การสำรองข้อมูลไฟล์อย่างต่อเนื่องคืออะไร และมีความสำคัญหรือไม่

เราต่างทราบว่าการปกป้องข้อมูลของเราเป็นสิ่งสำคัญ แต่การที่จะทำสิ่งนี้ให้สำเร็จอาจมีความสับสนได้ในบางครั้ง การสำรองข้อมูลไฟล์อย่างต่อเนื่องจะทำให้คุณได้มีโซลูชันที่สะดวกสบายและมีประโยชน์สำหรับปัญหานี้ เรียนรู้เพิ่มเติมได้ในคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้

มืออาชีพด้านงานสร้างสรรค์ทำงานบนแล็ปท็อปและอุปกรณ์แท็บเล็ต

เมื่อคุณเพิ่งเริ่มต้นเป็นเจ้าของธุรกิจแบบคนเดียวหรือผู้ทำอาชีพอิสระ กลยุทธ์การสำรองข้อมูลควรเป็นหนึ่งในขั้นตอนแรกๆ ในแผนการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ของคุณ และถึงแม้ว่าเจ้าของธุรกิจบางรายอาจคิดว่าธุรกิจของพวกเขามีขนาดเล็กเกินไปที่จะตกเป็นเป้าหมาย แต่ให้ลองคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้

อัตราการเกิดอาชญากรรมไซเบอร์ได้เพิ่มขึ้น 600% ในช่วงการระบาดของ COVID-19 คงจะเจ็บปวดน่าดู

เมื่อพูดถึงอาชญากรรมไซเบอร์แล้ว ทุกคนล้วนมีความเสี่ยง ไม่ว่าจะมีธุรกิจขนาดเท่าใด นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการมีแผนการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่พร้อมใช้งานจึงมีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณเป็นอย่างมาก หากมีการสำรองข้อมูล คุณจะสามารถปกป้องไฟล์ของคุณจากการโจมตีทางไซเบอร์ มัลแวร์ การสูญหายโดยไม่ได้ตั้งใจ และภัยธรรมชาติได้ 

แต่อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจที่การสำรองข้อมูลทุกไฟล์และทุกโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของคุณอาจเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดและกินเวลานานมากได้ เมื่อคุณมีจังหวะการสร้างสรรค์ที่ลงตัวแล้ว คุณคงไม่อยากไปขัดความไหลลื่นของงานด้วยการที่ต้องทุ่มเทเวลาส่วนหนึ่งไปกับการสำรองข้อมูลไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก

โชคดีที่มีโซลูชันสำหรับแก้ปัญหานี้ นั่นก็คือการสำรองข้อมูลไฟล์อย่างต่อเนื่อง กลยุทธ์นี้จะเป็นการหลีกเลี่ยงความเครียด ความไม่สม่ำเสมอ และข้อจำกัดด้านเวลาของการสำรองข้อมูลที่ต้องทำด้วยตัวเอง

แล้ววิธีนี้แตกต่างไปจากการสำรองข้อมูลประเภทอื่นๆ อย่างไร และมีความสำคัญจริงๆ หรือไม่ ก่อนที่จะตอบคำถามเหล่านี้ เราจะมาอธิบายกันก่อนว่าการสำรองข้อมูลไฟล์อย่างต่อเนื่องมีวิธีการทำงานอย่างไร

ภาพประกอบของมือที่กำลังหยิบเอกสารสีฟ้าในพอร์ตโฟลิโอสำหรับเก็บไฟล์

สิ่งที่ต้องรู้อย่างแรกคือ การสำรองข้อมูลไฟล์อย่างต่อเนื่องคืออะไร

การสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องเป็นกระบวนการที่ทุกการเปลี่ยนแปลงซึ่งเกิดขึ้นกับเอกสาร ไฟล์ หรือโฟลเดอร์ที่จัดเก็บไว้จะไปทำให้ข้อมูลต้นทางนั้นมีการสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ กระบวนการนี้ยังเป็นที่รู้จักกันในชื่อ “การปกป้องข้อมูลอย่างต่อเนื่อง” (continuous data protection หรือ CDP) และ “การสำรองข้อมูลแบบเรียลไทม์” 

เช่นเดียวกับวิธีการสำรองข้อมูลแบบเดิมทั่วไป การสำรองข้อมูลไฟล์อย่างต่อเนื่องจะสามารถบันทึกสแนปช็อตภายในคอมพิวเตอร์และบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในเครื่องได้อย่างสมบูรณ์

อย่างไรก็ตาม ลักษณะในการทำงานอยู่ตลอดเวลาของการสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องนั้นหมายความว่าคุณจะไม่จำเป็นต้องดำเนินการสำรองข้อมูลด้วยตนเองเป็นประจำหรือตามช่วงเวลาที่กำหนด ไม่ต้องเสียเวลารอขณะที่ไฟล์ของคุณถูกคัดลอกไปยังฮาร์ดไดรฟ์แบบพกพาหรือไดรฟ์ USB อีกต่อไป

จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมการสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องเป็นโซลูชันอันทรงพลังที่ควรได้รับการพิจารณาสำหรับใช้ในแผนการสำรองข้อมูลฉุกเฉินใดๆ ก็ตาม

การสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องมีวิธีการทำงานอย่างไร

เมื่อคุณได้ทำการติดตั้งและกำหนดค่าซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลของคุณเรียบร้อยแล้ว ซอฟต์แวร์จะสร้างสำเนาฉบับสมบูรณ์ของข้อมูลที่คุณเลือกไว้ให้มีการสำรองข้อมูล ด้วยการสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่อง ซอฟต์แวร์จะคัดลอกการแก้ไขต่างๆ ที่เกิดขึ้นกับข้อมูลต้นทางของคุณไปไว้ยังปลายทางใหม่ เช่น ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่แยกไว้ในบัญชีของคุณ

โดยหากสร้างสำเนาหลายชุดให้กับแต่ละไฟล์ การสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องจะทำให้คุณสามารถย้อนระบบของคุณกลับไปที่เวอร์ชันล่าสุดก่อนที่ข้อมูลจะสูญหายได้ วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถกู้คืนไฟล์ของคุณได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ คุณจึงไม่จำเป็นต้องกังวลกับงานที่สูญหายหากคอมพิวเตอร์เกิดปิดเครื่องอย่างกะทันหัน

โดยปกติแล้ว การสำรองข้อมูลเหล่านี้จะถูกบันทึกและจัดเก็บไว้ภายนอก ซึ่งอยู่ในระบบบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ เช่น Dropbox Backup

พื้นที่บัญชี Dropbox Backup ที่มีโฟลเดอร์สำหรับเดสก์ท็อป เอกสาร และการดาวน์โหลด

การสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นในงานของคุณไปจนถึงตอนที่ข้อมูลของคุณสูญหายหรือเสียหาย คุณอาจได้ยินว่าวิธีนี้ถูกเรียกว่า “การสำรองข้อมูลเฉพาะส่วนที่เพิ่มขึ้น” ซึ่งหมายความว่าจะมีการสร้างสำเนาขึ้นใหม่ก็ต่อเมื่อซอฟต์แวร์ตรวจพบการเปลี่ยนแปลงที่เกิดกับข้อมูลที่มีการสำรองไว้แล้วเท่านั้น

และการสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องยังทำให้คุณได้มีการควบคุมเวอร์ชันที่ดีกว่าวิธีการสำรองข้อมูลแบบอื่นอีกด้วย เนื่องจากมีการสร้างสำเนาหลายชุด คุณจึงสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงและกู้คืนไฟล์เวอร์ชันใดก็ได้ วิธีนี้เหมาะเป็นอย่างยิ่งหากคุณทำงานเกี่ยวกับโครงการที่ค่อนข้างจะมีการทำงานร่วมกัน เช่น การพัฒนาเว็บหรือแอป

ข้อมูลต้นทางที่สามารถทำการคัดลอกและจัดเก็บผ่านซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องได้ มีตัวอย่างดังนี้

  • อีเมลและข้อความ
  • ไฟล์และโฟลเดอร์ในระบบคอมพิวเตอร์ของคุณ
  • ไฟล์และการบันทึกฐานข้อมูล
  • ข้อมูลและไฟล์บนแอปพลิเคชัน
ภาพประกอบของมืออาชีพที่กำลังนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงานพร้อมกับทำงานบนจอภาพที่มีหน้าจอสีฟ้าและมีแท็บเล็ตที่มีหน้าจอสีฟ้าวางอยู่ข้างๆ

การสำรองข้อมูลไฟล์อย่างต่อเนื่องมีข้อดีและข้อเสียอย่างไรบ้าง

การสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องทำให้คุณอุ่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญของคุณจะได้รับการปกป้องอยู่ตลอดเวลา หากคุณเป็นผู้ทำอาชีพอิสระหรือเป็นเจ้าของธุรกิจแบบคนเดียว วิธีนี้จะเหมาะเป็นอย่างยิ่งในการสนับสนุนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

หากคุณมีกำหนดเวลาการส่งงานลูกค้าที่สำคัญกำลังใกล้เข้ามา ความเร็วและความสม่ำเสมอของการสำรองข้อมูลก็เป็นสิ่งที่สำคัญ คุณคงไม่อยากเสียเวลามากมายไปกับการสำรองข้อมูลไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ และตื่นตระหนกเพราะคิดได้ว่าคุณลืมสำรองข้อมูลงานของคุณ หรือข้อมูลที่สำรองข้อมูลไว้ไม่มีความใหม่เพียงพอที่จะกู้คืนงานของลูกค้าได้

โซลูชันการสำรองข้อมูลประเภทนี้ยังมีข้อดีเพิ่มเติมอีกมากมาย ซึ่งรวมถึงความสะดวกสบายด้วย อย่างไรก็ตาม อย่างที่คุณเห็น การสำรองข้อมูลประเภทนี้ก็ยังมีข้อเสียบางอย่างในการสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องอยู่

ข้อดี

ข้อเสีย

ทำการบันทึกทุกการเปลี่ยนแปลงที่เกิดกับข้อมูลต้นทาง และคัดลอกการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นไปไว้ยังตำแหน่งปลายทาง

สร้างข้อมูลในปริมาณที่มาก

ลักษณะในการทำงานอยู่ตลอดเวลาหมายความว่าไฟล์ของคุณจะเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

มีจุดบกพร่องเพียงจุดเดียว

ทำการบันทึกสำเนาของทุกๆ การดำเนินการ ซึ่งมีความสำคัญต่ออุตสาหกรรมที่มีการควบคุมที่ต้องแสดงให้เห็นว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

 

มีความจำเป็นต่อกลยุทธ์การกู้คืนหลังเกิดภัยพิบัติ

 

มีการจัดเก็บสำเนาหลายชุดของแต่ละไฟล์ไว้เพื่อให้คุณสามารถย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้านี้ได้

 

ไม่ต้องมีการจำกัดเวลาของช่วงเวลาสำรองข้อมูลที่กำหนดไว้

 

ทำงานโดยอัตโนมัติและทำงานในพื้นหลัง ไม่จำเป็นต้องมีการแทรกแซง การฝึกอบรม และการดูแลรักษาโดยมนุษย์

 

การสำรองข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในคลาวด์อย่างปลอดภัย และมีการป้องกันโดยโปรโตคอลการเข้ารหัส

 

สามารถปรับขนาดได้และคุ้มกับค่าใช้จ่าย

 

การสำรองข้อมูลไฟล์อย่างต่อเนื่องมีความจำเป็นหรือไม่

การสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจหากเป็นเรื่องของความปลอดภัยทางไซเบอร์ ความสะดวกสบาย และการปกป้องข้อมูล เพราะวิธีนี้เป็นมาตรการเชิงรุกที่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการและปกป้องข้อมูลของคุณ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลส่วนตัวหรือข้อมูลในการทำงาน

สำหรับเจ้าของธุรกิจแบบคนเดียว เช่น นักพัฒนาเว็บและนักพัฒนาแอป การสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องยิ่งเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ หากงานของคุณได้เกี่ยวข้องกับไฟล์จำนวนมากที่ได้รับการแก้ไขอยู่ตลอด แต่คุณไม่มีเวลาในการสำรองไฟล์เหล่านั้นด้วยตัวเอง คุณอาจพบว่าวิธีการสำรองข้อมูลอื่นๆ มีความยุ่งยากมากเกินไป

การสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องนั้นยังมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ สำหรับการตรวจสอบและการปฏิบัติตามข้อกำหนด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณประสบเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยของข้อมูลที่จำเป็นต้องมีนิติเวชมาดำเนินการตรวจสอบ ซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลของคุณจะทำให้แน่ใจว่าคุณมีการปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เช่น HIPAA

คุณอาจจะคิดว่าตัวเองมีความระมัดระวังกับเรื่องข้อมูลของคุณเป็นอย่างมากแล้ว แต่อุบัติเหตุนั้นเกิดขึ้นได้ และการสูญหายของข้อมูลก็มีโอกาสเกิดขึ้นได้ตลอด การสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องจะทำให้คุณได้มีความปลอดภัย ความน่าเชื่อถือ และความยืดหยุ่นที่จำเป็นต่อการเก็บรักษาไฟล์ของคุณให้ปลอดภัยและสามารถกู้คืนได้ตลอด

ภาพหน้าจอของโฟลเดอร์สามโฟลเดอร์และไฟล์หนึ่งไฟล์ที่กำลังถูกเตรียมเพื่อทำการสำรองข้อมูลใน Dropbox Backup

ปกป้องชีวิตในโลกดิจิทัลของคุณให้ปลอดภัยด้วย Dropbox Backup

การทำให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณปลอดภัยและง่ายต่อการกู้คืนไม่ควรเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน 

Dropbox Backup ทำให้การสำรองข้อมูลไฟล์ของคุณไปยังคลาวด์โดยอัตโนมัตินั้นเป็นเรื่องง่าย เพื่อให้คุณสามารถกู้คืนได้อย่างรวดเร็วและราบรื่นไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้นในชีวิตของคุณก็ตาม