Tips for sikker fildeling for enkeltmannsforetak

Se for deg dette scenariet – du har bestemt deg for å gå solo med fotovirksomheten din og har fått tre kunder i løpet av den første måneden, gode nyheter!

Med fotograferingene ferdige og de første behandlingene klare, er det på tide å dele arbeidet ditt med de spente – om enn ikke så teknologikyndige – klientene dine. Ett problem: den endelige eksporten er 4 GB og e-postklienten deres godtar bare vedlegg på opptil 15 MB. Hva nå?

Dette er en utfordring som står overfor alt for mange spirende virksomheter, spesielt de i kategorien som er i rask bevegelse, men som er kjent for underutstyrt soloprenør.

I denne veiledningen for soloprenører og små bedrifter, vil vi dekke hvorfor og hvordan store filoverføringer. Når du er ferdig med å lese, bør du føle deg trygg på at du alltid vil kunne dele filer i alle størrelser, når bedriften din krever det.

Hva er filoverføring og hvordan er det sammenlignet med fildeling?

Filoverføring er prosessen med å flytte digitale filer – som dokumenter, bilder og video – fra ett sted til et annet. Disse plasseringene kan være fysiske, som den lokale harddisklagringen på den bærbare datamaskinen, eller digitale lagringsløsninger som Dropbox.

Hvis du er kjent med dette konseptet, har du uten tvil også hørt referanser til fildeling i samme sammenheng. Mens de to begrepene ofte brukes om hverandre, refererer de faktisk til to forskjellige prosesser:

• Filoverføring er en måte å sende en kopi av en fil til en annen plassering eller enhet.
• Fildeling er prosessen med å gi andre brukere tilgang til en eksisterende enkeltversjon av en fil via Internett og skybasert teknologi.

For små bedrifter, startups og soloprenører som er avhengige av å sende store filer til kundene sine, er det avgjørende å finne den rette filoverføringsløsningen.

Det finnes mange former for filoverføring, og vi vil grave i hver av disse, slik at du kan ta en informert beslutning om hva som er best for bedriften din.

Hvorfor er filoverføring så viktig for soloprenører og startups?

En soloprenør er en bedriftseier som ikke har andre ansatte enn seg selv til å utføre hovedvirksomheten i virksomheten. Noen vanlige typer solopreneur inkluderer:

• Konsulenter og trenere
• Bloggere
• Kursskapere
• e-handelselgere og «dropshippers»
• Skapere av podcast, strømming og videoinnhold

Mens store bedrifter og konsern har dedikerte IT-team og bedriftsomfattende teknologiløsninger, vil soloprenører og startups ofte måtte stole på seg selv og sine egne enheter.

Dette betyr at du som soloprenør er eneansvarlig for å ha teknologien til å levere det du trenger. Enten det er innholdsskapere som trenger å overføre store, rå videofiler mellom enheter, eller konsulenter som deler dokumenter med klienter.

Typer filoverføring

Det er mange måter å overføre filer på, både online og offline, hver med sine egne fordeler og brukstilfeller. Fem av de vanligste typene filoverføring inkluderer:

• E-postvedlegg
• Filoverføringsnettsteder
• Skylagring
• Flyttbar lagring, som en ekstern harddisk eller USB-flashstasjon
• FTP (File Transfer Protocol)

Det er ingen enkelt beste alternativ, og mange av disse tilnærmingene har spesifikke fordeler avhengig av behovene i en gitt situasjon. For å hjelpe med å forstå det hele, skal vi nå utforske hver metode mer detaljert.

E-postvedlegg

Et e-postvedlegg er en metode for filoverføring som innebærer å sende en kopi av en fil til noen via e-post. En kopi av filen lagres i e-posten, som deretter sendes og hentes av e-postklienten til mottakeren.

Fordeler med e-postvedlegg for filoverføring:

• Raskt og enkelt – å legge ved et dokument til en e-post er så enkelt som dra-og-slipp
• Gratis – mange populære e-postklienter lar deg sende og motta e-postvedlegg med en gratis e-postkonto

Ulemper med e-postvedlegg for filoverføring:

• Filstørrelsesgrenser – du kan vanligvis ikke sende mer enn rundt 25 MB via e-postvedlegg
• Sikkerhet – å sende en fil via e-post betyr å lage en kopi som eksisterer for alltid og kan videresendes til hvem som helst
• Mangel på kontroll – når den først er sendt, er den sendt. Det er ikke mulig å hente eller oppdatere et e-postvedlegg når det først er overført til mottakeren, selv om du trenger å fikse en skrivefeil eller sendte feil fil ved en feiltakelse

Når du skal bruke e-postvedlegg:

I den moderne skybaserte datatiden er e-postvedlegg egentlig ikke nødvendig. De er fine hvis du bare trenger å sende noe så snart som mulig og ikke er bekymret for sikkerhetsrisikoer, men andre alternativer er nesten alltid å foretrekke.

Det er like raskt og enkelt å sende en fil via en lenke i stedet, som lar deg kontrollere hvem som kan se den, i tillegg til å legge til ekstra sikkerhet som passordbeskyttelse. Hvis du så ønsker å gjøre noen få endringer i filen din, er det ikke nødvendig å generere en ny lenke for mottakerne. Bare lagre den oppdaterte filen i Dropbox (behold samme filnavn og lagre i samme mappe) og mottakerne vil kunne se den mest oppdaterte versjonen din.

Nettsteder for filoverføring

Et filoverføringsnettsted er en frittstående plattform som du laster opp filer – eller samlinger av filer – til, som deretter konverteres til en lenke som du kan dele med mottakere.

Fordeler med filoverføringsnettsteder:

• Større filstørrelsesgrenser – med Dropbox Transfer kan du sende opptil 100 GB med filer om gangen
• Sikker filoverføring – filoverføringer er kryptert, og du vil alltid ha muligheten til å slette en overføring hvis du vil fjerne tilgangen fra alle som har lenken
• Større kontroll over tilgang – angi passord og utløpsdatoer for lenker for å sikre at filoverføringen bare blir sett av de riktige personene, til rett tid
• Tilpassbar merkevarebygging – gjør et sterkt inntrykk for klientene og kundene dine, med en filnedlastingsside som er utsmykket med merkevarebyggingen til solobedriften din
• Leveringsbekreftelse – bli varslet når filene dine er mottatt og nedlastet

Ulemper med filoverføringsnettsteder:

• Filstørrelsesgrenser eksisterer fortsatt – selv om de er mye større, er filstørrelsesgrenser fortsatt på plass for overføringene dine. Hvis du trenger å sende enda større samlinger av filer, kan du alltid dele dem opp i flere separate < 100 GB-overføringer for å omgå dette.

Når du skal bruke et filoverføringsnettsted

En filoverføringsplattform er en utmerket løsning hvis du ønsker å sende store filer til kundene dine og du ikke vil at de skal ha tilgang til originalen.

Dette er spesielt vanlig når solovirksomheten din dreier seg om å levere video, lyd eller andre store multimediedokumenter til kunder. Familiefotografer, bryllupsvideografer og musikkprodusenter er klassiske eksempler på dette kravet.

Hvis du ønsker å dele eller samarbeide om én enkelt versjon av et dokument, kan en skylagringsløsning kanskje passe bedre for behovene dine.

Skylagring

Skylagring er lik lagringen på harddisken din, bare filene er lagret online og kan nås via Internett.

Ved å lagre filene dine på nettet kan du gi andre tilgang, uten å måtte sende dem en separat kopi. Dette gjør det enkelt å samarbeide og gi tilbakemelding på filer – strømlinjeforme alt på ett sted.

Fordeler med fildeling med skylagring:

• Raskt og enkelt – deling av filer er like enkelt som å kopiere en lenke
• Uanstrengt samarbeid – skylagring og fildeling gjør det mulig for to personer å jobbe med en fil parallelt. Perfekt når du henter inn en frilanser for å hjelpe i en travel måned!
• Samle tilbakemeldinger på ett sted – hvis du jobber med en fil og trenger å dele med flere personer for gjennomgang, kan du holde ting organisert ved å gi tilgang, i stedet for å sende ut separate kopier

Ulemper med fildeling med skylagring:

• Gir tilgang til originalversjonen din – noen ganger vil du ikke at folk skal ha tilgang til originalfilen. I disse tilfellene kan en annen fildelingsløsning være å foretrekke.
• Utilsiktet sletting av filer – en intetanende mottaker kan slette originalfilen din, da de tror at de sletter en kopi. Heldigvis har Dropbox deg sikret, slik at du kan gjenopprette slettede filer i 30 dager.

Når du skal bruke skylagring for å dele filer:

Fildeling med skylagring er ideell når du ønsker å få med deg samarbeidspartnere eller anmeldere på et pågående arbeid. Det lar deg holde deg oppdatert på prosjektet ditt og jobbe sammen fra en enkelt fil.

Hvis du ønsker å levere det ferdige produktet til en kunde, vil det det beste alternativet som regel være å sende en kopi via filoverføring. Ved å gjøre dette gir du dem produktet de har betalt for, og det er deretter for dem å bruke som de ønsker.

Alternative metoder for filoverføring

Flyttbar lagring

Flyttbar lagring er fysisk lagring, som harddisken på datamaskinen din, som kan – du gjettet det – fjernes fra enheten din. Den tilbys i alle former og størrelser, fra mindre USB-flashstasjoner til store eksterne harddiskenheter.

Flyttbar lagring kan brukes til filoverføring ved fysisk å koble den til én enhet, flytte eller kopiere filene til den, deretter koble fra lagringen og koble den til en annen enhet. Selv om det er en relativt enkel metode for filoverføring, er den også treg, manuell og utgjør en sikkerhetstrussel hvis du skulle miste stasjonen.

Mens flyttbar lagring tidligere var en vanlig måte å overføre store filer på, betyr fremskritt innen skyteknologi at en Internett-basert metode nesten alltid vil tjene deg bedre.

FTP

FTP står for File Transfer Protocol, en gammel Internett-protokoll for filoverføring som lar en datamaskin raskt sende filer til en server.

Med fremskritt innen skyteknologi er det usannsynlig at du vil ha behov for FTP, men du kan komme over det når du undersøker fillagring og delingsløsninger.

Det anbefales ikke for soloprenører eller startups å bruke FTP som en foretrukket filoverføringsløsning. Velg heller et skybasert fildelings- eller filoverføringssystem, som vil gi deg en bedre opplevelse og sterkere sikkerhet.