Pomodoro-tekniken

Se hur Pomodoro-tekniken enkelt kan bidra till att förvandla en teammedlems arbetsflöde och minimera bortslösad tid.

En person som arbetar med en uppgift och har en Pomodoro-äggklocka inställd på sitt skrivbord

Vad är Pomodoro-tekniken?

Pomodoro-tekniken är en tidsplaneringslösning utvecklad av en högskolestudent, Francesco Cirillo, på 1980-talet. Tekniken är uppkallad efter det italienska ordet för ”tomat” eftersom Cirillo använde en tomatformad äggklocka när han utvecklade sin tidsplaneringsmetod, som bygger på ett flertal tidsintervall fördelades över dagen.

Pomodoro-teknikens grundläggande struktur är utformad för att vara enkel att implementera – men ska kunna ge stora fördelar när det gäller produktivitet:

  1. Välj ett mål/en uppgift som ska slutföras på din att göra-lista
  2. Starta in din Pomodoro-äggklocka
  3. Arbeta under den bestämda tidsperioden
  4. När äggklockan ringer ska du markera ditt arbetsintervall med en bock
  5. Efter varje arbetspass tar du en 5-minuterspaus
  6. Efter det fjärde passet tar du en längre paus på 15–30 minuter
  7. Återställ äggklockan och börja om processen igen

Vad är en Pomodoro?

Förutom namnet på Cirillos äggklocka är Pomodoro också termen som används för att beskriva till varje tidsperiod som enligt den ursprungliga tekniken är 25 minuter lång. Så tanken är att arbeta i en 25-minuters Pomodoro, ta en kort paus. Efter fyra Pomodoros i rad kan du ta en längre paus. När du vänjer dig vid att arbeta i 25-minuterspass och bygger upp din fokusförmåga kan du utöka passen till 60–90 minuter åt gången. Se bara till att inte sitta för länge utan komma upp och röra på dig!

Moderna Pomodoro-metoder

I Cirillos fall krävde den klassiska metoden en äggklocka – en Pomodoro-timer – men du kan också använda ditt telefonlarm.Det är också enkelt att schemalägga dina Pomodoros med en app. Använd en äggklocka om du vill. Men kom ihåg att appar kan erbjuda praktiska extrafunktioner som:

  • Rapporter och statistik
  • Resultattavlor – bra om du är en del av ett team
  • Telefon- och skrivbordsintegrering
  • Användningsgränser för sociala medier, blockering av telefonsamtal och andra funktioner som gör det lättare att fokusera

Så använder du Pomodoro-tekniken på ditt kontor

Moderna kontor är mer öppna än någonsin när det gäller att maximera effektiviteten och företagskulturen. Pomodoro-tekniken kan hjälpa dig att lyfta arbetsmiljön och kulturen och verkligen motivera teamet. Den kan vara perfekt för frilansare och distansteam som vill hålla sig kvar ”i zonen” och avsluta uppgiften. Och om du vill se till att ditt team fokuserar på en enda uppgift, uppmuntra dem att arbeta i grupp-Pomodoros. Delade arbetspass och pauser kan göra att teamet känns mer som ett lag, även om medlemmarna befinner sig många mil från varandra.

Genom att belöna små arbetspass med korta men uppfriskande pauser – och med en längre paus att se fram emot – kan Pomodoro-tekniken vara ett tillfredsställande sätt att nå små mål. De viktiga kaffe- och lunchpauserna under dagen uppmuntras aktivt i Pomodoro-strukturen, vilket gör arbetstiden mer fokuserad och också produktiv.

Även om Pomodororo-tekniken kanske inte passar alla, särskilt inte för dem som redan är bra på att planera sin tid, är det ett tekniken värdefull när ditt team verkligen behöver få jobbet gjort, till exempel vid agilt arbete eller i en sprint.

Pomodoros vid tidsplanering framåt

När du och ditt team har vant sig vid Pomodoro-tekniken är det enkelt att beräkna hur många arbetspass ni behöver för framtida arbete. Detta kan vara ett bra sätt att planera arbetsveckan eller arbetsmånaden. Försök att tilldela de viktigaste uppgifterna i 25-minutersblock direkt på morgonen så att prioriteringarna alltid är rätt, även om ni inte arbetar i Pomodoro-arbetspass under resten av dagen.

Ni kanske till och med kan implementera ett fast Pomodoro-arbetspass per vecka. Bestäm vilken tid som passar bäst för teamet, och markera denna tid i planeringen som en fast tidpunkt för Pomodoro-tekniken.

Alternativ till Pomodoro-tekniken

Om tanken bakom den här metoden tilltalar dig men du inte tror att den kan fungera i ditt team finns det variationer du kan prova:

Eisenhower-metoden

Denna kan faktiskt användas tillsammans med Pomodoro-metoden och hjälper er att bestämma vilka prioriteringarna är. Ni kan sedan ta itu med dessa uppgifter i Pomodoros. Eisenhower-metoden bygger på att du ritar upp ett rutnät med fyra rutor. Den horisontella axeln har två rutor märkta ”Brådskande” och ”Inte brådskande”. Den vertikala axeln har två rutor märkta ”Viktigt” och ”Inte viktigt”, och sammantaget ger detta fyra rutor i form av en numrerad att göra-lista:

  1. Brådskande och viktigt, till exempel deadlines, problem i projekt etc.
  2. Inte brådskande och viktigt, till exempel projektplanering
  3. Inte viktigt och brådskande, till exempel lunch med teamet i dag
  4. Inte viktigt och inte brådskande, till exempel after work med teamet

Agila metoder

Agile eller agil är en arbetsmetodik som kan implementeras för alla slags yrkesgrupper även om den utformades och är anpassad för programmerare och utvecklare. Som tidsplaneringsmetod har den dock fortfarande värde. Den mest intressanta aspekten är konceptet ”sprint”. En sprint är en tidsperiod där alla samarbetar för att få en viss uppgift gjord. En sprint kräver att medlemmar i olika team att bidrar med sina speciella färdigheter för en uppgift, med målet att skapa en helt färdig leverans vid tidsperiodens slut.

Låt Pomodoro-tekniken arbeta för dig

Pomodoro-metoden är mycket anpassningsbar, så du kan skapa det perfekta tidsplaneringsverktyget för ditt team. Använd den för att planera in en tidsperiod med intensivt samarbete en gång i veckan, för att uppmuntra teamet att få tråkiga uppgifter gjorda, eller för att hålla alla på banan inför en deadline.

Låt oss säga att ditt team arbetar på distans och en massa nya problem hämmar arbetet, till exempel dåliga uppkopplingar, andra störningsmoment etc. Med Pomodoro-tekniken kan du uppmuntra teamet att fokusera hårt i avgränsade 25-minuterspass, så att de driver arbetet vidare i små, men viktiga steg.

Genom att minimera tiden men maximera effektiviteten slipper du också oroa dig andra störningsmoment. Med Pomodoro-tekniken kan du se till att ni arbetar kort, effektivt och med rätt saker.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Kom igång med Dropbox Business