Så kan Dropbox hjälpa dig när det blir fel i ett samarbete

Kollegor samarbetar på ett projekt med Dropbox Paper-kommentarer

Teoretiskt sett är det enkelt att samarbeta – var bara öppen för nya idéer och lös problemen tillsammans som ett team. Men ibland kan små komplikationer göra samarbetet mycket mer svårhanterligt än man hade kunnat ana.

Därför har vi byggt funktioner som hjälper dig att undvika hinder i samarbeten så att ni kan återgå till att jobba ihop.

Här är fyra sätt där Dropbox kan hjälpa till.

1. Ditt team får hela tiden slut på lagringsutrymme

En användare högerklickar på en fil och väljer att lagra filen enbart online med smart synkning

Det har varit en produktiv månad. Ditt team har precis producerat fem lanseringsvideor som alla har översatts till ett dussintal olika språk.

Men dessa delade videor ligger nu tyvärr i en sprängfull teammapp som gör att flera anställda har slut på lokalt lagringsutrymme. Den här sortens problem börjar som ett mindre besvär men blir bara värre och värre med tiden.

Istället för att dina anställda ska behöva hantera sitt hårddiskutrymme minutiöst kan smart synkning göra det åt dem. Med smart synkning kan ditt team lägga filer på ett lagringsutrymme som finns enbart online och kan ändå få åtkomst till dem direkt från sina skrivbord.

När de öppnar en fil som har lagrats online kommer smart synkning automatiskt att ladda ner den till deras datorer. Hjälp ditt team att dela sitt arbete direkt istället för att behöva oroa sig över hur de ska få plats med det.

Läs mer om smart synkning.

2. Utspridda teamsamtal

En användare nämner en kollega i ett Dropbox Paper-dokument

Du skickade ut uppgifter om din reklamkampanj, och två dagar senare har ett dussintal kollegor svarat och gett dig feedback. Deras kommentarer är tyvärr utspridda och finns i tre olika e-postmeddelanden, i två möten, på en whiteboardtavla och i ett sms. Nästa gång kan du skicka din kampanjplan med Paper. Paper förvarar samtalet på en plats, oavsett när eller hur dina kollegor svarar. Andra användare kan kommentera i texter, foton eller videor, se varandras feedback och bidra med sina egna idéer i ett dokument som spårar ändringarna i realtid.

Som dokumentägare kan du bjuda in nya granskare, kontrollera vem som har åtkomst och avgöra vilken typ av feedback du vill ha, endast kommentarer eller redigering i dokumentet. Det är en delad arbetsyta där alla hålls engagerade och informerade.

Prova Paper i dag.

3. Att leta reda på andra användare tar för lång tid

En användare kollar vem som har läst en fil med hjälp av läsarinfo

Du är redo att få feedback, men det har gått mer än en vecka och hälften av dina teammedlemmar har inte sagt något än. Har de glömt bort dig? Missade de ditt meddelande?

Dropbox Business-team kan nu hålla koll på andra användare med läsarinfo – en överblick som uppdateras i realtid över av vem som har öppnat en fil och när de läste den senast. Du kan se vilka filen har delats till och vilka som läser den just nu. Behöver du påminna någon? Du kan se vem som inte har läst filen än och följa upp med rätt medarbetare utan att störa hela gruppen.

Dropbox Business-team kan få tidig åtkomst till en version av läsarinfo i dag.

4. Man kan inte kontrollera vem som ser ens arbete

En användare högerklickar för att dela en Dropbox-mapp

Ibland vill man ha feedback privat från endast en eller två personer. Men sist du skickade ut ett tidig designförslag via e-post vidarebefordrade dina kollegor det till hela marknadsföringsteamet vilket ledde till en timslång distraherande debatt.

Med Dropbox kan du dela en fil säkert med bara några enstaka kollegor. Dropbox kommer att kräva att de andra användarna loggar in först så att endast de personer som du litar på kan få åtkomst till filen. När din design verkligen är redo att visas för alla kan du skapa en delad länk. Vem som helst kan se filer som har skickats som delad länk, även om de inte har något Dropbox-konto.

Läs mer om Dropbox delningsalternativ i vårt hjälpcenter.

När man slipper oroa sig över hur man ska samarbeta, kan man lägga mer tid på att faktiskt jobba tillsammans. Och när man tar bort allt krux med att samarbeta är det mycket mer sannolikt att man tycker om sitt sätt att arbeta.

Läs mer om hur Dropbox kan hjälpa dig att forma bra samarbeten.

Kontakta Dropbox