För att kunna skapa en bergsäker projektplan behöver du först ha rätt verktyg. Till att börja med behöver du en plats där du kan skapa, dela och samarbeta i ett projektplansdokument.
Dropbox Paper har allt du behöver för att skriva ner projektplanen och få massvis gjort. Du kan prova det kostnadsfritt och använda vår guide för bästa möjliga framgångschanser.
Är du redo? Öppna upp en projektplansmall så kan vi sätta igång.
Hoppa till ett avsnitt:
- Definition och varför är det viktigt att ha en projektplan?
- Steg för att ta fram en fantastisk projektplan
- Steg 1: Definiera projektets omfattning
- Steg 2: Välj resultatmått
- Steg 3: Dela upp projektet i mindre uppgifter
- Steg 4: Skapa en tidslinje för projektet
- Steg 5: Fördela resurser och budget
- Steg 6: Identifiera risker
- Steg 7: Kommunicera och samarbeta
- Steg 8: Övervaka och följ förloppet
- Steg 9: Granska och utvärdera
- Steg 10: Hylla framgångar och bekräfta misslyckanden
- Tips för bättre projektledning
Vad är en projektplan och varför är den så viktig?
En projektplan är en detaljerad färdplan som beskriver ett projekts omfattning, mål, leveranser, tidslinjer, resurser och risker.
Projektplanen är viktigt eftersom den ger en tydlig bild av projektets övergripande mål, viktigaste milstolpar och enskilda uppgifter. De bästa projektplanerna har följande fördelar:
- Exakta tidsramar för projektet
- Exakt budget och ekonomiska prognoser
- En balanserad fördelning av resurserna
- Lägre risker, eller mer medvetenhet om och lindring av riskerna
- Ett tydligt sätt att förmedla förväntningar till team och intressenter
Projekt tar tid och kräver mycket data och flera filer. Vänta inte på att något ska gå fel – använd Dropbox Backup för att snabbt och enkelt skydda och lagra ert hårda arbete.
10 steg för att ta fram en fantastisk projektplan
De specifika detaljerna i en projektplan varierar en hel del mellan olika projekt. Ni kanske bygger en app eller spelar in en film – det kan röra sig om vad som helst.
Men oavsett vad ni arbetar med finns det som tur är vissa steg som du kan följa för att sätta ihop en projektplan, oavsett projekt.
Steg 1: Definiera projektets omfattning
I detta skede av planeringen behöver du bara komma fram till projektets gränser. Vad ingår i projektet och vad ingår inte? Vilka projektmål betyder framgång?
Några exempel är högre intäkter eller nöjdare kunder, ökad försäljning eller större kundbas, eller kanske lägre kostnader. Målen hjälper dig att fastställa projektets leveranser och uppgifter.
Det här steget är avgörande eftersom det lägger grunden för den fortsatta planeringen, men det ger också teamet i stort mer motivering eftersom det är enklare att se helheten.
Steg 2: Välj resultatmått
De behöver glasklara kriterier för hur ni ska avgöra om ni uppnått framgångsmålen. Några stora milstolpar kan vara att börja betatester eller slutföra en skyltdesign.
Definiera projektets mål och se till att de är specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna (SMART-mål). Mål uppnås inte enbart på känsla, du behöver definiera målen med konkreta data.
Några exempel på konkreta mått kan vara 1 000 nerladdade poddar under första månaden, 500 bokningar före årets slut, 10 000 annonsvisningar före andra kvartalet – och så vidare.
Steg 3: Dela upp projektet i mindre uppgifter
Nu kan du beskriva de viktigaste intressenterna, börja dela upp arbetet och bestämma vem som ansvarar för vad. Här har du chansen att fastställa vilka som kommer att involveras och vad du förväntar dig av dem.
Detta gör du genom att identifiera större uppgifter och dela upp dem i mindre, mer lätthanterliga bitar. Du kan till exempel dela upp projektplanen för en video i manus, inspelning och redigering.
Det viktigaste är att uppskatta hur mycket tid och vilka resurser som krävs för varje deluppgift, vilket tar oss till nästa steg.
Steg 4: Skapa en tidslinje för projektet
Du behöver ha ett noggrant schema med varje uppgift, milstolpe och deadline. Dropbox Paper har utmärkta samarbetsfunktioner som gör planeringen enklare. Ta hjälp av den för att planera rätt kurs.
Prova att skapa ett Gantt-diagram för att ta fram tidslinjen – som kan sträcka sig flera månader framåt – det kan bli enklare att få grepp om tidslinjen på detta sätt. Visuella element i tidslinjen kan få projektet att kännas mer överkomligt.
Steg 5: Fördela resurser och budget
Här identifierar du vilka resurser som kommer att behövas – som personal, utrustning eller material – för varje uppgift. Denna del är avgörande för att se till att allt ni behöver finns till hands när ni behöver det.
Du kan till exempel behöva två skådespelare och en kamerafotograf för en annons – eller en designer för att göra en logotyprendering. Oavsett vad ni behöver måste du så exakt som möjligt uppskatta resurserna som krävs för varje uppgift.
Steg 6: Identifiera risker
Planera för förseningar eller oväntade problem, som sjukfrånvaro, och ha reservplaner på plats för att undvika större problem. Några exempel på risker kan vara för många omgångar feedback från en kund, tekniska förseningar eller kanske dåligt väder.
Analysera projektets uppgiftsberoenden (uppgifter som måste vara klara innan andra kan börja) och fokusera på dessa. De flesta risker kan enkelt hanteras om du har planerat hur ni ska ta itu med dem.
Steg 7: Kommunicera och samarbeta
I den här delen av projektplanen beskriver du kommunikationskedjan mellan intressenterna. Bestäm vem som rapporterar till vem, exempelvis nyare teammedlemmar till avdelningschefer.
Ett viktigt exempel på detta är ändringshantering. Det är avgörande för långsiktiga projekt.
Vem fastställer förväntningarna om ett projekt förändras, och vem motiverar teamet? Du måste utse intressenter som ska hålla i möten eller frågestunder för att kommunicera eventuella ändringar och ta itu med eventuella relaterade problem.
Uppmuntra till samarbeten i detta skede av planeringen och under projektledningen. Samarbeten främjar teamarbete och ser till att alla arbetar mot samma mål.
Dropbox har kraftfulla funktioner du kan använda för att göra anteckningar i PDF-filer, kommentera på specifika bildrutor i videor, ge feedback på dokument i realtid och mycket mer. Välj en plan och registrera dig idag.
Steg 8: Övervaka och följ förloppet
Goda nyheter! När allt som krävs för en framgångsrik projektplan är på plats kan du luta dig tillbaka och ta det lugnt. Nej, skämtade bara. Du behöver konstant övervaka projektförloppet och göra justeringar – förlåt.
Dropbox Paper har funktioner och verktyg för uppgiftshantering som hjälper dig att hantera datum, följa arbetet och få automatiska påminnelser. Det är ett fantastiskt sätt att hålla koll på att projektet följer budgeten och tidsschemat.
Steg 9: Granska och utvärdera
Under projektets förlopp behöver du göra kontinuerliga utvärderingar för att fastställa vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras. Finns det en smärtpunkt i planen som du behöver överväga att ändra på?
Om ditt projekt till exempel är en blöjreklam med föräldrar och barn på inspelningen kan det vara svårt att schemalägga allt. Som en bra projektledare kan du räkna in saker (som tupplurar) i framtida projekt.
Steg 10: Hylla framgångar och bekräfta misslyckanden
Projektplanering innebär att hylla framgångar när de sker, som att uppnå en milstolpe. Detta främjar teamandan i stora projekt med många rörliga delar och som involverar flera avdelningar.
Planering och effektiv projektledning går hand i hand. Så även om något inte fungerar ska du erkänna teammedlemmarnas ansträngningar och göra utrymme för att reflektera över gruppens prestationer.
För bästa chansen till framgång med projektplanen kan du använda det kostnadsfria projektplansmallen i Dropbox Paper, som också har ett enormt bibliotek med praktiska mallar för andra slags arbeten.
Skapa imponerande projektplaner och mer med Dropbox Paper
Projektplanen är en avgörande färdplan och en risksköld – du behöver ha en projektplan på plats för att se till att projektet håller schemat, hållet budgeten och har bästa möjliga chans till resultat. Men vem som helst kan göra en projektplan!
Dropbox Paper är det perfekta stället att sätta ihop en bergsäker projektplan. Registrera dig i Dropbox för att använda Paper utan kostnad, eller logga in och börja arbeta på nästa framgångsrika projektplan med en gång.