O que são fluxogramas e como são usados?

Os fluxogramas podem transformar fluxos de trabalho complicados em imagens inteligíveis que destacam problemas e ineficiências.

Um fluxograma feito de linhas e pontos

O que é um fluxograma?

Um fluxograma é um diagrama que normalmente representa um processo, sistema ou algoritmo de computador e é comumente usado para documentar, planejar, refinar ou visualizar um fluxo de trabalho de várias etapas. A criação de fluxogramas pode ajudar a definir a finalidade e o escopo de um fluxo de trabalho e identificar cronologicamente as tarefas necessárias. O conceito foi documentado pela primeira vez em 1921, quando os engenheiros industriais Frank e Lilian Gilbreth apresentaram à American Society of Mechanical Engineers (ASME) um diagrama de processo de fluxo baseado em gráficos. A popularidade dos fluxogramas cresceu ao longo dos anos 20 e 30, sendo Art Spinanger e Ben S. Graham pessoas importantes que adotaram o sistema. Com base no trabalho dos Gilbreth, a ASME adotou um sistema de conjunto de símbolos para gráficos de processo de fluxo em 1947. Em 1949, os fluxogramas estavam começando a ser usados no planejamento de programas de computador. Embora hoje eles sejam feitos normalmente por pseudocódigo, os fluxogramas ainda permanecem sendo uma ferramenta de produtividade popular e poderosa.

Os fluxogramas como os conhecemos hoje usam diferentes formas para esboçar aspectos exclusivos de seus fluxos de trabalho e setas, ou linhas de fluxo, para descrever as sequências passo a passo. Eles podem variar de projetos simples desenhados à mão a padrões complexos gerados por computador, dependendo das necessidades de seus usuários.

O que as diferentes formas de fluxograma representam?

Se você já viu exemplos de fluxogramas no passado, pode ter notado diferentes formas sendo usadas dentro deles. Embora possam parecer arbitrárias, essas formas realmente significam processos e subprocessos predefinidos. Diagramas de fluxogramas detalhados, particularmente aqueles usados para programação de computadores, usarão uma ampla gama de símbolos, enquanto diagramas mais simples geralmente só precisam de um punhado de formas. Aqui estão alguns símbolos de fluxograma que você pode esperar encontrar com mais frequência:

  • O símbolo Processo ou Ação: este símbolo é indicado por um retângulo e representa uma etapa no processo. É a forma de fluxograma mais comumente usada.
  • Símbolo Início/Fim ou Terminação: este símbolo é um retângulo com bordas arredondadas que aparece nos pontos inicial e final de um fluxograma.
  • Símbolo Decisão: um símbolo em forma de diamante que indica uma pergunta a ser respondida, normalmente sim/não ou verdadeiro/falso. O fluxograma então se divide em diferentes ramos, fornecendo direções únicas para cada resposta.
  • Símbolo Dados ou Entrada/Saída: um símbolo em forma de um paralelogramo que representa dados que estão sendo trazidos ou retirados do processo, ou seja, recursos usados ou gerados.

Embora você possa esperar que a maioria dos modelos de fluxogramas siga esses padrões de símbolos estabelecidos, não há problema em ignorar essas regras se estiver diagramando seu próprio mapa de processo, especialmente se estiver apenas criando um documento para você ou para ser usado por uma equipe interna. Ser compreendido pelo público é a coisa mais importante. Se os símbolos devem ser usados de forma não convencional, é melhor que permaneçam consistentes de modo a não causar confusão.

Como posso usar fluxogramas?

Os fluxogramas são ferramentas versáteis com uma grande variedade de casos de uso. Geralmente, diagramas de fluxo de processo são usados para:

Simplificar e visualizar ideias e sistemas complexos

As formas, as cores e as linhas direcionais dos fluxogramas os tornam muito mais acessíveis do que o bloco de texto intimidante que, muitas vezes, pode vir com avaliações típicas de processos de negócios. Ao dividir fluxos de trabalho e conceitos em pequenas partes, a tarefa de analisar o processo torna-se muito mais gerenciável e fica muito mais fácil visualizar o panorama geral.

Documentar, esboçar e padronizar processos para criar uma perspectiva compartilhada

Ao trabalhar com uma equipe, pode ser fácil focar apenas nos aspectos do processo pelos quais você é diretamente responsável. Colaborar em um exercício de fluxograma pode ajudar a romper silos reforçando o objetivo maior, o qual a equipe está trabalhando para alcançar. Garantir que todos sejam capazes de analisar um problema com a mesma visão contribui muito para ajudar sua equipe a se reunir para encontrar uma solução.

Organize equipes, identifique redundâncias e colabore para melhorar os processos

Às vezes, ter uma representação visual do trabalho que precisa ser feito e ver quem precisa fazê-lo pode ajudar a identificar imediatamente problemas no processo. Você pode ver que um membro de sua equipe tem muito trabalho ou tempo livre que poderia ser melhor alocado. Ao esboçar cuidadosamente o propósito de cada parte do seu processo, você está bem posicionado para reconhecer quais elementos são realmente necessários e quais poderiam ser melhor otimizados.

Acompanhe o progresso rapidamente com uma única fonte de verdade em um local central

Fluxogramas, especialmente os detalhados e intrincados, normalmente serão documentos nos quais frequentemente você vai se basear ao longo de vários estágios do seu processo de fluxo de trabalho. Saber que você tem um documento mestre com cada detalhe esboçado e cada fase de produção rastreada pode ser inestimável durante a produção e ao analisar o processo após a conclusão. O uso de fluxogramas de processo como rastreadores e ferramentas de avaliação ajudará a garantir que seu processo corra sem problemas, pois você estará mais ciente sobre os elementos móveis de suas tarefas e sobre os aspectos do fluxo de trabalho que provavelmente darão errado.

Apesar de suas amplas utilizações, há ocasiões em que tipos mais específicos de fluxogramas são necessários. Diagramas de raias ou multifuncionais destacam processos de fluxo de trabalho agrupando-os em colunas categorizadas. Essas colunas são normalmente divididas por função, departamento ou estágio do processo. Visualmente, isso cria divisões para o fluxograma que são semelhantes às encontradas em uma piscina, dando o nome ao diagrama. Os diagramas de raias nem sempre serão necessários, mas podem ser muito úteis ao tentar comparar rapidamente as demandas de várias divisões em um fluxo de trabalho. Como alternativa, diagramas de fluxo de dados diferem dos fluxogramas gerais na medida em que não têm regras de decisão, loops ou fluxo de controle. Em vez disso, eles estão apenas focados em como os dados se movem dentro de um sistema. Particularmente, de onde vêm, aonde vão e como são armazenados.

Outro fluxograma de distinção é o Business Process Model and Notation (BPMN), que é o padrão para fornecer visualizações gráficas de fluxos de trabalho de negócios. Tornou-se a linguagem de modelagem visual aceita para análise de negócios e tem convenções e melhores práticas que devem ser seguidas. Embora seja baseado em técnicas conhecidas de fluxogramas, o BPMN suporta apenas conceitos de modelagem aplicáveis a processos de negócios e não se destina a qualquer outro uso.

Apesar de suas muitas formas, fluxogramas não são a única maneira de visualizar informações. Diagramas que à primeira vista podem parecer fluxogramas por causa de suas formas familiares ou linhas de fluxo podem ser, muitas vezes, muito diferentes. Para casos de uso específicos, diagramas com características exclusivas podem optar por: árvores de decisão, mapas mentais, não apenas espere contribuições ou diagramas espinha de peixe apenas para citar alguns.

Como posso fazer um fluxograma?

Fazer um fluxograma pode ser tão simples ou tão complicado quanto você quiser que seja. Você pode esboçar um processo técnico com um software específico projetado para estar em conformidade com um padrão do setor ou começar a rabiscar formas conectadas por setas em uma folha de papel de rascunho. Você decide. Se estiver tentando elaborar um processo de negócios ou coordenar o trabalho dentro de sua equipe, convém considerar uma opção que seja facilmente armazenada e compartilhada. Para isso, um software de fluxograma específico, como o Lucidchart, pode ser uma ótima maneira de ajudar você e sua equipe a visualizar processos complexos e desmistificar fluxos de trabalho complicados.

O Lucidchart fornece fluxogramas, mapas mentais, organogramas e uma variedade de outros diagramas técnicos e visuais, proporcionando um esboço imediato dos seus processos e uma visão geral clara da organização da sua equipe. A integração do Lucidchart com o Dropbox Paper significa que você pode visualizar facilmente documentos do Lucidchart no Paper e compartilhá-los facilmente com seus colaboradores. Não há necessidade de configuração, basta colar um link de publicação do Lucidchart em um documento do Paper e o Dropbox Paper gerará automaticamente uma visualização da imagem. Isso significa que os membros da sua equipe podem deixar comentários e fazer alterações em tempo real em um único documento compartilhado, garantindo que o trabalho será feito na versão mais atualizada do arquivo. O esboço de processos complexos é muito mais simples, pois é possível compartilhar facilmente esboços de fluxogramas com as pessoas que participam do processo para garantir que nada seja perdido.

Os fluxogramas têm uma história rica e são uma ferramenta atemporal para avaliar sistemas de todas as descrições. Se você se encontrar empacado em um quebra-cabeça de processo, considere mapear visualmente seu fluxo de trabalho. É possível que uma solução tenha estado bem na sua frente o tempo todo.

Descubra uma maneira melhor de trabalhar em conjunto.

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