什么是流程图?如何使用它们?

流程图可以将复杂的工作流程转化为易理解的图形,从而突出显示瓶颈和效率低下的环节。

用金属丝和钉子制成的流程图

什么是流程图?

流程图是通常代表过程、系统或计算机算法的图表,它常用于记录、计划、完善或可视化多步骤工作流程。创建流程图可以帮助定义工作流程的目的和范围,并按时间顺序标识必要的任务。这一概念最早记录于 1921 年,出现在工业工程师 Frank 和 Lilian Gilbreth 向美国机械工程师协会 (ASME) 投递的基于图形的流程程序图中。在 19 世纪 20 年代和 30 年代,流程图的普及程度不断提高,Art Spinanger 和 Ben S. Graham 成为该系统的著名采用者。在 Gilbreth 的工作成果的基础上,ASME 于 1947 年为流程程序图采用了符号集系统。到 1949 年,流程图已开始用在计算机程序的设计中。尽管这一工作现在通常使用伪代码来完成,但是流程图仍然是一种流行且功能强大的生产力工具。

我们今天所知道的流程图使用不同的形状来概括其工作流程的独特方面,并使用箭头或流线来描述其步进式顺序。根据用户的需求,它们可以是简单的手绘设计图,也可以是计算机生成的复杂图形。

不同的流程图形状代表什么?

如果您曾经看过流程图示例,可能已经注意到其中使用了不同的形状。尽管这些图形可能看起来很随意,但它们实际上却表示预定义的流程和子流程。详细的流程图(尤其是用于计算机编程的流程图)将使用各种各样的符号,而简单的流程图通常只需要几种形状。以下是一些您可能最常遇到的流程图符号:

  • 流程或操作符号:此符号用矩形表示,代表流程中的步骤。它是最常用的流程图形状。
  • 开始/结束或终止符符号:此符号是一个具有圆角边缘的矩形,出现在流程图的起点和终点。
  • 决策符号:菱形符号,表示要回答的问题,通常答案为是/否或真/假。然后,流程图分为不同的分支,为每个答案提供唯一方向。
  • 数据或输入/输出符号:平行四边形符号,表示输入到流程中或从流程中输出的数据,即使用或生成的资源。

虽然您可以期望大多数流程图模板都遵循这些已建立的符号标准,但是若您绘制自己的流程图,也可以忽略这些规则,特别是在您只是为自己创建文档或创建供内部团队使用的文档的情况下。最重要的是让您的受众理解。如果不按常规使用符号,最好它们仍保持一致,以免引起混淆。

如何使用流程图?

流程图是通用的工具,具有非常多的用例。通常,流程图用于:

简化和可视化复杂的系统和想法

典型的业务流程评估中可能会出现令人望而却步的冗长文本,而流程图的形状、颜色和方向线使得它们更浅显易懂。通过将工作流程和概念分解成小块,分析流程的任务变得更加易于管理,并且更容易了解整体情况。

记录、概述和标准化流程以建立共同的观点

与团队合作时,仅专注于您直接负责的流程的各个方面可能很容易。协作绘制流程图能够强化团队共同努力实现的更大目标,因此可以帮助打破孤岛。确保每个人都能够以相同的观点看问题,对帮助您的团队共同寻找解决方案方面大有帮助。

组织团队、发现多余及开展协作以改进流程

有时,以可视化方式表示需要完成的工作以及清楚谁需要去做这项工作可以帮助立即发现流程中的问题。您可能发现团队中的某个成员有太多的工作要做或者有太多空闲时间,可以进行更好的分配。通过仔细概述流程中每个部分的目的,您可以很好地识别出哪些元素是真正必要的,哪些元素可以更好地优化。

从一个集中位置提供事实,一目了然地跟踪进度

流程图(特别是复杂精细的流程图)通常是您在工作流程过程的各个阶段经常回头参考的文档。知道自己有一个概述了每个细节并且跟踪了每个生产环节的主文档,这在生产过程中以及在完成后分析流程时都是极其有用的。将流程图用作跟踪器和评估工具,有助于确保在您更加了解任务的可变动部分以及工作流程中可能出错的方面时您的流程仍保持平稳。

尽管流程图用途广泛,但在某些情况下仍需要更特定类型的流程图。泳道图或跨职能流程图通过将工作流程的各个流程分组到分类的列来突出显示这些流程。这些列通常按角色、部门或流程的阶段进行划分。从视觉上看,这创建了流程图的分格,类似于游泳池中的泳道,该图因此得名。泳道图并不总是必需的,但在试图一目了然地比较工作流程中各个部门的需求时,它会非常有用。另外,数据流图与一般流程图的不同之处在于它们没有决策规则、循环或控制流。相反,它们仅关注数据在系统中的移动方式。特别是,数据来自何处、去往哪里以及如何存储。

另一个有区别的流程图是业务流程模型和标记法 (BPMN),它是用于提供业务工作流程的图形视图的标准。它已成为公认的用于业务分析的可视化建模语言,并具有必须遵循的约定和最佳实践。尽管 BPMN 基于熟悉的流程图技术,但它仅支持适用于业务流程的建模概念,并且不意在用于任何其他用途。

尽管有多种形式,但流程图并不是可视化信息的唯一方法。图表使用流程图中常见的形状或流线,因此乍一看它们可能看起来很像流程图,但通常有着很大不同。对于特定的用例,可以选择具有独特特征的图表:决策树、思维导图、时间线或鱼骨图,仅举几例。

如何绘制流程图?

绘制流程图可以简单也可以复杂,完全取决于您的意愿。您可以使用专用于符合行业标准的专用软件来勾画技术流程,也可以开始在一张废纸上随意描画用箭头连接的形状。选择权完全在您手中。如果您试图勾画团队中的某个业务流程或协调工作,您可能需要考虑绘制一个易于存储和共享的流程图。为此,专用的流程图软件(例如 Lucidchart)可以帮助您和您的团队可视化复杂的流程并简化复杂的工作流程。

Lucidchart 提供了流程图、思维导图、组织结构图以及一系列其他技术图表和图形,让您可以立即勾勒流程的轮廓图以及清晰呈现团队组织结构的概览图。Lucidchart 与 Dropbox Paper 的集成意味着您可以在 Paper 中无缝预览 Lucidchart 文档,并轻松与协作者共享这些文档。无需执行任何设置,您只需将 Lucidchart 发布链接粘贴到 Paper 文档中,Dropbox Paper 会自动生成视觉预览。这意味着您的团队成员可以对单个共享文档留下评论以及进行实时更改,同时确保他们正在查看文件的最新版本。由于能够轻松地与参与流程的那些人共享流程图轮廓图,从而确保无一遗漏,因此即使是复杂流程的流程图绘制也变得非常容易。

流程图有着悠久的历史,并且是评估各式各样系统的永恒工具。如果您发现自己陷入流程难题中,可考虑绘制您的工作流程的流程图。可能所有难题都迎刃而解了。

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