Продуктивні керівники проєктів — невід'ємна частина успіху кожної організації, про яку нечасто говорять. Керівники проєктів можуть не відповідати за творчу роботу, яка так подобається клієнтам, але вони гарантують якісну, вчасну й ефективну реалізацію проєктів. Вони завчасно відстежують проблеми, створюють ефективні функціональні підрозділи та підвищують якість послуг у всіх сферах.
Ми попросили двох експертів із керування проєктами й організаційної філософії поділитися головними порадами для високоефективних керівників проєктів.
1. Згуртуйте співробітників
![Дві жінки сміються за кавою.](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/dmep/en-us/assets/articles/7-habits-of-highly-effective-project-managers/Work-WomenCoffee-Licensed-R_SAPV161121-05336-01-Photo.jpg)
У цю епоху асинхронних нарад і віддалених офісів учасники команд і клієнти можуть почуватися ізольованими та самотніми. У вас немає змоги побазікати біля кулера, разом піти до кав'ярні після роботи чи поскаржитися на типові проблеми. Тож поставте собі за мету згуртувати учасників команди.
«Особисті стосунки — важливий інструмент налагодження зв'язків у середовищах для співпраці», — каже д-р Барбара Едінгтон, директор Центру передового досвіду з керування проєктами та професор кафедри керування проєктами й інформаційних технологій Коледжу Св. Франциска. Наприклад, у Dropbox, у наших письменників є віртуальна «щаслива година» щоп'ятниці в обід. Вони обговорюють робочий тиждень, діляться прочитаним, насолоджуються напоями та спілкуються як люди, а не як колеги.
Кому спала на думку ця ідея? Керівнику проєктів.
Коли справа доходить до особистого залучення клієнтів, рекомендовано надсилати короткі відеозаписи з нотатками про запуск проєкту, оновленнями статусу й аналізом результатів роботи. (Це легко робити за допомогою Dropbox Capture!) Завдяки цьому учасники команди можуть відчути особисті якості й стилі роботи колег.
2. Налагодьте процес прийняття рішень
Неминуче виникають запитання — від команди, клієнтів і всіх посередників. Ефективний керівник проєктів установлює конкретні правила щодо того, як відповідати на них і як приймати рішення загалом.
Корнеліус Фіхтнер, ведучий подкасту Project Management Podcast (Керування проєктами), пропонує створити «чітку структуру керування: ці рішення може приймати менеджер із продукції, ці рішення потрібно передавати членам ради директорів, а ці — спонсору проєкту».
«Для зміцнення довіри слід зрозуміти обов'язки всіх залучених осіб», — додає він. Застосування принципів DACI — один зі способів визначити, хто несе відповідальність за прийняття остаточного рішення, а також хто на якому рівні бере участь у керуванні проєктом.
Д-р Едінгтон продовжує: «Переконайтеся, що робочий процес, пов'язаний із кожним завданням, розуміють особи, які відповідають за ці завдання». (Матеріал для читання: «Stay in your lane» (Дотримання власного шляху).)
3. Зосередьтеся на зв'язках між окремими особами
![Дві жінки сидять із портативним комп'ютером.](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/dmep/en-us/assets/articles/7-habits-of-highly-effective-project-managers/Work-WomenSitting-Getty-1139016789-Photo.jpg)
Команда працює належним чином, лише якщо між її окремими учасниками налагоджено гарні зв'язки. Керівники мають працювати над створенням ефективних підрозділів, які зміцнюватимуть сильні якості кожного співробітника й усуватимуть їхні слабкі сторони. Іноді для цього потрібно зменшити розмір команди.
«Керівники проєктів мають приділяти увагу співпраці між висококваліфікованими співробітниками, а не намагатися змішати їх усіх в одну велику «команду», — пояснює д-р Едінгтон. Чому? Тому що слід уникнути применшення сильних рис співробітників, пояснює вона, і, що вкрай важливо, втрати «почуття відповідальності».
За допомогою блок-схеми покажіть, як досвід окремих співробітників відповідає потребам усього проєкту та пов'язується з досвідом колег, а також використовуйте імена учасників команди, а не назви відділів, щоб підсилити відчуття індивідуальної відповідальності та підзвітності. (Незначні лестощі — найкращий спосіб привернути увагу всіх співробітників!)
4. Розробіть план керування
Подумайте про ресурси, пов'язані з типовим проєктом: це можуть бути десятки документів, зображень, відеозаписів або макетів. Високоефективний керівник проєктів візуалізує робочий процес, а також гарантує, що підрядники підписали відповідні угоди, дизайнер отримав потрібні ресурси, розробнику надали необхідні файли, а креативний директор може рецензувати всі матеріали в належний час. В ідеалі потрібне комплексне рішення, як-от Dropbox, яке дає змогу надсилати угоди на завірення електронними підписами, упорядковувати ресурси та безпечно передавати їх.
5. Станьте фахівцем із планування та створіть генеральний графік
![Жінка сидить із планшетом.](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/dmep/en-us/assets/articles/7-habits-of-highly-effective-project-managers/Work-WomanTablet-Theluupe_genyaoneall_tabletfordropbox-200-Photo.jpg)
Ви наче авіадиспетчер. У цьому глобальному світі віддаленої роботи вкрай важливим є вміння працювати в асинхронному режимі. Керівники проєктів мають розуміти, коли учасники команди працюють і чи графіки їхньої роботи узгоджено з графіками інших учасників команди, і слідкувати за загальною картиною.
«Ви маєте бути обізнаними у віртуальному керуванні проєктами, розуміти обстановку у віртуальній кімнаті та перебіг подій у ній», — каже пан Фіхтнер.
Дотримання графіку гарантує, що співробітнику офісу в Бостоні не доводиться чекати на відповідь, поки його колега із Сінгапуру міцно спить. У пригоді стануть правильні продукти: за допомогою Dropbox співробітник у Бостоні може легко розмітити файл або додати персоналізований відеозапис, який може переглянути його колега із Сінгапуру, коли прокинеться. Завдяки цьому вони можуть відстежувати всі запитання та відповіді в одному місці, а їхній керівник у Лос-Анджелесі може рецензувати їхню роботу.
Якщо йдеться про вас, скористайтеся старою доброю дошкою, щоб із першого погляду зрозуміти, хто над чим працює і навіщо. (Користуєтеся цифровими засобами? Застосуйте колірне кодування.) І, якщо можливо, установіть неробочий час, коли кожен учасник може перевірити результати та поставити запитання.
6. Просіть залишати відгуки
Зрештою, керівник проєктів — це емоційний лідер, радник, друг, наставник і менеджер, який відстежує всі процеси. Упевненість у своїй команді, технологіях та інструментах сприяє досягненню успіху.
Для ефективної роботи команди потрібен гарний керівник проєктів, який отримує відгуки від її учасників і постійно прагне до вдосконалення.
«Отримуйте відгуки від окремих учасників команди, а не від усієї групи», — каже д-р Едінгтон. «Підійдіть до кожного учасника команди та запитайте: «Чи корисна моя допомога?» та «Як я можу полегшити вашу роботу?»
Завдяки спілкуванню один на один, а не в групі, співробітники почуватимуться комфортно та даватимуть чесні відгуки, каже д-р Едінгтон. Створення безпечного простору, де учасники команди можуть висловлювати власні думки, також сприяє її функціональності загалом.
7. Вивчайте досвід найуспішніших (і неефективних ) керівників
Чиїми досягненнями ви захоплюєтеся? Уважно розгляньте успішні та, що ще важливіше, неефективні команди й керівників. Вони не обов'язково мають бути керівниками проєктів або навіть працювати у вашій галузі: це можуть бути баскетбольні тренери, генеральні директори, учителі, інженери чи модельєри.
«Спостерігайте, спостерігайте, спостерігайте», — каже д-р Едінгтон. «Що вони зробили добре, а що — ні?» Проаналізуйте, як вони працюють, а потім подумайте, як узяти з них приклад, щоб сприяти креативності та зосередженості команди.
Формуючи кращі звички, практикуючи їх і використовуючи інструменти Dropbox, керівники проєктів можуть не просто працювати, а й досягати небачених успіхів. Спрощення робочих процесів і підвищення їх ефективності не мають бути нездійсненною мрією, а керування проєктами — рутинною роботою. Працюйте із задоволенням.