So bearbeiten Sie PDFs auf einem Desktop, Handy oder Tablet

PDF ist heute eines der beliebtesten und am weitesten verbreiteten Dateiformate. Im Vergleich zu den Alternativen sind PDF-Dokumente einfacher zu teilen, zuverlässiger und mit den meisten modernen Internetbrowsern kompatibel. Sie funktionieren außerdem mit quasi jedem Betriebssystem.

PDFs vermeiden einige der Portabilitätsprobleme anderer Dateitypen. Viele von uns kennen das frustrierende Gefühl, wenn ein Gerät einige der Schriftarten in einem Dokument nicht erkennt. Eine PDF-Datei kann auf einem Windows-PC, Mac, Handy und Tablet geöffnet werden und sieht auf allen Geräten gleich aus.

Aufgrund der Vielseitigkeit des Formats wird PDF häufig für interaktive Formulare wie Verträge und Bewerbungen verwendet. Es ist auch das einzige Dateiformat, das eSignaturen ermöglicht und so eine viel schnellere Abwicklung für Projekte gewährleistet, die im papierbasierten Ablauf noch mehr Zeit in Anspruch nahmen.

Wie können Sie also diese Funktionen in Ihren PDF-Dateien aktivieren? Wir führen Sie durch den PDF-Bearbeitungsprozess, damit Sie kreativere und effektivere PDFs erstellen können.

So bearbeiten Sie PDFs auf einem Desktop

Früher war es schwierig und ermüdend, PDFs zu bearbeiten. Frühere Versionen des PDF-Formats waren nicht für alle zugänglich und nutzbar, und die damaligen Geräte hatten Schwierigkeiten mit der Größe der Dateien. Herunterladen und Rendern dauerten lange und externe Hyperlinks wurden nicht unterstützt.

Glücklicherweise sind PDFs jetzt sehr gängig und das Format wird stets weiterentwickelt und verbessert. Gleichzeitig stehen immer mehr tolle Tools und Plattformen zur Verfügung, mit denen Sie Ihre PDF-Dateien schnell und effektiv bearbeiten können.

Dropbox ist eine dieser Plattformen, die die Bearbeitung von PDFs für Benutzer so einfach wie möglich gestalten möchte. Sehen wir uns an, wie einfach es ist, PDFs auf einem Mac oder Windows-PC mit Dropbox und unserer Adobe Acrobat-Integration zu bearbeiten.

PDF-Dateien auf Mac oder Windows-PC mit Adobe Acrobat bearbeiten

Mit der Dropbox- und Adobe-Integration müssen Sie PDFs, die Sie in einer Anwendung bearbeitet haben, nicht mehr manuell in Ihrem Backup- oder Cloud-Speicherdienst aktualisieren.

Sie können Acrobat Pro DC PDFs erstellen, konvertieren, bearbeiten, schützen und unterschreiben oder im kostenlosen Acrobat Reader Text hervorheben und kommentieren. Alle Änderungen werden automatisch in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert. 

Laden Sie die Acrobat- oder Acrobat Reader-Desktop-App herunter, installieren Sie sie und fügen Sie dann Ihr Dropbox-Konto hinzu. Gehen Sie in Acrobat oder Acrobat Reader auf Start> Cloudspeicher hinzufügen und klicken Sie unter dem Dropbox-Logo auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

In Ihrem Standardbrowser wird ein Anmeldefenster geöffnet. Wenn Sie sich bei Ihrem Dropbox-Konto angemeldet haben, klicken Sie auf Zulassen, wenn Acrobat die Erlaubnis den Zugriff auf Ihre Dropbox-Dateien anfordert. Kehren Sie zu Acrobat oder Acrobat Reader zurück, und die PDF-Dateien in Ihrem Dropbox-Konto können bearbeitet werden.

1. Öffnen Sie in der Desktop-App von Acrobat oder Acrobat Reader den Dropbox-Ordner unter Dateien im linken Bereich.
2. Wählen Sie aus, welche PDF Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann PDF bearbeiten im Bereich Werkzeuge auf der rechten Seite aus.
   • Um Text hinzuzufügen oder zu bearbeiten, gehen Sie auf PDF bearbeiten und dann auf Bearbeiten (das Symbol mit Stift und Papier). In diesem Tool können Sie:
     • den vorhandenen Text in der PDF ändern, ersetzen, löschen und formatieren
     • Text und Nummerierungen oder Aufzählungen hinzufügen
     • Textfelder verschieben, drehen und ihre Größe ändern
     • Anmerkungen hinzufügen und Markups vornehmen, um Kommentare hinzuzufügen
   • Um Bilder zu Ihrer PDF hinzuzufügen oder zu bearbeiten, gehen Sie auf PDF bearbeiten und dann auf Bearbeiten. 
     • Wählen Sie Bild hinzufügen, um ein Bild einzufügen. Navigieren Sie zur Datei, die Sie platzieren möchten, und klicken Sie auf Öffnen. Klicken Sie auf die Stelle, an der das Bild platziert werden soll, oder klicken und ziehen Sie, um die Größe des Bilds beim Platzieren auf der Seite zu ändern.
     • Ziehen Sie einen Ziehpunkt an einer Seite des Bildes, um dessen Größe zu ändern. Halten Sie dabei die Umschalttaste auf Ihrer Tastatur gedrückt, um das ursprüngliche Seitenverhältnis beizubehalten.
     • Gehen Sie im Bedienfeld auf der rechten Seite auf Objekte, um das Bild zu drehen, zu spiegeln oder zuzuschneiden.
     • Verwenden Sie Anordnen unter Objekte, um das Bild vor oder hinter andere Elemente auf einer Seite zu verschieben.
     • Gehen Sie im rechten Bereich zu Objekte ausrichten, um Ihr Bild links, vertikal in der Mitte, rechts, oben, horizontal, mittig oder am unteren Rand der Seite auszurichten
   • Verwenden Sie die anderen Tools im Toolset PDF bearbeiten, um Wasserzeichen, Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenhintergründe hinzuzufügen, zu ersetzen oder zu bearbeiten.
   • Gehen Sie im rechten Bereich auf Ausfüllen und unterschreiben oder in der Symbolleiste auf Unterschreiben (Stift-Symbol), um Text in einem Formular hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu verschieben.
3. Benennen Sie Ihre Datei und drücken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern.
4. Alle Änderungen an Ihrer PDF werden automatisch in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert.

PDF-Dateien mit Dropbox auf Mac oder Windows-PC bearbeiten

Wenn Sie an einem Mac- oder Windows-PC arbeiten und nur ein paar Änderungen an einer PDF-Datei vornehmen müssen, bevor Sie sie an einen Klienten oder Kollegen senden, können Sie das auf dropbox.com in der Dateivorschau erledigen. 

Um eine PDF-Datei in Dropbox zu bearbeiten, muss Ihre Datei kleiner als 111 MB und nicht passwortgeschützt sein. So bearbeiten Sie eine PDF-Datei direkt in Ihrem Dropbox-Konto:

1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
2. Wählen Sie die PDF-Datei aus, die Sie bearbeiten möchten.
3. Wenn die PDF geöffnet ist, gehen Sie oberhalb der Dateivorschau auf Bearbeiten.
4. Experimentieren Sie mit den Tools, um Ihre PDF zu bearbeiten.
   • Wenn Sie Ihrer Datei weitere Seiten hinzufügen möchten, klicken Sie auf Seite einfügen und befolgen Sie die Anweisungen, um eine PDF aus Ihrem Dropbox-Konto einzufügen. Alle Ihre Seiten werden in der linken Seitenleiste Ihres Fensters in einer Liste als Miniaturansichten angezeigt.
   • Um die Reihenfolge der Seiten in Ihrer PDF zu ändern, wählen Sie in der linken Seitenleiste eine Seite zum Verschieben aus und ziehen Sie sie an eine andere Position.
   • Um eine Seite zu löschen, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Miniaturansicht der gewünschten Seite und wählen Sie dann Seite löschen.
   • Um eine Seite zu drehen, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Miniaturansicht der gewünschten Seite und wählen Sie Nach rechts drehen oder Nach links drehen.
   • Wenn es sich bei Ihrer PDF-Datei um ein interaktives Formular handelt, klicken Sie auf das Feld, das Sie ausfüllen möchten, und geben Sie im angezeigten Feld den Text ein.
     • Hinweis: In Dropbox können nur interaktive PDF-Formulare mit ausfüllbaren Feldern ausgefüllt werden.
5. Wenn Sie mit Ihren Änderungen zufrieden sind, klicken Sie auf Fertig.
6. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern.
   • Wählen Sie Kopie speichern aus, um Ihre PDF-Datei als neue Datei in Ihrem Dropbox-Konto zu speichern. Wenn andere Benutzer Zugriff auf die ursprüngliche PDF haben, sehen sie die Änderungen nicht.
   • Wählen Sie Original ersetzen aus, wenn Sie die ursprüngliche PDF-Datei in Ihrem Dropbox-Konto vollständig durch die bearbeitete Version ersetzen möchten. Alle Benutzer, die Zugriff auf die ursprüngliche PDF hatten, sehen die Änderungen.
     • Hinweis: Sie können diese Option auswählen, wenn Sie der Eigentümer der Datei sind oder vom Eigentümer der Datei Bearbeitungsrechte erhalten haben.

So bearbeiten Sie PDFs auf einem Handy oder Tablet

Manchmal müssen Sie unterwegs arbeiten, ohne auf den Computer oder Laptop zugreifen zu können, mit dem Sie den Großteil Ihrer Zeit verbringen. Glücklicherweise können Sie dank der Adobe Acrobat-Integration für Dropbox PDFs auch auf Android- oder iOS- und iPadOS-Geräten öffnen und bearbeiten.

PDF-Dateien auf Android, iPhone und iPad mit Adobe Acrobat bearbeiten

1. Laden Sie die neuesten Versionen der Dropbox- und Acrobat Reader-Apps aus dem App Store Ihres Geräts herunter und installieren Sie sie.
2. Melden Sie sich in der App bei Ihrem Dropbox-Konto an und öffnen Sie dann die PDF-Datei, die Sie bearbeiten möchten.
3. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Stift und Papier).
4. Dadurch gelangen Sie zur Adobe Acrobat-App und werden aufgefordert, Adobe Acrobat den Zugriff auf Ihr Dropbox-Konto zu erlauben.
5. Ihre PDF-Datei wird dann in der Adobe Acrobat-App geöffnet, wo Sie mit der Bearbeitung beginnen können.
   • Um die Reihenfolge der Seiten in Ihrer PDF-Datei neu zu ordnen, tippen Sie auf das blaue Seitensymbol in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms, um den Bereich „Werkzeuge“ zu öffnen. Wählen Sie Seiten verwalten aus. Tippen Sie dann auf eine Seitenminiaturansicht, bleiben Sie drauf und ziehen Sie sie an eine neue Position.
   • Sie können ausgewählte Seiten in der Funktion Seiten organisieren auch drehen oder löschen.
   • Um den Text in Ihrer PDF-Datei zu bearbeiten, tippen Sie im Bereich „Werkzeuge“ auf PDF bearbeiten. Dadurch wird der gesamte bearbeitbare Text in Ihrer Datei hervorgehoben. Halten Sie das Textfeld, das Sie bearbeiten möchten, lange gedrückt und wählen Sie im angezeigten Pop-up-Menü Bearbeiten aus. Wenn Sie neuen Text eingeben, wird der vorhandene Text entsprechend verschoben. Um die Größe des Textfelds zu ändern, tippen Sie auf das Feld und ziehen die Seiten.
     • Um ein Textfeld zu verschieben, wählen Sie im Pop-up-Menü die Option Verschieben und ziehen Sie das Feld an die gewünschte Position auf der Seite.
   • Sie können über PDF bearbeiten auch die Schriftart, die Größe, den Stil und die Farbe des Textes ändern. Halten Sie das Textfeld, das Sie bearbeiten möchten, lange gedrückt und wählen Sie im daraufhin angezeigten Pop-up-Menü Auswählen oder Alle auswählen. Über der Tastatur wird ein Auswahlstreifen angezeigt.
6. Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer PDF-Datei fertig sind, tippen Sie auf den Zurück-Pfeil, um die Datei zu speichern. Dadurch gelangen Sie wieder zu Ihrem Dropbox-Konto, wo Sie die aktualisierte Datei finden.

Tipps zum Bearbeiten von PDFs

Wenn Sie PDF-Dokumente regelmäßig bearbeiten – etwa Verträge, die unterzeichnet werden müssen, oder Berichte, die Feedback erfordern – wissen Sie, dass viel mehr dazugehört als nur Text und Bilder einzugeben und zu formatieren.

Da mehr Funktionen in PDFs integriert werden und sich das Format weiter verbessert, wird sich Ihr Bearbeitungs-Workflow wahrscheinlich auch weiterentwickeln. PDFs zu bearbeiten sollte nicht kompliziert sein. Hier sind einige zusätzliche Tipps, um Ihre Fähigkeiten auszubauen.

Warum kann ich meine PDF nicht bearbeiten?

Es gibt eine Reihe von Faktoren, die Sie daran hindern können, eine PDF-Datei zu bearbeiten. Wenn Sie nicht der Eigentümer der Datei sind, hat der Ersteller möglicherweise die Bearbeitungsfunktion deaktiviert. In diesem Fall können Sie einen PDF-Reader verwenden, um das zu umgehen.

Alternativ kann die PDF-Datei, die Sie bearbeiten möchten, geschützt oder eingeschränkt sein. Wenn Sie die PDF-Datei erstellt haben und keinen Schutz mehr benötigen, können Sie das Werkzeug Sicherheitseinstellungen entfernen in Adobe Acrobat verwenden, um den Passwortschutz zu entfernen. Gehen Sie auf Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitseinstellungen entfernen.

Ein weiterer Grund, warum Sie Ihre PDF-Datei nicht bearbeiten können, kann sein, dass Sie die falsche Software verwenden. Beispielsweise haben Sie eine PDF-Datei vielleicht in Adobe Reader DC anstelle von Adobe Acrobat DC geöffnet.

Wie kann ich PDF-Formulare ausfüllen und unterschreiben?

Auf dropbox.com können derzeit nur interaktive PDF-Formulare mit ausfüllbaren Feldern ausgefüllt werden. 

Es gibt eine Vielzahl von Dropbox-App-Integrationen, die elektronische Signaturen in PDF-Dateien ermöglichen. Dazu gehören HelloSign, ein Dropbox-Unternehmen, DocuSign und Adobe Sign. Unabhängig davon, ob Sie von einem PC oder einem Mobilgerät aus arbeiten, können Sie eine PDF-Datei unterzeichnen, sofern Ihr Gerät eines dieser Tools unterstützt.

Wie kann ich die Größe eines PDF-Dokuments verringern?

Sie können eine PDF-Datei in der Adobe Acrobat-Desktop-App unter Windows oder Mac komprimieren, um die Dateigröße zu verringern. 

Gehen Sie in Acrobat auf Werkzeuge > PDF optimieren und dann im Drop-down-Menü auf Öffnen. Wählen Sie Ihre Datei und klicken Sie auf Öffnen. Klicken Sie im oberen Menü auf Dateigröße reduzieren und wählen Sie dann Ihre bevorzugte Dateiversionskompatibilität aus den Optionen in der Drop-down-Liste aus. Klicken Sie auf OK und speichern Sie dann Ihre neue komprimierte Datei.

Mit Dropbox schnelle und einfache Änderungen an Ihren PDF-Dateien vornehmen

Dropbox ist ein Ort für all Ihre Inhalte – von Verträgen, die unterzeichnet werden müssen, bis hin zu Ihrem selbst veröffentlichten eBook, das Sie neu formatieren. Immer wieder.

Wenn Sie Ihre Dateien und Ordner in Ihrem Dropbox-Konto speichern, sind sie nicht nur sicher und geschützt. Sie bekommen auch einen dedizierten Bereich für die Organisation, Bearbeitung, Freigabe und Zusammenarbeit, wann immer Sie möchten.