リモートチームの管理に役立つガイド

社内スタッフとリモートワーカーの両方が効果的なチームとして貢献し、活躍できる環境を整えましょう。

バーチャルワーカーの障害を取り除く

テレワークにおいて、バーチャルワーカーと社内スタッフの両方のチームメンバーが 1 つのチームとしてスムーズに働けるようにするには、効果的なチーム管理が重要になります。もちろん、バーチャルチームの管理は口で言うほど簡単ではありません。タイムゾーンも稼働時間もまちまちで、状況の確認や勤務時間の記録は大きな負担となります。また、対面で話す貴重な機会がない分散型のチームでは、信頼を築くのが難しい場合もあります。適切に評価されているとバーチャルワーカーに感じてもらうことは、ほぼ不可能でしょう。バーチャルな環境で企業文化を醸成することは重要ですが、効果的な作業プロセスを浸透させることもまた必要です。

直接会えないことで、チームメンバーとワークフローに大きな影響が出ることはまず間違いありません。社内にいないリモートチームのメンバーは、チームの一員であるという実感を持ちにくいかもしれません。また、遠く離れた国で働くメンバーがいる場合は、文化の違いによってチームとの一体感を感じられないこともあるでしょう。こうした課題を克服するため、バーチャルチームの管理者には次の対策をお勧めします。

バーチャルチームの構築を支援する
頻繁に 1 対 1 の Zoom ミーティングを実施する
依頼や質問をする際はその背景情報を説明する
コミュニケーションの基準を作る
邪魔の入らない単独作業と共同作業の両方に適したチームスペースを確保する
人と人との意図的なつながりを構築する
1 つの目標に向かって作業していることを全員が理解できるように成功を定義する

対面でのやり取りがないと、企業文化において重要な価値の多くが見過ごされる可能性も高まります。管理者の役割とは、そうした価値を守ることです。幸いなことに、便利なツールはたくさんあります。

テクノロジーでバーチャルワーカーとつながる

このような環境でテクノロジーが間違いなく重要なのは言うまでもありませんが、皆さんはテクノロジーを適切に活用できているでしょうか？メールはコミュニケーションツールとして優れていますが、あなたの役割の核心がコラボレーションにあるのなら、いつでも時間が味方してくれるとは限りません。他のデジタルツールを使うことで、すぐに活用できる貴重なバーチャルコラボレーションの機会が数多く得られるのなら、メールの返信を待つよりも時間を有効活用できます。

インスタントメッセージ

すべての社員がインスタントメッセンジャーツールを使うべきです。それが Zoom でも Slack でも、チームが 24 時間いつでも連絡を取り合えるようになります。特に複数のタイムゾーン間で仕事をしている場合は効果的です。インスタントメッセージは、自宅とオフィスのどちらにいても、あるいはコーヒーショップからのリモートワークであろうと、あらゆるワークスペースの理想的な状態と言えるでしょう。一般的なチーム管理に限らず、リモートチームの管理においてもリアルタイムでつながっていることは不可欠です。

インスタントメッセージの重要な「ルール破りのルール」とは、ルールとされていることをあえて破ることです。仕事以外の気楽なチャットは、避けられないものですが、このような仲間との交流もバーチャルチームビルディングの重要な一側面なのです。そのため、常識の範囲内で、こうしたオープンなコミュニケーション手段を抑制しないことが大切です。同僚が顔を合わせて楽しむおしゃべりは、どのような形でもバーチャルで再現できますし、再現すべきです。こうしたおしゃべりは、チームのやる気を高めることにもつながります。誰もがチームの一員であると感じられるように、可能であれば 1 つのグループチャットに全員が参加し、新しい社員がいれば常にバーチャルで紹介するようにします。その手段としては、全員が顔と画面上の名前を一致させられるように、ビデオ通話がお勧めです。これについては、次で説明します。

ビデオ会議

極端に内気な性格でない限り、打ち合わせを対面でしないことは大きな損失につながりかねません。インスタントメッセージが効果的であることは間違いありませんが、有意義な関係を築くことがコラボレーションにとって重要であるなら、音声を伴わない文字のやり取りには限界があります。そもそも、話の大部分はボディランゲージによって伝わるため、当初からチームでビデオ会議を実施する習慣を作ってください。

バーチャルで参加する社員向けのオンボーディングプロセスは、表情や声が伝わらないメールのやり取りではなく、ビデオ通話か通常の電話で進めるべきです。1 対 1 かチーム会議かにかかわらず、定期的な会議をビデオ通話で実施して、リモートチームメンバーと最新情報を共有しましょう。たとえば Zoom が最適です。ビデオ通話としてリアルな口頭での会話を楽しめるだけでなく、画面を共有し、Dropbox から直接ドキュメントの共同作業ができます。通常のツールキットにこのようなツールを加えることで、長期的に見ると節約できる時間が増え、重要な点について常に最新情報を伝えることができます。チームがビデオ会議を他のあらゆる会議と同様にとらえ、会議の調整や出席に完全に対応できるようにしてください。ところで、ここで言う「最新情報の伝達」は、堅苦しい内容だけではありません。ランチや飲み会に出かけるような感覚で、毎週金曜日に Zoom 会議で少しの間、チームで交流するのもよいでしょう。またチームの間で Zoom 疲れが起きているようなら、Dropbox Capture を活用してみてください。自分や画面を録画して近況報告として共有できるため、ミーティング回数を増やすことなく、つながりを維持できます。

時間管理

リモートワークでは、互いの状況を確認しやすいオフィス勤務とは異なり、時間の感覚や責任感を失いやすいものです。チームの近くにいる場合でも、オフィスにいないことで、チームで仕事している感覚がなかなか得られない可能性はあります。勤務を約束した時間とやるべき仕事に対して責任を負っているということを誰もが認識できるように、チームに時間管理を導入しましょう。そうすることで、複数のタイムゾーン間で、スキルセットを基準に勤務時間とチームメンバーを調整できるようになります。

チームの体制を維持するため、リモートワーカーのチームリーダーを任命しましょう。期待を明確に設定することで、全員がタスクに集中できます。また、時間を設定すれば、常にリモートワーカーが誰かに連絡を取れるようになります。連絡先となる担当者は、オフィスの就業時間が終わった後でも勤務時間内で対応できる、別のバーチャルワーカーでもかまいません。

タスク管理

時間管理を導入したら、チームが効果的に作業しているかを確認する必要があります。そこでタスク管理ツールの出番です。プロジェクト管理に最適な Dropbox を使用することで、わかりやすく更新しやすい To-do リストを作成できます。締め切りを忘れてしまう人がいないように、自動リマインダーを設定できます。また、すべての情報をわかりやすく集約できるので、全員が最新情報を確認し、誰が担当するのかを把握できます。リモートチームの管理では、全員に最新情報を共有することが必要なため、重要なタスクを一元的にまとめることで、プロセスを大幅に合理化できます。

テレワーク

通勤電車の混雑やラッシュアワーの渋滞が好きな人はいませんが、それでも通勤には重要な役割があります。不快なことも多々ありますが、仕事に対する心の準備が整い、また最も重要な点として、プライベートと仕事の時間をはっきりと切り分けることができます。在宅で働く人は、ダイニングテーブルで仕事していると、プライベートと仕事との区別が曖昧に感じるかもしれません。テレワークによるバーチャルな勤務を推奨することで、ワークライフバランスの改善を支援することも可能です。

Dropbox は、チームメンバーがすべての作業を 1 か所で進められるため、リモートワークに最適なソリューションです。仕事モードに入る準備ができたらログインし、1 日の終わりにログアウトすれば、勤務に区切りを付けられます。Dropbox は、利便性が高いだけでなく、有益なバーチャル環境を作ることも可能です。このため、仕事とプライベートに同じノートパソコンを使う場合でも、勤務時間中はソーシャルメディアなどの誘惑を遠ざけておくことができます。

シンプル化

さまざまな場所に分散して働くチームでは、作業プロセスもばらばらになりがちです。バーチャルチームには共通のオフィスがないため、統一的なワークフローを作りにくいのです。しかしこれは、好ましい状況とは言えません。チームが一体になって働けることは、規模や職種を問わずあらゆるチームにとって重要なことです。Dropbox Paper では、チームがリアルタイムで編集や共同作業を進められるため、すぐ行方不明になるオフラインファイルを何度も共有せずに済みます。ブレインストーミングテンプレートは、リモートチームが一緒にアイデアを練り上げる際に役立ちます。さらに、便利な議事録テンプレートを使えば、タイムゾーンが異なるリモートワーカーに会議の内容を共有しやすくなります。また、バーチャルワーカーがそれぞれ異なるタイミングで会議に参加する場合でも、すぐに状況を把握できます。Dropbox へのアプリインテグレーションにより、Xero や Zapier など多数の優れた仕事用アプリを活用して、作業を明確化、効率化できます。コラボレーションツールによって情報を一元化しておけば、複数のプログラムをクリックして切り替える必要も、デバイスを使い分ける必要もありません。

リモートチーム管理に関するヒント

テクノロジーは便利ですが、それですべてがうまくいくわけではありません。リモートチーム管理を成功させるための基本は、精神的な強さと真の団結心です。タイムゾーンや作業場所に関係なく全社的な一体感を生み出す、バーチャルチームビルディングが可能なスペースを用意していますか？

企業でバーチャルなチームワークを成功させるためのポイントをいくつかご紹介します。

真のチームを作る

当たり前のことかもしれませんが、真のチームを目指さない限り、チームとして成功することはできません。社内にいるチームに影響するあらゆる連絡、最新情報、イベントは、リモートワーカーにも共有する必要があります。これは、バーチャルチームワークの感覚を浸透させるためにも不可欠です。たとえホームオフィスで 1 人で仕事している人がいても孤立させないようにしましょう。

効果的なコミュニケーションは、双方が平等に扱われているという認識があって成り立ちます。リモートチームとコミュニケーションする方法を活用し、バーチャルワーカーにも発言権があり存在価値があるのだと知らせましょう。これは、全社員への誕生日祝いイベントや、毎週のチーム会議への出席確認など、どのような形でもかまいません。バーチャルチーム管理では、どのような障害も設けないことが必要です。社内にいるチームが、たとえばインターンや共同創設者といった誰かを捕まえて 1 対 1 で軽く話す機会を得られるなら、バーチャルチームでもそうできるようにしてください。ビデオ通話やミーティングは、必ずしも事前に予定しておく必要はなく、過度に重要視する必要もありません。そこで重要なのは、チームがつながっており、近づきやすく、いつでも手を貸してくれると全員に認識させることです。

バーチャルワーカーをコモディティ化しない

リモートワーカーには必要に応じて仕事を頼むものだという感覚に陥りやすいのですが、こうした考え方は早いうちに改めるべきです。常にチームの結束を高めるよう努めましょう。すべてのチームメンバーと有意義な関係を築き、同じ物理的なスペースで働くメンバーと同じように、バーチャルワーカーが相互に強いつながりを築けるようにします。バーチャルワーカーとの仕事は余計な労力を必要とするタスクだという考えを持たせないことです。

バーチャルチームの管理は連絡窓口の管理ではありません。リモートワーカーは他の社員と同様にチームの一員として考える必要があります。結局のところ、リモートチームを管理することで、あなたの実際の価値や、チームメイキングに向けた努力に何か影響があるわけではありません。リモートワーカーをただチームに追加し、尊重すれば、きっと活躍してくれるでしょう。

チームで力を発揮する

会社がリモートワークを採用したいのであれば、その準備をしっかり整えましょう。どのようなオフィスでも企業文化の醸成は不可欠ですが、もしオフィスでバーチャルスペースの活用を開始するのであれば、文化の重要性はさらに高まります。何よりも、適切なリモートチームを形成し、コラボレーションツールによってメンバーの一人ひとりが力を発揮できるようサポートしましょう。