Riktigt bra projektledare är de verkliga stjärnorna i alla framgångsrika organisationer. Det kanske inte är projektledarna som gör det kreativa arbete som får kunderna att le, men de ser till att arbetet blir gjort på ett bra och effektivt sätt och levereras i tid. De ser problem innan de blir problem, bygger funktionella team och ökar vinsten över hela organisationen.
Vi bad två experter inom projektledning och organisationsfilosofi dela med sig av sina bästa tips för riktigt effektiv projektledning.
1. Få folk att knyta an till varandra
I en asynkron era med distansarbete kan teammedlemmar och kunder lätt känna sig isolerade och ensamma. Inget kallprat vid fikabordet, inga spontana öl efter jobbet, ingen irritation över bordsgrannens överbelamrade skrivbord. Därför ska du göra det till ditt jobb ge teamet möjlighet att knyta an till varandra.
”Personliga relationer är ett viktigt anknytningsinstrument i samarbetsmiljöer”, säger dr Barbara Edington, chef för Center of Excellence in Project Management och docent på Management and Information Technology Department vid St Francis College. Till exempel har våra skribenter på Dropbox en virtuell happy hour varje fredageftermiddag. De avhandlar veckan som gått, berättar vad de läser, tar en drink och umgås som människor – inte kolleger.
Och vems idé var detta? En projektledares.
När det gäller att involvera kunderna med en personlig känsla kan det vara en bra idé att skicka korta videor med kick-off-anteckningar, statusuppdateringar och slutrapporter. (Dropbox Capture gör detta superenkelt!) På så vis får de en känsla för teammedlemmarnas personligheter och stilar.
2. Upprätta en beslutsprocess
Oundvikligen kommer frågor att uppstå – från teamet, kunderna och alla däremellan. En bra projektledare upprättar konkreta regler för hur man ska svara på dem, och hur man ska fatta beslut i allmänhet.
Cornelius Fichtner, som leder Project Management Podcast, rekommenderar ”en styrningsstruktur som säger: 'den här typen av beslut kan fattas av produktchefen, den här typen av beslut måste eskaleras till en styrelse, den här typen av beslut måste eskaleras till projektsponsorn'.”
”Om man förstår vem som bestämmer vad blir det enklare att bygga förtroende”, tillägger han. Ett DACI-ramverk erbjuder en metod för att fastställa vem som ansvarar för det slutliga beslutet och vem som är involverad på vilken nivå.
Barbara Edington tillägger: ”Se till att arbetsflödet för varje enskild uppgift är begripligt, med avseende på vilka individer som är ansvariga för vilka uppgifter.” (Alltså: bliv vid din läst.)
3. Fokusera på individuella kontakter
Ett team är inte bättre än banden mellan enskilda medlemmar. Ledare ska arbeta för att skapa starka enheter som lyfter varandras styrkor och kompenserar för eventuella svagheter. Ibland innebär detta att ta ner teamets storlek.
”Projektledare måste fokusera på samarbetet mellan mycket kompetenta individer istället för att försöka slå samman dem till ett enda stort 'team'”, förklarar Barbara Edington. Varför? Hon förklarar att du inte vill begränsa individernas bästa egenskaper eller – viktigast av allt – förlora ”känslan av ansvarstagande”.
Det kan vara en bra idé att använda ett flödesschema för att visa hur en individs expertis passar in i det övergripande projektet och knyter an till andra personers expertis med hjälp av teammedlemmars namn snarare än generiska avdelningar, vilket stärker känslan av individuellt ansvarstagande. (Ingenting slår smicker om du vill få allas uppmärksamhet!)
4. Utarbeta en flygledarplan
Tänk på tillgångarna i ett typiskt projekt. Det kan finnas dussintals dokument, bilder, videoklipp eller wireframes. En riktigt bra projektledare kommer att visualisera arbetsflödet och se till att konsulterna har undertecknat på den streckade linjen, designern har rätt tillgångar, utvecklaren har rätt filer och den kreativt ansvarige har tillgång till allt för granskning vid rätt tidpunkt. Helst använder du en heltäckande lösning som Dropbox där du kan skicka kontrakt för e-signatur, organisera tillgångar och dela dem dem säkert.
5. Bemästra schemaläggning – och skapa ett huvudschema
Du är flygledaren. I en global värld av distansarbete är det viktigt att kunna arbeta på ett asynkront sätt. Projektledare måste förstå när teammedlemmarna arbetar, och hur deras arbetstid överlappar med kollegernas – och dessutom hålla ett öga på helheten.
”Du måste vara kunnig inom virtuell projektledning för att kunna förstå en virtuell arbetsmiljö och veta om den fungerar bra”, säger Cornelius Fichtner.
Har du kontroll över schemat kan du vara säker på att en person i Boston inte väntar på svar från en kollega i Singapore som gick och lade sig för flera timmar sedan. Rätt produkter underlättar: Dropbox gör det enkelt för Mary i Boston att kommentera i en fil eller dela en personlig video som Brian i Singapore kan granska när han vaknar. Lösningen gör det möjligt för alla frågor och svar att bo på ett och samma ställe, och för chefen i Los Angeles att också granska arbetet.
Du själv kan med fördel använda en klassisk whiteboard, så att du snabbt kan se vem som arbetar med vad och om det har blivit gjort. (Gör du detta digitalt? Överväg färgkodning.) Och boka om möjligt en stående tid när alla kan checka in och ställa frågor.
6. Begär feedback
I slutändan är det projektledaren – känslomässig ledare, rådgivare, vän, coach och chef – som håller allt samman. Det är förtroendet för teamet, tekniken och verktygen som driver deras framgångar.
På motsvarande vis måste projektledaren vara fantastisk för att teamet ska kunna vara fantastiskt. För detta krävs feedback från dina medarbetare, och en vilja att ständigt bli bättre.
”Hämta in feedback från teamets individer, aldrig från gruppen gemensamt”, säger Barbara Edington. ”Gå till varje teammedlem och fråga, 'Hur tycker du jag sköter mig?' och 'Hur kan jag göra ditt jobb enklare?'
Om du pratar med varje medlem individuellt istället för gruppen tillsammans kan du säkerställa att människor känner sig trygga nog att ge ärlig feedback”, säger Barbara Edington. Om du skapar ett tryggt utrymme där människor kan säga vad de tycker förbättrar du också teamets funktion på ett övergripande plan.
7. Studera de bästa ledarna (och också de sämsta)
Vems arbete beundrar du? Studera både framgångsrika och – kanske ännu viktigare – dysfunktionella team och ledare. Du behöver inte begränsa dig till projektledare eller ens din bransch, utan kan titta på fotbollstränare, företagsledare, lärare, ingenjörer eller modedesigners.
"Observera, observera, observera” säger Barbara Edington. ”Vad gör de bra och vad gör de dåligt?” Studera deras arbete och fundera sedan på hur du kan efterlikna dem för att hjälpa ditt team arbeta kreativt och konstruktivt.
Genom att bygga bättre vanor, öva på dem, och använda Dropbox-verktyg kan projektledare göra mer än att bara överleva: de kan blomstra. Enklare processer och mer effektiva arbetsflöden behöver inte bara vara en utopi, och projektledning behöver inte vara ett jobb. Gör den till ett nöje!
