Surmonter les obstacles du travail virtuel
Il est essentiel de bien gérer votre équipe pour vous assurer que ses membres, qu’ils soient au bureau ou à distance, peuvent collaborer sans problème lorsqu’ils sont en télétravail. Bien sûr, gérer des équipes virtuelles est plus facile à dire qu’à faire. S’informer de l’avancement des projets et gérer les délais dans différents fuseaux horaires peut être stressant. De plus, il peut être difficile d’établir la confiance dans une équipe distribuée qui ne peut pas profiter de rencontres en face à face de qualité. En bref, il peut sembler presque impossible d’aider les employés en télétravail à se sentir valorisés. Tout comme il est important de développer une culture d’entreprise dans un environnement virtuel, il est essentiel de veiller à mettre en place des processus de travail efficaces.
La distance physique peut avoir un impact sur les membres de l’équipe et les processus de travail. Ainsi, un membre de l’équipe à distance peut avoir l’impression de ne pas réellement faire partie de l’équipe. Et un collègue qui travaille dans un autre pays peut avoir l’impression que toute une culture le sépare de son équipe. Voici nos conseils aux responsables d’équipes distantes pour relever ces défis :
- Renforcer l’esprit d’équipe en ligne
- Organiser des entretiens individuels sur Zoom régulièrement
- Toujours fournir du contexte
- Établir des normes de communication
- Offrir un espace d’équipe pour le travail seul et collaboratif
- Créer des liens
- Définir l’objectif à atteindre afin que chacun sache pourquoi il travaille
En l’absence d’interactions en personne, de nombreuses valeurs clés de votre culture d’entreprise risquent d’être mises à l’écart. C’est à vous de veiller à ce que cela ne se produise pas. Heureusement, de nombreux outils sont là pour vous y aider.
Utiliser la technologie pour créer un lien avec les employés à distance
Il va sans dire que la technologie est absolument cruciale dans cette situation, mais l’utilisez-vous convenablement? Les courriels constituent un excellent moyen de communication, mais lorsque votre travail est principalement collaboratif, votre temps est précieux. Ne le perdez plus à attendre des réponses à vos courriels alors que d’autres outils numériques peuvent vous offrir des occasions de collaboration virtuelle plus accessibles et plus rapides.
Messagerie instantanée
Toutes les équipes devraient disposer d’un outil de messagerie instantanée. Avec Zoom ou Slack, votre équipe peut rester en contact en tout temps, ce qui est particulièrement appréciable si vous travaillez dans plusieurs fuseaux horaires. La messagerie instantanée est un outil de base de tout espace de travail, que vous soyez à la maison, au bureau ou que vous travailliez à distance dans un café. Il est indispensable d’être connecté en temps réel pour pouvoir gérer les équipes à distance, et les équipes en général.
Pour bien utiliser la messagerie instantanée, il faut essayer de briser les règles traditionnelles. Les discussions informelles sont inévitables à un moment donné, et cette camaraderie est un aspect important pour l’établissement d’une équipe virtuelle. Il est donc logique, dans la limite du raisonnable, de ne pas museler ces canaux de communication. Les bavardages entre collègues doivent également avoir lieu en virtuel, car elles participent à la motivation de l’équipe. Dans la mesure du possible, créez une discussion de groupe pour l’équipe afin que tout le monde se sente inclus, et veillez à ce que les nouveaux employés soient toujours présentés virtuellement. Les appels vidéo sont l’outil idéal, car ils permettent à chacun de mettre des visages sur des noms. Ce qui nous amène aux points suivants :
Vidéoconférences
À moins d’être un irréductible introverti, l’absence de réunions en personne peut devenir pesante. Certes, la messagerie instantanée est très pratique, mais s’il faut établir de vrais liens pour bien collaborer, les messages écrits ont leurs limites. Après tout, la plus grande part de ce que nous communiquons passe par le langage corporel. Prenez donc l’habitude d’utiliser la vidéoconférence avec votre équipe dès le premier jour.
L’intégration des employés qui travaillent de la maison devrait se faire par appel vidéo ou par téléphone, plutôt que par une série de courriels impersonnels. Prenez des nouvelles des membres de votre équipe à distance, que ce soit individuellement ou en équipe, lors de vidéoconférences régulières. Zoom, par exemple, est parfait à cette fin : cet outil vous permet d’organiser de véritables conversations par le biais d’appels vidéo, mais aussi de partager votre écran et de collaborer sur des documents directement à partir de Dropbox. Ces nouvelles possibilités vous feront gagner encore plus de temps à long terme, tout en gardant le contact avec vos collègues. Veillez à ce que votre équipe réalise la valeur des réunions vidéo et qu’elle puisse facilement en organiser et y assister. D’ailleurs, toutes les réunions n’ont pas à être formelles. Envisagez d’organiser un rendez-vous Zoom tous les vendredis, comme vous organiseriez un déjeuner ou un 5 à 7 à la fin de la semaine de travail. Et si vous ou l’un des membres de votre équipe en avez assez des réunions Zoom, utilisez Dropbox Capture pour enregistrer votre message et votre écran, puis partagez-les pour communiquer sans organiser de réunions.
Suivi des heures
Les employés à distance sont plus susceptibles de perdre de vue la notion de délai ou de responsabilité sans structure pour les encadrer. Même avec une équipe géographiquement proche, le fait de ne pas être au bureau peut donner l’impression de ne pas être au cœur de l’action. Sensibilisez vos coéquipiers au suivi des heures effectuées pour que tous sachent qu’ils sont responsables de leurs heures et du travail effectué. Vous pourrez ainsi aligner les horaires de travail et les membres de l’équipe en fonction de leurs compétences dans différents fuseaux horaires.
Désignez des chefs d’équipe pour les employés à distance afin qu’ils évoluent toujours au sein d’une structure bien définie. Fixez des attentes claires et veillez à ce que chacun s’y tienne. Avec des horaires fixes, vous pourrez également vous assurer que les employés à distance ont toujours quelqu’un à qui s’adresser. Il peut même s’agir d’un autre employé en télétravail ayant plus d’expérience et dont les horaires s’étendent après vos heures de bureau.
Vue d’ensemble
Une fois le suivi des heures en place, vous devez vous assurer que votre équipe travaille efficacement. C’est là qu’interviennent les outils de gestion des tâches. Dropbox vous permet notamment de créer des listes de tâches claires et faciles à mettre à jour, auxquelles vous pouvez ajouter des dates d’échéance avec rappels automatiques pour que personne ne prenne de retard. Et comme tout est clairement défini au même endroit, vous savez que tout le monde est informé et que chacun prend ses responsabilités. La gestion à distance exige de bien informer tout le monde, ce qui peut être grandement simplifié par un emplacement central où regrouper vos tâches importantes.
Télétravail
Personne n’apprécie de prendre un métro bondé ou sa voiture pendant les heures de pointe pour se rendre au bureau, mais ce trajet joue tout de même un rôle important. Malgré son caractère souvent désagréable, il vous prépare mentalement au travail. Peut‑être plus important encore, il constitue une véritable séparation physique entre vie personnelle et vie professionnelle. Les personnes qui travaillent de chez elles peuvent avoir l’impression de ne plus avoir de barrière entre vie privée et vie professionnelle quand c’est la table de la salle à manger qui leur sert de bureau. En encadrant une journée de télétravail, vous pouvez également contribuer à améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Dropbox est la plateforme idéale pour le travail à distance, car elle permet aux membres de l’équipe de réaliser toutes leurs tâches, et ce, à partir du même endroit. Dès qu’ils sont prêts à passer en mode travail, il leur suffit de se connecter. À la fin de leur journée de travail, il est tout aussi facile de se déconnecter, au sens propre comme au figuré. C’est un outil pratique qui crée un environnement virtuel utile. Ainsi, même si vous utilisez le même ordinateur portable pour le travail et les loisirs, les tentations comme les réseaux sociaux peuvent être tenues à distance pendant vos heures de travail.
Simplification
Lorsque les équipes sont distribuées, il est naturel que les processus de travail s’éparpillent eux aussi. Sans bureau partagé, les équipes virtuelles peuvent manquer d’un processus de travail fédérateur. Ne laissez pas cela se produire : travailler de façon unifiée est essentiel pour les équipes de toute taille et de tout type. Dropbox Paper permet aux équipes de modifier des documents et de collaborer en temps réel. Inutile de partager des fichiers hors ligne susceptibles d’être perdus. Un modèle de remue-méninges permet aux équipes distribuées de développer des idées ensemble, tandis que les modèles de compte rendu de réunion permettent aux employés à distance de se tenir facilement au courant des réunions se déroulant en dehors de leur fuseau horaire. Et si certains coéquipiers en travail virtuel rejoignent la réunion en cours de route, ils peuvent rattraper leur retard en quelques secondes. L’intégration de nombreuses applications utiles dans Dropbox, comme Xero et Zapier, favorise également la clarté et la simplicité des processus. Avec les outils de collaboration, plus de temps perdu à passer d’un programme ou d’un appareil à l’autre.
Conseils pour la gestion à distance
La technologie a bien des avantages, mais elle a aussi des limites. Le fondement d’une gestion à distance réussie est une mentalité et un esprit d’équipe forts. Offrez-vous un espace permettant aux équipes virtuelles de créer des liens? Un espace créant un sentiment d’unité à l’échelle de l’entreprise, quel que soit le fuseau horaire ou le lieu de travail?
Voici quelques points importants à prendre en compte pour vous assurer que votre entreprise fait tout ce qu’il faut pour favoriser le travail collaboratif en ligne.
Agir en tant qu’équipe
Cela peut sembler évident, mais votre équipe n’ira pas loin si ses membres ne veulent pas en faire partie. Chaque échange, chaque point, chaque événement qui concerne votre équipe interne doit être partagé avec les employés à distance. Cette démarche est essentielle pour favoriser le travail collaboratif en ligne : nul n’est une île, même assis seul à son bureau à domicile.
Pour que la communication soit efficace, les deux parties doivent s’investir à parts égales. Découvrez comment communiquer avec une équipe à distance, et faites savoir aux employés à distance qu’ils sont représentés et entendus dans vos bureaux, qu’il s’agisse de souhaits d’anniversaire à l’échelle de l’entreprise ou de leur participation aux réunions hebdomadaires de l’équipe. La gestion d’une équipe virtuelle ne doit pas vous mettre des bâtons dans les roues. Si les membres de votre équipe interne peuvent facilement organiser un tête-à-tête rapide avec un stagiaire ou un dirigeant, assurez-vous que les membres de votre équipe virtuelle peuvent en faire de même. Les appels vidéo et les synchronisations n’ont pas besoin d’être programmés des jours à l’avance ou d’être trop formels. L’essentiel est que chacun sache que son équipe est connectée, accessible et prête à aider.
Ne considérez pas les travailleurs à distance comme des ressources de secours
Il pourrait être tentant de faire appel aux employés à distance uniquement en fonction des besoins, mais c’est une habitude qu’il faut tuer dans l’œuf. Veillez à ce que les liens au sein de l’équipe continuent de se tisser au quotidien. Établissez des relations sincères avec tous les membres de l’équipe afin que les employés en télétravail soient aussi proches les uns des autres que ceux qui travaillent dans le même espace physique. Collaborer avec les employés distants ne devrait jamais être considéré comme un effort supplémentaire.
Ne gérez pas votre équipe virtuelle en vous appuyant sur un seul point de contact : les employés distants doivent être tout aussi intégrés à votre personnel que n’importe qui d’autre. En fin de compte, la gestion d’équipes à distance ne devrait faire de différence ni dans vos valeurs ni dans les efforts déployés pour unir tous les employés. Les employés distants doivent représenter une valeur ajoutée, et si vous leur en donnez les moyens, c’est ce qu’ils vous offriront.
Tous ensemble!
En résumé, si votre entreprise cherche à adopter le travail à distance, assurez-vous que vous êtes vraiment prêt. Entretenir une culture d’entreprise est essentiel dans tout bureau, d’autant plus si votre organisation commence à s’ouvrir à l’espace virtuel. Par-dessus tout, assurez-vous que votre équipe distante n’ait de distante que son nom, et que vos outils de collaboration permettent à chacun de ses membres d’être présents à tout moment.
