PDF es uno de los formatos de archivo más populares y de mayor uso disponible en la actualidad. En comparación con los formatos alternativos, los documentos PDF son más fáciles de compartir, más confiables y compatibles con la mayoría de los navegadores de Internet modernos. Trabajan con casi cualquier sistema operativo también.
Los archivos PDF evitan algunos de los problemas de portabilidad que se obtienen con otros tipos de archivos. Muchos de nosotros estaremos familiarizados con la frustración de intentar abrir un documento en un dispositivo que no reconoce algunas de sus fuentes. Un PDF se puede abrir en un PC con Windows, Mac, móvil y tablet, y se verá exactamente igual en todos los dispositivos.
Debido a la versatilidad del formato, el PDF se utiliza a menudo para formularios interactivos como contratos y solicitudes de trabajo. También es el único formato de archivo que permite las firmas electrónicas, lo que garantiza una respuesta mucho más rápida para los proyectos que antes se habían ralentizado gracias a la dependencia del papel.
¿Cómo puedes habilitar estas funciones en tus archivos PDF? Vamos a guiarte a través del proceso de edición de PDF para ayudarte a producir archivos PDF más creativos y eficaces.
Editar archivos PDF en la computadora de escritorio
En el pasado, la edición de archivos PDF era una tarea difícil y fastidiosa. Las primeras versiones de PDF no eran accesibles y utilizables para todos, y los dispositivos del día tenían problemas para manejar el tamaño de los archivos. Tomaron mucho tiempo para descargar y renderizar, y no soportaban hipervínculos externos.
Afortunadamente, los archivos PDF ahora se utilizan ampliamente y el formato sigue evolucionando y mejorando. Al mismo tiempo, cada vez hay más herramientas y plataformas que te ayudarán a editar tus archivos PDF de forma rápida y eficaz.
Dropbox es una de estas plataformas que ha estado trabajando en la forma de hacer que la edición de archivos PDF sea lo más fácil posible para los usuarios. Veamos lo sencillo que es editar archivos PDF en una Mac o PC con Windows con Dropbox y nuestra integración con Adobe Acrobat.
Edita archivos PDF en Mac o Windows PC con Adobe Acrobat
Con la integración de Dropbox y Adobe, puedes optimizar el proceso de edición de archivos PDF en una sola aplicación y, a continuación, actualizar manualmente los archivos en tu servicio de copia de seguridad o almacenamiento en la nube.
Crea, convierte, edita, protege y firma archivos PDF en Acrobat Pro DC, o resalta y anota texto en el programa gratuito Acrobat Reader. Todos los cambios se guardarán automáticamente en tu cuenta de Dropbox.
Descarga e instala la aplicación de Acrobat o Acrobat Reader para escritorio y, a continuación, agrega tu cuenta de Dropbox. En Acrobat o Acrobat Reader, dirígete a Inicio > Agregar cuenta y luego haz clic en el botón Agregar situado debajo del logo de Dropbox.
Se abrirá una ventana de inicio de sesión en tu navegador predeterminado. Después de iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox, haz clic en Permitir cuando Acrobat solicita tu permiso para acceder a tus archivos de Dropbox. Vuelve a Acrobat o Acrobat Reader y los archivos PDF de tu cuenta de Dropbox estarán listos para editar.
- En la aplicación de escritorio de Acrobat o Acrobat Reader, abre la carpeta de Dropbox en Archivos en el panel izquierdo
- Elige el PDF que deseas editar y selecciona Editar PDF en el panel de herramientas de la parte derecha de la pantalla
- Para agregar o editar texto, ve a Editar PDF y luego a Editar (un icono de un bolígrafo y un papel). En esta herramienta, puedes:
- Cambiar, reemplazar, eliminar y dar formato al texto existente en el PDF
- Agrega texto y listas numeradas o con viñetas
- Mover, rotar y cambiar el tamaño de los cuadros de texto
- Añadir anotaciones y comentarios de imagen para agregar comentarios
- Para agregar o editar imágenes en tu PDF, ve a Editar PDF y luego a Editar
- Selecciona Agregar imagen para insertar una imagen, busca el archivo que deseas colocar y haz clic en Abrir. Haz clic en la ubicación donde deseas colocar la imagen, o haz clic y arrastra para cambiar el tamaño de la imagen a medida que la colocas en la página
- Arrastra un asa a un lado de la imagen para cambiar su tamaño, o mantén pulsada la tecla Mayúscula del teclado mientras arrastra el asa para mantener la relación de aspecto original
- Ve a Objetos en el panel de la derecha de tu pantalla para voltearlo, rotarlo o recortarlo
- Utiliza Organizar en Objetos para mover la imagen delante o detrás de otros elementos en una página
- Ve a Alinear objetos en el panel derecho para alinear tu imagen a la izquierda, vertical central, derecha, superior, horizontal central o inferior de la página.
- Utiliza las otras herramientas del conjunto de herramientas Editar PDF para agregar, reemplazar o editar una marca de agua, encabezados y pies de página, fondos de página
- Ve a Rellenar y firmar en el panel derecho o inicia sesión en la barra de herramientas (un icono de un rotulador) para agregar, editar y mover texto en un formulario.
- Para agregar o editar texto, ve a Editar PDF y luego a Editar (un icono de un bolígrafo y un papel). En esta herramienta, puedes:
- Asigna un nombre a tu archivo y presiona el botón Guardar.
- Todos los cambios en tu PDF se guardarán automáticamente en tu cuenta de Dropbox
Edita archivos PDF en Mac o Windows con Dropbox
Si trabajas en una Mac o Windows PC y solo necesitas realizar algunas ediciones en un PDF antes de enviarlo a un cliente o compañero, puedes hacerlo al previsualizar un archivo en dropbox.com.
Para editar un PDF en Dropbox, asegúrate de que tu archivo es menor de 111 MB y no está protegido por contraseña. A continuación te explicamos cómo puedes editar un archivo PDF directamente en tu cuenta de Dropbox:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Elige el archivo PDF que deseas editar
- Con el PDF abierto, ve a Editar arriba de la vista previa del archivo.
- Experimenta con las herramientas para comenzar a editar tu PDF
- Si necesitas añadir más páginas a tu archivo, haz clic en Insertar página y sigue las indicaciones para insertar un PDF desde tu cuenta de Dropbox. Todas tus páginas aparecerán en una lista como miniaturas en la barra lateral izquierda de tu ventana
- Para cambiar el orden de las páginas de su PDF, selecciona una página que desee mover en la barra lateral izquierda y arrástrala a una nueva posición
- Para eliminar una página, haz clic en la miniatura de la página que desea eliminar en la barra lateral izquierda y luego selecciona Eliminar página
- Para girar una página, haz clic en la miniatura de la página que desea girar en la barra lateral izquierda y elija Girar a la derecha o Girar a la izquierda
- Si tu PDF es un formulario interactivo, haz clic en un campo rellenable y escriba en el cuadro de texto que aparece para rellenar el formulario
- Nota: solo se pueden rellenar en Dropbox los formularios PDF interactivos con campos rellenables.
- Cuando estés satisfecho con tus modificaciones, haz clic en Hecho
- No olvides guardar los cambios
- Selecciona Guardar una copia para guardar tu PDF como un nuevo archivo en tu cuenta de Dropbox. Si otros usuarios tienen acceso al PDF original, no verán los cambios
- Selecciona Reemplazar original si quieres reemplazar completamente el PDF original en tu cuenta de Dropbox con la versión editada. Cada usuario que tenía acceso a la versión original verá los cambios
- Nota: puedes seleccionar esta opción si es el propietario del archivo o si el propietario del archivo le ha dado acceso de edición.
Editar archivos PDF en el móvil o tablet
A veces hay que trabajar sobre la marcha, sin acceso a la computadora o computadora portátil con la que se pasa la mayor parte del tiempo. Afortunadamente, la integración de Adobe Acrobat con Dropbox significa que puedes abrir y editar archivos PDF en dispositivos Android o iOS y iPadOS.
Editar archivos PDF en Android, iPhones y iPads con Adobe Acrobat
- Descarga e instala las versiones más recientes de las aplicaciones de Dropbox y Acrobat Reader desde la tienda de aplicaciones de tu dispositivo
- Inicia sesión en tu cuenta de Dropbox en la aplicación, luego abre el archivo PDF que quieres editar
- Haz clic en el icono Editar (un bolígrafo y una hoja de papel)
- Esto te llevará a la aplicación de Adobe Acrobat, y se te pedirá que autorices que Adobe Acrobat pueda acceder a tu cuenta de Dropbox
- Tu archivo PDF se abrirá en la aplicación Adobe Acrobat, donde podrás empezar a editar
- Para reorganizar el orden de las páginas de tu archivo PDF, pulsa el icono azul Página en la esquina superior izquierda de tu pantalla para abrir el panel de herramientas. Selecciona Organizar páginas, luego pulsa, mantén presionada y arrastra una miniatura de página para moverla a una nueva posición.
- También puedes girar o eliminar las páginas seleccionadas en la función Organizar paǵinas.
- Para editar el texto de tu PDF, pulsa Editar PDF en el panel Herramientas. Esto destacará todo el texto editable de tu archivo. Mantén pulsado el cuadro de texto que deseas editar y selecciona Editar en el menú emergente que aparece. A medida que escribas un texto nuevo, el texto existente se reflejará en respuesta. Para cambiar el tamaño del cuadro de texto, pulsa el cuadro y arrastra los lados.
- Para mover un cuadro de texto, elige Mover en el menú emergente y arrastra el cuadro hasta la posición deseada en la página.
- También puedes cambiar la fuente, el tamaño, el estilo y el color del texto en Editar PDF. Mantén pulsado el cuadro de texto que deseas editar y elige Seleccionar o Seleccionar todo en el menú emergente que aparece. Aparecerá una franja de selección sobre el teclado.
- Una vez que hayas terminado de editar tu PDF, pulsa la flecha Atrás para guardar el archivo. Esto te llevará de vuelta a tu cuenta de Dropbox, donde encontrarás el archivo actualizado.
Consejos para editar archivos PDF
Si editas documentos PDF con regularidad (quizás contratos que se deben firmar o informes que requieren comentarios), sabrás que el proceso implica mucho más que simplemente introducir y dar formato al texto y las imágenes.
A medida que se incorporan más funciones a los PDF y el formato sigue mejorando, es probable que su flujo de trabajo de edición evolucione. La edición de PDF no debería ser complicada, así que aquí hay algunos consejos adicionales para mejorar tus habilidades.
¿Por qué no puedo editar mi PDF?
Hay varias cosas que pueden impedirte editar un archivo PDF. Si no eres el propietario del archivo, es posible que el creador haya desactivado la capacidad de edición. En este caso, puedes utilizar un lector de PDF para evitarlo.
También es posible que el archivo PDF que deseas editar esté protegido o restringido. Si has creado el PDF y ya no necesitas la protección, puedes utilizar la herramienta Desbloquear de Adobe Acrobat para eliminar la seguridad de la contraseña. Ve a Herramientas > Proteger > Cifrar > Quitar seguridad.
Otro motivo por el que es posible que no puedas editar tu PDF es si estás utilizando el tipo de software incorrecto. Por ejemplo, es posible que hayas abierto un PDF en Adobe Reader DC en lugar de Adobe Acrobat DC.
¿Cómo puedo rellenar y firmar formularios PDF?
Actualmente, solo se pueden rellenar los formularios PDF interactivos con campos rellenables en dropbox.com.
Hay una gran cantidad de integraciones de aplicaciones de Dropbox disponibles para permitir la firma electrónica en archivos PDF. Entre ellas se incluyen HelloSign, una empresa de Dropbox, DocuSign y Adobe Sign. Tanto si trabajas desde un PC como desde un móvil, puedes firmar un PDF siempre que tu dispositivo sea compatible con cualquiera de estas herramientas.
¿Cómo puedo reducir el tamaño de un PDF?
Puedes comprimir un PDF para reducir su tamaño en la aplicación de escritorio de Adobe Acrobat en Windows o Mac.
En Acrobat ve a Herramientas > Optimizar PDF y luego Abrir en el menú desplegable. Selecciona tu archivo y haz clic en Abrir. Haz clic en Reducir tamaño de archivo en el menú superior y, a continuación, elige la compatibilidad de tu versión de archivo preferida en la lista desplegable de opciones. Haz clic en OK, y guarda tu nuevo archivo comprimido.
Realiza ediciones rápidas y ligeras en tus archivos PDF con Dropbox
Dropbox es un espacio para todo tu contenido, desde los contratos que necesitas firmar hasta ese libro electrónico autopublicado que has estado escribiendo y vuelto a formatear. Una y otra vez.
Almacenar tus archivos y carpetas en tu cuenta de Dropbox no solo los mantiene seguros. También significa que te estás dando un espacio dedicado para organizar, editar, compartir y colaborar cuando quieras.