PDF's bewerken op een desktop, mobiel of tablet

PDF is het populairste en meestgebruikte bestandsformaat dat vandaag de dag beschikbaar is. In vergelijking met andere bestandsformaten, zijn PDF-documenten eenvoudiger te delen, betrouwbaarder en compatibel met de meeste moderne internetbrowsers. Daarnaast werken ze op vrijwel elk besturingssysteem.

Bovendien vermijd je met PDF's enkele problemen met overdraagbaarheid, die je bij andere bestandstypen wel tegenkomt. De meesten van ons kennen de frustratie van het openen van een document op een apparaat dat sommige lettertypen niet herkent. Of je een PDF nu opent op een Windows-pc, Mac, mobiel of tablet: hij ziet er op alle apparaten precies hetzelfde uit.

Vanwege de veelzijdigheid van dit bestandsformaat, worden PDF's vaak gebruikt voor interactieve formulieren, zoals contracten en sollicitatieformulieren. Het is ook het enige bestandsformaat dat e-handtekeningen mogelijk maakt, waardoor projecten veel sneller kunnen worden afgehandeld dan vroeger, toen alles nog afhankelijk was van papier.

Dus, hoe schakel je deze functies in je PDF-bestanden in? We lopen het bewerkingsproces voor PDF's stapsgewijs met je door, zodat je uiteindelijk creatievere en doeltreffendere PDF's kunt maken.

PDF's bewerken op een desktop

Voorheen was het bewerken van PDF's een lastige en tijdrovende taak. Vroege versies van PDF waren niet voor iedereen toegankelijk en bruikbaar. Daarnaast konden de toenmalige apparaten de grootte van de bestanden maar moeilijk aan. Het duurde lang om PDF's te downloaden en te renderen, en externe hyperlinks werden niet ondersteund.

Gelukkig worden PDF's nu veel gebruikt en blijft het bestandsformaat zich ontwikkelen en verbeteren. Tegelijkertijd zijn er steeds meer goede tools en platforms beschikbaar, waarmee je PDF-bestanden snel en effectief kunt bewerken.

Een van deze platforms is Dropbox dat allerlei oplossingen biedt om het bewerken van PDF's voor gebruikers zo eenvoudig mogelijk te maken. Laten we eens kijken hoe eenvoudig het is om met Dropbox en onze Adobe Acrobat-integratie PDF's te bewerken op een Mac of Windows-pc.

PDF-bestanden bewerken met Adobe Acrobat op een Mac of Windows-pc

Met de integratie van Dropbox in Adobe kun je in een enkele toepassing het bewerkingsproces voor PDF's stroomlijnen en vervolgens je bestanden handmatig bijwerken in je back-up- of cloudopslagservice.

Maak, converteer, bewerk, bescherm en onderteken PDF's in Acrobat Pro DC of markeer en annoteer tekst in de gratis Acrobat Reader. Alle wijzigingen worden automatisch opgeslagen in je Dropbox-account. 

Download en installeer de desktop-app van Acrobat of Acrobat Reader en voeg vervolgens je Dropbox-account toe. Ga in Acrobat of Acrobat Reader naar Start > Account toevoegen en klik vervolgens onder het Dropbox-logo op de knop Toevoegen.

Er verschijnt een aanmeldingsvenster in je standaardbrowser. Zodra je je hebt aangemeld bij je Dropbox-account klik je op Toestaan wanneer Acrobat toegang tot je Dropbox-bestanden wil. Keer vervolgens terug naar Acrobat of Acrobat Reader. De PDF-bestanden in je Dropbox-account zijn nu klaar om te bewerken.

1. Ga naar de desktop-app van Acrobat of Acrobat Reader en open de Dropbox-map onder Bestanden in het linkerdeelvenster
2. Kies de PDF die je wilt bewerken en selecteer vervolgens PDF bewerken in het Tools-venster aan de rechterkant van je scherm
   • Wanneer je een tekst wilt bewerken of toevoegen, ga je naar PDF bewerken en vervolgens naar Bewerken (een pictogram met een pen en papier). In deze tool kun je:
     • De bestaande tekst in de PDF wijzigen, vervangen, verwijderen en opmaken
     • Tekst en een lijst met nummers of opsommingstekens toevoegen
     • Tekstvakken verplaatsen, draaien en vergroten of verkleinen
     • Aantekeningen en tekeningmarkeringen voor het plaatsen van opmerkingen toevoegen
   • Voor het toevoegen of bewerken van afbeeldingen in je PDF ga je naar PDF bewerken en vervolgens naar Bewerken 
     • Selecteer Afbeelding toevoegen voor het invoegen van een afbeelding, zoek het bestand dat je wilt plaatsen en klik daarna op Openen. Klik op de plek waarop je de afbeelding wilt plaatsen. Terwijl je de afbeelding op de pagina plaatst, kun je het formaat wijzigen door op de afbeelding te klikken en te slepen
     • Versleep de formaatgreep aan de zijkant van een afbeelding om het formaat te wijzigen of houd de Shift-toets op je toetsenbord ingedrukt terwijl je de formaatgreep sleept om de oorspronkelijke beeldverhouding te behouden
     • Ga in het deelvenster aan de rechterkant naar Objecten om deze te spiegelen, te draaien of bij te snijden
     • Gebruik Schikken onder Objecten om de afbeelding vóór of achter andere elementen op een pagina te verplaatsen
     • Ga in het rechterdeelvenster naar Objecten uitlijnen om je afbeelding links, verticaal in het midden, rechts, boven, horizontaal in het midden of onderaan de pagina uit te lijnen.
   • Gebruik de andere tools in de toolset PDF bewerken om een watermerk, koptekst, voettekst of pagina-achtergrond toe te voegen, te vervangen en te bewerken
   • Ga in het rechterdeelvenster naar Invullen en ondertekenen of naar Aanmelden in de werkbalk (een pictogram van een pen) om tekst aan een formulier toe te voegen of deze te bewerken en te verplaatsen
3. Geef je bestand een naam en druk vervolgens op de knop Opslaan
4. Alle wijzigingen in je PDF worden automatisch opgeslagen in je Dropbox-account

PDF-bestanden bewerken met Dropbox op een Mac of in Windows

Als je op een Mac of een Windows-pc werkt en slechts een paar bewerkingen in een PDF hoeft aan te brengen voordat je deze naar een klant of collega stuurt, kun je dit doen tijdens het bekijken van een bestand op dropbox.com. 

Als je een PDF in Dropbox bewerkt, moet je ervoor zorgen dat je bestand kleiner is dan 111 MB en niet is beveiligd met een wachtwoord. Zo kun je een PDF-bestand rechtstreeks in je Dropbox-account bewerken:

1. Meld je aan op dropbox.com
2. Kies het PDF-bestand dat je wilt bewerken
3. Open de PDF en ga bovenin het bestandsvoorbeeld naar Bewerken
4. Probeer de verschillende tools uit om aan de slag te gaan met het bewerken van je PDF
   • Als je meer pagina's aan je bestand wilt toevoegen, klik je op Pagina invoegen en volg je de aanwijzingen om een PDF uit je Dropbox-account in te voegen. Al je pagina's verschijnen als miniaturen in een lijst in de linkerzijbalk van je venster
   • Om de volgorde van je PDF-pagina's te wijzigen, selecteer je in de linkerzijbalk een pagina die je wilt verplaatsen en sleep je deze naar een nieuwe positie
   • Om een pagina te verwijderen, klik je in de linkerzijbalk op de miniatuur van de pagina die je wilt verwijderen en selecteer je Pagina verwijderen
   • Om een pagina te draaien, klik je in de linkerzijbalk op de miniatuur van de pagina die je wilt draaien en selecteer je Rechtsom draaien of Linksom draaien
   • Als je PDF een interactief formulier is, klik je op een invulbaar veld. Er verschijnt vervolgens een tekstvak waarin je kunt typen om het formulier in te vullen
     • Let op: alleen interactieve PDF-formulieren met invulbare velden kunnen in Dropbox worden ingevuld.
5. Als je tevreden bent over je bewerkingen, klik je op Klaar
6. Vergeet niet je wijzigingen op te slaan
   • Selecteer Een kopie opslaan om je PDF als een nieuw bestand in je Dropbox-account op te slaan. Indien andere gebruikers toegang tot de oorspronkelijke PDF hebben, zien ze de wijzigingen niet
   • Selecteer Origineel vervangen als je in je Dropbox-account de oorspronkelijke PDF volledig wilt laten vervangen door de bewerkte versie. Elke gebruiker die toegang tot de oorspronkelijke versie had, kan de wijzigingen zien
     • Let op: je kunt deze optie selecteren als je de eigenaar van het bestand bent of bewerkingsmachtigingen van de eigenaar van het bestand hebt gekregen.

PDF's bewerken op een mobiel of tablet

Soms moet je onderweg werken en heb je geen beschikking tot de computer of laptop die je het meest gebruikt. Gelukkig kun je dankzij de Adobe Acrobat-integratie met Dropbox nog steeds PDF's openen en bewerken op Android-, iOS- en iPadOS-apparaten.

PDF-bestanden bewerken op Android-apparaten, iPhones en iPads met Adobe Acrobat

1. Download en installeer de nieuwste versies van de Dropbox- en Acrobat Reader-app vanuit de App Store van je apparaat
2. Meld je in de app aan bij je Dropbox-account en open vervolgens het PDF-bestand dat je wilt bewerken
3. Klik op het pictogram Bewerken (een pen en een vel papier)
4. Hierdoor word je naar de Adobe Acrobat-app gebracht en wordt je gevraagd Adobe Acrobat toegang tot je Dropbox-account te verlenen
5. Vervolgens wordt je PDF-bestand in de Adobe Acrobat-app geopend en kun je beginnen met bewerken
   • Om de volgorde van de pagina's in je PDF-bestand te wijzigen, tik je in de linkerbovenhoek van je scherm op het blauwe pictogram Pagina om het deelvenster Tools te openen. Selecteer Pagina's organiseren en tik en sleep vervolgens een paginapictogram naar een nieuwe positie.
   • Je kunt ook geselecteerde pagina's draaien of verwijderen met de functie Pagina's organiseren.
   • Voor het bewerken van de tekst in je PDF, tik je in het deelvenster Tools op PDF bewerken. Hiermee wordt alle bewerkbare tekst in je bestand gemarkeerd. Houd het tekstvak ingedrukt dat je wilt bewerken en kies Bewerken in het pop-upmenu dat verschijnt. Wanneer je een nieuwe tekst invoert, wordt de bestaande tekst opnieuw geplaatst. Om de grootte van het tekstvak te wijzigen, tik je op het tekstvak en versleep je de zijkanten.
     • Om een tekstvak te verplaatsten, kies je in het pop-upmenu de optie Verplaatsen en sleep je het vak naar de gewenste positie op de pagina.
   • Je kunt ook het lettertype, de grootte, de stijl en de kleur van de tekst wijzigen in PDF bewerken. Houd het tekstvak ingedrukt dat je wilt bewerken en kies Selecteren of Alles selecteren in het pop-upmenu dat verschijnt. Er verschijnt een keuzestrook boven het toetsenbord.
6. Als je klaar bent met het bewerken van je PDF, klik je op de terugpijl om het bestand op te slaan. Vervolgens word je teruggebracht naar je Dropbox-account, waar je het bijgewerkte bestand vindt.

Tips voor het bewerken van PDF's

Als je regelmatig PDF-documenten bewerkt, zoals contracten die moeten worden ondertekend of rapporten waarop feedback moet worden gegeven, dan weet je dat het proces veel meer inhoudt dan alleen het invoeren en opmaken van tekst en afbeeldingen.

Naarmate er meer functies in PDF's worden ingebouwd en het bestandsformaat steeds beter wordt, zal waarschijnlijk ook je bewerkingsworkflow zich ontwikkelen. Het bewerken van PDF's zou niet ingewikkeld moeten zijn. Daarom zijn hier wat extra tips om je vaardigheden uit te breiden.

Waarom kan ik mijn PDF niet bewerken?

Er zijn een aantal dingen die je ervan kunnen weerhouden een PDF-bestand te bewerken. Als je niet de eigenaar van het bestand bent, is het mogelijk dat de maker de mogelijkheid tot bewerken heeft uitgeschakeld. In dat geval kun je dit omzeilen met een PDF-reader.

Daarnaast kan het PDF-bestand dat je wilt bewerken, beveiligd of beperkt zijn. Als je de PDF hebt gemaakt en de beveiliging niet langer nodig hebt, kun je in Adobe Acrobat de tool Ontgrendelen gebruiken om de wachtwoordbeveiliging te verwijderen. Ga naar Tools > Beschermen > Versleutelen > Beveiliging verwijderen.

Het is ook mogelijk dat je een PDF niet kunt bewerken omdat je de verkeerde soort software gebruikt. Zo kun je bijvoorbeeld een PDF hebben geopend in Adobe Reader DC in plaats van Adobe Acrobat DC.

Hoe kan ik PDF-formulieren invullen en ondertekenen?

Momenteel kunnen op dropbox.com alleen interactieve PDF-formulieren met invulbare velden worden ingevuld. 

Er zijn tal van app-integraties van Dropbox beschikbaar die e-handtekeningen in PDF-bestanden mogelijk maken. Deze omvatten HelloSign, een Dropbox-bedrijf, DocuSign en Adobe Sign. Je kunt een PDF ondertekenen zolang je apparaat een van deze tools ondersteunt, of je nu op een pc of mobiel apparaat werkt.

Hoe verklein ik de bestandsgrootte van een PDF?

Je kunt zowel in Windows als op een Mac de desktop-app van Adobe Acrobat gebruiken om een PDF comprimeren en de bestandsgrootte te verkleinen. 

Ga in Acrobat naar Tools > PDF optimaliseren en selecteer in het vervolgkeuzemenu Openen. Selecteer je bestand en klik vervolgens op Openen. Klik in het bovenste menu op Bestandsgrootte verkleinen. In het vervolgkeuzemenu verschijnt een lijst met opties, waaruit je de gewenste compatibiliteit van bestandsversies kiest. Klik op OK en sla daarna je nieuwe gecomprimeerde bestand op.

Snelle, lichte bewerkingen in je PDF-bestanden maken met Dropbox

Dropbox is een ruimte waarin je al je materiaal kwijt kunt, zoals contracten die moeten worden ondertekend of een in eigen beheer gepubliceerd e-book dat je aan het schrijven en opnieuw aan het opmaken bent. Of beter gezegd: dat je talloze keren opnieuw aan het opmaken bent.

Door je bestanden en mappen in je Dropbox-account op te slaan, houd je ze niet alleen veilig en beveiligd. Je gunt jezelf daardoor ook een specifieke ruimte, waarin je je materiaal op elk gewenst moment kunt bewerken, delen of eraan kunt samenwerken.