Як редагувати PDF-файли на комп'ютері, мобільному телефоні чи планшеті

Сьогодні PDF — один із найпопулярніших і широко використовуваних форматів файлів. Порівняно з альтернативними форматами, документи у форматі PDF набагато зручніші для обміну. Вони надійніші та сумісні з більшістю сучасних браузерів. Їх також можна використовувати практично з будь-якою операційною системою.

PDF-файли дають змогу уникнути певних проблем із перенесенням, що спостерігаються з файлами інших типів. Багато кому не вдавалося відкрити документ на пристрої, який не розпізнає певні шрифти. PDF-файл можна відкрити на ПК з Windows, комп'ютері Mac, мобільному телефоні та планшеті, і він виглядатиме однаково на всіх пристроях.

Завдяки універсальності формат PDF часто використовується в інтерактивних формах, як-от договорах і заявах про прийняття на роботу. Крім того, це єдиний формат файлів, який підтримує електронні підписи. Це гарантує набагато швидшу реалізацію проєктів, які раніше сповільнювалися через використання паперових документів.

Отже, як активувати ці функції в PDF-файлах? Ми надамо покрокові інструкції щодо редагування PDF-файлів, щоб ви більш креативно й ефективно працювали з PDF-файлами.

Як редагувати PDF-файли на настільному комп'ютері

У минулому редагувати PDF-файли було вкрай складно й виснажливо. Ранні версії PDF могли відкривати й використовувати не всі користувачі, і потужності тогочасних пристроїв ледь вистачало для роботи з цими файлами через їхній розмір. Завантаження та відтворення цих файлів займало багато часу. Крім того, вони не підтримували зовнішні гіперпосилання.

На щастя, сьогодні PDF-файли широко використовуються, і цей формат продовжує розвиватися та вдосконалюватися. Водночас з'являється все більше чудових інструментів і платформ, які допомагають швидко й ефективно редагувати PDF-файли.

Dropbox — одна з таких платформ, у якій передбачено максимально прості способи редагування PDF-файлів. Давайте розглянемо, наскільки просто редагувати PDF-файли на комп'ютері Mac або ПК з Windows за допомогою Dropbox та інтеграції з Adobe Acrobat.

Редагування PDF-файлів на комп'ютері Mac або ПК з Windows за допомогою Adobe Acrobat

Завдяки інтеграції Dropbox і Adobe ви можете оптимізувати процес редагування PDF-файлів в одній програмі, а потім уручну оновлювати файли в службі резервного копіювання чи хмарному сховищі.

Створюйте, конвертуйте, редагуйте, захищайте та підписуйте PDF-файли в Acrobat Pro DC або виділяйте текст і додавайте примітки в безкоштовній програмі Acrobat Reader. Усі зміни будуть автоматично зберігатися у вашій обліковці Dropbox. 

Завантажте й інсталюйте програму Acrobat або Acrobat Reader для комп'ютерів, а потім додайте свою обліковку Dropbox. У програмі Acrobat або Acrobat Reader перейдіть до розділу Головна > Додати обліковий запис, а потім натисніть кнопку «Додати» під логотипом Dropbox.

У браузері за замовчуванням відкриється вікно входу. Увійдіть у свою обліковку Dropbox і клацніть Дозволити, коли Acrobat запитає дозвіл на доступ до файлів Dropbox. Поверніться до Acrobat або Acrobat Reader, і PDF-файли у вашій обліковці Dropbox будуть готові до редагування.

1. У програмі Acrobat або Acrobat Reader для комп'ютерів відкрийте папку Dropbox у розділі Файли на панелі зліва.
2. Оберіть PDF-файл для редагування, а потім оберіть Редагувати PDF на панелі інструментів у правій частині екрана.
   • Щоб додати або відредагувати текст, перейдіть до розділу Редагувати PDF, а потім клацніть Редагувати (піктограма ручки й аркуша паперу). У цьому інструменті ви можете:
     • змінювати, замінювати, видаляти й форматувати наявний текст у PDF-файлі;
     • додавати текст і нумеровані чи марковані списки;
     • переміщати й повертати текстові поля та змінювати їхній розмір;
     • додавати примітки та розмітки зображень, щоб додавати коментарі.
   • Щоб додати чи відредагувати зображення в PDF-файлі, перейдіть до розділу Редагувати PDF, а потім клацніть Редагувати. 
     • Оберіть Додати зображення, щоб вставити зображення, знайдіть файл, який потрібно розмістити, а потім натисніть Відкрити. Клацніть на місці, у якому хочете розташувати зображення, або клацніть і перетягніть, щоб змінити розмір зображення під час розміщення на сторінці.
     • Перетягніть маркер збоку від зображення, щоб змінити його розмір, або натисніть і утримуйте клавішу Shift на клавіатурі під час перетягування маркера, щоб зберегти вихідні пропорції зображення.
     • Перейдіть до розділу Об'єкти на панелі в правій частині екрана, щоб перевернути, повернути чи обітнути зображення.
     • За допомогою параметра Упорядкувати в розділі Об'єкти перемістіть зображення, щоб розташувати його перед або за іншими елементами на сторінці.
     • Перейдіть до розділу Вирівняти об'єкти на панелі праворуч, щоб вирівняти зображення за лівим, правим, верхнім або нижнім краєм сторінки чи за центром по вертикалі або горизонталі.
   • Скористайтеся іншими інструментами в наборі інструментів Редагування PDF, щоб додати, замінити чи відредагувати водяний знак, верхні та нижні колонтитули й тло сторінки.
   • Щоб додати, відредагувати та перемістити текст у формі, перейдіть до розділу Заповнити та підписати на панелі праворуч або «Увійти» на панелі інструментів (піктограма ручки).
3. Назвіть файл і натисніть кнопку Зберегти.
4. Усі внесені в PDF-файл зміни буде автоматично збережено у вашій обліковці Dropbox.

Редагування PDF-файлів на комп'ютері Mac або ПК з Windows за допомогою Dropbox

Якщо ви працюєте на комп'ютері Mac або ПК з Windows і вам потрібно внести лише кілька правок у PDF-файл, перш ніж надіслати його клієнту чи колезі, це можна зробити під час перегляду файлу на сайті dropbox.com. 

Щоб відредагувати PDF-файл у Dropbox, переконайтеся, що його розмір не перевищує 111 МБ і файл не захищено паролем. Ось як відредагувати PDF-файл безпосередньо в обліковці Dropbox:

1. Увійдіть на сайт dropbox.com.
2. Оберіть PDF-файл, який потрібно відредагувати.
3. Відкривши PDF-файл, перейдіть до розділу Редагувати над вікном перегляду файлу.
4. Почніть редагування за допомогою різних інструментів.
   • Якщо вам потрібно додати більше сторінок до файлу, клацніть Вставити сторінку та дотримуйтеся вказівок, щоб вставити PDF-файл зі своєї обліковки Dropbox. Усі сторінки відображатимуться як мініатюри на бічній панелі в лівій частині вікна.
   • Щоб змінити порядок розташування сторінок PDF-файлу, на бічній панелі зліва оберіть сторінку, яку потрібно перемістити, і перетягніть її на нове місце.
   • Щоб видалити сторінку, на бічній панелі зліва клацніть мініатюру сторінки, яку хочете видалити, а потім оберіть Видалити сторінку.
   • Щоб повернути сторінку, на бічній панелі зліва клацніть мініатюру сторінки, яку потрібно повернути, і оберіть Повернути праворуч або Повернути ліворуч.
   • Якщо ваш PDF-файл — інтерактивна форма, клацніть поле, що підлягає заповненню. Уведіть дані в текстовому полі, яке з'явиться, щоб заповнити форму.
     • Примітка. У Dropbox можна заповнювати лише інтерактивні PDF-форми з полями, що підлягають заповненню.
5. Унісши потрібні зміни, натисніть кнопку Готово.
6. Не забудьте зберегти зміни.
   • Оберіть Зберегти копію, щоб зберегти PDF як новий файл у своїй обліковці Dropbox. Зміни не відобразяться для інших користувачів, у яких є доступ до вихідного PDF-файлу.
   • Оберіть Замінити оригінал, якщо хочете повністю замінити вихідний PDF-файл у своїй обліковці Dropbox на відредаговану версію. Зміни відобразяться для всіх користувачів, у яких був доступ до вихідної версії.
     • Примітка. Цей параметр можна обрати, якщо ви власник файлу чи отримали від власника дозвіл на редагування.

Як редагувати PDF-файли на мобільному пристрої чи планшеті

Іноді вам доводиться працювати в дорозі без доступу до настільного чи портативного комп'ютера, яким в основному користуєтеся. На щастя, завдяки інтеграції Adobe Acrobat із Dropbox ви можете відкривати та редагувати PDF-файли на пристроях з Android, iOS або iPadOS.

Редагування PDF-файлів на пристроях з Android, а також на iPhone і iPad за допомогою Adobe Acrobat

1. Завантажте й інсталюйте програми Dropbox і Acrobat Reader останніх версій в магазині програм свого пристрою.
2. Увійдіть у свою обліковку Dropbox у програмі, а потім відкрийте PDF-файл, який потрібно відредагувати.
3. Клацніть піктограму Редагувати (ручка й аркуш паперу).
4. Ви перейдете до програми Adobe Acrobat. Вам буде запропоновано надати Adobe Acrobat дозвіл на доступ до обліковки Dropbox.
5. Потім PDF-файл відкриється в програмі Adobe Acrobat, де ви зможете почати редагування.
   • Для перевпорядкування сторінок у PDF-файлі торкніться синьої піктограми Сторінка у верхньому лівому куті екрана, щоб відкрити панель інструментів. Виберіть Упорядкувати сторінки, а потім натисніть, утримуйте та перетягніть мініатюру сторінки, щоб перемістити її на нове місце.
   • Ви також можете обертати чи видаляти вибрані сторінки за допомогою функції Упорядкувати сторінки.
   • Щоб відредагувати текст у PDF-файлі, торкніться Редагувати PDF на панелі інструментів. У файлі буде виділено весь доступний для редагування текст. Натисніть і утримуйте текстове поле, вміст якого потрібно відредагувати, і виберіть Редагувати в спливаючому меню, що з'явиться. Під час введення нового тексту відповідним чином змінюватиметься наявний текст. Щоб змінити розмір текстового поля, торкніться поля та перетягніть його сторони.
     • Щоб перемістити текстове поле, виберіть Перемістити в спливаючому меню та перетягніть поле на потрібне місце на сторінці.
   • Ви також можете змінити шрифт, розмір, стиль і колір тексту в розділі Редагувати PDF. Натисніть і утримуйте текстове поле, вміст якого потрібно відредагувати, і оберіть Вибрати чи Вибрати все в спливаючому меню, що з'явиться. Над клавіатурою з'явиться смуга виділення.
6. Відредагувавши PDF-файл, торкніться стрілки назад, щоб зберегти файл. Ви повернетеся до обліковки Dropbox, де розташовуватиметься оновлений файл.

Поради щодо редагування PDF-файлів

Якщо ви регулярно редагуєте документи у форматі PDF (як-от контракти, які потрібно підписати, або звіти, що вимагають зворотного зв'язку), то знаєте, що цей процес набагато складніший, ніж просте введення та форматування тексту й зображень.

У програмах для роботи з PDF-файлами з'являються нові функції, і цей формат постійно вдосконалюється, тому робочий процес редагування змінюватиметься. Редагування PDF-файлів не має бути складним заняттям, тож ось кілька додаткових порад, завдяки яким ви можете покращити свої навички.

Чому я не можу відредагувати PDF-файл?

Вам може не вдаватися відредагувати PDF-файл із низки причин. Якщо ви не власник файлу, можливо, його автор вимкнув можливість редагування. Цю проблему можна вирішити за допомогою програми для читання PDF-файлів.

Крім того, до PDF-файлу, який ви хочете відредагувати, може бути застосовано захист або обмеження. Якщо ви створили PDF-файл і більше не потребуєте його захисту, то за допомогою інструмента Розблокувати в Adobe Acrobat можете скасувати захист паролем. Перейдіть до розділу Інструменти > Захистити > Шифрувати > Скасувати захист .

Ще одна причина, чому ви не можете відредагувати PDF-файл, — використання неправильного програмного забезпечення. Можливо, ви відкрили PDF-файл в Adobe Reader DC, а не в Adobe Acrobat DC.

Як заповнювати та підписувати PDF-форми?

Наразі на сайті dropbox.com можна заповнювати лише інтерактивні PDF-форми з полями, що підлягають заповненню. 

Використовувати електронні підписи в PDF-файлах можна за допомогою безлічі програм, інтегрованих із Dropbox. Серед них — HelloSign (програма компанії Dropbox), DocuSign і Adobe Sign. Як на комп'ютері, так і на мобільному пристрої ви можете підписати PDF-файл, якщо ваш пристрій підтримує будь-який із цих інструментів.

Як зменшити розмір PDF-файлу?

У програмі Adobe Acrobat для комп'ютерів на ПК з Windows або комп'ютері Mac ви можете стиснути PDF-файл, щоб зменшити його розмір. 

В Acrobat перейдіть до розділу Інструменти > Оптимізувати PDF, а потім виберіть Відкрити в розкривному меню. Виберіть файл і клацніть Відкрити. Натисніть Зменшити розмір файлу у верхньому меню, а потім виберіть бажаний параметр сумісності для версії файлу в розкривному списку. Натисніть кнопку OK і збережіть новий стиснутий файл.

Швидке внесення незначних правок у PDF-файли за допомогою Dropbox

Dropbox — це місце для всього вашого вмісту, чи то договорів, які потрібно підписати, чи то власноруч опублікованої електронної книги, у яку ви постійно вносите зміни.

Зберігання ваших файлів і папок в обліковці Dropbox — не лише гарантія їхньої безпеки. Ви також отримуєте виділений простір для впорядкування, редагування, обміну та співпраці в будь-який час.