A importância do software de colaboração
Colaboração fluida e focada é essencial em qualquer local de trabalho, e o trabalho remoto não deve ser visto como uma barreira para o trabalho colaborativo bem-sucedido. Ter as ferramentas certas à mão para facilitar e incentivar uma colaboração valiosa é tão importante quanto ter fortes habilidades de comunicação.
O Dropbox oferece uma série de recursos inovadores e intuitivos que colocam a colaboração na vanguarda do trabalho bem-sucedido. As ferramentas de colaboração em equipe descritas abaixo foram projetadas para facilitar o trabalho das equipes que trabalham à distância e também são úteis para equipes que compartilham o mesmo espaço físico.
Ter todos os arquivos, informações e ferramentas de que você precisa em sincronia ajuda a manter os membros da equipe e as partes interessadas na mesma página.
Dropbox: sua melhor plataforma de colaboração
O Dropbox pode transformar pastas em espaços de trabalho versáteis e colaborativos, onde você pode adicionar descrições, anotações, listas de tarefas e muito mais, tudo diretamente a uma pasta do Dropbox e aos arquivos contidos nela.
Criado com inteligência de máquina, o Dropbox foi projetado para ajudar as equipes a maximizar seu potencial colaborativo, oferecendo tudo o que você precisa para trabalhar em conjunto de forma eficiente a partir de um único espaço central.
Com recursos como pesquisa de imagens, visualizações prévias de arquivos, integração com o Dropbox Paper e destaques da equipe, nunca foi tão fácil para as equipes se manterem organizadas e focadas nas tarefas importantes. A integração de calendário fácil de usar permite vincular instantaneamente conteúdo do Dropbox a eventos e reuniões, tornando as reuniões mais produtivas do que nunca.
Com o Dropbox, você pode garantir que os membros de sua equipe possam ver facilmente arquivos, metas, datas e marcos relevantes em um único espaço.
Dropbox Paper: ferramentas de colaboração on-line do início ao fim
A flexibilidade do Dropbox Paper pode orientar sua equipe em cada etapa do processo de colaboração, oferecendo modelos e ferramentas que enfrentam os muitos desafios da colaboração on-line. Vamos percorrer cada etapa do processo e ver como o Dropbox Paper pode ser usado para fortalecer o trabalho em equipe:
Planejamento
Nos estágios de planejamento de um projeto, você quer garantir que todos estejam em sincronia e tenham acesso a todas as informações necessárias.
Responsabilidade e comunicação são componentes vitais da colaboração e, à medida que você começa a criar estratégias para seu processo, deve aproveitar as ferramentas que ajudam a estruturar suas ideias de forma organizada e digerível.
Calendários, listas de tarefas, resumos interativos e agendas de reuniões compartilhados são ferramentas que garantem que sua equipe tenha o controle de suas metas e expectativas, e o Dropbox Paper oferece modelos versáteis para cada uma dessas ferramentas de gerenciamento de tarefas colaborativas.
Ao usar as ferramentas colaborativas oferecidas pelo Dropbox Paper, você garante que cada membro da equipe esteja ciente dos objetivos da equipe, de suas responsabilidades individuais e saiba exatamente aonde ir caso surjam problemas ou confusão.
Produção
Se você tiver vários membros da equipe trabalhando no mesmo projeto, vai querer garantir que eles possam trabalhar fluidamente no mesmo arquivo ao mesmo tempo. Ou seja, sem ter que enviar continuamente documentos para um e para outro ou ter de esperar que um membro da equipe acabe de usar o documento para que o próximo possa começar a usá-lo.
O Dropbox Paper ajuda equipes a trabalhar colaborativamente em tempo real. Toda a sua equipe pode trabalhar no mesmo documento de qualquer lugar do mundo, sem esperas ou atrasos.
Em vez de preencher suas pastas com versões infinitas de arquivos, você pode rastrear o histórico de arquivos de um único documento. Não há necessidade de salvar e compartilhar novas cópias repetidamente à medida que cada membro da equipe adiciona suas informações. Isso se traduz em um espaço de trabalho menos confuso que impulsiona uma colaboração mais organizada e eficiente.
Feedback
O feedback é um passo extremamente importante no processo colaborativo, mas pode ser contraprodutivo se não for feito da maneira certa. Quando se trata das etapas de revisão de um projeto ou trabalho, é importante ser claro e direto, e os recursos de feedback em tempo real do Dropbox Paper facilitam esse processo.
Você não deve ter que percorrer infinitas trocas confusas de e-mail para acompanhar o andamento. Com as anotações no Dropbox, você pode visualizar os comentários do lado do trabalho para o qual é relevante e marcar diretamente os membros da equipe para que nada seja perdido ou fique confuso.
Por exemplo, se você estiver oferecendo feedback sobre uma frase específica em um documento, poderá anotar essa frase diretamente, para que suas notas sejam facilmente vinculadas às áreas específicas que você está destacando.
O feedback não precisa ser só má notícia; deve ser produtivo, construtivo e deve reforçar os pontos fortes da sua equipe, não constrangê-los. Um bom sistema de feedback auxilia a colaboração da equipe, pois estabelece um ambiente mais aberto, honesto e produtivo para sua equipe.
Se você quiser adicionar um pouco de energia divertida ao processo, tente usar emojis no Dropbox Paper para comunicar visualmente seus comentários de forma sucinta e informal.
Entrega
Você precisa de uma plataforma de gerenciamento de documentos que mantenha seu trabalho protegido, facilite o foco e a produtividade da sua equipe e permita que você compartilhe seu trabalho com segurança quando chegar a hora da entrega. Usar o armazenamento em nuvem significa dar à sua equipe e clientes acesso a arquivos de trabalho de qualquer lugar, criando um gerenciamento de fluxo de trabalho mais flexível.
Quanto mais ordenado seu espaço de trabalho for, virtual ou não, melhor será a colaboração em sua equipe. Você não precisará perder tempo vasculhando as pastas de todos em busca do arquivo correto, e não precisará confiar em nenhuma pessoa para fornecer os dados importantes. No Dropbox, é possível compartilhar arquivos com o clique de um botão e configurar suas próprias permissões para definir quem pode fazer o quê em um documento que você compartilha.
Isso significa que o Dropbox Paper não é apenas uma excelente solução para produção colaborativa, ele pode ajudar você em todas as etapas do processo, da estratégia à entrega e muito mais.
As melhores ferramentas de colaboração para integração com o Dropbox
Ao integrar o Dropbox a outro software de colaboração em equipe, você pode realmente explorar o verdadeiro poder do trabalho em equipe.
Aproveite mais o Zoom
Agora um nome familiar, o Zoom é uma ferramenta básica no local de trabalho moderno, que facilita a colaboração à distância por vídeo. O Zoom pode ser integrado ao Dropbox, permitindo uma comunicação ainda mais eficiente entre as equipes.
Quando você integra o Dropbox ao Zoom, suas reuniões ficam ainda mais produtivas. Você poderá colaborar em tempo real iniciando ou participando de chamadas do Zoom diretamente dos arquivos do Dropbox, para manter o trabalho à vista sem precisar alternar entre plataformas.
As gravações de reuniões e até mesmo as transcrições podem ser copiadas automaticamente do Zoom para o Dropbox, e você pode visualizar facilmente quais arquivos foram compartilhados do Dropbox durante as reuniões.
A integração do Zoom com o Dropbox permite que sua equipe aproveite ao máximo a videoconferência, fornecendo acesso rápido e fácil a trabalhos importantes em um espaço unificado.
Trello
O Trello usa placas Kanban como ferramentas de gerenciamento de projetos visuais, permitindo que você organize “cartões” em colunas personalizáveis. Em um cartão Trello, você pode adicionar imagens, anexos, títulos, comentários e descrições, além de marcar usuários específicos, configurar prazos e notificações, codificação de cores e muito mais.
Quando integrado ao Dropbox, sua equipe pode compartilhar arquivos e pastas diretamente em um quadro do Trello, sem precisar sair do Dropbox. Depois, você pode acompanhar a atividade do Trello nesse arquivo diretamente da visualização do arquivo no Dropbox.
Independentemente de você usá-lo para organizar feedback, discutir ideias, acompanhar o progresso ou para gerenciamento de recursos, a integração do Dropbox com o Trello faz a ponte entre o processo e a produção e ajuda você a gerenciar melhor as muitas engrenagens do trabalho colaborativo.
Slack
O Slack permite criar canais especializados para equipes e projetos nos quais você pode compartilhar arquivos diretamente do Dropbox, fazer chamadas de voz e vídeo, iniciar chats específicos e muito mais.
Este software de colaboração de projetos permite que você se comunique com sua equipe de forma simples e versátil, sem precisar reservar tempo para reuniões desnecessárias e sem cair na armadilha de trocas infinitas e confusas de e-mails.
Use ferramentas de comunicação, como mensagens instantâneas, e crie chats e canais para cada aspecto específico de um projeto. Depois, comunique-se em tempo real enquanto trabalha, para que sua equipe nunca perca a motivação.
Ao integrar o Slack ao Dropbox, você poderá enviar arquivos diretamente para um canal do Slack a partir do seu Dropbox, conectar vários espaços de trabalho do Slack a uma conta do Dropbox e colaborar em documentos do Dropbox Paper a partir do próprio Slack.
Um espaço com todas as ferramentas que você precisa
Quando se trata de um trabalho em equipe eficaz, você quer estabelecer um espaço unificado onde cada membro da equipe possa trabalhar e se comunicar entre si, e que ofereça ferramentas que superem as limitações da colaboração remota.
O software e as ferramentas de colaboração que descrevemos acima ajudarão sua equipe a maximizar seu potencial, oferecendo tudo o que você precisa para um trabalho colaborativo eficaz, não importa o quão virtual seja o espaço de trabalho.
Não precisa perder tempo alternando entre ferramentas, com as integrações do Dropbox, sua equipe pode aproveitar ao máximo os melhores aplicativos e ferramentas de colaboração — tudo em um único espaço, em qualquer dispositivo.
