Apakah carta aliran dan bagaimanakah carta ini digunakan?

Carta aliran boleh mengubah aliran kerja yang rumit menjadi visual yang mudah difahami yang menyerlahkan cerutan dan ketidakcekapan.

Carta aliran yang diperbuat daripada wayar dan pin

Apakah carta aliran?

Carta aliran ialah gambar rajah yang lazimnya mewakili proses, sistem atau algoritma komputer dan seringkali digunakan untuk mendokumenkan, merancang, memperhalusi atau menggambarkan aliran kerja berbilang langkah. Penghasilan carta aliran boleh membantu menetapkan tujuan dan ruang lingkup aliran kerja serta mengenal pasti tugas yang penting secara kronologi. Konsep ini pertama kali didokumenkan pada tahun 1921 apabila jurutera industri Frank dan Lilian Gilbreth membentangkan carta proses aliran berdasarkan grafik di hadapan Persatuan Jurutera Mekanikal Amerika (ASME). Populariti carta aliran berkembang sepanjang 1920-an dan 1930-an dengan Art Spinanger dan Ben S. Graham menjadi peneraju sistem yang masyhur. ASME yang dibina berdasarkan hasil kerja Gilbreth, mengguna pakai sistem set simbol untuk carta proses aliran pada tahun 1947. Pada tahun 1949, carta aliran mula digunakan dalam perancangan program komputer. Walaupun ini lazimnya dilakukan oleh pseudokod, carta aliran masih menjadi alat produktiviti yang popular dan hebat.

Carta aliran yang kita kenali kini, menggunakan bentuk yang berbeza untuk menggariskan aspek unik aliran kerja dan anak panah atau garisan alirannya, bagi menerangkan urutan langkah demi langkah. Bentuk ini terdiri daripada reka bentuk lukisan tangan yang ringkas kepada corak dijana komputer yang rumit, bergantung pada keperluan pengguna mereka.

Apakah yang diwakili oleh bentuk carta aliran yang berbeza?

Sekiranya anda pernah melihat contoh carta aliran pada masa lalu, anda mungkin telah melihat bentuk yang berbeza digunakan di dalam carta. Walaupun ini kelihatan remeh, namun bentuk ini sebenarnya menandakan proses yang ditetapkan terlebih dahulu dan juga proses kecil. Gambar rajah carta aliran yang terperinci, terutamanya yang digunakan untuk pengaturcaraan komputer, akan menggunakan pelbagai simbol dengan meluas, manakala gambar rajah yang lebih ringkas sering menggunakan beberapa bentuk sahaja. Berikut merupakan beberapa simbol carta aliran yang paling kerap ditemui:

  • Simbol Proses atau Tindakan: Simbol ini ditandakan dengan segi empat tepat dan mewakili langkah dalam proses. Ini bentuk carta aliran yang paling lazim digunakan.
  • Simbol Mula/Tamat atau Penamat: Simbol ini ialah segi empat tepat dengan bucu yang dibujurkan dan muncul di bahagian awal dan akhir carta aliran.
  • Simbol keputusan: Simbol berbentuk berlian yang menunjukkan soalan yang perlu dijawab, lazimnya ya/tidak atau benar/salah. Carta aliran ini kemudiannya terbahagi kepada cabang yang berbeza, yang memberikan arah unik bagi setiap jawapan.
  • Simbol data atau input/output: Simbol berbentuk segi empat selari yang mewakili data dibawa masuk atau diambil keluar daripada proses, iaitu sumber yang digunakan atau dijana.

Walaupun anda boleh menjangkakan bahawa kebanyakan templat carta aliran mengikuti standard simbol yang ditetapkan ini, maka anda boleh mengabaikan peraturan ini jika anda membuat gambar rajah peta proses anda sendiri, terutamanya jika anda sekadar mencipta dokumen untuk diri sendiri atau untuk digunakan oleh pasukan dalaman. Difahami oleh audiens anda ialah perkara paling penting. Jika simbol digunakan secara tidak konvensional, maka lebih baik untuk simbol itu kekal konsisten agar tidak menimbulkan kekeliruan.

Bagaimanakah saya boleh menggunakan carta aliran?

Carta aliran ialah alat serba boleh dengan pelbagai kes penggunaan yang meluas. Secara umumnya, gambar rajah aliran proses digunakan untuk:

Permudahkan dan gambarkan sistem dan idea yang rumit

Bentuk, warna dan garis arah carta aliran menjadikannya lebih mudah diakses berbanding teks menakutkan yang seringkali boleh disertakan dengan penilaian proses perniagaan yang biasa. Dengan memecahkan aliran kerja dan konsep menjadi bahagian kecil, tugas menganalisis proses lebih mudah untuk diuruskan dan jauh lebih mudah untuk melihat gambaran besar.

Mendokumenkan, menggariskan dan menyeragamkan proses untuk membina perspektif bersama

Apabila bekerja dengan pasukan, mudah untuk menumpukan hanya pada aspek proses yang anda bertanggungjawab secara langsung. Berusaha sama dalam latihan penghasilan carta aliran boleh membantu untuk memecahkan silo dengan mengukuhkan semula matlamat besar yang ingin dicapai oleh pasukan. Memastikan semua orang dapat melihat masalah dengan pandangan yang sama akan banyak membantu pasukan anda bekerjasama untuk mencari penyelesaian.

Aturkan pasukan, kenal pasti kelewahan dan bekerjasama untuk menambah baik proses

Kadangkala, dengan adanya gambaran visual kerja yang perlu dilakukan dan melihat orang yang perlu melakukannya, boleh membantu mengenal pasti masalah dalam proses dengan segera. Anda mungkin melihat ahli pasukan anda mempunyai terlalu banyak kerja atau masa lapang yang boleh diperuntukkan dengan lebih baik. Dengan menggariskan tujuan setiap bahagian proses anda dengan teliti, anda berada pada kedudukan yang baik untuk mengenali unsur yang benar-benar diperlukan dan yang dapat dioptimumkan dengan lebih baik.

Jejak kemajuan dengan sekilas pandang menggunakan satu sumber di satu lokasi pusat

Carta aliran, terutamanya yang terperinci dan rumit, akan lazimnya menjadi dokumen yang akan sentiasa anda rujuk semula sepanjang pelbagai peringkat proses aliran kerja anda. Dengan mengetahui anda memiliki satu dokumen induk dengan setiap butiran digariskan dan setiap fasa pengeluaran dijejak, boleh menjadi sangat berharga sepanjang pengeluaran dan semasa menganalisis proses sehinggalah selesai. Penggunaan carta aliran proses sebagai alat penjejak dan penilaian akan membantu memastikan proses anda terus lancar kerana anda lebih menyedari akan tugas anda memindahkan bahagian dan aspek aliran kerja yang berkemungkinan salah.

Walaupun digunakan secara meluas, terdapat acara yang mana carta aliran yang lebih khusus diperlukan. Gambar rajah lorong berenang atau rentas fungsi menyerlahkan proses aliran kerja dengan mengelompokkannya dalam lajur yang dikategorikan. Lajur ini lazimnya terbahagi mengikut peranan, jabatan atau peringkat proses. Dari segi visual, ini mewujudkan pembahagian kepada carta aliran yang serupa dengan yang ditemui dalam kolam renang, lantas menjadi nama buat gambar rajah ini. Gambar rajah lorong berenang tidak diwajibkan tetapi boleh menjadi sangat berguna apabila anda cuba membandingkan permintaan pada pelbagai bahagian dalam aliran kerja dengan sekilas pandang. Sebagai alternatif, gambar rajah aliran data berbeza daripada carta aliran umum kerana carta ini tidak mempunyai peraturan keputusan, gelung atau aliran kawalan. Sebaliknya, carta ini hanya menumpukan pada cara data bergerak dalam sistem. Terutamanya, asal-usul data, destinasi dan cara data disimpan.

Satu lagi carta aliran yang berbeza ialah Model dan Notasi Proses Perniagaan (BPMN) yang merupakan standard untuk menyediakan pandangan grafik aliran kerja perniagaan. Ini telah menjadi bahasa pemodelan visual yang diterima bagi analisis perniagaan dan mempunyai konvensyen serta amalan terbaik yang mesti diikuti. Walaupun carta ini adalah berdasarkan teknik penghasilan carta aliran yang biasa digunakan, tetapi BPMN hanya menyokong konsep pemodelan yang berkenaan proses perniagaan dan bukan tujuan penggunaan yang lain.

Walaupun terdapat banyak bentuk, carta aliran bukan satu-satunya cara untuk menggambarkan maklumat. Pada sekilas pandang, gambar rajah mungkin kelihatan seperti carta aliran disebabkan bentuk atau garis aliran yang biasa dilihat, tetapi lazimnya kedua-dua ini sangat berbeza. Bagi kes penggunaan khusus, gambar rajah dengan ciri-ciri unik boleh memilih: pohon keputusan, peta minda, garis masa atau gambar rajah tulang ikan sebagai contoh.

Bagaimanakah saya boleh membuat carta aliran?

Membuat carta aliran boleh jadi semudah atau serumit yang anda mahukan. Anda boleh menggariskan proses teknikal dengan perisian yang ditetapkan, direka untuk memenuhi standard industri atau mula melukis bentuk yang disambungkan dengan anak panah pada lembaran atau kertas. Pilihannya terletak di tangan anda. Sekiranya anda cuba menggariskan proses perniagaan atau menyelaraskan kerja dalam pasukan anda, maka anda mungkin mahu mempertimbangkan pilihan yang mudah disimpan dan dikongsi. Untuk tujuan ini, perisian carta aliran yang khusus seperti Lucidchart boleh menjadi kaedah yang bagus untuk membantu anda dan pasukan anda menggambarkan proses rumit dan membongkar aliran kerja yang rumit.

Lucidchart menyediakan carta aliran, peta minda, carta organisasi dan pelbagai gambar rajah serta visual teknikal yang lain, lalu memberikan anda gambaran umum proses anda dengan segera dan gambaran keseluruhan organisasi pasukan anda dengan jelas. Penyepaduan Lucidchart dengan Dropbox Paper bermakna anda boleh pratonton dokumen Lucidchart dalam Paper dengan lancar dan berkongsi dokumen tersebut dengan mudah bersama kolaborator anda. Persediaan tidak diperlukan. Anda cuma perlu menampal pautan penerbitan Lucidchart dalam dokumen Paper dan Dropbox Paper akan menjana pratonton visual secara automatik. Ini bermakna ahli pasukan anda boleh memberikan komen dan membuat perubahan masa nyata pada satu dokumen kongsi sambil memastikan mereka melihat pada versi fail paling terkini. Menggariskan proses yang rumit pun dijadikan lebih mudah dengan kebolehan untuk berkongsi garis kasar carta aliran dengan mudah bersama orang yang turut serta dalam proses bagi memastikan tidak ada apa-apa yang akan tertinggal.

Carta aliran kaya dengan sejarah dan merupakan alat malar segar untuk menilai sistem bagi semua huraian. Sekiranya anda mendapati anda tersekat dalam teka-teki proses, pertimbangkan untuk memetakan aliran kerja anda secara visual. Penyelesaian mungkin ada di hadapan anda selama ini.

Terokai cara yang lebih baik untuk bekerja bersama.

Mari bermula dengan Dropbox Business