Plusieurs d’entre nous effectuent des « tâches improductives et du travail inutile ». En effet, selon McKinsey, les travailleurs du savoir passent presque 20 % de leur temps à rechercher des renseignements internes ou à tenter de trouver des collèges pour obtenir de l’aide avec des tâches précises.
En utilisant des processus simplifiés, vous pouvez éliminer ces pertes de temps et améliorer considérablement les opérations. Cernez et éliminez les tâches répétitives ou les problèmes qui vous freinent et améliorez ainsi l’efficacité et la productivité.
Dans ce guide, découvrez cinq stratégies simples pour rationaliser votre flux de travail. Ainsi, vous pourrez dire adieu aux complications inutiles et mettre en place des processus simplifiés qui permettront à votre équipe d’être plus efficace.
Quels sont les avantages des flux de travail simplifiés?
La rationalisation des processus vous permet d’éviter le travail inutile au quotidien en éliminant les tâches longues et en réduisant les erreurs. Voici certains autres avantages :
- augmentent la productivité
- augmentent l’efficacité
- améliorent la communication
- diminuent les retards et les échéances manquées
- procurent un avantage concurrentiel
- rehaussent le moral du personnel
- simplifient la formation du personnel
- précisent les responsabilités et l’imputabilité
Cinq façons de simplifier des flux de travail
Voici cinq façons de simplifier vos flux de travail :
1. Cerner les processus qui vous ralentissent
Voici certains signes qui pourraient indiquer qu’une rationalisation de vos processus s’impose : retards et goulots d’étranglement qui nuisent à la livraison des projets dans les délais prévus; création de plusieurs nouvelles versions ou répétition inutile de certaines tâches; et problèmes créés par l’utilisation d’une technologie obsolète.
Voici quelques éléments à considérer lors de l’évaluation de vos flux de travail :
- les personnes, les systèmes et les outils impliqués
- les tâches, les étapes ou les activités nécessaires à l’atteinte des résultats souhaités
- le temps habituellement requis pour effectuer chaque tâche ou activité
- les renseignements nécessaires pour l’avancement des flux de travail
- le déclencheur, l’action, le temps ou la condition nécessaire à l’amorce du flux de travail
- les résultats escomptés
Lorsque vous collaborez avec d’autres personnes, vous pouvez travailler ensemble pour cerner les redondances ou les éléments inefficaces dans votre flux de travail.
Grâce au partage de fichiers et aux outils de collaboration Dropbox, vous pouvez recueillir plus facilement les commentaires des membres de votre équipe. Par exemple, Dropbox permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même fichier en temps réel, favorisant ainsi une collaboration plus fluide. Cette transparence aide à repérer les goulots d’étranglement. En effet, si une personne de l’équipe prend toujours plus de temps pour effectuer une tâche, cela peut indiquer un problème à cette étape du flux de travail.
Pour déterminer les étapes les plus longues du flux de travail et celles auxquelles apporter des améliorations, Dropbox vous permet également de consulter des journaux détaillés de toutes les activités effectuées dans un fichier donné, comme les vues, les téléchargements et les modifications.
2. Définir vos objectifs
Une fois que les flux de travail à simplifier ont été cernés, vous pouvez commencer à définir ce que vous souhaitez accomplir grâce à vos modifications et établir un plan pour y parvenir.
Même si vous avez établi des plans de haut niveau au départ, pensez aux améliorations précises que vous souhaitez apporter et aux raisons de ces dernières. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur les résultats souhaités.
Par exemple, si votre équipe a tendance à travailler par vagues pour respecter des échéances mensuelles, vous pourriez préférer simplifier le processus de commentaires pour que vos projets ne soient pas bloqués à la fin du mois. Grâce à des outils de gestion de projets comme Dropbox Paper, vous pouvez créer une liste de tâches, attribuer des tâches aux membres de l’équipe et définir des dates d’échéance en quelques secondes seulement. À l’approche des échéances, Paper enverra automatiquement des notifications. Ainsi, vous pourrez suivre l’avancement des tâches.
3. Utiliser des modèles et l’automatisation des processus lorsque cela est possible
L’automatisation des processus peut vous aider à réduire le temps que vous consacrez aux tâches manuelles ou répétitives qui accaparent votre attention et qui vous empêchent de vous concentrer sur des activités plus productives.
Grâce à l’automatisation Dropbox, vous pouvez définir des règles et des déclencheurs afin de classer automatiquement vos fichiers dans des dossiers précis. Vous économiserez ainsi temps et efforts. En effet, vous n’aurez plus besoin de trier manuellement des dossiers et de les déplacer. Vos documents seront désormais toujours au bon endroit.
Les outils comme Dropbox Dash peuvent vous aider à regrouper le contenu de vos fichiers, applications, navigateurs, liens et plus encore en une seule « pile » ordonnée que vous pouvez partager avec votre équipe. Dash s’appuie sur l’IA pour recommander de nouvelles piles et classer vos fichiers en collections par projet en fonction de votre activité récente.
Les modèles de document permettent d’accélérer le processus de création. Utilisez-les selon vos besoins : qu’il s’agisse de planifier un projet ou d’établir un calendrier de contenu. Ces modèles sont une excellente façon de vous assurer que la qualité de votre travail demeure stable, même lorsque certaines étapes de votre flux de travail sont éliminées.
Afin de faciliter l’accès aux documents relatifs aux processus ainsi que leur partage, Dropbox offre un espace centralisé et sécuritaire pour vous et votre équipe. De plus, Dropbox s’intègre aux applications que vous utilisez et appréciez déjà, comme Zapier, Gmail et Outlook. Vous pouvez donc tout conserver au même endroit.
4. Partager des connaissances et communiquer des renseignements
Documentez les changements apportés au processus ainsi que les recherches effectuées afin d’en faire part facilement aux membres actuels et futurs de l’équipe. Cette documentation servira de point de référence à toutes les personnes impliquées, et leur permettra d’être au fait et de bien comprendre les nouvelles procédures.
Documenter votre flux de travail peut aussi vous aider à accélérer son adoption. Lorsque les membres de l’équipe ont accès à de la documentation claire et concise, il leur est possible de s’adapter rapidement aux nouveaux processus et de les intégrer dans leur flux de travail quotidien. Ultimement, l’équipe devient ainsi plus efficace et efficiente, car tous ses membres visent des objectifs communs.
De plus, vous pouvez faciliter l’intégration des nouveaux membres de l’équipe en conservant des notes sur votre processus de flux de travail dans Dropbox Paper. En leur donnant accès à des rapports complets, les personnes nouvellement embauchées peuvent rapidement se familiariser avec les activités de l’équipe et mieux les comprendre. Cette façon de faire diminue le temps d’apprentissage des nouvelles recrues et leur permet de contribuer rapidement au travail de l’équipe.
5. Recueillir des commentaires
Les autres portent un regard neuf sur votre processus et peuvent vous suggérer des améliorations auxquelles vous n’auriez pas pensé. En demandant l’avis de vos collègues, de votre gestionnaire ou d’une autre personne ayant un rôle semblable dans une autre équipe, vous pouvez acquérir de précieuses informations et des perspectives nouvelles que vous n’auriez autrement pas envisagées.
Lorsque vous documentez votre processus dans Dropbox Paper et que vous partagez le document avec vos collègues, il vous est possible de travailler ensemble en temps réel, quel que soit l’appareil que vous utilisez et où que vous soyez. Vos collègues peuvent alors vous fournir des commentaires sur les réussites du flux de travail que vous recommandez et mettre en relief ses points forts et ses avantages potentiels. Il leur est également possible de cerner des points à améliorer ou à optimiser, et de vous suggérer certaines améliorations ou modifications qui pourraient générer de meilleurs résultats.
La collaboration au sein de votre organisation stimule l’adhésion et le soutien envers les nouveaux flux de travail. En impliquant les parties prenantes clés dans le processus de prise de décision et en leur demandant leur avis, vous augmentez la probabilité que l’adoption et la mise en œuvre du nouveau flux de travail soient réussies.
Conseils pour simplifier les flux de travail
Voici quelques conseils supplémentaires pour simplifier vos processus existants afin d’améliorer votre efficacité opérationnelle :
- Pensez à long terme – Est-ce que les changements que vous effectuez aujourd’hui demeureront efficaces lors de la croissance et de l’évolution de votre entreprise?
- Prévoyez une certaine marge de manœuvre – Dans le domaine des affaires, les choses changent rapidement. Il est donc essentiel d’être capable de s’adapter et d’effectuer des changements au besoin.
- Établissez les optimisations en fonction des priorités – Déterminez les tâches essentielles et les façons dont vous pouvez les simplifier ou les automatiser.
- Documentez les changements et les nouveaux processus – Vous pouvez ainsi éviter toute confusion et faire en sorte que tout le monde suit correctement le flux de travail.
- Veillez à tester tout nouveau flux de travail simplifié avant de le mettre en œuvre – De cette façon, vous pouvez enrayer les problèmes à la source et vérifier que le processus est le plus efficace possible.
Des flux de travail rationalisés et simplifiés grâce à Dropbox
Dropbox vous aide à simplifier les ventes, le marketing et tout autre flux de travail grâce à l’automatisation des processus. Nul besoin de passer d’une application à l’autre : vous passerez donc moins de temps à recueillir des commentaires. Des outils pratiques comme Dropbox Paper vous permettent de partager des idées et du contenu plus facilement, mais aussi de recueillir davantage de commentaires directs.
Dropbox s’intègre directement à des applications que vous utilisez déjà afin de vous permettre de profiter de tous les avantages d’un flux de travail simplifié : efficacité et rapidité, clarté et uniformité, ainsi que structure et normalisation.
