Що таке блок-схема?
Блок-схема — це діаграма, на якій зазвичай зображено процес, систему або комп’ютерний алгоритм і яка використовується для документування, планування, уточнення або візуалізації багатоетапного робочого процесу. За допомогою блок-схем можна визначити цілі й обсяги робочого процесу, а також розташувати необхідні завдання в хронологічному порядку. Уперше цю концепцію було задокументовано в 1921 році, коли інженери-технологи Френк і Ліліан Гілбрети представили Американському товариству інженерів-механіків (ASME) графічну схему технологічного процесу. Популярність блок-схем зростала протягом 20-х і 30-х років, як і популярність Арта Спінангера та Бена С. Грехема, які стали прихильниками цієї системи. Спираючись на результати роботи Гілбретів, у 1947 році Американське товариство інженерів-механіків затвердило систему символів для блок-схем. До 1949 року блок-схеми почали використовувати для планування комп’ютерних програм. Хоча зараз для цього зазвичай використовується псевдокод, блок-схеми як і раніше залишаються популярним та ефективним інструментом для підвищення продуктивності роботи.
У блок-схемах у тому вигляді, у якому ми їх знаємо сьогодні, використовують символи різної форми для позначення специфічних елементів робочих процесів, а стрілки й лінії вказують на поетапні послідовності. Залежно від потреб користувачів, блок-схеми можуть бути як простими ескізами від руки, так і складними комп’ютерними діаграмами.
Що представляють різні символи блок-схеми?
Якщо вам раніше доводилося бачити блок-схеми, ви могли помітити, що в них використовуються символи різних форм. Може здатися, що ці символи складено в довільному порядку, але насправді вони позначають попередньо визначені процеси та підпроцеси. У детальних блок-схемах, особливо тих, які призначені для комп’ютерного програмування, використовується широкий діапазон символів, тоді як для простіших схем часто достатньо лише кількох таких символів. Нижче наведено деякі символи блок-схем, які зустрічаються найчастіше:
- Символ «Процес» або «Дія»: цей символ позначається прямокутником і означає етап процесу. Це найпоширеніший символ блок-схеми.
- Символ «Початок/кінець» або «Термінатор»: це прямокутник із закругленими краями, який зображається в початковій і кінцевій точках блок-схеми.
- Символ «Рішення»: ромбоподібний символ, що позначає запитання, на яке потрібно відповісти «так»/«ні» або «правильно»/«неправильно». Потім блок-схема розбивається на різні гілки, що позначають окремий напрямок для кожної відповіді.
- Символ «Дані», або «Введення/виведення даних»: символ у формі паралелограма, що означає дані, які вводяться в процес або виводяться з нього, тобто залучені або отримані ресурси.
Очікується, що в більшості шаблонів блок-схем дотримано єдиної системи символів. Проте якщо ви розробляєте власну схему робочого процесу, наприклад просто створюєте документ, який будете використовувати ви або ваша внутрішня команда, ці правила можна проігнорувати. Найважливіше, щоб блок-схема була зрозумілою для вашої аудиторії. Якщо ви використовуєте нестандартні символи, вони мають залишатися незмінними, щоб уникнути плутанини.
Як можна використовувати блок-схеми?
Блок-схеми — це універсальні інструменти широкого спектру застосування. Зазвичай блок-схеми процесів використовуються для перелічених нижче цілей.
Спрощення та візуалізація складних систем та ідей
Форми, кольори та напрямні лінії блок-схеми роблять її набагато доступнішою порівняно з масивом тексту, яким часто супроводжуються типові оцінки бізнес-процесів. Завдяки розподілу робочих процесів і концепцій на невеликі частини аналіз процесу дуже спрощується, у результаті чого набагато легше побачити загальну картину.
Документування, опис і стандартизація процесів для створення спільного бачення
Працюючи в команді, легко зосередитися лише на тих етапах процесу, за які ви несете безпосередню відповідальність. Співпраця над створенням блок-схем може допомогти усунути бар’єри та зосередитися на цілі, над досягненням якої працює вся команда. Переконавшись, що всі учасники команди мають можливість однаково поглянути на певну проблему, ви зробите великий крок на шляху до її вирішення.
Організація команд, визначення надлишкових елементів і співпраця задля вдосконалення процесів
Іноді, маючи візуальне зображення роботи, яку необхідно виконати, і знаючи, хто повинен її зробити, ви можете відразу виявити проблеми в процесі. Ви можете помітити, що в одного з учасників команди забагато роботи або вільного часу, який можна використовувати ефективніше. Ретельно описавши мету кожної частини процесу, ви зможете визначити, які елементи дійсно необхідні, а які потрібно оптимізувати.
Миттєве відстеження прогресу через єдине джерело точної інформації
Блок-схеми, особливо докладні та складні, — це зазвичай документи, до яких ви будете регулярно звертатися на різних етапах свого робочого процесу. Знання того, що у вас є один головний документ із докладним описом усіх деталей і відстеженням кожної стадії виробництва, має неоціненне значення як на етапі виробництва, так і під час аналізу після завершення процесу. Використовуючи блок-схеми для відстеження й оцінки, ви зможете забезпечити безперебійний перебіг процесу, оскільки будете краще поінформовані про виконання завдань і аспекти робочого процесу, з якими можуть виникнути проблеми.
Попри широкий діапазон їх застосування, у деяких випадках потрібні більш специфічні типи блок-схем. На діаграмах діяльності («плавальні доріжки») або міжфункціональних діаграмах робочі процеси згруповані і стовпці за різними категоріями. Зазвичай ці стовпці розділені за посадою, відділом або етапом процесу. Візуально блок-схема складається з доріжок, схожих на ті, які можна побачити в басейні, через що вона й отримала таку назву. Такі діаграми потрібні не завжди, але можуть виявитися дуже корисними, якщо ви хочете швидко порівняти вимоги до різних категорій робочого процесу. Діаграми потоків даних відрізняються від загальних блок-схем відсутністю будь-яких правил щодо прийняття рішень, циклів або контролю процесу. Ці діаграми відображають виключно переміщення даних у системі, зокрема показують, звідки вони з’явилися, куди переміщаються та як зберігаються.
Ще одна характерна блок-схема — це модель та нотація бізнес-процесів (BPMN), яка є стандартом графічного представлення бізнес-процесів. Вона стала загальноприйнятою мовою візуального моделювання бізнес-аналізу й містить умовні позначення й рекомендації, яких потрібно дотримуватися. Попри те, що BPMN заснована на відомих методах побудови блок-схем, вона підтримує лише концепції моделювання, що застосовуються до бізнес-процесів, і не призначена для інших цілей.
Незважаючи на безліч видів блок-схем, це не єдиний спосіб візуалізації інформації. Через звичні форми та лінії з’єднання багато діаграм на перший погляд виглядають як блок-схеми, хоча насправді можуть бути абсолютно різними. У певних випадках можуть застосовуватися діаграми з унікальними властивостями, серед яких деревоподібні схеми рішень, діаграми зв’язків, плани-графіки або причинно-наслідкові діаграми.
Як можна зробити блок-схему?
Процес створення блок-схеми може бути як простим, так і складним — це залежить від вашого бажання. Ви можете описати технологічний процес за допомогою спеціального програмного забезпечення, розробленого відповідно до вимог промислового стандарту, або намалювати фігури, з’єднані між собою стрілками, на клаптику паперу. Вибір залишається за вами. Якщо ви хочете описати бізнес-процес або організувати спільну роботу всередині своєї команди, можете розглянути варіант, який легко зберігати та спільно використовувати. Для цього вам знадобиться спеціалізоване програмне забезпечення для створення блок-схем, наприклад Lucidchart. Це чудовий спосіб, який допоможе вам і вашій команді візуалізувати складні робочі процеси та спростити їх розуміння.
Lucidchart дозволяє створювати блок-схеми, діаграми зв’язків, організаційні діаграми й багато інших технічних діаграм і візуальних елементів, надаючи можливість миттєво отримати огляд ваших процесів і чітке уявлення про організацію команди. Інтеграція Lucidchart із Dropbox Paper означає, що ви можете безперешкодно переглядати документи Lucidchart у Paper і легко ділитися ними зі співавторами. Для цього не потрібні налаштування. Вам необхідно лише вставити посилання на публікацію Lucidchart у документ Paper, а Dropbox Paper автоматично згенерує зображення для попереднього перегляду. Це означає, що учасники команди можуть залишати коментарі та вносити зміни в режимі реального часу в один спільний документ, точно знаючи, що вони переглядають останню версію файлу. Опис навіть найскладніших процесів неймовірно спростився завдяки можливості легко ділитися створеними блок-схемами з усіма учасниками процесу, щоб не упустити жодної деталі. За допомогою Dropbox Capture можна навіть створити ролик зі своєю участю з використанням знімків екрана, щоби провести презентацію блок-схеми й надіслати її командам проєкту для ознайомлення.
Блок-схеми мають багату історію й досі залишаються актуальним інструментом для оцінювання систем усіх типів. Якщо у вас раптом виникнуть труднощі з робочим процесом, розгляньте можливість його візуального представлення. Можливо, рішення весь час було поряд.
