Vad är ett flödesschema och hur används det?

Flödesscheman kan förvandla komplicerade arbetsflöden till hanterbara bilder som tydliggör flaskhalsar och ineffektivitet.

Ett flödesschema med trådar och nålar

Vad är ett flödesschema?

Ett flödesschema är ett diagram som vanligtvis representerar en process, ett system eller en datoralgoritm och ofta används för att dokumentera, planera, förfina eller visualisera ett arbetsflöde i flera steg. Flödesscheman kan göra det enklare att definiera ett arbetsflödes syfte och omfattning och kronologiskt identifiera nödvändiga uppgifter. Konceptet dokumenterades för första gången 1921 när industriingenjörerna Frank och Lilian Gilbreth presenterade ett grafiskt baserat flödesprocessdiagram för American Society of Mechanical Engineers (ASME). Flödesscheman blev allt populärare under 20- och 30-talet, där Art Spinanger och Ben S. Graham blev välkända användare av systemet. Baserat på Gilbreths arbete antog ASME 1947 ett symboluppsättningssystem för flödesprocessdiagram. År 1949 började flödesscheman användas i planeringen av datorprogram. Även om det nuförtiden ofta sker med pseudokod är flödesscheman fortfarande ett populärt och kraftfullt produktivitetsverktyg.

Flödesscheman såsom vi känner till dem i dag använder olika former för att tydliggöra unika aspekter i arbetsflödet och pilar eller flödeslinjer för att beskriva sekvenserna steg för steg. De kan beroende på användarens behov vara allt ifrån enkla handritade mönster till komplexa, datorgenererade system.

Vad representerar de olika formerna i ett flödesschema?

Om du har sett exempel på flödesscheman förr kanske du har noterat att olika former används i dem. De kanske verkar godtyckliga, men i realiteten signalerar dessa former faktiskt fördefinierade processer och delprocesser. Detaljerade flödesscheman, särskilt sådana som används vid datorprogrammering, använder ett stort antal symboler, medan enklare diagram ofta bara behöver en handfull former. Här är några av de flödesschemasymboler du räkna med att stöta på:

  • Process- eller åtgärdssymbol: Denna symbol är en rektangel och representerar ett steg i processen. Detta är den vanligaste flödesschemaformen.
  • Start/stopp- eller avslutssymbol: Denna symbol är en rektangel med rundade kanter som visas både i början och i slutet av ett flödesschema.
  • Beslutssymbol: En diamantformad symbol som indikerar en fråga som ska besvaras, vanligtvis ja/nej eller sant/falskt. Flödesschemat delas sedan upp i olika grenar med egna riktningar utifrån svaret.
  • Data eller in-/outputsymbol: En parallellogramformad symbol som representerar data som matas in i eller tas ut ur processen, alltså resurser som används eller genereras.

Man kan förvänta sig att de flesta flödesschemamallar följer dessa etablerade symbolstandarder, men det är också okej att ignorera dessa regler när du planerar din egen processkarta, i synnerhet om du skapar ett dokument bara för dig själv eller för ett internt team. Att din publik förstår dig är det viktigaste. Om symboler ska användas okonventionellt är det bäst att de fortfarande är konsekventa i sitt eget sammanhang så att de inte orsakar förvirring.

Hur kan jag använda flödesscheman?

Flödesscheman är mångsidiga verktyg med många olika användningsområden. I allmänhet används processflödesdiagram för att:

Förenkla och visualisera komplexa system och idéer

Former, färger och riktningar i flödesschemat gör det mycket mer lättillgängligt än den avskräckande textvägg som ofta kan bli resultatet vid typiska utvärderingar av affärsprocesser. Genom att bryta ner arbetsflöden och koncept i små bitar blir uppgiften att analysera processen mycket mer hanterbar och det är mycket lättare att få översikt.

Dokumentera, skissa och standardisera processer för att bygga ett gemensamt perspektiv

När du arbetar i ett team kan det vara enkelt att bara fokusera på de aspekter av processen som du är direkt ansvarig för. Att samarbeta i en flödesschemaövning kan göra det enklare att bryta ner barriärer genom att befästa det större mål som teamet arbetar för att uppnå. Om alla kan se på ett problem ur samma perspektiv räcker det långt i arbetet att gemensamt hitta en lösning.

Organisera teamet, identifiera effektiviseringspotentialer och samarbeta för att förbättra processer

Ibland kan en visuell representation av arbetet som behöver göras och möjligheten att se vem som gör vad göra det enklare att omedelbart identifiera problem i processen. Du kanske ser att en kollega i teamet har för mycket att göra eller ledig tid som skulle kunna utnyttjas bättre. Genom att noggrant beskriva syftet med varje del av din process är du väl rustad för att identifiera de element som verkligen är nödvändiga och de som skulle kunna optimeras.

Följ framstegen i en översikt från en enda centralt placerad informationskälla

Flödesscheman, särskilt detaljerade och invecklade sådana, kommer vanligtvis att vara dokument som du ofta återkommer till i olika steg i din arbetsflödesprocess. Att veta att du har ett överordnat dokument med spårbara beskrivningar av alla detaljer och produktionsfaser kan vara ovärderligt både under produktionen och när du analyserar den avslutade processen. Med processflödesscheman som spårnings- och utvärderingsverktyg är det enklare att se till att processen förblir smidig, eftersom du blir mer medveten om dina uppgifters rörliga delar och de aspekter av arbetsflödet som riskerar att gå fel.

Trots de breda användningsområdena finns det tillfällen där mer specifika typer av flödesscheman behövs. Simbanediagram eller tvärfunktionella diagram tydliggör arbetsflödesprocesser genom att gruppera dem i kategoriserade kolumner. Dessa kolumner delas vanligtvis upp efter roll, avdelning eller processteg. Visuellt skapar detta uppdelningar i flödesschemat som liknar banorna i en simbassäng, vilket gett diagrammet sitt namn. Simbanediagram är inte alltid nödvändiga men kan vara mycket användbara om man med en överblick vill jämföra kraven på olika divisioner i ett arbetsflöde. Dataflödesdiagram skiljer sig å sin sida från generella flödesscheman genom att de inte har några beslutsregler, slingor eller kontrollflöden. De fokuserar istället enbart på hur data rör sig i ett system. I synnerhet var de kommer ifrån, vart de ska och hur de lagras.

Ett annat slags flödesschema som utmärker sig är Business Process Model and Notation (BPMN) som är standarden för grafiska vyer över affärsflöden. Det har blivit det accepterade språket för visuell modellering vid affärsanalys och har konventioner och bästa praxis som måste följas. Även om det bygger på välbekant flödesschemateknik stöder BPMN endast modelleringskoncept som är tillämpliga på affärsprocesser och är inte avsett för någon annan användning.

Trots de många olika flödesscheman som finns är detta inte det enda sättet att visualisera information. Diagram som vid första anblick ser ut som vanliga flödesscheman på grund av de välbekanta formerna eller flödeslinjerna kan ofta vara väldigt olika. För specifika användningsfall kan diagram med unika egenskaper istället väljas, som till exempel beslutsträd, tankekartor, tidslinjer eller fiskbensdiagram för att bara nämna några.

Hur gör jag ett flödesschema?

Att skapa ett flödesschema kan vara så enkelt eller komplicerat du vill att det ska vara. Du kan beskriva en teknisk process med en dedikerad programvara som är utformad för att efterleva branschstandarden eller bara börja klottra former som binds samman med pilar på ett pappersark. Du väljer själv. Om du försöker beskriva en affärsprocess eller samordna arbetet i teamet kanske du ska överväga ett alternativ som möjliggör både smidig lagring och delning. I detta syfte kan ett dedikerat flödesschemasystem som Lucidchart vara en perfekt hjälp för dig och teamet när ni visualiserar komplexa processer och tydliggör komplicerade arbetsflöden.

Lucidchart tillhandahåller flödesscheman, tankekartor, organisationsscheman och en rad andra tekniska diagram och bilder som ger dig en omedelbar översikt över processerna och en tydlig förståelse för teamets organisation. Lucidcharts integrering med Dropbox Paper innebär att du smidigt kan förhandsvisa Lucidchart-dokument i Paper och enkelt dela dem med dina medarbetare. Ingen installation krävs – du kan bara klistra in en Lucidchart-publiceringslänk i ett Paper-dokument så genererar Dropbox Paper automatiskt en visuell förhandsgranskning. Det betyder att dina kolleger kan lämna kommentarer och göra ändringar i realtid i ett enskilt delat dokument samtidigt som de alltid har den mest uppdaterade versionen av filen framför sig. Att beskriva också komplexa processer blir så mycket enklare när det går att dela flödesscheman enkelt med de personer som deltar i processen och vara säker på att inget missas.

Flödesscheman har en lång historia och är ett tidlöst verktyg för att utvärdera alla olika slags system. Om du någonsin får problem med att förstå eller beskriva en process ska du fundera på att kartlägga ditt arbetsflöde visuellt. Lösningen har kanske funnits framför dig hela tiden.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Kom igång med Dropbox Business