Управление удаленными рабочими группами

Обеспечьте сотрудникам — как офисным, так и удаленным — возможность полноценной и эффективной командной работы.

Декоративное изображение

Устранение сложностей в работе удаленных сотрудников

Эффективное управление рабочей группой имеет решающее значение для организации бесперебойной работы и взаимодействия удаленных и офисных сотрудников, которыми вы руководите. Разумеется, на словах виртуальными рабочими группами управлять проще, чем в жизни. Регистрация времени входа в систему и учет рабочего времени в разных часовых поясах и разных режимах работы — непростая задача. К этому добавляется проблема формирования доверия в удаленной рабочей группе, участники которой не имеют возможности личного общения. Иными словами, сделать так, чтобы сотрудники чувствовали, что их ценят, может показаться почти невыполнимой задачей. Развитие корпоративной культуры в виртуальной среде не менее важно, чем внедрение эффективных рабочих процессов.

Невозможность личного присутствия, безусловно, влияет как на сотрудников, так и на рабочие процессы. У удаленных сотрудников, которые не присутствуют в офисе, может возникать ощущение, что они не являются полноценными членами команды. Жители других стран, работающие полностью в удаленном режиме, могут также ощущать значительный культурный барьер между собой и коллегами. Чтобы устранить эти сложности, рекомендуем руководителям удаленных рабочих групп следующее:

  • Регулярно организуйте персональные встречи в Zoom с каждым сотрудником.
  • Рассказывайте о причинах просьб и вопросов.
  • Устанавливайте правила общения.
  • Предоставляйте сотрудникам возможность как полностью автономной, так и коллективной работы.
  • Выходите на контакт с четкими целями.
  • Делитесь информацией об успехах, чтобы каждый понимал, что работает для достижения общей цели.

К сожалению, при заочном взаимодействии существенно возрастает риск того, что ключевые ценности компании отойдут на второй план. Ваша задача заключается в том, чтобы предотвратить такую ситуацию. Но для вас есть хорошая новость: в вашем распоряжении — целый набор отличных инструментов, которые могут помочь справиться с этой задачей.

Связь с удаленными сотрудниками с помощью информационных технологий

Без сомнения, информационные технологии совершенно необходимы для этой цели, но правильно ли вы их используете? Электронная почта — это отличное средство коммуникации, но когда ваша главная роль заключается в обеспечении коллективного взаимодействия, у вас может просто не быть лишнего времени. Не тратьте его впустую на сообщения электронной почты, когда другие электронные инструменты предоставляют столько полезных и удобных возможностей для удаленного сотрудничества.

Системы мгновенного обмена сообщениями

Каждый сотрудник должен иметь возможность использовать систему мгновенного обмена сообщениями. Такие сервисы, как Zoom или Slack, обеспечат вашим сотрудникам возможность быть на связи в режиме 24/7, что особенно удобно при работе в разных часовых поясах. Системы мгновенного обмена сообщениями могут стать идеальным постоянным атрибутом любого рабочего места: дома, в офисе или в кафе. Постоянная связь в режиме реального времени исключительно важна для управления как удаленными рабочими группами, так и коллективом в целом.

В мгновенном обмене сообщениями одно из важных правил нарушителей правил — пытаться отойти от того, что называется правилами. Хотя в какой-то момент беззаботные чаты на нерабочие темы становятся практически неизбежны, такое дружеское общение является важной составляющей виртуального тимбилдинга. Поэтому в разумных пределах нет смысла пытаться ограничивать использование данных каналов взаимодействия. Непринужденное общение сотрудников на личном уровне необходимо поддерживать виртуально любыми возможными способами: это может влиять на мотивацию команды. По возможности проверяйте подключение к общему чату всех сотрудников, чтобы каждый ощущал себя частью команды, и обеспечьте, чтобы новые сотрудники всегда были представлены удаленным коллегам. Для этого отлично подходит видеосвязь, которая позволяет каждому увидеть, как выглядит тот или иной пользователь. Вышесказанное приводит нас к следующему:

Видеоконференции

Если вы не закоренелый интроверт, отсутствие личных встреч может повлечь негативные последствия. Разумеется, мессенджеры — это прекрасно, но коллективная работа ориентирована на формирование полноценных отношений, которых невозможно достичь через текстовые сообщения. Не стоит забывать, что значительную часть общения составляют невербальные средства коммуникации. Поэтому использование видеоконференцсвязи с участниками рабочей группы должно стать привычкой с самого первого дня.

Процесс адаптации всех удаленных сотрудников должен быть основан на использовании видеосвязи или регулярных телефонных звонков, а не на безликом и беззвучном потоке сообщений электронной почты. Регулярно общайтесь с вашими удаленными сотрудниками по видеосвязи индивидуально или во время встреч рабочей группы. Для этой задачи идеально подходит, например, Zoom. Помимо реального живого общения по видеосвязи эта платформа обеспечивает возможность показа информации на экране и совместной работы с документами непосредственно через Dropbox. Именно такие дополнения к вашим стандартным инструментам помогут вам сэкономить больше времени в долгосрочной перспективе и постоянно оставаться в курсе происходящего. Сделайте так, чтобы ваши сотрудники относились к видеоконференциям, как к любым другим форматам встреч, и имели все необходимое для того, чтобы их организовывать и принимать в них участие. Кстати, никто не утверждает, что все встречи должны проводиться исключительно с серьезной целью. Подумайте о проведении коллективных встреч через Zoom по пятницам по аналогии с совместным ланчем или посиделками в баре в конце рабочей недели.

Учет времени

В отсутствие офисной системы контроля удаленные сотрудники легко могут забыть о времени или ответственности. Даже когда участники рабочей группы работают где-то неподалеку, сам факт отсутствия в офисе может вызывать ощущение, что вы находитесь не совсем в центре событий. Обучите участников рабочей группы ведению учета рабочего времени, чтобы каждый знал, что он несет ответственность за учет своего рабочего времени и выполняемую работу. Это позволит вам правильно организовать рабочее время и участников рабочей группы согласно их квалификации по разным часовым поясам.

Обязательно назначьте руководителей групп удаленных сотрудников, чтобы обеспечить четкость структуры. Устанавливайте понятные требования и контролируйте выполнение каждым участником поставленных перед ним задач. Благодаря фиксированному рабочему времени у вас всегда будет возможность организовать кого-то для связи с удаленными сотрудниками. Для этой роли подойдет один из вышестоящих удаленных сотрудников, чей рабочий день начинается по окончании вашего.

Беглый обзор

После организации учета рабочего времени необходимо обеспечить эффективную работу команды. И здесь вам очень пригодятся средства управления задачами. Dropbox — это незаменимый инструмент управления проектами, который позволяет создавать понятные и быстро обновляемые списки заданий. Вы можете устанавливать сроки сдачи с автоматическими напоминаниями, которые никому не позволят отстать от графика. А благодаря четкой централизованной постановке всех задач вы будете знать, что все сотрудники в курсе происходящего и понимают свою ответственность. Управление удаленными командами требует предоставления актуальной информации всем сотрудникам, поэтому централизация важных задач способствует правильной организации рабочих процессов.

Инструменты для удаленной работы

Никто не любит добираться на работу в переполненном поезде или через раздражающие пробки в час пик, но при этом поездка на работу не утрачивает своей важной роли. Хотя зачастую это связано с неприятными эмоциями, ежедневные поездки на работу психологически готовят вас к рабочему процессу и, что самое важное, физически разграничивают личную жизнь и профессиональную деятельность. Для тех, кто работает из дома, границы между работой и домом могут стираться, когда обеденный стол превращается в офис. Но соблюдение рабочего дня также и в формате дистанционной работы помогает сбалансировать работу и личную жизнь.

Dropbox — это идеальное решение для удаленной работы, позволяющее сотрудникам выполнять все свои задачи в единой рабочей среде. Когда сотрудники готовы приступить к работе, они просто регистрируются в системе. В конце для они так же просто выходят из системы, тем самым сообщая, что рабочий день окончен. Это не только удобно, но и создает благоприятную обстановку для удаленной работы. Поэтому, хотя вы пользуетесь одним и тем же ноутбуком для работы и досуга, соблазны типа социальных сетей можно блокировать в рабочее время.

Упрощение рабочего процесса

Естественно, разрозненность участников удаленных команд может привести к разрозненности рабочих процессов. При отсутствии общего офиса удаленные команды могут столкнуться с отсутствием унификации рабочих процессов. Не допускайте этого: работа в унисон жизненно важна для команд любого размера и типа. Dropbox Paper позволяет командам редактировать документы и совместно работать в режиме реального времени, благодаря чему у вас не будет бесконечного обмена автономными копиями файлов, которые легко могут потеряться. Удобные шаблоны протоколов совещаний упрощают удаленным сотрудникам задачу участия в совещаниях, которые проводятся в других часовых поясах. А те удаленные сотрудники, которые подключаются к совещанию после его начала, могут войти в курс дела за считаные секунды. Интеграция с Dropbox структурирует и упрощает работу со множеством таких замечательных рабочих приложений, как Xero и Zapier. Больше не нужно тратить время на переключение между программами или устройствами: с инструментами для совместной работы все стало гораздо проще.

Советы по управлению удаленными рабочими группами

Информационные технологии — это замечательная вещь, но их возможности не безграничны. Основой эффективного управления удаленными рабочими группами является отношение и настоящий командный дух. Вы создаете пространство для виртуального тимбилдинга, развивающее у сотрудников ощущение единства, независимо от часового пояса или места, где они работают?

Вот несколько важных моментов, связанных с правильной организацией удаленной работы в компании.

Будьте настоящей командой

Этот совет может показаться слишком очевидным, но, чтобы быть командой, нужно по-настоящему к этому стремиться. Удаленные сотрудники должны быть в курсе всей переписки, всех обновлений и всех событий, затрагивающих тех, кто работает в офисе. Это жизненно важно для формирования чувства коллектива при удаленной работе: никто не должен быть изолирован, даже если он работает в одиночку из дома.

Эффективность коммуникации достигается при осознании одинаковой заинтересованности обеих сторон. Удаленные сотрудники должны знать, что их слышат и видят в офисе. Это может быть реализовано любыми способами — от поздравлений с днем рождения от всех сотрудников до участия в еженедельных коллективных встречах. Управление виртуальными командами не должно создавать препятствий для реализации целей. Если в офисе есть возможность пообщаться наедине со стажером или соучредителем, такая же возможность должна быть обеспечена и для участников виртуальной команды. Видеоконференции и рабочие совещания не должны планироваться за несколько дней или носить чрезмерно формальный характер. Их основная цель заключается в том, чтобы каждый сотрудник знал о том, что его команда на связи и к ней можно обратиться за помощью.

Не допускайте превращения удаленных сотрудников в товар

Очень легко может возникнуть ощущение, что удаленных сотрудников можно использовать когда и как угодно, но такое отношение должно пресекаться на корню. Постоянно укрепляйте сплоченность команды. Стройте полноценные отношения между всеми членами коллектива, чтобы обеспечить такие же тесные контакты между удаленными сотрудниками, как между теми, кто физически работает в одном пространстве. К работе с удаленными сотрудниками ни в коем случае нельзя относиться как к задаче, требующей дополнительных усилий.

Не допускайте, чтобы с удаленными сотрудниками взаимодействовал только кто-то один: они должны быть интегрированы в рабочий коллектив наравне со всеми остальными. В конечном итоге управление удаленными сотрудниками не должно влиять на реальные ценности и усилия, которые вы предпринимаете, чтобы взаимодействовать как единая команда. Они должны только усиливать такое единство и сделают это, если вы предоставите им все необходимое.

Команда, вперед!

Итак, если компания хочет сформировать удаленную команду, убедитесь, что вы к этому действительно готовы. Развитие корпоративной культуры жизненно необходимо в любом офисе, и роль такого развития возрастает вдвойне, когда офис начинает охватывать виртуальное пространство. В первую очередь убедитесь, что удаленная команда действительно является командой и каждому ее члену постоянно доступны инструменты для коллективной работы, которые расширяют его возможности.

Откройте для себя более эффективный способ организации совместной работы.

Начало работы с Dropbox Business