• Anexo de e-mail
• Site de transferência de arquivos
• Armazenamento em nuvem
• Armazenamento removível, como um disco rígido externo ou uma pen drive
• FTP (File Transfer Protocol)

Não há uma única opção melhor e muitas dessas abordagens têm vantagens específicas em função das necessidades de determinada situação. Para ajudar a dar sentido a tudo isso, vamos explorar cada método com mais detalhes.

Anexo de e-mail

Um anexo de e-mail é um método de transferência de arquivo que envolve o envio de uma cópia de um arquivo para alguém por e-mail. Uma cópia do arquivo é salva no e-mail, que é então enviado e coletado pelo cliente de e-mail do destinatário.

Vantagens dos anexos de e-mail para transferência de arquivos:

• Rápido e fácil - anexar um documento a um e-mail é tão simples quanto clicar e arrastar
• Gratuito - muitos clientes de e-mail populares permitirão que você envie e receba anexos de e-mail com uma conta de e-mail gratuita

Desvantagens dos anexos de e-mail para transferência de arquivos:

• Limites de tamanho do arquivo — você normalmente não pode enviar mais do que cerca de 25 MB via anexo de e-mail
• Segurança — enviar um arquivo por e-mail significa criar uma cópia que existe para sempre e pode ser encaminhada para qualquer pessoa
• Falta de controle — depois de enviado, não há o que fazer. Não há recuperação nem atualização de um anexo de e-mail depois que é enviado ao destinatário, mesmo que você precise corrigir um erro de digitação ou enviar o arquivo errado por engano

Quando usar os anexos de e-mail:

Na era moderna da computação baseada em nuvem, os anexos de e-mail não são realmente necessários. Eles vão servir só se você precisar enviar algo o mais rápido possível e não estiver preocupado com riscos de segurança, mas outras opções são quase sempre preferíveis.

Enviar um arquivo por meio de um link é igualmente rápido e fácil, o que permite controlar quem pode vê-lo, além de adicionar segurança extra, como proteção por senha. E, se quiser fazer poucas edições em seu arquivo, não haverá necessidade de gerar um novo link para seus destinatários. Basta salvar o arquivo atualizado no Dropbox (mantendo o mesmo nome de arquivo e salvando na mesma pasta) e seus destinatários poderão ver sua versão mais atualizada.

Sites de transferência de arquivos

Um site de transferência de arquivos é uma plataforma independente para a qual você envia arquivos ou coleções de arquivos, que são então convertidos em um link que pode ser compartilhados com destinatários.

Vantagens dos sites de transferência de arquivos:

• Limites maiores de tamanho de arquivo — com o Dropbox Transfer, você pode enviar até 100 GB de arquivos ao mesmo tempo
• Transferência segura de arquivos — as transferências de arquivos são codificadas, e você sempre terá a opção de excluir uma transferência se quiser remover o acesso de qualquer pessoa com o link
• Maior controle sobre o acesso — defina senhas e prazos de validade dos links para garantir que sua transferência de arquivos só seja vista pelas pessoas certas, no momento certo
• Personalização com identidade de marca — deixe uma boa impressão em seus clientes, com uma página de download de arquivo estampada com a identidade de marca da sua empresa individual
• Confirmação de entrega — seja notificado quando seus arquivos forem recebidos e baixados

Desvantagens dos sites de transferência de arquivos:

• Os limites de tamanho de arquivo ainda existem — embora sejam muito maiores, os limites de tamanho de arquivo ainda se aplicam a suas transferências. Se precisar enviar coleções ainda maiores de arquivos, você pode contornar a situação dividindo-as em várias transferências separadas com menos de 100 GB.

Quando usar um site de transferência de arquivos?

Uma plataforma de transferência de arquivos é uma excelente solução para enviar arquivos grandes aos seus clientes quando você não quer que eles tenham acesso ao original.

Isto é particularmente comum quando sua empresa individual costuma entregar vídeo, áudio ou outros documentos grandes de multimídia aos clientes. Fotógrafos de famílias, cinegrafistas de casamentos e produtores musicais são exemplos clássicos desta necessidade.

Se você precisa compartilhar ou colaborar em uma única versão de documento, então uma solução de armazenamento em nuvem pode ser mais adequada às suas necessidades.

Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem é semelhante ao armazenamento em seu disco rígido, só que os arquivos são armazenados on-line e podem ser acessados via internet.

Ao armazenar seus arquivos on-line, você pode conceder acesso a outras pessoas, sem a necessidade de enviar uma cópia separada. Isso facilita a colaboração e a entrega de feedback sobre arquivos, otimizando tudo em um só lugar.

Vantagens do compartilhamento de arquivos com armazenamento em nuvem:

• Rápido e fácil — o compartilhamento de arquivos é tão simples quanto copiar um link
• Colaboração descomplicada — armazenamento em nuvem e compartilhamento de arquivos permitem que duas pessoas trabalhem paralelamente em um arquivo. Perfeito para quando você contrata um freelancer para ajudar durante um mês movimentado!
• Reúna o feedback em um só lugar — se você estiver trabalhando em um arquivo e precisar compartilhar com várias pessoas para revisão, poderá manter os arquivos organizados concedendo acesso, em vez de enviando cópias separadas

Desvantagens do compartilhamento de arquivos com armazenamento em nuvem:

• Concede acesso à sua versão original — às vezes você não quer que as pessoas tenham acesso ao arquivo original. Nesses casos, outra solução de compartilhamento de arquivos pode ser preferível.
• Exclusão acidental de arquivo — um destinatário insuspeito pode excluir seu arquivo original, pensando estar apagando uma cópia. Felizmente, o Dropbox cuida de tudo para você, permitindo que recupere arquivos excluídos por 30 dias.

Quando usar o armazenamento em nuvem para compartilhar arquivos:

O compartilhamento de arquivos com armazenamento em nuvem é ideal quando você precisa incluir colaboradores ou revisores em um trabalho em andamento. Ele permite que você fique por dentro do seu projeto e trabalhe em conjunto partindo de um único arquivo.

Se você precisar entregar o produto acabado a um cliente, enviar uma cópia por transferência de arquivo geralmente será sua melhor aposta. Ao fazer isso, você entrega o produto pelo qual o cliente pagou, e o cliente poderá fazer o que quiser com ele.

Métodos alternativos de transferência de arquivos

Armazenamento removível

O armazenamento removível é o armazenamento físico, como o disco rígido de seu computador, que pode ser, como o nome diz, removido de seu dispositivo. Esse armazenamento existe em todos os formatos e tamanhos, desde pen drives menores até grandes unidades de disco rígido externas.

O armazenamento removível pode ser usado para transferência de arquivos conectando-o fisicamente a um dispositivo, movendo ou copiando os arquivos nele, depois desconectando o armazenamento e conectando-o a outro dispositivo. Embora seja um método relativamente fácil para transferir arquivos, também é lento, manual e representará uma ameaça à segurança se você perder o disco.

Embora o armazenamento removível costumasse ser uma forma comum de transferência de arquivos grandes, os avanços na tecnologia de nuvem significam que um método baseado na internet quase sempre vai servir melhor ao seu propósito.

FTP

FTP significa File Transfer Protocol, um antigo protocolo da internet para transferência de arquivos que permitia a um computador enviar arquivos rapidamente para um servidor.

Com o avanço da tecnologia de nuvem, é improvável que você tenha necessidade de usar o FTP, mas é possível encontrá-lo ao buscar soluções de armazenamento e compartilhamento de arquivos.

Não é recomendado para empreendedores ou startups usar o FTP como solução preferencial de transferência de arquivos. Em vez disso, opte por um sistema de compartilhamento ou transferência de arquivos baseado em nuvem que vai proporcionar uma melhor experiência e uma segurança mais forte para suas necessidades.