Cosa sono i diagrammi di flusso e come si usano?

I diagrammi di flusso possono trasformare flussi di lavoro complessi in immagini chiare che evidenziano eventuali colli di bottiglia e inefficienze.

Un diagramma di flusso fatto di fili e puntine

Che cos'è un diagramma di flusso?

Un diagramma di flusso è un diagramma con cui generalmente si rappresenta un processo, un sistema o un algoritmo del computer, comunemente utilizzato per documentare, pianificare, ottimizzare o visualizzare un flusso di lavoro suddiviso in più passaggi. Creare dei diagrammi di flusso aiuta a definire lo scopo e la portata di un flusso di lavoro, nonché a disporre in ordine cronologico le attività necessarie. Questo concetto è stato documentato per la prima volta nel 1921, quando gli ingegneri industriali Frank e Lilian Gilbreth presentarono alla American Society of Mechanical Engineers (ASME) un grafico che descriveva un processo con un diagramma di flusso. La popolarità dei diagrammi di flusso crebbe nel corso degli anni 1920 e 1930, tanto che anche Art Spinanger e Ben Graham utilizzavano questo sistema. Basandosi sull'idea degli ingegneri Gilbreth, nel 1947 l'ASME adottò questo sistema che prevedeva l'uso di una serie di simboli per rappresentare i processi del flusso. Nel 1949, i diagrammi di flusso iniziarono ad essere utilizzati nella pianificazione dei programmi per computer. Sebbene oggi tale operazione venga eseguita con lo pseudocodice, i diagrammi di flusso rimangono uno strumento per la produttività diffuso ed efficace.

I flussi di lavoro che conosciamo oggi utilizzano diverse forme per personalizzare l'aspetto dei riquadri con i passaggi, delle frecce e delle linee e possono andare da semplici grafici disegnati a mano a strutture complesse realizzate al computer, in base alle esigenze dell'utente.

Cosa rappresentano le diverse forme dei diagrammi di flusso?

Se ti è capitato di vedere esempi di diagrammi di flusso del passato, avrai notato che al loro interno utilizzano diverse forme. Anche se il criterio può sembrare arbitrario, queste forme indicano in realtà dei processi e sottoprocessi predefiniti. I diagrammi di flusso complessi, in particolare quelli usati nella programmazione informatica, utilizzano una vasta gamma di simboli, mentre i diagrammi più semplici si limitano a utilizzare alcune forme. Ecco un elenco dei simboli più comuni che puoi trovare in un diagramma di flusso:

  • Simbolo dell'azione o del processo: consiste in un rettangolo e rappresenta un passaggio del processo. Si tratta della forma più comune nei diagrammi di flusso.
  • Simbolo di inizio/fine: un rettangolo con gli angoli arrotondati inserito nel punto iniziale e finale del diagramma di flusso.
  • Simbolo della decisione: un rombo che indica una domanda a cui è necessario rispondere, generalmente con sì o no oppure con vero o falso. Successivamente, il diagramma si dirama, fornendo direzioni univoche per ciascuna risposta.
  • Simbolo dei dati o di input/output: un parallelogramma che rappresenta i dati che vengono importati o esportati dal processo, ad es. le risorse utilizzate o generate.

Anche se la maggior parte dei diagrammi di flusso usa probabilmente questi simboli come standard, puoi tranquillamente ignorare queste regole e creare il tuo processo personalizzato, soprattutto se stai creando un documento per te o per il tuo team. L'importante è che sia comprensibile per i destinatari. Se intendi usare i simboli in maniera diversa da quella convenzionale, ricorda di farlo sempre in maniera coerente, in modo da non creare confusione.

Come posso utilizzare i diagrammi di flusso?

I diagrammi di flusso sono strumenti versatili con un'ampia varietà di casi d'uso. Generalmente, i diagrammi di flusso di processo vengono utilizzati per:

Semplificare e visualizzare sistemi e idee complesse

Le forme, i colori e le linee direzionali dei diagrammi di flusso li rendono strumenti molto più accessibili rispetto al fitto muro di testo che deriva dalla valutazione dei processi aziendali. Scomponendo i flussi di lavoro e i progetti in piccoli blocchi, l'analisi dei processi diventa molto più gestibile e risulta più facile vedere il quadro completo.

Documentare, delineare e standardizzare i processi per creare una prospettiva comune

Quando si lavora in team, spesso si tende a concentrarsi solo sugli aspetti del processo per i quali si è direttamente responsabili. Collaborare utilizzando un diagramma di flusso può aiutare ad abbattere le barriere tra i reparti, ricordando a tutti l'obiettivo più grande sul quale il team sta lavorando. Dando a tutti la possibilità di osservare il quadro dalla stessa prospettiva puoi incoraggiare il team a unire le forze per trovare una soluzione.

Organizzare i team, individuare le ridondanze e collaborare per migliorare i processi

A volte, avere una rappresentazione visiva del lavoro da svolgere e di chi deve portarlo a termine aiuta a identificare immediatamente i problemi all'interno del processo. Potresti notare che un membro del team ha troppo lavoro o troppo tempo libero che potrebbe essere impiegato in altro modo. Definendo accuratamente lo scopo di ogni parte del processo, saprai sempre riconoscere gli elementi realmente necessari e quelli che si potrebbero ottimizzare.

Monitorare i processi a colpo d'occhio con un'unica fonte di verità centralizzata

I diagrammi di flusso, soprattutto quelli dettagliati e complessi, devono essere consultati spesso durante i vari processi del flusso di lavoro. Sapere di avere accesso a un documento principale che delinea ogni dettaglio e ogni fase del processo di produzione è molto importante sia durante lo svolgimento del lavoro, sia quando effettui una retrospettiva dopo il completamento. Utilizzando i diagrammi di flusso dei processi come strumenti di tracking e di valutazione, puoi ottimizzare i flussi di lavoro e acquisire una maggiore consapevolezza di chi sta svolgendo un determinato lavoro e degli aspetti del flusso che potrebbero non andare come previsto.

Nonostante la versatilità di utilizzo di questi strumenti, ci sono occasioni in cui sono necessari dei tipi di diagrammi di flusso specifici. I diagrammi di flusso a corsie o interfunzionali mettono in evidenza alcuni processi dei flussi di lavoro raggruppandoli in colonne classificate. Queste colonne sono generalmente divise per ruolo, reparto o fase del processo e creano divisioni che ricordano, a livello visivo, le corsie di una piscina, da cui il diagramma prende il nome. I diagrammi a corsie non sono sempre necessari, ma possono essere utili per confrontare le richieste ricevute dalle varie divisioni presenti nel flusso di lavoro a colpo d'occhio. I diagrammi data flow, invece, si distinguono dai diagrammi di flusso tradizionali in quanto non hanno regole decisionali, loop o flussi di controllo, ma si concentrano esclusivamente su come fluiscono i dati all'interno di un sistema. In particolare, i punti di interesse sono la provenienza, la destinazione e la modalità di archiviazione.

Un altro diagramma di flusso degno di nota è il BPMN (dall'inglese Business Process Model and Notation), che costituisce lo standard di rappresentazione grafica dei flussi di lavoro aziendali. Esso è diventato infatti il linguaggio dei modelli grafici per l'analisi aziendale più diffuso e prevede una serie di convenzioni e best practice da seguire. Sebbene si basi su tecniche di progettazione dei diagrammi di flusso già note, il BPMN supporta solo modelli applicabili ai processi aziendali e non è pensato per altri usi.

Al di là delle loro numerose forme, i diagrammi di flusso non sono l'unico modo per visualizzare le informazioni. Ci sono diversi schemi che a prima vista possono sembrare dei diagrammi di flusso poiché condividono le stesse forme. Per i casi d'uso specifici si possono utilizzare diagrammi con caratteristiche particolari, come alberi decisionali, mappe concettuali, cronologie o diagrammi a lisca di pesce, per citarne alcuni.

Come si crea un diagramma di flusso?

Creare un diagramma può essere semplice o complicato a seconda di come scegli di realizzarlo. Puoi definire un processo tecnico con un software dedicato creato per conformare uno standard di settore o disegnare delle forme collegate tramite frecce su un foglio di carta. La scelta spetta solo a te. Se vuoi definire un processo aziendale o coordinare il lavoro del team, puoi utilizzare una soluzione che consenta di archiviare e condividere facilmente i diagrammi. Ad esempio, un software per diagrammi di flusso come Lucidchart può essere un ottimo modo per visualizzare processi complessi e frammentare i flussi di lavoro più elaborati.

Lucidchart consente di realizzare diagrammi di flusso, mappe concettuali, organigrammi e una serie di altri diagrammi tecnici e grafiche, così potrai delineare immediatamente i processi e ottenere una panoramica chiara dell'organizzazione del tuo team. Grazie all'integrazione di Lucidchart con Dropbox Paper, puoi visualizzare i documenti Lucidchart in anteprima in Paper e condividerli facilmente con i collaboratori, senza alcuna procedura di configurazione. Basta copiare un link di Lucidchart e incollarlo in un documento Paper e Dropbox genererà automaticamente un'anteprima della grafica. In questo modo, i membri del team potranno scrivere commenti ed effettuare modifiche in tempo reale in un unico documento, con la sicurezza di avere sempre la versione del file più aggiornata a disposizione. Delineare i processi, anche quelli più complessi, è molto più semplice quando puoi facilmente condividere i diagrammi di flusso con le persone che partecipano al processo, poiché insieme potete assicurarvi di non omettere nulla.

I diagrammi di flusso hanno una lunga storia e sono strumenti sempre attuali per valutare i sistemi. Se ti trovi a un punto morto del percorso, prova a tracciare visivamente il flusso di lavoro: potresti scoprire che la soluzione sia sempre stata lì a portata di mano.