Fakturering är avgörande för att skribenter ska kunna hålla reda på ekonomin, vilket i sin tur är väsentligt för skatteefterlevnad och rättsskydd om betalningstvister skulle uppstå. Även om det inte är den dagliga verksamhetens mest spännande inslag så är den goda nyheten att fakturering gör skatteberäkningarna enklare och minskar sannolikheten för att tvister någonsin ska dyka upp.
En välstrukturerad faktura hjälper dessutom till att förmedla yrkesmässighet, vilket visar klienterna att du tar arbetet på allvar. Bra fakturering kan sålunda också hjälpa dig att erhålla och behålla arbete.
Fakturor förtydligar också saker och ting – genom att ange betalningsbelopp och -villkor anger du tydligt dina förväntningar på klienten och undviker eventuella missförstånd.
Vi har tips och en guide som leder dig genom allt du behöver veta om att skapa, hantera och skicka fakturor för skribenttjänster.
När och varför ska man använda fakturor som frilansskribent
Fakturor är avgörande för att hantera din verksamhet som frilandsskribent, men att veta när de ska skickas är också en del av faktureringsprocessen.
Nedanstående är några tillfällen i arbetet som frilansskribent då det är viktigt att skicka fakturor:
- Efter avslutat skrivprojekt: Det vanligaste tillfället att fakturera är direkt efter slutgiltig leverans av arbetet. Det hjälper till att säkerställa att betalningen inte blir försenad.
- Vid milstolpar under ett mer omfattande projekt: När projekten är stora är det bäst att fakturera vid milstolpar, så att du inte får betalt först när allt nästan är färdigt.
- För timarbete: Vid fakturering per timme är det bäst att skicka fakturor med jämna mellanrum eller när ett projekt har avslutas, så att kassaflödet förblir stabilt.
- För återkommande eller retainer-baserade tjänster: Om du har ett retainer-avtal skickar du en faktura i början av varje ny period, så att allt flyter på och betalningarna rullar in.
- När du arbetar med nya klienter: Fakturera alltid nya klienter innan du påbörjar arbetet, så att du tydligt visar vad du förväntar dig och ser till att alla är införstådda med det. Att beskriva förväntningarna i förväg hjälper till att undvika missförstånd eller tvister senare.
- För förskottsbetalningar eller depositioner: Om du kräver en deposition innan du startar ett projekt utgör fakturan en formell betalningsbegäran med svart på vitt som båda parter har tillgång till.
- När projektets omfattning ändras: Om omfattningen av arbetet förändras bör du utfärda en uppdaterad faktura som återspeglar de nya villkoren eller kostnaderna. Diskussioner med klienten är en sak, men fakturan utgör en formell överenskommelse.
- För projektrelaterade utgifter: Glöm inte att fakturera för eventuella extra utgifter, som resor eller specialmaterial som du använt, så att inget glöms bort och du tvingas betala ur egen ficka.
Om du vill få betalt för ditt skrivande måste du helt enkelt skicka en faktura. Det fastställer att arbetet har utförts, att betalning krävs och att du begär det från klienten.
Det ska du som frilansskribent ha med på fakturan
En bra faktura för skribenttjänster innehåller all information som krävs. Inkludera följande för att säkerställa att du får betalt i tid och upprätthåller en professionell image:
- Kontaktuppgifter: Namn, adress, telefonnummer och e-postadress för både dig och klienten. Därmed säkerställs att alla vet vem som är inblandad och hur de kan nås vid eventuella problem eller frågor.
- Fakturanummer och datum: Tilldela ett unikt fakturanummer och ange utfärdandedatum. Därmed blir det enklare att spåra betalningar och organisera dina fakturor.
- Beskrivning av utförd tjänst: Beskriv tjänsterna. Specificera även omfattningen – antal ord, revisioner och annan information – vare sig det gäller ett blogginlägg, omskrivningar av kapitel eller korrekturläsning.
- Betalningsstruktur: Ange om du debiterar per timme eller tar ut en fast avgift. Detta hjälper till att undvika förvirring eller tvister senare. Det ger alla parter full klarhet i vad som gäller.
- Betalningsvillkor: Ange betalningens förfallodatum på ett tydligt sätt Klienten behöver veta exakt när du vill att de ska betala, vare sig det är vid mottagande eller enligt annan överenskommelse. Du kan även ta med en lista över föredragna betalningsmetoder, som PayPal, kreditkort med mera.
- Förseningsavgift: Om tillämpligt anger du eventuella förseningsavgifter som kan debiteras. Det visar på förväntningen att betalning sker i tid och ger dina inkomster ett extra skydd.
Ovanstående är grundläggande information som de flesta frilansskribenter inkluderar, men kraven kan se olika ut beroende på klientens preferenser och arbetets karaktär.
En professionell fakturas huvudsakliga mål är att vara så tydlig och heltäckande som möjligt, så att inga missförstånd kan uppstå – och du får betalt i tid.
Använd Dropbox för dina projekt som frilansskribent
Dropbox är ett användbart verktyg för frilansskribenter när det gäller att lagra, organisera och dela fakturor. Med Dropbox kan du:
- Ladda upp fakturor till ditt Dropbox-konto och få dem synkade direkt till dina enheter
- Dela dokument med klienter direkt från din molnlagring med några få klick – vare sig de har ett Dropbox-konto eller ej
- Distribuera dina fakturor med Skicka och spåra så att du kan se när de visas, hur länge, var och liknande information
Ett verktyg som Dropbox kan göra frilansskribenters arbete mycket enklare och mer givande. Du hittar fler tips på vår blogg om hur man blir en bättre skribent.
Gör fakturering för frilansskribenter enkelt
Det behöver inte vara svårt att skapa fakturor. Genom att använda Dropbox kan du få betalt snabbare och optimera faktureringsprocessen. Det är effektivitetsvinster som innebär att du kan fokusera på det som är viktigast – att fortsätta din karriär som frilansskribent.
Med Dropbox kan skribenter få tillgång till alla funktioner och använda andra verktyg som underlättar alla arbetsflödets skeden.
