이런 시나리오를 한 번 상상해봅시다. 혼자 사진업을 시작하기로 결정한 후 첫 달부터 세 명의 클라이언트를 확보했습니다.
촬영을 완료하고 1차 보정 작업을 끝냈습니다. 이제 기대에 부풀어 있지만 기계에는 그다지 능숙하지 않은 클라이언트와 파일을 공유할 시간이네요. 여기서 한 가지 문제가 발생합니다. 최종 파일은 4GB인데 이메일 클라이언트는 최대 15MB의 첨부파일밖에 지원하지 않는 것이죠. 이러한 상황에서는 어떻게 해야 할까요?
이 문제는 이제 막 첫발을 디딘 신규 비즈니스, 특히 템포는 빠르지만 장비는 제대로 갖추지 못한 1인 기업에 흔히 발생하는 문제입니다.
이 1인 기업과 소규모 비즈니스를 위한 안내서에는 대용량 파일 전송 기능이 필요한 이유와 파일을 전송하는 방법이 설명되어 있습니다. 안내서를 정독하고 나면 언제든 필요할 때 어떤 크기의 파일이든 전송할 수 있게 되실 겁니다.
파일 전송이란 무엇이고, 파일 공유와 파일 전송은 어떻게 다른가요?
파일 전송이란 문서, 이미지, 동영상 등의 디지털 파일을 기존의 위치에서 다른 위치로 옮기는 프로세스를 말합니다. 이러한 위치는 노트북의 로컬 하드 드라이브처럼 물리적인 위치가 될 수도 있고, Dropbox처럼 디지털 스토리지 솔루션이 될 수도 있습니다.
이러한 개념에 익숙하다면 이와 같은 맥락인 파일 공유라는 말도 들어보셨을 겁니다. 이 두 용어는 혼용되어 사용되는 경우가 많지만, 실질적으로는 서로 다른 두 가지 프로세스를 의미합니다.
- 파일 전송은 파일의 사본을 다른 위치나 장치로 전송하는 방법을 말합니다.
- 파일 공유는 인터넷과 클라우드 기반 기술을 통해 다른 사용자에게 기존 파일 버전으로의 액세스를 제공하는 프로세스를 말합니다.
고객에게 대용량 파일을 전송해야 하는 소규모 비즈니스와 스타트업, 1인 기업의 경우 각자의 업무에 적합한 파일 전송 솔루션을 찾는 것이 중요합니다.
파일 전송에는 다양한 유형이 있습니다. 여러분이 비즈니스에 가장 이로운 결정을 내릴 수 있도록 각 유형을 자세히 설명하도록 하겠습니다.
1인 기업과 스타트업에 파일 전송 기능이 중요한 이유는 무엇인가요?
1인 기업을 운영하면 비즈니스의 주요 업무를 수행할 사람이 본인 말고는 아무도 없습니다. 흔히 1인 기업으로 분류되는 비즈니스의 유형은 다음과 같습니다.
- 컨설팅 및 코칭
- 블로그 운영
- 강의 제작
- 전자상거래 및 위탁 판매
- 팟캐스트, 스트리밍, 동영상 콘텐츠 크리에이터
대규모의 비즈니스와 기업은 전담 IT팀과 전사적인 기술 솔루션을 갖추고 있지만, 1인 기업과 스타트업의 경우 대부분 자기 자신과 자신이 가지고 있는 장치에 의존할 수밖에 없습니다.
이 말은 즉, 다른 장치로 용량이 큰 원본 동영상 파일을 옮겨야 하는 콘텐츠 크리에이터든, 클라이언트와 문서를 공유해야 하는 컨설턴트든, 비즈니스에 필요한 기술을 갖추는 것에 대한 책임이 전적으로 본인에게 있다는 것을 의미합니다.
파일 전송의 유형
온라인과 오프라인에서 파일을 전송하는 다양한 방법이 존재합니다. 그리고 각각 고유한 이점과 활용처가 있죠. 가장 일반적인 파일 전송 유형 5가지는 다음과 같습니다.
- 이메일 첨부파일
- 파일 전송 웹사이트
- 클라우드 스토리지
- 외장 하드 드라이브, USB 플래시 드라이브 등의 이동식 저장 장치
- 파일 전송 프로토콜(FTP)
이 중 단 하나의 최선책은 없습니다. 대부분 주어진 상황에서의 요건에 따른 특정한 이점을 제공하죠. 이해를 돕기 위해 각 유형을 조금 더 자세히 살펴보겠습니다.
이메일 첨부파일
이메일 첨부파일은 이메일로 누군가에게 파일 사본을 전송할 때 사용하는 파일 전송 방식입니다. 이메일에 저장한 파일 사본을 전송하면 받는 사람의 이메일 클라이언트가 이를 수신하죠.
이메일 첨부파일로 파일을 전송할 때의 장점:
- 빠르고 간편—문서를 끌어다 놓는 방식으로 이메일에 문서를 간편하게 첨부할 수 있습니다.
- 무료—많은 이메일 클라이언트가 무료 이메일 계정을 사용해 이메일 첨부파일을 주고받을 수 있는 기능을 제공합니다.
이메일 첨부파일로 파일을 전송할 때의 단점:
- 파일 크기 제한—일반적으로 이메일 첨부파일의 용량은 25MB로 제한됩니다.
- 보안—이메일로 파일을 전송하면 상대방에게 파일 사본이 계속 남아 있어 누구에게나 전달이 가능합니다.
- 제어 기능의 결여—한 번 전송하면 되돌릴 수 없습니다. 오타를 수정해야 하거나 실수로 잘못된 파일을 전송한 경우에도 수신인에게 전송된 이메일 첨부파일은 회수하거나 업데이트할 방법이 없습니다.
이메일 첨부파일을 사용하면 좋은 경우:
오늘날의 클라우드 기반 컴퓨팅 시대에서는 이메일 첨부파일의 필요성이 그다지 크지 않습니다. 무언가를 빨리 전송해야 하고 보안 위험에 대한 걱정이 없을 땐 이메일 첨부파일을 사용해도 괜찮지만, 대부분의 경우에는 다른 방법을 사용하는 것이 좋습니다.
이메일 대신 링크를 통해 파일을 전송하면 이메일 첨부파일만큼 그 방법이 쉽고 간편하면서도 누가 파일을 볼 수 있는지 제어할 수 있고, 비밀번호 설정 등의 추가적인 보안 조치를 취할 수도 있습니다. 파일의 세부 사항을 수정해야 할 때 새로운 링크를 만들어 다시 전송할 필요도 없습니다. 수정한 파일을 같은 이름으로, 같은 Dropbox 폴더에 저장하기만 하면 받는 사람이 가장 최신 버전의 파일을 볼 수 있죠.
파일 전송 웹사이트
파일 전송 웹사이트는 파일을 업로드하거나 파일을 다운로드할 수 있는 독립형 플랫폼을 말합니다. 파일을 업로드한 후 링크로 변환해 수신인과 링크를 공유하면 되죠.
파일 전송 웹사이트의 장점:
- 대용량 파일 전송—Dropbox Transfer의 경우, 한 번에 최대 100GB의 파일까지 전송할 수 있습니다.
- 안전한 파일 전송—전송 중 파일이 암호화되고, 링크를 가진 사람의 액세스를 제거하고 싶을 때는 언제든 전송을 삭제할 수 있습니다.
- 강력한 액세스 제어 기능—파일 전송에 비밀번호와 만료일을 설정해 지정된 사람이 지정된 기간에만 파일을 볼 수 있도록 제어할 수 있습니다.
- 맞춤형 브랜딩—파일 다운로드 페이지를 1인 기업의 브랜딩으로 꾸며 클라이언트와 고객에게 강렬한 인상을 남길 수 있습니다.
- 전달 확인—상대방이 파일을 수신하거나 다운로드했을 때 알림을 받아볼 수 있습니다.
파일 전송 웹사이트의 단점:
- 파일 크기 제한—대용량 파일 전송이 가능하지만, 여전히 파일 크기의 제한은 있습니다. 하지만 크기 제한을 초과하는 파일 모음을 전송할 때는 파일의 총 크기가 100GB 이하가 되도록 여러 개의 모음으로 나눠 이 문제를 극복할 수 있습니다.
파일 전송 웹사이트를 사용하면 좋은 경우:
파일 전송 플랫폼은 대용량 파일을 클라이언트에게 전송해야 하는데 원본 파일은 건드리지 못하게 하고 싶을 때 사용할 수 있는 좋은 방법입니다.
파일 전송 플랫폼은 동영상, 오디오, 기타 대용량 멀티미디어 파일을 고객에게 전송해야 하는 비즈니스를 운영할 때 특히 유용합니다. 가족사진이나 결혼사진을 전문으로 하는 사진작가, 음악 프로듀서 등이 여기에 포함되죠.
단일 버전의 문서로 협업하거나 공유할 방법을 찾고 있다면 클라우드 스토리지 솔루션이 더 좋은 선택지가 될 수 있습니다.
클라우드 스토리지
클라우드 스토리지는 하드 드라이브에 있는 저장 장치와 유사하지만, 파일이 온라인에 저장되고 인터넷을 통해 액세스할 수 있다는 점에서 다릅니다.
파일을 온라인에 저장하면 별도의 사본을 전송할 필요 없이 다른 사람들에게 액세스를 부여할 수 있는데요, 그래서 파일 협업을 간편하게 진행하고 피드백을 주고받으며 모든 작업을 한 공간에서 원활하게 처리할 수 있습니다.
클라우드 스토리지로 파일을 공유할 때의 장점:
- 빠르고 간편—링크를 복사해 파일을 간편하게 공유할 수 있습니다.
- 간편한 협업—클라우드 스토리지와 파일 공유 기능을 사용해 두 사람이 동시에 하나의 파일로 작업할 수 있습니다. 바쁜 달에 업무를 도와줄 프리랜서를 고용했을 때 특히 유용한 기능이죠.
- 한 공간에서 피드백 수집—작업 중인 파일을 여러 사람에게 공유해 검토받아야 할 때 별도의 사본을 전송하는 대신 파일로의 액세스를 부여해 체계성을 유지할 수 있습니다.
클라우드 스토리지로 파일을 공유할 때의 단점:
- 원본 파일로의 액세스 부여—때로는 원본 파일로의 액세스를 부여하고 싶지 않을 때가 있습니다. 이러한 경우에는 다른 파일 공유 솔루션을 사용하는 것이 나을 수 있습니다.
- 실수로 인한 파일 삭제—파일을 받아본 사람이 사본인 줄 알고 원본 파일을 삭제하는 상황이 발생할 수 있습니다. 하지만 Dropbox가 제공하는 30일간의 삭제된 파일 복구 기능이 있으니 안심하셔도 됩니다.
클라우드 스토리지를 사용하면 좋은 경우:
작업 중인 파일로 공동 작업자나 검토자를 초대하고 싶을 때 클라우드 스토리지에서 파일을 공유하면 좋습니다. 그러면 프로젝트 진행 상황을 확인하며 하나의 파일로 함께 작업이 가능합니다.
최종 제품을 고객에게 전송하는 방법을 찾고 있다면 파일 전송을 통해 사본을 전송하는 방법이 가장 좋습니다. 그러면 여러분은 고객이 비용을 지불한 제품을 건네주고, 고객은 원하는 대로 제품을 사용할 수 있죠.
파일 전송의 대안
이동식 저장 장치
이동식 저장 장치는 컴퓨터 하드 드라이브처럼 물리적인 저장 장치이지만 이름에서 예상할 수 있다시피 기기에서 분리할 수 있는 장치를 말합니다. 이동식 저장 장치는 소형 USB 플래시 드라이브에서부터 대형 외장 하드 드라이브까지 그 형태와 크기가 다양합니다.
이동식 저장 장치는 물리적으로 한 장치에 연결해 파일을 복사하거나 옮긴 후 저장 장치의 연결을 해제하는 방식으로 사용할 수 있습니다. 다른 장치에 연결했을 때도 마찬가지 방식으로 사용이 가능하죠. 상대적으로 간편한 파일 전송 방법이지만 느리고, 수동으로 작업을 해야 하며, 저장 장치를 잃어버릴 경우 보안 위협이 될 수 있다는 단점이 있습니다.
이동식 저장 장치는 한때 대용량 파일을 전송할 때 사용했던 흔한 방법이었지만, 클라우드 기술이 발전하면서 오늘날 거의 대부분의 상황에서는 인터넷 기반의 파일 전송 방식이 더 편리합니다.
FTP
FTP는 파일 전송 프로토콜(File Transfer Protocol)의 약자로, 컴퓨터에서 서버로 파일을 빠르게 전송하는 오래된 인터넷 프로토콜입니다.
클라우드 기술의 발전으로 지금은 FTP가 필요한 경우가 별로 없지만, 파일 스토리지 솔루션과 공유 솔루션을 검색하다 보면 FTP라는 단어가 자주 등장합니다.
1인 기업이나 스타트업의 경우 FTP를 주요 파일 전송 솔루션으로 사용하는 것을 권장하지 않습니다. FTP보다는 더 나은 경험과 더 강력한 보안을 제공하는 클라우드 기반 파일 공유 또는 파일 전송 시스템을 사용하는 것이 좋습니다.
1인 기업과 소규모 비즈니스를 위한 안전한 파일 공유 팁
비즈니스에 적합한 파일 전송 솔루션을 결정했다면 이제 보안을 어떻게 유지할 것인지 생각해 볼 차례입니다. 몸이 한 개인 상황에서 보안 침해나 데이터 손실 사고를 감당할 여유는 없으니까요.
그래서 참조하면 좋은 안전한 파일 공유 팁을 준비했습니다.
1. 링크를 복사하는 방식으로 간편하게 공유와 협업이 가능한 클라우드 스토리지 사용
항상 파일을 전송해야 하는 것은 아니며, 대신 클라우드 스토리지를 통해 파일을 공유해도 된다는 사실을 명심하세요. 그러면 버전 관리와 파일 액세스 관리가 한결 수월해집니다.
Dropbox를 사용하면 파일을 클라우드에 저장해 다른 사람들과 원활하게 협업하거나, 필요할 때 파일로의 액세스를 공유할 수 있습니다.
2. 암호화된 상태로 파일이 전송되는지 확인
파일 전송 암호화는 데이터를 인코딩해 외부에서 전송 중인 데이터를 읽거나 파악하지 못하게 하는 필수적인 보안 조치입니다. 간단히 말해 암호화는 파일 전송에 포함된 데이터를 잠재적인 해커로부터 보호해주는 역할을 하죠.
Dropbox Transfer로 전송하는 모든 파일을 암호화하는 이유도 보안 위협으로부터 파일을 보호하기 위함입니다.
3. 1인 기업의 브랜딩이 적용된 파일 전송으로 좋은 인상 남기기
첫인상은 중요합니다. 특히 아직 초기 단계에 있는 비즈니스에는 첫인상이 중요성이 더욱 커지죠.
로고, 시각적 아이덴티티, 웹사이트를 만들고 소셜 미디어에서의 입지를 다지는 데 많은 노력을 기울였는데, 파일 전송이라고 해서 예외가 되어서는 안 되죠.
전송 다운로드 페이지를 맞춤형 브랜딩으로 꾸미면 고객들에게 쉽게 잊히지 않는 인상을 남길 수 있습니다.
4. 추가적인 보호 조치로 파일 백업 활용하기
클라우드 스토리지를 사용한다고 해도 로컬 저장 장치에 저장되어 있는 데이터와 파일은 여전히 위험에 노출되어 있습니다. 노트북에 비즈니스의 운명이 달려 있다면 백업 솔루션이 반드시 그 값어치를 할 겁니다.
Dropbox Backup은 심각한 오류가 발생해도 최신 버전의 데이터로 되돌릴 수 있도록 장치에 저장된 파일과 폴더를 캡처합니다.
한 공간에서 안전하게 파일을 공유하는 데 필요한 모든 기능을 제공하는 Dropbox
어떤 유형의 비즈니스에 몸담고 있던 Dropbox는 1인 기업에 필요한 모든 것을 한 공간에서 제공합니다.
Dropbox에서의 파일 공유는 빠르고 간편합니다. 링크만 공유하면 모든 유형의 콘텐츠를 Dropbox 계정이 없는 사람을 비롯해 누구에게나 전송할 수 있죠.
용량이 큰 파일을 전송해야 할 때는 Dropbox Transfer를 사용해 대용량 파일이나 파일 모음을 안전하고 간편하게 전송할 수 있습니다.