Qu’est‑ce qu’un organigramme?
Un organigramme représente généralement un processus, un système ou un algorithme informatique qu’on utilise pour documenter, planifier, affiner ou visualiser un processus en plusieurs étapes. Créer des organigrammes peut aider à définir l’objectif et la portée d’un processus, et à définir chronologiquement les tâches nécessaires. Le concept a été documenté pour la première fois en 1921 lorsque les ingénieurs industriels Frank et Lillian Gilbreth présentent à l’American Society of Mechanical Engineers (ASME) un diagramme de processus basé sur des graphiques. La popularité des organigrammes s’accroît dans les années 20 et 30, Art Spinanger et Ben S. Graham deviennent alors des adeptes notoires du système. S’appuyant sur les travaux des Gilbreth, l’ASME adopte en 1947 un système de symboles pour les diagrammes de processus. En 1949, les organigrammes commencent à être utilisés en programmation informatique. Le pseudo‑code est désormais la norme, mais les organigrammes demeurent un outil de productivité populaire et puiss
Les organigrammes tels que nous les connaissons aujourd’hui utilisent différentes formes pour décrire la spécificité de leurs processus et des flèches, ou lignes de production, pour décrire leur déroulement, étape par étape. Leur conception varie en fonction des besoins de leurs utilisateurs, allant des simples dessins à la main à des modèles plus complexes générés par ordinateur.
Que représentent les différentes formes d’organigrammes?
Si vous avez déjà rencontré des exemples d’organigrammes, vous avez peut‑être remarqué qu’ils pouvaient se composer de formes différentes. Bien qu’elles puissent paraître arbitraires, celles-ci sont en réalité des processus et des sous‑processus bien prédéfinis. Les organigrammes détaillés, en particulier ceux servant pour la programmation informatique, sont constitués de nombreux symboles, alors que les diagrammes plus simples ne nécessitent souvent que quelques formes. Voici les symboles d’organigrammes les plus fréquents :
- Le symbole du processus ou de l’action : en forme de rectangle, il représente une étape du processus. C’est la forme la plus couramment utilisée.
- Symbole de début et de fin : en forme de rectangle à bords arrondis, il apparaît aux points de départ et de fin d’un organigramme.
- Symbole de décision : en forme de losange, il indique une décision à prendre, en répondant généralement à une question par oui ou non ou par vrai ou faux. L’organigramme se divise ensuite en différentes branches, proposant un chemin distinct pour chaque réponse.
- Données ou symbole d’intrant et d’extrant : en forme de parallélogramme, il représente les données qui entrent ou sortent du processus, c’est‑à‑dire les ressources utilisées ou générées.
Même si la plupart des modèles d’organigrammes suivent ces normes de symboles, vous pouvez tout à fait ignorer ces règles si vous élaborez votre propre carte de processus sous forme de diagramme, en particulier si vous créez un document pour vous‑même ou pour une équipe interne. Le plus important est d’être compris par son audience. Si les symboles ne suivent pas les conventions, il est préférable qu’ils restent cohérents afin de ne pas créer de confusion.
Comment puis‑je utiliser un organigramme?
Les organigrammes sont des outils polyvalents, aux multiples cas d’usage. En règle générale, on les utilise pour :
Simplifier et visualiser des systèmes et des idées complexes
Avec leurs formes, leurs couleurs et leurs lignes directionnelles, les organigrammes sont beaucoup plus faciles à comprendre que les blocs de texte qui accompagnent souvent les évaluations typiques des processus d’affaires. Décomposer les processus et les concepts rend l’analyse du processus beaucoup plus gérable et permet d’obtenir facilement une vision d’ensemble.
Documenter, décrire et standardiser les processus afin d’établir une perspective commune
Lorsque l’on travaille en équipe, on se concentre souvent uniquement sur les aspects du processus dont on est directement responsable. Collaborer sur l’élaboration d’un organigramme peut aider à faire tomber les cloisons en renforçant l’objectif plus large que l’équipe s’efforce d’atteindre. Harmoniser la manière d’aborder un problème au sein de votre équipe l’aide grandement à s’accorder pour trouver une solution.
Organiser les équipes, déceler les redondances et collaborer pour améliorer les processus
Parfois, avoir une représentation visuelle du travail à accomplir et des responsabilités de chacun met immédiatement en évidence les failles du processus. Vous pouvez ainsi constater qu’un membre de votre équipe a trop de travail, ou au contraire trop de temps libre qui pourrait être mieux alloué. En exposant soigneusement l’objectif de chaque étape de votre processus, vous serez à même de distinguer les éléments vraiment nécessaires de ceux qui gagneraient à être optimisés.
Suivez l’avancement d’un seul coup d’œil grâce à une source d’informations unique dans un seul et même endroit
Un organigramme se consulte fréquemment au cours des différentes étapes d’un processus, en particulier s’il est détaillé et complexe. Disposer d’un seul document maître, qui décrit chaque détail et suit chaque phase de production, s’avère être un soutien inestimable lors de la production et de l’analyse du processus une fois terminé. L’utilisation de diagrammes de processus comme outils de suivi et d’évaluation vous aidera à garantir le bon déroulement de votre processus, car vous aurez plus conscience des différents éléments de vos tâches et des aspects qui risquent d’aller dans le mauvais sens.
Malgré leurs nombreuses applications, certains types d’organigrammes plus précis sont parfois nécessaires. Les diagrammes d’activités à couloirs ou les diagrammes interfonctionnels mettent en évidence les processus en les regroupant par catégorie, en colonnes. Ces colonnes sont généralement divisées par rôle, par service ou par étape du processus. Visuellement, cela crée des divisions rappelant les couloirs de nage d’une piscine, d’où le nom du diagramme. Les diagrammes d’activités à couloirs ne seront pas toujours nécessaires, mais peuvent être très utiles pour comparer d’un coup d’œil les tâches des différents services pour un processus donné. Il existe par ailleurs les organigrammes de données, qui ne sont pas régis par des règles de décision, des boucles ou des débits modulés comme les organigrammes classiques. Ils se concentrent sur la façon dont les données se déplacent dans un système : d’où elles proviennent, où elles vont et comment elles sont stockées.
Un autre organigramme intéressant à citer est le Business Process Model and Notation (BPMN, notation et modélisation des processus d’affaires) qui est la norme pour présenter des vues graphiques des processus des entreprises. Devenu le langage de modélisation visuelle le plus répandu pour l’analyse des entreprises, il est régi par des conventions et des bonnes pratiques à suivre. Bien qu’il soit basé sur des techniques de diagramme classiques, le BPMN n’est compatible qu’avec des concepts de modélisation applicables aux processus d’affaires et n’est pas destiné à d’autres utilisations.
Malgré leurs nombreuses formes, les organigrammes ne sont pas le seul moyen de visualiser l’information. Des organigrammes qui, à première vue, ressemblent à des organigrammes de par leurs formes familières ou lignes de production, n’ont souvent rien à voir. Des diagrammes spécifiques sont parfois plus adaptés à certains cas d’usage : arbres de décision, cartes heuristiques, planifications ou diagrammes en arêtes de poisson (ou diagrammes causes‑effets), pour n’en citer que quelques‑uns.
Comment puis‑je élaborer un organigramme?
La réalisation d’un diagramme peut être aussi simple que complexe. Vous pouvez décrire un processus technique à l’aide d’un logiciel spécialisé conçu pour vous conformer à une norme industrielle ou griffonner des formes reliées par des flèches sur une feuille de papier. Le choix vous appartient. Vous essayez de définir un processus ou de coordonner le travail au sein de votre équipe? Une option facile à stocker et à partager s’offre à vous. Un logiciel d’organigramme dédié comme Lucidchart peut être un excellent moyen de vous aider, vous et votre équipe, à visualiser des processus complexes et à démystifier les plus compliqués.
Lucidchart fournit des organigrammes, des cartes heuristiques, des structures hiérarchiques et toute une gamme d’autres diagrammes techniques et visuels, vous donnant un aperçu immédiat de vos processus et une vue d’ensemble claire de l’organisation de votre équipe. Grâce à l’intégration de Lucidchart avec Dropbox Paper, vous pouvez facilement prévisualiser les documents Lucidchart dans Paper et les partager avec vos collaborateurs. Aucune configuration n’est nécessaire : il vous suffit de coller un lien Lucidchart dans un document Paper, et Dropbox Paper générera automatiquement un aperçu de votre diagramme. Les membres de votre équipe peuvent ainsi laisser des commentaires et apporter des modifications en temps réel dans un seul document partagé, et s’assurer de travailler sur la version du fichier la plus récente. Partager facilement les organigrammes avec les personnes qui participent au processus simplifie grandement la description des processus complexes et permet de s’assurer que rien n’est oublié. Avec Dropbox Capture, vous pouvez même vous filmer en train de présenter l’organigramme à l’aide de captures d’écran et envoyer l’enregistrement aux équipes de projet comme référence.
Les organigrammes sont un outil éprouvé et intemporel pour évaluer toutes sortes de systèmes. Si vous vous trouvez un jour face à un problème d’organisation de vos processus, cartographiez votre processus. Qui sait, une solution était peut‑être sous vos yeux depuis le début!
