För att gå rakt på sak – pappersarbete är oerhört frustrerande.
Många företag har redan bytt utskrifter och skanningar mot ett digitaliserat arbetsflöde, men det finns många företag och branscher som fortfarande känner att de sitter fast i gamla papperssystem. Det finns en bättre lösning!
Vi listar sex olika metoder för att göra pappersarbetet smärtfritt för ditt kontor, team, verksamhetsområde eller företag. Dessa tips passar perfekt för alla branscher som vill bryta sig loss från betungande pappersarbete. Varje förslag kräver att du har ett aktivt Dropbox Sign-konto (tidigare HelloSign).
Klicka här för att registrera dig för din provperiod.
1. Spara tid med mallar för vanligt använda dokument
Varför göra samma sak hundra gånger när du kan göra det en gång och sedan automatisera det? Med Dropbox Sign-mallar kan du formatera ett dokument en gång och sedan spara formateringen för framtida bruk. På så vis slipper du onödig formatering och får istället mer tid och mentala resurser över.
Lär dig att skapa din första mall här.
2. Spara ännu mer tid genom att fylla i dokument automatiskt
Föreställ dig att du just har tagit emot en invecklad uppgift med en massa pappersarbete, och istället för att fylla i hundratals textfält behöver du bara granska informationen och skriva under på den streckade linjen. Vilken lättnad! Lyckligtvis är detta en realitet när du använder texttaggar med Dropbox Sign API.
Texttaggar hjälper API-kunder att formatera dokumentmallar (sådana som vi precis nämnde!) med särskilda taggar som fyller i textfält med information. Det kan gälla jobbtitlar, adresser, telefonnummer, mejladresser och mycket, mycket mer.
3. Aktivera mejlpåminnelser för att hålla koll på pappersarbetet
Dropbox Sign mejlpåminnelser håller dig uppdaterad kring vad som händer med ett dokument. På så vis blir det kristallklart när du måste påminna någon om att skriva under eller du själv måste skriva under något som fallit mellan stolarna.
Mejlpåminnelser ger dig en bra inblick i vad som händer i ett dokument så att du slipper jobbiga påminnelser och kontroller. Du kan se när ett dokument har öppnats, lästs, signerats med mera.
Gå till fliken inställningar i ditt Dropbox Sign-konto för att ställa in e-postmeddelanden.
4. Tilldela en signaturordning för att hålla ordning på alla
Finns det dokument inom ditt företag eller din bransch som kräver signaturer från flera intressenter? Det är enkelt att få dessa dokument signerade på ett ordnat sätt genom att aktivera en signaturordning för ett dokument.
Med en signaturordning slipper du skicka runt samma dokument till olika mejladresser och manuellt hålla koll på vem som har läst vad och vid vilken tid. Det är särskilt användbart när det används tillsammans med mejlpåminnelser. Alla har koll på läget!
Du kan ställa in en signaturordning när du konfigurerar ett dokument för signaturer. Nu kan du dessutom välja signaturordning när du konfigurerar en dokumentmall.
5. Med datavalidering slipper du granska dokument manuellt
Att fela är mänskligt, att undvika fel är datavalidering. Datavalidering är en funktion som meddelar undertecknaren om de har fyllt i data i fel format.
Ett felmeddelande kommer exempelvis att visas om någon råkar skriva ett telefonnummer i ett mejladressfält. Du kan känna dig säker på att informationen du får är den information som du vill ha och slipper samtidigt finkamma ett dokument för att hitta minsta oskyldiga misstag.
6. Gå hela vägen och bädda in onlinesignaturer i arbetsflödet
Om du vill ta fullständig kontroll över hela signaturprocessen kan du integrera den i ditt arbetsflöde, din applikation eller din plattform med Dropbox Sign API.
Med API kan du bädda in Dropbox Sign-funktioner i ditt specifika arbetsflöde. Vilken uppgradering!
Läs mer om hur integrering av arbetsflöde fungerar.
Njut av ett smärtfritt arbetsflöde
Vare sig du är redo att skapa ditt första online-dokument, tänker automatisera ett dokumentarbetsflöde eller vill bädda in onlinesignaturer på din webbplats så är det enkelt med Dropbox Sign och Dropbox.
