Продуктивні керівники проєктів — невід'ємна частина успіху кожної організації, про яку нечасто говорять. Керівники проєктів можуть не відповідати за творчу роботу, яка так подобається клієнтам, але вони гарантують якісну, вчасну й ефективну реалізацію проєктів. Вони завчасно відстежують проблеми, створюють ефективні функціональні підрозділи та підвищують якість послуг у всіх сферах.
Ми попросили двох експертів із керування проєктами й організаційної філософії поділитися головними порадами для високоефективних керівників проєктів.
1. Згуртуйте співробітників
У цю епоху асинхронних нарад і віддалених офісів учасники команд і клієнти можуть почуватися ізольованими та самотніми. У вас немає змоги побазікати біля кулера, разом піти до кав'ярні після роботи чи поскаржитися на типові проблеми. Тож поставте собі за мету згуртувати учасників команди.
«Особисті стосунки — важливий інструмент налагодження зв'язків у середовищах для співпраці», — каже д-р Барбара Едінгтон, директор Центру передового досвіду з керування проєктами та професор кафедри керування проєктами й інформаційних технологій Коледжу Св. Франциска. Наприклад, у Dropbox, у наших письменників є віртуальна «щаслива година» щоп'ятниці в обід. Вони обговорюють робочий тиждень, діляться прочитаним, насолоджуються напоями та спілкуються як люди, а не як колеги.
Кому спала на думку ця ідея? Керівнику проєктів.
Коли справа доходить до особистого залучення клієнтів, рекомендовано надсилати короткі відеозаписи з нотатками про запуск проєкту, оновленнями статусу й аналізом результатів роботи. (Це легко робити за допомогою Dropbox Capture!) Завдяки цьому учасники команди можуть відчути особисті якості й стилі роботи колег.
2. Налагодьте процес прийняття рішень
Неминуче виникають запитання — від команди, клієнтів і всіх посередників. Ефективний керівник проєктів установлює конкретні правила щодо того, як відповідати на них і як приймати рішення загалом.
Корнеліус Фіхтнер, ведучий подкасту Project Management Podcast (Керування проєктами), пропонує створити «чітку структуру керування: ці рішення може приймати менеджер із продукції, ці рішення потрібно передавати членам ради директорів, а ці — спонсору проєкту».
«Для зміцнення довіри слід зрозуміти обов'язки всіх залучених осіб», — додає він. Застосування принципів DACI — один зі способів визначити, хто несе відповідальність за прийняття остаточного рішення, а також хто на якому рівні бере участь у керуванні проєктом.
Д-р Едінгтон продовжує: «Переконайтеся, що робочий процес, пов'язаний із кожним завданням, розуміють особи, які відповідають за ці завдання». (Матеріал для читання: «Stay in your lane» (Дотримання власного шляху).)
3. Зосередьтеся на зв'язках між окремими особами
Команда працює належним чином, лише якщо між її окремими учасниками налагоджено гарні зв'язки. Керівники мають працювати над створенням ефективних підрозділів, які зміцнюватимуть сильні якості кожного співробітника й усуватимуть їхні слабкі сторони. Іноді для цього потрібно зменшити розмір команди.
«Керівники проєктів мають приділяти увагу співпраці між висококваліфікованими співробітниками, а не намагатися змішати їх усіх в одну велику «команду», — пояснює д-р Едінгтон. Чому? Тому що слід уникнути применшення сильних рис співробітників, пояснює вона, і, що вкрай важливо, втрати «почуття відповідальності».
За допомогою блок-схеми покажіть, як досвід окремих співробітників відповідає потребам усього проєкту та пов'язується з досвідом колег, а також використовуйте імена учасників команди, а не назви відділів, щоб підсилити відчуття індивідуальної відповідальності та підзвітності. (Незначні лестощі — найкращий спосіб привернути увагу всіх співробітників!)
4. Розробіть план керування
Подумайте про ресурси, пов'язані з типовим проєктом: це можуть бути десятки документів, зображень, відеозаписів або макетів. Високоефективний керівник проєктів візуалізує робочий процес, а також гарантує, що підрядники підписали відповідні угоди, дизайнер отримав потрібні ресурси, розробнику надали необхідні файли, а креативний директор може рецензувати всі матеріали в належний час. В ідеалі потрібне комплексне рішення, як-от Dropbox, яке дає змогу надсилати угоди на завірення електронними підписами, упорядковувати ресурси та безпечно передавати їх.
5. Станьте фахівцем із планування та створіть генеральний графік
Ви наче авіадиспетчер. У цьому глобальному світі віддаленої роботи вкрай важливим є вміння працювати в асинхронному режимі. Керівники проєктів мають розуміти, коли учасники команди працюють і чи графіки їхньої роботи узгоджено з графіками інших учасників команди, і слідкувати за загальною картиною.
«Ви маєте бути обізнаними у віртуальному керуванні проєктами, розуміти обстановку у віртуальній кімнаті та перебіг подій у ній», — каже пан Фіхтнер.
Дотримання графіку гарантує, що співробітнику офісу в Бостоні не доводиться чекати на відповідь, поки його колега із Сінгапуру міцно спить. У пригоді стануть правильні продукти: за допомогою Dropbox співробітник у Бостоні може легко розмітити файл або додати персоналізований відеозапис, який може переглянути його колега із Сінгапуру, коли прокинеться. Завдяки цьому вони можуть відстежувати всі запитання та відповіді в одному місці, а їхній керівник у Лос-Анджелесі може рецензувати їхню роботу.
Якщо йдеться про вас, скористайтеся старою доброю дошкою, щоб із першого погляду зрозуміти, хто над чим працює і навіщо. (Користуєтеся цифровими засобами? Застосуйте колірне кодування.) І, якщо можливо, установіть неробочий час, коли кожен учасник може перевірити результати та поставити запитання.
6. Просіть залишати відгуки
Зрештою, керівник проєктів — це емоційний лідер, радник, друг, наставник і менеджер, який відстежує всі процеси. Упевненість у своїй команді, технологіях та інструментах сприяє досягненню успіху.
Для ефективної роботи команди потрібен гарний керівник проєктів, який отримує відгуки від її учасників і постійно прагне до вдосконалення.
«Отримуйте відгуки від окремих учасників команди, а не від усієї групи», — каже д-р Едінгтон. «Підійдіть до кожного учасника команди та запитайте: «Чи корисна моя допомога?» та «Як я можу полегшити вашу роботу?»
Завдяки спілкуванню один на один, а не в групі, співробітники почуватимуться комфортно та даватимуть чесні відгуки, каже д-р Едінгтон. Створення безпечного простору, де учасники команди можуть висловлювати власні думки, також сприяє її функціональності загалом.
7. Вивчайте досвід найуспішніших (і неефективних ) керівників
Чиїми досягненнями ви захоплюєтеся? Уважно розгляньте успішні та, що ще важливіше, неефективні команди й керівників. Вони не обов'язково мають бути керівниками проєктів або навіть працювати у вашій галузі: це можуть бути баскетбольні тренери, генеральні директори, учителі, інженери чи модельєри.
«Спостерігайте, спостерігайте, спостерігайте», — каже д-р Едінгтон. «Що вони зробили добре, а що — ні?» Проаналізуйте, як вони працюють, а потім подумайте, як узяти з них приклад, щоб сприяти креативності та зосередженості команди.
Формуючи кращі звички, практикуючи їх і використовуючи інструменти Dropbox, керівники проєктів можуть не просто працювати, а й досягати небачених успіхів. Спрощення робочих процесів і підвищення їх ефективності не мають бути нездійсненною мрією, а керування проєктами — рутинною роботою. Працюйте із задоволенням.
