Hvad er flowdiagrammer, og hvordan bruges de?

Flowdiagrammer kan gøre komplicerede arbejdsgange til letforståelige billeder, der fremhæver flaskehalse og ineffektivitet.

Et flowdiagram lavet af ledninger og stifter

Hvad er et flowdiagram?

Et flowdiagram er et diagram, der typisk repræsenterer en proces-, system- eller computeralgoritme, og bruges ofte til at dokumentere, planlægge, finjustere eller visualisere en arbejdsgang i flere trin. Oprettelse af flowdiagrammer kan hjælpe med at definere formålet med og omfanget af en arbejdsgang og kronologisk identificere nødvendige opgaver. Konceptet blev først dokumenteret i 1921, da industriingeniørerne Frank og Lilian Gilbreth præsenterede et grafisk baseret flowdiagram for American Society of Mechanical Engineers (ASME). Flowdiagrammer blev populære op gennem 1920'erne og 1930'erne, hvor Art Spinanger og Ben S. Graham blev betydningsfulde brugere af systemet. På baggrund af Gilbreths arbejde implementerede ASME et symbolsæt-system til flow-procesdiagrammer i 1947. I 1949 begyndte flowdiagrammer at blive brugt til planlægning af computerprogrammer. Selvom dette nu typisk udføres af pseudokode, er flowdiagrammer stadig et populært og effektivt produktivitetsværktøj.

Flowdiagrammer, som vi kender dem i dag, bruger forskellige figurer til at skitsere unikke aspekter af deres arbejdsgange og pile eller flowlinjer til at beskrive deres trinvise sekvenser. De kan variere fra enkle håndtegnede designs til komplekse, computergenererede mønstre afhængigt af deres brugeres behov.

Hvad repræsenterer de forskellige flowdiagramfigurer?

Hvis du tidligere har set eksempler på flowdiagrammer, har du muligvis bemærket, at der blev brugt forskellige figurer i dem. Selvom de kan forekomme vilkårlige, er disse figurer faktisk foruddefinerede processer og underprocesser. Detaljerede flowdiagrammer, især dem, der bruges til computerprogrammering, bruger en bred vifte af symboler, mens enklere diagrammer ofte kun har brug for en håndfuld figurer. Her er nogle flowdiagram-symboler, som du kan forvente at støde på hyppigst:

  • Process- eller handlingssymbolet: Dette symbol betegnes med et rektangel og repræsenterer et trin i processen. Det er den mest anvendte flowdiagramfigur.
  • Start/slut eller terminatorsymbol: Dette symbol er et rektangel med afrundede kanter, der vises i både start- og slutpunkterne for et flowdiagram.
  • Beslutningssymbol:  Et diamantformet symbol, der angiver et spørgsmål, der skal besvares, typisk ja/nej eller sandt/falsk. Flowdiagrammet opdeles derefter i forskellige grene, der giver unikke retninger for hvert svar.
  • Data eller input/output-symbol: Et parallelogramformet symbol, der repræsenterer data, der føres ind i eller tages ud af processen, dvs. ressourcer, der bruges eller genereres.

Selvom du kan forvente, at de fleste flowdiagramskabeloner følger disse etablerede symbolstandarder, er det okay at ignorere disse regler, hvis du skitserer dit eget proceskort, især hvis du blot opretter et dokument til dig selv eller det skal bruges af et internt team. Det vigtigste er, at dit publikum forstår dig. Hvis symboler skal bruges ukonventionelt, er det bedst, at de alligevel er ensartede for ikke at forårsage forvirring.

Hvordan kan jeg bruge flowdiagrammer?

Flowdiagrammer er alsidige værktøjer med en lang række brugssager. Generelt bruges proces-flowdiagrammer til at:

Forenkle og visualisere komplekse systemer og ideer

Figurerne, farverne og retningslinjerne i flowdiagrammer gør dem langt mere tilgængelige end den skræmmende tekstmur, der ofte kan ledsage typiske proces-evalueringer i virksomheder. Ved at dele arbejdsgange og koncepter op i små bidder bliver opgaven med at analysere processen meget mere til at håndtere, og det er langt nemmere at se helheden.

Dokumentér, skitsér og standardisér processer for at opbygge et delt perspektiv

Når du arbejder med et team, kan det være nemt kun at fokusere på de aspekter af processen, som du er direkte ansvarlig for. Samarbejde om en flowdiagram-øvelse kan hjælpe med at nedbryde siloer ved at styrke det overordnede mål, som holdet arbejder på at nå. At sikre, at alle kan se et problem med den samme opfattelse, hjælper dit team med at finde en løsning sammen.

Organisér hold, identificér overflødigt indhold og arbejd sammen på at forbedre processer

Nogle gange kan en visuel repræsentation af det arbejde, der skal udføres, og at kunne se, hvem der skal gøre det, hjælpe med at identificere problemer i processen med det samme. Du opdager måske, at et medlem af dit team har for meget arbejde eller spildtid, som kan fordeles bedre. Ved nøje at skitsere formålet med hver del af din proces er du godt placeret til at genkende, hvilke elementer der virkelig er nødvendige, og hvilke der kan optimeres.

Se fremskridt på et øjeblik med en enkelt sandhedskilde på en central placering

Flowdiagrammer, især detaljerede og indviklede, vil typisk være dokumenter, som du ofte henviser til gennem forskellige faser af din arbejdsgangsproces. At vide, at du har ét masterdokument med alle detaljerede detaljer, og hver fase af produktionen, der spores, kan være uvurderlig både under produktionen og ved analysen af processen efter afslutningen. Brug af procesdiagrammer til sporing og som evalueringsværktøjer hjælper med at sikre, at din proces forbliver gnidningsløs, da du er mere opmærksom på dine opgavers bevægelige dele og de aspekter af arbejdsgangen, som kan gå galt.

På trods af deres mange anvendelser er der situationer, hvor mere specifikke typer flowdiagrammer er nødvendige. Svømmebane- eller tværfunktionelle diagrammer fremhæver arbejdsgangsprocesser ved at gruppere dem i kategoriserede kolonner. Disse kolonner er typisk opdelt efter rolle, afdeling eller trin i processen. Visuelt skaber dette opdelinger i flowdiagrammet, der ligner baner i et svømmebassin, deraf diagrammets navn. Svømmebanediagrammer er ikke altid nødvendige, men kan være meget nyttige, når man prøver at sammenligne kravene til forskellige divisioner i en arbejdsgang i overblik. Alternativt adskiller data-flowdiagrammer sig fra generelle flowdiagrammer, da de ikke har nogen beslutningsregler, sløjfer eller kontrol-flow. De er i stedet udelukkende fokuseret på, hvordan data bevæger sig i et system. Især hvor det kommer fra, hvor det skal hen, og hvordan det opbevares.

Et andet flowdiagram, der bør bemærkes, er Business Process Model and Notation (BPMN), som er standarden for at give grafiske visninger af arbejdsprocesser i virksomheden. Det er blevet det accepterede visuelle modelleringssprog til virksomhedsanalyse og har konventioner og bedste praksis, som skal følges. Selvom det er baseret på velkendte flowdiagram-teknikker, understøtter BPMN kun modelleringskoncepter, der gælder for virksomhedsprocesser og er ikke beregnet til anden brug.

På trods af deres mange udgaver er flowdiagrammer ikke den eneste måde at visualisere information på. Diagrammer, som ved første øjekast kan se ud som flowdiagrammer på grund af deres velkendte former eller flowlinjer, kan ofte være meget forskellige. I specifikke brugsscenarier kan diagrammer med unikke egenskaber i stedet vælge: Beslutningstræer, mind maps, tidslinjer eller fiskebensdiagrammer for blot at nævne nogle få.

Hvordan kan jeg lave et flowdiagram?

At lave et flowdiagram kan være lige så simpelt eller kompliceret som du gerne vil have det. Du kan skitsere en teknisk proces med dedikeret software designet til at overholde en branchestandard eller begynde at tegne figurer forbundet med pile på en lap papir. Det er virkelig dit valg. Hvis du prøver at skitsere en virksomhedsproces eller koordinere arbejde i dit team, kan du overveje en mulighed, der både er nem at gemme og dele. Til dette kan dedikeret flowdiagram-software som Lucidchart være en fantastisk måde at hjælpe dig og dit team med at visualisere komplekse processer og afmystificere komplicerede arbejdsgange.

Lucidchart har flow-diagrammer, mind maps, organisationsdiagrammer og en række andre tekniske diagrammer og visualiseringer, der giver dig en øjeblikkelig oversigt over dine processer og et klart overblik over dit teams organisation. Lucidcharts integration med Dropbox Paper betyder, at du uden problemer kan få vist Lucidchart-dokumenter i Paper og nemt dele dem med dine samarbejdspartnere. Der kræves ingen opsætning – du skal bare indsætte et Lucidchart-udgivelseslink i et Paper-dokument, og Dropbox Paper genererer automatisk en forhåndsvisning af visualiseringen. Dette betyder, at dine teammedlemmer kan skrive kommentarer og foretage ændringer i realtid i et enkelt delt dokument, samtidig med at de ser den mest opdaterede version af filen. Skitsering af selv komplekse processer gøres så meget enklere når man nemt kan dele flow-diagramoversigter med de personer, der deltager i processen for at sikre, at ingen går glip af noget.

Flowdiagrammer har en fyldig historie og er et tidløst værktøj til evaluering af alle systemtyper. Hvis du nogensinde sidder fast i et procespuslespil, kan du overveje at kortlægge din arbejdsgang visuelt. En løsning kan have været lige foran dig hele tiden.