¿Qué son los diagramas de flujo y cómo se utilizan?

Los diagramas de flujo pueden convertir los flujos de trabajo complicados en elementos visuales digeribles que destaquen ineficiencias o puntos en los que un proyecto puede bloquearse.

Un diagrama de flujo hecho de cables y clavijas

¿Qué es un diagrama de flujo?

Un diagrama de flujo es un diagrama que suele representar un proceso, un sistema o un algoritmo informático, y que suele utilizarse para documentar, planificar, perfeccionar o visualizar un flujo de trabajo compuesto por varios pasos. Crear diagramas de flujo puede ayudar a definir el propósito y el alcance de un flujo de trabajo e identificar cronológicamente las tareas necesarias. Este concepto se documentó por primera vez en 1921, cuando los ingenieros industriales Frank y Lilian Gilbreth presentaron a la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME) un diagrama de flujo de procesos basado en gráficos. Los diagramas de flujo ganaron popularidad a lo largo de los años 20 y 30, y Art Spinanger y Ben S. Graham destacaron por su adopción del sistema. Basándose en el trabajo de Gilbreth, la ASME adoptó un sistema de conjuntos de símbolos para los diagramas de procesos de flujo en 1947. En 1949, los diagramas de flujo empezaban a utilizarse en la planificación de programas informáticos. Aunque en la actualidad esto se hace normalmente mediante pseudocódigo, esta herramienta sigue siendo muy popular y tiene mucho potencial en lo relativo a la productividad.

Los diagramas de flujo tal y como los conocemos hoy en día utilizan diferentes formas para delinear aspectos únicos de sus flujos de trabajo, y flechas (o líneas de flujo) para describir las secuencias paso a paso. Pueden ir desde diseños simples dibujados a mano hasta patrones complejos generados por ordenador, según las necesidades de sus usuarios.

¿Qué representan las diferentes formas que encontramos en un diagrama de flujo?

Si ya has visto antes algún ejemplo de diagrama de flujo, es posible que te hayas fijado en que se usan diferentes formas dentro de ellos. Aunque puedan parecer arbitrarias, estas formas en realidad hacen referencia a procesos y subprocesos predefinidos. En los diagramas de flujo detallados, en especial los que se aplican para la programación informática, se utiliza una amplia gama de símbolos. En cambio, en los diagramas más simples, a menudo solo se necesitan unas pocas formas. Estos son algunos de los que se encuentran habitualmente en un diagrama de flujo:

  • Símbolo de proceso o acción: se representa con un rectángulo y hace referencia a un paso en el proceso. Es la forma de diagrama de flujo que se utiliza con mayor frecuencia.
  • Símbolo inicio/fin o terminador: se trata de un rectángulo con bordes redondeados que aparece tanto en los puntos inicial como final de un diagrama de flujo.
  • Símbolo de decisión: con forma de diamante, indica una pregunta a la que hay que responder, normalmente sí/no o verdadero/falso. A continuación, el diagrama de flujo se divide en diferentes ramas que proporcionan direcciones únicas para cada respuesta.
  • Símbolo de datos o de entrada/salida: con forma de paralelogramo, representa los datos que entran o salen del proceso, es decir, los recursos utilizados o generados.

Lo habitual es que en la mayoría de plantillas de diagramas de flujo se utilicen estos símbolos estándar establecidos. Sin embargo, está bien ir más allá de estas reglas al crear tu propio mapa de procesos a través de un diagrama de flujo, especialmente si se trata de un documento para ti o para el equipo interno. Que los receptores lo entiendan es lo más importante de todo. Eso sí, si hay que utilizar símbolos poco convencionales, es mejor que intentes ser coherente para no generar confusión.

¿Cómo puedo utilizar los diagramas de flujo?

Los diagramas de flujo son herramientas versátiles que pueden emplearse en muchos casos. En general, los diagramas de flujo de procesos se utilizan para hacer lo siguiente:

Simplificar y visualizar sistemas e ideas complejas

Las formas, colores y líneas direccionales de los diagramas de flujo los hacen mucho más accesibles que las parrafadas de texto interminables que suelen acompañar a las típicas evaluaciones de procesos empresariales. Al desglosar los flujos de trabajo y los conceptos en pequeños trozos, la tarea de analizar el proceso se vuelve mucho más manejable y es mucho más fácil hacerse una idea del panorama general.

Documentar, definir y estandarizar procesos para construir una perspectiva compartida

Cuando se trabaja con un equipo, puede ser fácil centrarse solo en los aspectos del proceso de los que se es directamente responsable. Colaborar en un ejercicio de diagrama de flujo puede ayudar a eliminar los silos y reforzar el objetivo principal por el que el equipo está trabajando. Si te aseguras de que todo el mundo es capaz de ver un problema desde el mismo punto de vista, es muy probable que juntos seáis capaces de encontrar una solución.

Organizar los equipos, identificar redundancias y colaborar para mejorar los procesos

A veces, contar con una representación visual del trabajo que hay que hacer y ver quién tiene que hacerlo puede ayudar a identificar inmediatamente los problemas en el proceso. Tal vez veas que un miembro de tu equipo tiene demasiado trabajo o tiempo libre que podría estar mejor asignado. Al definir cuidadosamente el propósito de cada parte de tu proceso, estarás en buena posición para reconocer qué elementos son realmente necesarios y cuáles podrían optimizarse mejor.

Revisa el progreso de un solo vistazo con una única fuente de información situada en una ubicación central

Los diagramas de flujo, especialmente los más detallados e intrincados, suelen ser documentos a los que se recurrirá con frecuencia a lo largo de las distintas etapas del proceso de flujo de trabajo. Puede aportar mucho valor contar con un documento maestro donde se expliquen todos los detalles y el seguimiento de cada fase, tanto durante la fase de producción como a la hora de analizar el proceso una vez finalizado. El uso de diagramas de flujo de procesos como herramienta de seguimiento y evaluación ayudará a garantizar que tu proceso siga siendo fluido, ya que te ayuda a ser más consciente de las partes móviles de tus tareas y de los aspectos del flujo de trabajo que pueden ir mal.

A pesar de que se pueden utilizar en muchos casos, hay ocasiones en las que se necesitan tipos de diagramas de flujo más específicos. Los diagramas multifuncionales o de carril de natación destacan los procesos de flujo de trabajo agrupándolos en columnas categorizadas. Estas columnas suelen estar divididas por función, departamento o fase del proceso. Visualmente, esto crea divisiones en el diagrama de flujo que son similares a las que se encuentran en una piscina; de ahí su nombre. Los diagramas de carril de natación no siempre serán necesarios, pero pueden ser muy útiles cuando se trata de comparar de un vistazo las demandas de varias divisiones en un flujo de trabajo. Por otro lado, los diagramas de flujo de datos se diferencian de los diagramas de flujo generales en que no incluyen reglas de decisión, bucles ni flujo de control. De hecho, se centran únicamente en cómo se mueven los datos dentro de un sistema. Específicamente, de dónde vienen, hacia dónde van y cómo se almacenan.

Otro diagrama de flujo de distinción es el modelo notación de procesos de negocio (BPMN, por sus siglas en inglés), que es el estándar para proporcionar vistas gráficas de los flujos de trabajo de negocio. Se ha convertido en el lenguaje de modelado visual aceptado para el análisis empresarial y cuenta con convenciones y buenas prácticas que deben seguirse. Aunque se basa en las conocidas técnicas de diagramas de flujo, el BPMN solo admite conceptos de modelado aplicables a los procesos de negocio y no está pensado para ningún otro uso.

A pesar de sus múltiples formas, los diagramas de flujo no son la única manera de visualizar información. Los que a primera vista se parecen por sus formas o líneas de flujo, pueden ser a menudo muy diferentes. Para casos de uso específicos, los diagramas con características únicas pueden aparecer representados como árboles de decisión, mapas mentales, líneas de tiempo, o diagramas de cola de pescado, por poner algunos ejemplos.

¿Cómo se hace un diagrama de flujo?

Hacer un diagrama de flujo puede ser tan simple o tan complicado como tú quieras. Podrías, por ejemplo, definir un proceso técnico con un software especialmente diseñado para cumplir con un estándar de la industria o comenzar a definir formas conectadas por flechas en una hoja de papel. Tú decides. Si estás intentando definir un proceso empresarial o coordinar el trabajo dentro de tu equipo, puede que te interese considerar una opción que sea fácil de almacenar y compartir. En este sentido, existen softwares de diagramas de flujo como, por ejemplo, Lucidchart, que puede ayudarte a ti y a tu equipo a visualizar procesos complejos y desmitificar la idea de que los flujos de trabajo son complicados.

Lucidchart te proporciona diagramas de flujo, mapas mentales, organigramas y una gran variedad de diagramas técnicos y elementos visuales. Con todo esto puedes definir de inmediato un esquema de tus procesos y obtener una visión general clara de la organización de tu equipo. La integración de Lucidchart con Dropbox Paper te permite previsualizar sin problemas los documentos de Lucidchart en Paper y compartirlos fácilmente con tus colaboradores. No hace falta ningún tipo de configuración inicial. Solo tienes que pegar un enlace de publicación de Lucidchart en un documento de Paper y Dropbox Paper se encargará de generar automáticamente una vista previa del visual. Así, los miembros de tu equipo pueden dejar comentarios y hacer cambios en tiempo real en un solo documento compartido, asegurándose de que están viendo la versión más actualizada del archivo. Incluso facilita la definición de procesos complejos al poder compartir fácilmente los esquemas de los diagramas de flujo con las mismas personas que participan en el proceso para aseguraros de que no se os ha pasado nada por alto.

Hace años que se utilizan los diagramas de flujo y son una herramienta atemporal para evaluar sistemas de todo tipo. Si alguna vez te encuentras atascado en un proceso que te parece un rompecabezas, plantéate la posibilidad de mapear visualmente tu flujo de trabajo. Al hacerlo, puede que te des cuenta de que has tenido la solución justo delante todo el rato.