Superare gli ostacoli del lavoro virtuale
Una gestione del team efficace è la chiave per garantire che i membri lavorino in modo efficiente come squadra, sia in remoto che in ufficio. Ovviamente, gestire team virtuali è più facile a dirsi che a farsi. La verifica delle presenze e il monitoraggio delle tempistiche con fusi orari e intervalli di lavoro diversi possono essere stressanti. Inoltre, creare fiducia reciproca in un team distribuito che non può godere del confronto faccia a faccia può rappresentare una sfida. In breve, aiutare i dipendenti virtuali a sentirsi apprezzati può sembrare quasi impossibile. Anche se promuovere la cultura aziendale in un ambiente virtuale è fondamentale, è altrettanto importante essere in grado di implementare processi di lavoro efficaci.
La mancanza di presenza fisica può certamente avere un impatto sui membri del team e sui flussi di lavoro. Se un membro del team in remoto non fa parte dell'ufficio, potrebbe sentirti escluso. Anche i membri che lavorano in un altro Paese potrebbero sentirsi separati dal resto del team da un'intera cultura. Per superare queste sfide, consigliamo ai manager di team virtuali:
- Facilitare la creazione di team virtuali
- Svolgere spesso riunioni faccia a faccia su Zoom
- Offrire la possibilità di presentare richieste e domande
- Stabilire norme di comunicazione
- Offrire spazio al team sia per lavorare indisturbati da soli che per collaborare
- Creare connessioni deliberate
- Definire il successo in modo che tutti sappiano di stare lavorando per raggiungere il medesimo obiettivo
In assenza di interazioni faccia a faccia, è molto probabile che diversi valori chiave nella cultura aziendale vengano messi da parte. Spetta a te assicurarti che non accada. Fortunatamente, hai a disposizione diversi strumenti.
Collegarsi con i dipendenti da remoto grazie alla tecnologia
Inutile dirlo, la tecnologia svolge un ruolo fondamentale in questo ambito; ma la utilizzi nel modo corretto? Le e-mail sono un ottimo strumento di comunicazione, ma quando uno dei tuoi compiti principali è favorire una buona collaborazione, il tempo non è sempre dalla tua parte. Non perdere tempo ad aspettare di ricevere risposte via e-mail quando ci sono tanti altri strumenti digitali che offrono opportunità di collaborazione virtuale preziose e facilmente accessibili.
Messaggistica istantanea
Ogni team di lavoro deve disporre di uno strumento di messaggistica istantanea. Sia che scegli Zoom o Slack, il tuo team può rimanere in contatto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, un aspetto da non sottovalutare se lavorate con fusi orari diversi. La messaggistica istantanea è la costante ideale per qualsiasi ambiente di lavoro, sia che lavori a casa, in ufficio o da remoto o al tavolo di un bar. Rimanere sempre in contatto con i collaboratori in tempo reale è essenziale, sia per la gestione dei team in remoto, sia per la gestione dei team in generale.
Una caratteristica importante della messaggistica istantanea è quella di abbattere le cosiddette regole. Anche se una chiacchierata leggera non inerente al lavoro è quasi inevitabile ad un certo punto, questo cameratismo è un altro aspetto importante del team building virtuale. Ecco perché, entro certi limiti, è giusto non cercare di soffocare l'apertura di questi canali di comunicazione. Le chiacchierate tra colleghi faccia a faccia possono e devono essere replicate virtualmente per quanto possibile e possono anche influenzare la motivazione del team. Quando possibile, inserisci ogni membro del team in un'unica chat di gruppo in modo che tutti si sentano inclusi e assicurati che i nuovi dipendenti siano sempre presentati virtualmente. Le videochiamate sono un ottimo modo per farlo, perché tutti possano associare un volto a un nome sullo schermo. Questo ci porta a quanto segue:
Videoconferenza
A meno che tu non sia un incorreggibile introverso, la mancanza di incontri faccia a faccia a un certo punto si fa sentire. La messaggistica istantanea è sicuramente un'ottima soluzione, ma, mentre la collaborazione favorisce la nascita di relazioni significative, i messaggi digitati in silenzio non sono certo sufficienti per colmare questa mancanza. Dopotutto, la maggior parte di ciò che diciamo viene espresso attraverso il linguaggio del corpo. Prendi quindi l'abitudine di organizzare videoconferenze con il team fin dal primo giorno.
Il processo di onboarding di tutti i dipendenti virtuali dovrebbe avvenire tramite videochiamata o telefonate regolari, anziché attraverso un flusso di e-mail senza volto e senza voce. Confrontati con i membri del team remoto, sia individualmente che in gruppo, attraverso riunioni regolari organizzate in videochiamata. Zoom, ad esempio, è perfetto per questo perché non solo ti consente di organizzare conversazioni reali e parlate come le videochiamate, ma ti permette anche di condividere lo schermo e collaborare ai documenti direttamente da Dropbox. Queste aggiunte agli strumenti che utilizzi normalmente ti permetteranno di risparmiare ancora più tempo sul lungo termine e tenere sempre tutti aggiornati. Assicurati che il tuo team visualizzi le videoriunioni così come tutte le altre e sia perfettamente in grado di organizzarle e partecipare. A proposito, nessuno dice che ogni incontro debba essere serio. Valuta l'idea di una chiacchierata tra i membri del team tramite Zoom ogni venerdì, allo stesso modo in cui potresti pranzare o fare un aperitivo alla fine della settimana lavorativa. E se tu o il tuo team non volete usare Zoom, provate a usare Dropbox Capture per registrare voi stessi e il vostro schermo da condividere poi come aggiornamento per rimanere in contatto senza ulteriori riunioni.
Monitoraggio degli orari
Per i dipendenti che lavorano in remoto è facile perdere la cognizione del tempo o mancare una scadenza senza la pressione dell'ambiente d'ufficio. Anche se il team è sempre vicino, non essere in ufficio può comunque creare un senso di distacco dalle attività professionali. Parla al tuo team del monitoraggio degli orari, così che tutti sappiano che sono tenuti a rispettare gli orari concordati e le scadenze per il completamento dei progetti. In questo modo sarai in grado di allineare orari di lavoro e attività dei membri del team in base alle rispettive competenze, anche con fusi orari diversi.
Nomina dei team leader per i dipendenti che lavorano in remoto, in modo che sia comunque presente una struttura chiara. Stabilisci aspettative chiare e assicurati che tutti portino a termine le proprie attività. Stabilendo degli orari, potrai anche avere la sicurezza che ci sia sempre un punto di riferimento a cui i lavoratori in remoto possano rivolgersi. Questo può anche essere un altro dipendente virtuale senior i cui orari consentono la copertura al termine dell'orario di ufficio.
Una panoramica semplice
Una volta messo in atto il monitoraggio del tempo, assicurati che il team operi in modo efficace. È qui che entrano in gioco gli strumenti di gestione delle attività . Dropbox è uno strumento indispensabile per la gestione dei progetti che ti consente di creare elenchi attività chiari e facilmente aggiornabili. Puoi impostare date di scadenza con promemoria automatici in modo che nessuno resti indietro. Inoltre, poiché tutto è chiaramente definito in un unico posto, avrai la certezza che tutti siano sempre aggiornati e informati sulle proprie responsabilità. La gestione dei team da remoto richiede il coinvolgimento attivo di tutti, in modo che una posizione centrale per le attività importanti possa davvero semplificare i processi.
Telelavoro
Anche se a nessuno piace andare al lavoro su un treno affollato o in mezzo al traffico durante l'ora di punta, questo aspetto svolge comunque un ruolo importante. Benché possa essere spesso spiacevole, il tragitto casa-lavoro ci prepara mentalmente alla giornata e, forse, rappresenta un divario fisico netto tra la vita privata e quella professionale. I lavoratori in remoto possono sentire di non riuscire più a distinguere la vita domestica da quella lavorativa quando il tavolo della sala da pranzo diventa l'ufficio. Strutturando la giornata di lavoro virtuale come una di lavoro no, puoi migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata.
Dropbox è la soluzione ideale per il lavoro da remoto, poiché consente ai membri del team di svolgere ogni attività da un'unica posizione. Non appena sono pronti a mettersi al lavoro, i membri del team non devono fare altro che effettuare l'accesso. Al termine della giornata, è altrettanto facile chiudere per decretare in modo chiaro che la giornata lavorativa è finita. Non solo è conveniente, ma crea anche un ambiente virtuale efficace. Quindi, anche se usi lo stesso computer per lavorare e per giocare, puoi comunque tenere a bada le tentazioni come i social media durante l'orario di lavoro.
Semplificazione
Con i team distribuiti ovunque, è naturale che anche i processi di lavoro possano diventare frammentati. Senza un ufficio condiviso, è facile che ai team virtuali manchino dei flussi di lavoro unificati. Non lasciare che ciò accada: lavorare in sincrono è fondamentale per i team di ogni tipo e dimensione. Dropbox Paper consente ai team di modificare e collaborare sui contenuti in tempo reale, così da non dover condividere infiniti file offline che possono andare facilmente persi. Un modello di brainstorming aiuta i team distribuiti a sviluppare idee insieme, mentre i comodi modelli per il resoconto delle riunioni consentono ai lavoratori da remoto di essere sempre aggiornati sulle riunioni che si svolgono in un fuso orario diverso dal loro. Inoltre, se i tuoi collaboratori si connettono in momenti diversi durante la riunione, possono essere operativi in pochi secondi. L'integrazione di applicazioni in Dropbox mantiene i contenuti perfettamente ordinati, grazie a una vasta gamma di fantastiche app di lavoro come Xero e Zapier. Non dovrai più perdere tempo a passare da un programma o da un dispositivo all'altro quando hai strumenti di collaborazione che ti semplificano il lavoro.
Consigli per la gestione dei team in remoto
La tecnologia è un'ottima risorsa, ma ha dei limiti. La base di qualsiasi team management da remoto di successo è rappresentata da una mentalità forte e un solido spirito di squadra. Devi creare uno spazio che permetta la nascita di team virtuali, che crei un senso di unità a livello aziendale, indipendentemente dal fuso orario o dal luogo di lavoro?
Ecco alcuni importanti aspetti da considerare per assicurarti che nella tua azienda si svolga un lavoro di squadra virtuale efficiente.
Fare squadra
Anche se potrà sembrarti ovvio, non arriverete mai lontano come team se non agite realmente come un'unica entità. Ogni corrispondenza, ogni aggiornamento, ogni evento che riguarda il tuo team interno deve essere condiviso con i dipendenti da remoto. Questo è fondamentale per infondere un senso di collaborazione virtuale: nessuno è un'isola, anche se seduto da solo in un ufficio domestico.
Una comunicazione efficace deriva dal sapere che entrambe le parti sono ugualmente coinvolte. Scopri come comunicare con un team remoto e fai sapere ai tuoi lavoratori virtuali che hanno comunque qualcuno a cui rivolgersi in ufficio. Puoi farlo in qualsiasi modo, dal fare loro gli auguri di compleanno da parte dell'intera azienda fino ad assicurarti che partecipino alle riunioni settimanali del team. La gestione del team virtuale non deve porre alcun ostacolo sul tuo cammino. Se il tuo team interno può confrontarsi con qualcuno, che si tratti di un tirocinante o un co-fondatore, per un rapido incontro faccia a faccia, assicurati che anche il tuo team virtuale possa farlo. Le videochiamate e le sincronizzazioni non devono essere programmate con giorni di anticipo o rese eccessivamente importanti. La loro importanza risiede nel comunicare a tutti che il loro team è connesso, disponibile e pronto ad aiutarli.
Non considerare i lavoratori in remoto una materia prima
Anche se è facile pensare che i dipendenti da remoto debbano essere utilizzati come e quando necessario, si tratta di un atteggiamento da contrastare in ogni modo. Assicurati che il legame di squadra sia sempre forte. Costruisci un rapporto significativo con tutti i membri del team in modo che i dipendenti virtuali abbiano un rapporto altrettanto forte tra loro quanto quelli che lavorano nello stesso spazio fisico. Lavorare con dipendenti virtuali non deve mai essere considerato come un'attività che richiede uno sforzo supplementare.
Non lasciare che la gestione virtuale del team ricada su un'unica figura: i lavoratori in remoto devono essere integrati nella forza lavoro come chiunque altro. In definitiva, la gestione dei team in remoto non dovrebbe fare alcuna differenza in termini di valori e sforzi per operare come un'unica forza lavoro. Dovrebbero solo rappresentare un valore aggiunto; se ne dai loro la possibilità, lo diventeranno.
Forza ragazzi!
Se la tua azienda vuole passare al lavoro da remoto, assicurati di avere tutti gli strumenti giusti. Alimentare la cultura aziendale è fondamentale in qualsiasi ufficio ed è doppiamente importante quando si inizia ad avventurarsi nello spazio virtuale. Assicurati soprattutto che il team da remoto svolga il proprio ruolo e che i tuoi strumenti di collaborazione siano in grado di supportarlo in ogni momento.
