순서도란?
순서도란 공정, 체계, 컴퓨터 알고리즘 등을 보여주는 도표로, 여러 단계의 워크플로를 문서화하고, 계획하고, 세분화하고, 시각화하는 데 널리 사용됩니다. 순서도는 워크플로의 목적과 범위를 설정하고 필요한 작업을 시간순으로 파악하는 데 유용합니다. 순서도에 관한 첫 번째 기록은 1921년 산업 엔지니어 Frank Gilbreth와 Lilian Gilbreth가 미국기계기술자협회(ASME)에 그래픽 형식으로 설명한 작업 공정도에서 찾아볼 수 있습니다. 그리고 1920~1930년대에 Art Spinanger와 Ben S. Graham이 발표한 순서도가 주목을 받으며 순서도의 인기가 높아졌죠. 1947년에는 ASME가 Gilbreth 부부의 순서도를 바탕으로 순서도에 사용할 기호 체계를 채택했고, 1949년에는 컴퓨터 프로그램 계획에 순서도가 사용되기 시작했습니다. 지금은 유사 기호를 많이 사용하지만 순서도는 아직까지도 많은 사람이 사용하는 강력한 생산성 도구의 입지를 유지하고 있죠.
오늘날 우리가 아는 순서도는 워크플로의 개별적인 측면을 설명할 때는 여러 가지 도형을 사용하고, 단계별 순서를 설명할 때는 화살표나 선을 사용합니다. 순서도의 유형에는 만드는 사람의 필요에 따라 손으로 그린 단순한 것에서부터 컴퓨터로 그린 복잡한 패턴까지 여러 가지가 있습니다.
순서도 도형의 의미
순서도 예시를 본 적이 있다면 순서도를 그릴 때 여러 가지 도형이 사용된다는 것을 알아차렸을 겁니다. 임의적으로 사용한 것처럼 보일지 몰라도 이러한 도형은 사실 사전 정의된 프로세스와 하위 프로세스를 나타냅니다. 컴퓨터 프로그래밍에 사용되는 것처럼 자세한 순서도에는 다양한 유형의 도형이 사용되고, 조금 더 단순한 순서도에는 몇 가지의 도형만 사용됩니다. 흔히 볼 수 있는 순서도의 도형은 다음과 같습니다.
- 처리 기호: 이 기호는 사각형으로 표시되며, 처리 단계를 의미합니다. 순서도에서 가장 흔히 사용되는 도형입니다.
- 시작/종료 기호: 이 기호는 모서리가 둥근 사각형으로 표시되며, 순서도의 시작과 끝부분에 사용됩니다.
- 판단 기호: 이 기호는 다이아몬드 모양으로 표시되며, 예/아니오 또는 참/거짓으로 대답할 수 있는 질문이 있다는 것을 의미합니다. 이 단계에서 순서도는 각 대답의 방향에 따라 여러 갈래로 갈라집니다.
- 데이터 또는 입력/출력 기호: 이 기호는 평행사변형으로 표시되며, 프로세스에서 가져오거나 프로세스로 내보낸 데이터를 의미합니다(사용하거나 생성한 자료 등).
대부분의 순서도 템플릿은 위와 같은 표준 기호를 사용하지만, 프로세스 맵을 직접 설계할 때는 이러한 규칙을 무시해도 괜찮습니다. 특히 혼자 사용하거나 내부 팀에서만 사용하는 경우라면요. 가장 중요한 것은 보는 사람이 순서도를 이해하는 것입니다. 일반적으로 사용되지 않는 기호를 사용하는 경우에는 혼란이 생기지 않도록 일관성을 유지하는 것이 좋습니다.
순서도의 사용
순서도는 다양하게 사용할 수 있는 다용도 도구입니다. 일반적으로 순서도는 다음과 같은 이점을 제공합니다.
복잡한 체계와 아이디어의 단순화·시각화
비즈니스의 프로세스를 평가할 때는 흔히 글자만 빽빽하게 채워져 있어 읽기도 전에 겁을 먹을 수 있지만, 순서도는 도형, 색상, 선의 방향으로 표현하기 때문에 접근성이 훨씬 좋습니다. 워크플로와 개념을 작은 덩어리로 나누면 분석과 처리가 훨씬 수월하고 큰 그림을 볼 수 있게 되죠.
프로세스 기록, 개요 작성, 표준화를 통한 공동의 관점 구축
팀과 함께 업무를 진행할 때는 내가 담당하는 프로세스의 측면에만 초점을 맞추기가 쉽습니다. 협업을 통해 순서도를 만들면 팀이 달성하려는 목표를 부각시켜 사일로를 제거할 수 있습니다. 모두가 같은 관점으로 문제를 바라보면 팀이 함께 해결책을 찾는 데 큰 도움이 됩니다.
팀 조직화, 리던던시 파악, 협업을 통한 프로세스 개선
해야 할 일을 시각적으로 표현해 누가 어떤 일을 해야 하는지 확인하면 프로세스의 문제를 즉각적으로 식별하는 데 도움이 됩니다. 팀원 중 누군가에게 너무 많은 일이 몰려있거나 혹은 여유 시간이 너무 많다면 이를 조정해 시간을 더 현명하게 배분할 수 있죠. 프로세스 각 부분의 목표를 신중하게 세우면 어떤 요소가 필요하고 어떤 부분을 최적화할 수 있는지 보다 쉽게 파악할 수 있습니다.
중심 공간의 단일 소스 저장소에서 진행 상황을 한눈에 추적
자세하고 정교한 순서도는 워크플로 프로세스의 여러 단계에서 수시로 참조할 수 있는 참고 문서의 역할을 합니다. 모든 세부 사항과 추적하는 모든 생산 단계가 기록된 하나의 마스터 문서가 있으면 생산 단계와 완료 후 프로세스를 분석하는 단계에서 커다란 도움이 되죠. 프로세스 순서도를 추적 도구와 평가 도구로 사용하면 작업에서 변동이 생기는 부분과 워크플로에서 문제가 발생하기 쉬운 부분을 더 잘 파악하게 되어 프로세스를 원활하게 진행할 수 있습니다.
순서도는 광범위한 영역에서 사용되지만 특정한 유형의 순서도가 필요한 경우도 있습니다. 스윔레인 순서도(교차 기능 순서도)는 유형에 따라 프로세스를 열로 그룹화해 워크플로 프로세스를 도식화한 것을 말하는데, 여기에서 열은 보통 직무, 부서, 프로세스 단계에 따라 구분되죠. 이 시각적인 분할이 수영장 레인의 모양과 유사해 스윔레인 순서도로 불립니다. 이 순서도는 모든 경우에 필요하지는 않지만, 워크플로에 포함되는 여러 부서의 요구 사항을 한눈에 비교할 때 매우 유용합니다. 데이터 순서도는 판단 규칙, 반복, 제어 흐름이 없다는 점에서 일반적인 순서도와 차이가 있습니다. 이 순서도는 시스템 안에서 데이터가 어떻게 이동하는지, 특히 데이터가 어디에서 와서, 어디로 가고, 어떻게 저장되는지에 중점을 둡니다.
잘 알려진 또 다른 순서도로는 표준화된 비즈니스 워크플로 도식화 모델인 BPMN(Business Process Model and Notation)이 있습니다. BPMN은 전 세계적으로 인정되는 비즈니스 분석 모델링 언어로 자리 잡았기 때문에 BPMN를 사용할 때는 그 규칙과 우수 사례를 반드시 따라야 하죠. BPMN은 우리에게 이미 친숙한 순서도의 기법을 기반으로 하지만, BPMN의 모델링 개념은 비즈니스 프로세스에만 적용할 수 있고 다른 용도로는 적합하지 않습니다.
순서도의 유형에는 여러 가지가 있지만, 순서도가 정보를 시각화하는 유일한 방법은 아닙니다. 유사한 도형과 선을 사용해 언뜻 보면 순서도처럼 보이는 도표라고 해도 순서도와는 전혀 다를 수 있죠. 고유의 용도로 사용되는 도표의 대표적인 사례로는 의사결정나무, 마인드맵, 타임라인, 피쉬본 다이어그램 등이 있습니다.
순서도 만들기
순서도를 만드는 과정은 어떤 순서도를 원하느냐에 따라 간단할 수도, 복잡할 수도 있습니다. 업계 표준을 준수하는 전용 소프트웨어로 기술 프로세스를 도식화할 수도 있고, 종이에 화살표로 연결된 도형을 손으로 그릴 수도 있죠. 선택은 각자에게 달려 있습니다. 비즈니스 프로세스를 정리하거나 팀 내 작업 조율을 할 때는 간편하게 저장하고 공유할 수 있는 옵션을 선택하도록 하세요. 이 경우, Lucidchart와 같은 순서도 전용 소프트웨어를 사용하면 조금 더 간편하게 복잡한 프로세스와 복잡한 워크플로를 이해하기 쉬운 도표로 시각화할 수 있습니다.
Lucidchart는 순서도, 마인드맵, 조직도, 이외 다양한 기술 관련 도표와 이미지를 제공하며 프로세스를 빠르게 정리하고 팀의 구조를 쉽게 파악할 수 있도록 지원합니다. Lucidchart를 Dropbox Paper와 통합하면 Paper에서 Lucidchart 문서를 미리 보기로 확인하고, 동료들과 Lucidchart 문서를 간편하게 공유할 수 있죠. 설정은 필요하지 않습니다. Lucidchart 게시 링크를 Paper 문서로 붙여넣기만 하면 Dropbox Paper에서 자동으로 미리 보기가 생성되죠. 그러면 팀원들이 댓글을 달 수 있고, 모두가 최신 버전의 파일을 확인하는 동시에 실시간으로 하나의 공유 문서에서 필요한 부분을 변경할 수 있습니다. 프로세스에 참여한 사람들과 간편하게 순서도 개요를 공유해 빠진 내용은 없는지 확인할 수 있어 복잡한 프로세스가 훨씬 간편해지죠. Dropbox Capture를 사용해 순서도를 보여주는 스크린샷을 배경으로 본인의 모습을 녹화해 프로젝트팀에 참조 문서로 전송할 수도 있습니다.
순서도는 모든 유형의 체계를 평가하는 데 유용한 도구로, 이미 오랫동안 사용되어 왔고, 앞으로도 계속 사용될 것입니다. 프로세스의 수렁에 빠져있다면 워크플로를 시각적으로 매핑하는 방법을 고려해보세요. 해결책은 언제나 우리의 눈앞에 있습니다.
