Подолання перешкод для віртуальної роботи
Ефективне керування командою має ключове значення для організації безперебійної роботи, щоб учасники команди, як віртуальні працівники, так і офісні співробітники, могли працювати як один у дистанційному режимі. Звичайно, про керування віртуальними командами простіше розповісти, ніж організувати його. Обговорення й відстеження часу в різних часових поясах і з різними робочими графіками може виявитися складним завданням. Крім того, може бути складно побудувати довіру в розмежованій команді, коли немає можливості спілкуватись особисто. Отже, створити у віддалених працівників відчуття, що їх цінують, здається майже неможливим. Організація віртуального робочого середовища передбачає створення корпоративної культури разом із впровадженням ефективних робочих процесів.
Неможливість фізичної присутності, безумовно, може вплинути на учасників команди та робочі процеси. Якщо віддалений учасник команди не присутній в офісі, він може не відчувати себе її частиною. Якщо хтось узагалі працює з іншої країни, може здаватися, що вони з командою перебувають у різному культурному просторі. Для подолання цих проблем рекомендуємо керівникам віртуальних команд:
- сприяти створенню віртуальної команди;
- проводити індивідуальні Zoom-зустрічі часто й послідовно;
- забезпечити можливість для запитів і запитань;
- створити норми спілкування;
- створити простір команди для безперешкодної індивідуальної та спільної роботи;
- організувати обов’язкове спілкування;
- відзначати успіх, щоб усі розуміли, що працюють задля досягнення спільної мети
За відсутності особистого спілкування існує висока ймовірність того, що багато ключових цінностей компанії просто зникнуть. Вам потрібно потурбуватися про те, щоб цього не сталося. На щастя для вас, є безліч чудових інструментів, що можуть вам допомогти.
Зв’язок із віртуальними працівниками за допомогою технологій
Безумовно, технології в цьому контексті мають вирішальне значення, але чи використовуєте ви їх належним чином? Електронна пошта — чудовий засіб спілкування, але якщо вашим основним завданням є організація спільної праці, він не завжди ефективний. Не витрачайте час на очікування відповідей на електронні листи, якщо інші цифрові інструменти можуть надати вам багато цінних і доступних можливостей для віртуальної співпраці.
Обмін миттєвими повідомленнями
Кожен працівник повинен мати інструмент для обміну миттєвими повідомленнями. Zoom або Slack допоможуть вашій команді цілодобово залишатися на зв’язку, і це стане в пригоді, якщо ви працюєте в різних часових поясах. Обмін миттєвими повідомленнями може бути чудовою відправною точкою для організації робочого простору вдома та в офісі, навіть якщо ви працюєте дистанційно з кав’ярні. Постійний зв’язок у режимі реального часу має важливе значення для керування віддаленими командами, а також управління командою загалом.
Важливе «правило для порушників норм» під час обміну миттєвими повідомленнями — спробуйте порушувати так звані правила. Хоча в якийсь момент створення легкого чату для обговорення не пов’язаних із роботою питань не уникнути, такі товариські стосунки важливі для розвитку командної роботи у віртуальних командах. Отож варто підтримувати відкритість спілкування в цих каналах зв’язку. Особисті світські бесіди між працівниками можна й потрібно переносити у віртуальний простір, наскільки це можливо, адже це може вплинути на рівень вмотивованості команди. За можливості переконайтеся, що всі учасники команди є в груповому чаті, щоб усі відчували себе частиною колективу, а також завжди віртуально представляйте нових працівників. Для цього чудово підходять відеодзвінки, що допомагають зіставити імена людей з їх зовнішнім виглядом. А отже варто звернути увагу на описані нижче функції.
Відеоконференції
Якщо ви не затятий інтроверт, відсутність можливостей для особистого спілкування може мати свої негативні наслідки. Обмін миттєвими повідомленнями — чудова функція, але якщо метою співпраці є налагодження важливих стосунків, можливостей беззвучних повідомлень не вистачить. Зрештою, більшість того, що ми хочемо сказати, зчитується з мови тіла. Тому обов’язково візьміть за звичку із самого початку проводити відеоконференції з командою.
Процес залучення віртуальних працівників до роботи має відбуватися за допомогою відеодзвінка чи звичайних телефонних дзвінків, а не у форматі безликого та беззвучного потоку електронних листів. Спілкуйтеся з віддаленими учасниками вашої команди як особисто, так і у форматі колективних регулярних відеодзвінків. Для цього чудово підходить Zoom. Ця програма не лише дозволяє отримувати задоволення від реального спілкування у форматі відеодзвінків, а й дає змогу надати спільний доступ до свого екрана та працювати разом над документами безпосередньо з Dropbox. Ці доповнення до вашого звичайного набору інструментів заощадять час у довгостроковій перспективі й не дадуть вам забути про зустріч. Переконайтеся, що ваша команда переглядає відеозустрічі так само, як і всі інші матеріали, та має можливість організувати й відвідувати їх. Крім того, не кожна зустріч має бути серйозною. Наприклад, можна просто спілкуватися в Zoom щоп’ятниці так само, як би ви ходили разом на обід або спілкувалися в кінці робочого тижня. А якщо ви або ваша команда втомилися від Zoom, використовуйте Dropbox Capture для записування відеоповідомлень та екрана, щоб ділитися новинами й залишатися на зв’язку без додаткових зустрічей.
Відстеження часу
Віддалені працівники легко втрачають відчуття часу або відповідальності без організованої структури офісу й контролю. Навіть якщо ваша команда неподалік, якщо ви не в офісі, може скластися враження, що ви не перебуваєте в гущі подій. Ознайомте свою команду з функцією відстеження часу, щоб усі знали, що вони несуть відповідальність за свій узгоджений робочий час, а також за виконану роботу. Так ви зможете розподілити робочий час учасників команди на основі їхніх навичок і часових поясів.
Переконайтеся, що ви обрали керівників команд віддалених працівників, щоб зберегти чітку структуру. Чітко визначте очікування й переконайтеся, що всі виконують свої завдання. Склавши робочий графік, ви також зможете гарантувати, що хтось із віддалених працівників завжди на зв’язку. Це може бути навіть інший старший віртуальний працівник, чий робочий графік не збігається з вашим.
Простий контроль
Налаштувавши відстеження часу, переконайтеся в ефективності роботи своєї команди. Для цього вам знадобляться інструменти керування завданнями. Dropbox — незамінний інструмент для управління проєктами, оскільки дозволяє створювати чіткі списки завдань, які легко оновлювати. Ви можете встановити терміни виконання з автоматичними нагадуваннями, щоб усі могли виконувати свої завдання вчасно. Оскільки все розташовано в одному місці, ви можете бути певні, що кожен учасник команди в курсі подій і знає, за що він відповідає. Щоб керувати віддаленими командами, усі учасники мають бути в курсі подій, тому централізоване розташування важливих завдань дійсно допоможе впорядкувати ваші процеси.
Інструменти для віддаленої роботи
Навряд чи комусь подобається їхати на роботу в переповненому потязі або в годину пік, але дорога на роботу грає важливу роль. Хоч це й не завжди приємно, дорога на роботу дає час психологічно підготуватися до робочого дня, і, що дуже важливо, дозволяє фізично розділити особисте й професійне життя. Якщо ви працюєте вдома, у вас може з’явитися відчуття, що ви не можете відділити дім від роботи, коли ваш робочий стіл стає обіднім. Організовуючи віртуальний робочий день у дистанційному режимі, ви також робите внесок у досягнення балансу між роботою й особистим життям.
Dropbox — ідеальне рішення для віддаленої роботи, що дозволяє учасникам команди робити все, що потрібно, з одного місця. Коли учасники команди будуть готові почати роботу, їм достатньо просто ввійти у свою обліковку. Наприкінці дня можна просто вийти з обліковки й закінчити робочий день. Це не тільки зручно, а й дає змогу створити корисне віртуальне середовище. Навіть якщо ви користуєтесь одним і тим самим портативним комп’ютером для роботи й ігор, у робочий час можна не відволікатися на такі спокуси, як соціальні мережі.
Спрощуйте
Звичайно, якщо ваша розмежована команда не перебуває в єдиному просторі, робочі процеси також можуть розпорошуватися. Без спільного офісу віртуальним командам може не вистачати робочих процесів, які об’єднують. Не дозволяйте цьому статися, адже спільна робота вкрай важлива для команд будь-якого розміру й типу. Dropbox Paper надає командам змогу редагувати документи та співпрацювати в режимі реального часу, тож вам не потрібно постійно обмінюватись автономними файлами, які легко загубити. Шаблон для проведення мозкового штурму допомагає розмежованим командам спільно розробляти ідеї. А зручні шаблони протоколів нарад полегшують їхнє проведення незалежно від часових поясів. На якому б етапі зустрічі до неї не доєдналися віддалені працівники, вони за лічені секунди зможуть зрозуміти, про що йдеться. Інтеграція програми в Dropbox також забезпечує чіткість і оптимізацію роботи завдяки широкому спектру чудових програм для роботи, як-от Xero та Zapier. Не потрібно витрачати час, перемикаючись між програмами або пристроями, адже інструменти для спільної роботи спрощують це завдання.
Поради щодо керування командою віддалених працівників
Технології — це чудово, але їх можливості обмежені. Основою будь-якого успішного керування віддаленою командою є потужні психологічні установки та справжній командний дух. Чи створюєте ви простір, що об’єднуватиме вашу віртуальну команду, даруватиме відчуття єдності в усій компанії незалежно від місця перебування та часового поясу працівника?
Ми хочемо поділитися важливими міркуваннями, що допоможуть вашій компанії в організації віртуальної командної роботи.
Будьте справжньою командою
Можливо, це очевидно, але ваша команда не досягне успіху, якщо всі її учасники не налаштовані на командну роботу. Про будь-яке листування, оновлення або подію, що стосується ваших штатних працівників, потрібно обов’язково повідомити віддалених співробітників. Це дуже важливо для створення відчуття віртуальної командної роботи: ніхто не може працювати повністю автономно, навіть якщо робота проходить удома на самоті.
Ефективне спілкування відбувається завдяки розумінню того, що обидві сторони вкладаються в процес однаково. Дізнайтесь, як спілкуватися з віддаленою командою, і дайте своїм віртуальним працівникам знати, що їх чують і вони присутні у вашому офісі. Для цього підійде що завгодно — від привітань на день народження до участі кожного працівника в щотижневих зустрічах команди. Керування віртуальними командами не має створювати вам перешкод. Якщо у ваших офісних працівників є можливість зустрітись і поспілкуватися віч-на-віч із будь-яким співробітником, від стажиста до співзасновника, переконайтеся, що у віртуальних працівників також є така можливість. Відеоконференції й обговорення необов’язково призначати на конкретний день заздалегідь або надавати їм надмірної важливості. Головне завдання цих заходів полягає в тому, щоб дати кожному відчути єдність команди, надати можливість поспілкуватися й отримати допомогу від колег.
Не ставтеся до віртуальних працівників як до речей
Легко дійти до думки, що віддалених працівників можна використовувати як завгодно та коли потрібно, але від такого ставлення потрібно відразу позбавлятися. Переконайтеся, що взаємозв’язки в команді постійно підтримуються. Побудуйте конструктивні стосунки з усіма учасниками своєї команди, щоб ваші віртуальні працівники відчували такий само сильний зв’язок один з одним, як і співробітники, що фізично працюють в одному приміщенні. Роботу з віртуальними працівниками ніколи не варто розглядати як завдання, що потребує додаткових зусиль.
Не дозволяйте віртуальній команді мати лише одну точку контакту: віддалені працівники мають відчувати себе такою ж частиною команди, як і всі її учасники. Зрештою, керування віддаленими командами не має відрізнятися з погляду ваших цінностей і зусиль для створення команди. Віддалені команди — це потенційні додаткові можливості, які будуть реалізовані, коли ви надасте їм таку можливість.
Командо, уперед!
Отже, якщо ваша компанія розглядає варіант створення віртуальної команди, переконайтеся, що ви дійсно готові до цього.Виховання корпоративної культури дуже важливе для будь-якої компанії, але це вдвічі важливіше, якщо ви маєте на меті також створити віртуальний робочий простір. Перш за все, переконайтеся, що ваша віддалена команда дійсно є командою, а ваші інструменти для співпраці забезпечують працівникам можливості для роботи та постійно доступні.
