6 metoder för att göra pappersarbetet smärtfritt med HelloSign

En person recenserar en eSignature-mall för ett vanligt hyreskontrakt

För att gå rakt på sak – pappersarbete är oerhört frustrerande.

Många företag har redan bytt utskrifter och skanningar mot ett digitaliserat arbetsflöde, men det finns många företag och branscher som fortfarande känner att de sitter fast i gamla papperssystem. Det finns en bättre lösning!

Vi listar sex olika sätt som gör pappersarbetet smärtfritt för ditt kontor, team, verksamhetsområde eller företag. Dessa tips passar perfekt för alla branscher som vill bryta sig loss från betungande pappersarbete. Varje förslag kräver att du har ett aktivt HelloSign-konto.

Klicka här för att registrera dig och skapa ett provkonto.

1. Spara tid med mallar för vanligt använda dokument

Varför göra samma sak hundra gånger när du kan göra det en gång och sedan automatisera det? Med mallar från HelloSign kan du formatera ett dokument en gång och sedan spara formateringen för framtida bruk. På så sätt slipper du göra överflödig formatering och får istället mer tid och mentala resurser.

Lär dig att skapa din första mall här.

2. Spara ännu mer tid genom att fylla i dokument automatiskt

Föreställ dig att du just har tagit emot ett invecklat papperspaket, och istället för att fylla i hundratals textfält så behöver du bara granska informationen och skriva under på den streckade linjen. Vilken lättnad det hade varit! Det kan du lyckligtvis göra när du använder texttaggar med HelloSigns API.

Texttaggar hjälper API-kunder att formatera dokumentmallar (sådana som vi precis nämnde!) med särskilda taggar som fyller i textfält med information. Det kan gälla jobbtitlar, adresser, telefonnummer, mejladresser och mycket, mycket mer.

Här kan du läsa mer om vad du kan göra med HelloSign-API.

3. Aktivera mejlpåminnelser för att hålla koll på pappersarbetet

HelloSigns mejlpåminnelser håller dig uppdaterad om ett dokument. Det gör det kristallklart när du måste påminna någon om att skriva under ett dokument eller du själv måste skriva under något som fallit mellan stolarna.

Mejlpåminnelser ger dig en bra inblick i vad som händer i ett dokument så att du slipper jobbiga påminnelser och kontroller. Du kan se när ett dokument har öppnats, lästs, signerats med mera.

Gå till fliken inställningar på ditt HelloSign-konto för att ställa in mejlmeddelanden.

4. Tilldela en signaturordning för att hålla ordning på alla

Finns det dokument inom ditt företag eller din bransch som kräver signaturer från flera intressenter? Det är enkelt att få dessa dokument signerade på ett ordnat sätt genom att aktivera en signaturordning för ett dokument.

Med en signaturordning slipper du skicka runt samma dokument till olika mejladresser och manuellt hålla koll på vem som har läst vad och vid vilken tid. Det är särskilt användbart när det används tillsammans med mejlpåminnelser. Alla har koll på läget!

Du kan ställa in en signaturordning när du konfigurerar ett dokument för signaturer. Nu kan du dessutom välja signaturordning när du konfigurerar en dokumentmall.

5. Med datavalidering slipper du granska dokument manuellt

Att fela är mänskligt, att undvika fel är datavalidering. Datavalidering är en funktion som meddelar undertecknaren om de har fyllt i data i fel format.

Ett felmeddelande kommer exempelvis att visas om någon råkar skriva ett telefonnummer i ett mejladressfält. Du kan känna dig säker på att informationen du får är den information som du vill ha och slipper samtidigt finkamma ett dokument för att hitta minsta oskyldiga misstag.

Läs mer om datavalidering här.

6. Gå hela vägen och bädda in onlinesignaturer i arbetsflödet

Om du vill ta fullständig kontroll över hela signaturprocessen kan du integrera signaturprocessen i ditt arbetsflöde, din applikation eller din plattform med HelloSign-API.

Med API kan du bädda in HelloSign-funktioner i ditt specifika arbetsflöde. Vilken uppgradering!

Här är några av alla de kunder som har gjort det:

Njut av ett smärtfritt arbetsflöde

Oavsett om du är redo att göra ditt första online-dokument, automatisera arbetsflödet för dokument eller vill bädda in onlinesignaturer på din webbplats – så finns vi här för dig. Registrera dig för att starta ett provkonto.

Är du redo att lämna mödan med pappersarbete bakom dig?

Läs mer om HelloSign