Hva er flytdiagrammer og hvordan brukes de?

Flytdiagrammer kan gjøre kompliserte arbeidsflyter til fordøyelige bilder som uthever flaskehalser og ineffektivitet.

Et flytskjema laget av ledninger og pinner

Hva er et flytdiagram?

Et flytskjema er et diagram som vanligvis representerer en prosess, et system eller en datamaskinalgoritme, og som ofte brukes til å dokumentere, planlegge, forbedre eller visualisere en flertrinns arbeidsflyt. Å lage flytskjemaer kan bidra til å definere formålet og omfanget av en arbeidsflyt og kronologisk identifisere nødvendige oppgaver. Konseptet ble først dokumentert i 1921 da industriingeniørene Frank og Lilian Gilbreth presenterte American Society of Mechanical Engineers (ASME) for et grafisk basert flytprosessdiagram. Populariteten til flytskjemaer vokste gjennom 20- og 30-årene, med Art Spinanger og Ben S. Graham som ble framstående brukere av systemet. Basert på Gilbreths' arbeid, vedtok ASME et symbolsettsystem for flytprosessdiagrammer i 1947. I 1949 begynte flytskjemaer å bli brukt i planleggingen av dataprogrammer. Selv om dette nå vanligvis gjøres av pseudokode, forblir flytskjemaer fortsatt et populært og kraftig produktivitetsverktøy.

Flytskjemaer slik vi kjenner dem i dag, bruker forskjellige figurer for å skissere unike aspekter av arbeidsflytene og pilene, eller flytlinjene deres, for å beskrive trinn-for-trinn-sekvensene. De kan variere fra enkle håndtegnede utforminger til komplekse mønstre, generert av datamaskin avhengig av brukernes behov.

Hva representerer de forskjellige flytskjemafigurene?

Hvis du tidligere har sett eksempler på flytskjemaer, har du kanskje lagt merke til at forskjellige figurer er brukt i dem. Selv om de kan virke vilkårlige, betegner disse figurene faktisk forhåndsdefinerte prosesser og underprosesser. Detaljerte flytskjemaer, spesielt de som brukes til dataprogrammering, vil bruke et bredt spekter av symboler, mens enklere diagrammer ofte bare trenger en håndfull figurer. Her er noen flytskjemasymboler som du kan forvente å komme over ofte:

  • Prosess- eller handlingssymbolet: Dette symbolet betegnes med et rektangel og representerer et trinn i prosessen. Det er den mest brukte flytskjemaformen.
  • Start/slutt- eller terminatorsymbol: Dette symbolet er et rektangel med avrundede kanter som vises både ved start- og sluttpunktet i et flytskjema.
  • Beslutningssymbol:  Et diamantformet symbol som indikerer et spørsmål som skal besvares, typisk ja/nei eller sant/usant. Flytskjemaet deler seg deretter i forskjellige grener som gir entydige retninger for hvert svar.
  • Data eller inndata/utdata-symbol: Et parallellogramformet symbol som representerer data som blir føres inn i eller tas ut av prosessen, dvs. ressurser som brukes eller genereres.

Mens du kan forvente at de fleste flytskjemamalene følger disse etablerte symbolstandardene, er det greit å ignorere disse reglene hvis du lager et diagram over ditt eget prosesskart, spesielt hvis du bare lager et dokument for deg selv eller et som skal brukes av et internt team. Å bli forstått av publikummet sitt er det viktigste. Hvis symboler skal brukes ukonvensjonelt, er det best at de forblir konsistente for ikke å skape forvirring.

Hvordan kan jeg bruke flytskjemaer?

Flytskjemaer er allsidige verktøy med mange bruksområder. Generelt brukes prosessflytskjemaer til å:

Forenkle og visualisere komplekse systemer og idéer

Figurene, fargene og retningslinjene til flytskjemaene gjør dem langt lettere tilgjengelige enn den skremmende flommen av tekst som ofte kan komme med typiske evalueringer av forretningsprosesser. Ved å bryte ned arbeidsflyter og konsepter i små biter, blir oppgaven med å analysere prosessen mye mer håndterbar, og det er langt lettere å se det større bildet.

Dokumentere, skissere og standardisere prosesser for å utvikle et felles perspektiv

Når du jobber med et team, kan det være enkelt å bare fokusere på de aspektene av prosessen som du er direkte ansvarlig for. Samarbeid om å øve i å opprette et flytskjema kan bidra til å bryte ned siloer ved å forsterke det større målet teamet jobber for å oppnå. Å sikre at alle er i stand til å se på et problem med samme øyne, kommer langt i å hjelpe teamet ditt til å komme sammen og finne en løsning.

Organisere team, identifisere overflødigheter og samarbeide for å forbedre prosesser

Noen ganger kan det å ha en visuell framstilling av arbeidet som må gjøres og se hvem som trenger å gjøre det, hjelpe med å umiddelbart identifisere problemer i prosessen. Du ser kanskje at et medlem av teamet ditt har for mye arbeid eller fritid som kan bli bedre fordelt. Ved å nøye skissere formålet med hver del av prosessen, er du godt posisjonert til å gjenkjenne hvilke elementer som er virkelig nødvendige og hvilke som kan optimaliseres bedre.

Spore fremgang på et øyekast med en enkelt sannhetskilde på ett sentralt sted

Flytskjemaer som er spesielt detaljerte og intrikate, vil vanligvis være dokumenter som du ofte vil henvise til gjennom ulike trinn i arbeidsflytprosessen. Å vite at du har ett hoveddokument med hver minste detalj beskrevet og sporing av alle produksjonsfaser, vil være uvurderlig både under produksjonen og når du analyserer prosessen etter fullføring. Å bruke prosessflytskjemaer til sporing og som evalueringsverktøy vil bidra til å sikre at prosessen din forblir smidig, ettersom du er mer bevisst på oppgavene dine, flytting av deler og detaljer ved arbeidsflyten som sannsynligvis vil gå galt.

Til tross for deres brede anvendelse, er det anledninger der det er nødvendig med mer spesifikke flytskjemaer. Svømmebane eller tverrfunksjonelle diagrammer fremhever arbeidsflytprosesser ved å gruppere dem i kategoriserte kolonner. Disse kolonnene er vanligvis delt etter rolle, avdeling eller trinn i prosessen. Visuelt skaper dette inndelinger i flytskjemaet som ligner på de som finnes i et svømmebasseng, og gir navnet til diagrammet. Svømmebanediagrammer vil ikke alltid være nødvendige, men kan være veldig nyttige når du prøver å sammenligne kravene til ulike divisjoner i en arbeidsflyt på et øyeblikk. Alternativt skiller dataflytskjemaer seg fra generelle flytskjemaer ved at de ikke har noen beslutningsregler, sløyfer eller kontrollflyt. De er i stedet bare fokusert på hvordan data beveger seg i et system. Spesielt hvor de kommer fra, hvor de skal hen og hvordan de lagres.

Et annet flytskjema av betydning er Business Process Model and Notation (BPMN), som er standarden for å levere grafiske visninger av arbeidsflyter for foretak. Det er blitt det aksepterte visuelle modelleringsspråket for forretningsanalyse og har konvensjoner og beste fremgangsmåter som må følges. Selv om det er basert på kjente teknikker for flytdiagram, støtter BPMN bare modelleringskonsepter som er anvendelige for forretningsprosesser, og er ikke ment for annen bruk.

Til tross for sine mange figurer er flytskjemaer ikke den eneste måten å visualisere informasjon på. Diagrammer som ved første øyekast kan se ut som flytskjemaer på grunn av deres kjente figurer eller flytlinjer, kan ofte være veldig forskjellige. For spesifikke brukstilfeller kan diagrammer med unike egenskaper i stedet velge: beslutningstrær, tankekart, tidslinjer eller fiskebensdiagrammer for bare å nevne noen.

Hvordan kan jeg lage et flytskjema?

Å lage et flytskjema kan være så enkelt eller så komplisert som du vil at det skal være. Du kan skissere en teknisk prosess med en dedikert programvare designet for å overholde en bransjestandard eller begynne å skrible figurer som er koblet sammen med piler på en lapp. Valget er virkelig bare ditt. Hvis du prøver å skissere en forretningsprosess eller koordinere arbeidet i teamet ditt, kan det være lurt å vurdere et alternativ som er både lett lagret og delt. For dette kan en dedikert programvare for flytdiagram som Lucidchart være en fin måte å hjelpe deg og teamet ditt med å visualisere komplekse prosesser og avmystifisere kompliserte arbeidsflyter.

Lucidchart tilbyr flytdiagrammer, tankekart, organisasjonsdiagrammer og en rekke andre tekniske diagrammer og grafikk, som gir deg en umiddelbar oversikt over prosessene dine og en tydelig oversikt over teamets organisasjon. Lucidcharts integrasjon med Dropbox Paper betyr at du sømløst kan forhåndsvise Lucidchart-dokumenter i Paper og enkelt dele dem med samarbeidspartnerne dine. Det kreves ingen konfigurasjon - du trenger bare å lime inn en publiseringskobling fra Lucidchart i et Paper-dokument, og Dropbox Paper vil automatisk generere en forhåndsvisning av det visuelle. Dette betyr at teammedlemmene dine kan legge igjen kommentarer og gjøre endringer i sanntid i et enkelt delt dokument, samtidig som de sørger for at de ser på den mest oppdaterte versjonen av filen. Å skissere til og med komplekse prosesser gjøres så mye enklere ved å være i stand til å dele flytskjemaoversikter med de menneskene som deltar i prosessen for å sikre at ingenting mangler.

Flytskjemaer har en rikholdig historie og er et tidløst verktøy for å evaluere systemer av alle beskrivelser. Hvis du noen gang kommer til å sitte fast i et prosesspuslespill, bør du vurdere å kartlegge arbeidsflyten visuelt. En løsning kan ha vært rett fram for deg hele tiden.

Oppdag en bedre måte å samarbeide på.

Kom i gang med Dropbox Business