Давайте скажем честно: оформление документов — дело непростое.
Несмотря на растущую популярность новых технологий, во многих компаниях и отраслях используются традиционные системы документооборота. А ведь есть способ лучше!
Ниже перечислены шесть хитростей, которые помогут упростить работу с документами в вашем офисе, отделе, филиале или компании. Эти советы по переходу от бумажных документов к цифровым подходят для любой отрасли. Для пользования предложениями необходима активный аккаунт Dropbox Sign (ранее HelloSign).
Нажмите здесь, чтобы зарегистрироваться для ознакомления с возможностями
1. Создайте шаблоны для часто используемых документов, чтобы экономить время.
Зачем делать одно и то же сто раз, если можно сделать это единожды? Используйте шаблоны Dropbox Sign, чтобы оформить документ и сохранить его для использования в будущем. Это позволит сэкономить время и силы на повторном форматировании.
Узнайте, как настроить свой первый шаблон здесь.
2. Используйте автозаполнение, чтобы сэкономить еще больше времени
Только представьте: приходит огромный пакет документов с сотней полей, которые нужно заполнить... И все, что от вас требуется, — это проверить данные и поставить подпись. Какое облегчение, правда? А для этого всего-то нужен API Dropbox Sign с поддержкой текстовых тегов.
С помощью API в шаблоны документов (см. предыдущий пункт) можно добавлять специальные теги, такие как должность, адрес, номер телефона, адрес электронной почты и так далее. Эти теги используются для автоматического заполнения текстовых полей.
3. Включите напоминания по электронной почте, чтобы следить за движением документов
Напоминания Dropbox Sign по электронной почте позволяют отслеживать все этапы процедуры оформления. Теперь вы не забудете подписать нужный документ или напомнить другому ответственному лицу о необходимости поставить подпись.
Больше не нужно постоянно проверять, что происходит с документом, — все действия фиксируются: вы знаете, кто открывал и просматривал документ, когда была поставлена подпись и т. д.
Чтобы настроить уведомления по электронной почте, перейдите на вкладку настроек в своей учетной записи Dropbox Sign.
4. Назначьте порядок подписания, чтобы избежать накладок
В вашей компании или отрасли документы подписывают несколько человек? Эту процедуру можно существенно ускорить, если назначить порядок подписания.
Такой способ позволяет экономить время на рассылке документов адресатам и упростить их отслеживание. Он особенно эффективен при использовании с напоминаниями по электронной почте — теперь ни один документ не затеряется по пути.
Порядок подписания можно назначить при отправке документа на подпись или при настройке шаблона.
5. Используйте автоматическую проверку данных, чтобы избежать ошибок
Человеку свойственно ошибаться. Во избежание этого используйте функцию проверки данных — при вводе данных в неправильном формате вы получите уведомление.
Например, если вы случайно укажете номер телефона в поле для электронной почты, появится сообщение об ошибке. Эта функция гарантирует правильность сведений в документе и позволяет значительно экономить время на их проверке.
6. Добавьте функцию электронной подписи в рабочие процессы
Если вы хотите полностью контролировать процесс подписания, рекомендуем встроить его в рабочие процессы, приложения и платформы с помощью Dropbox Sign API.
API позволяет добавить функции Dropbox Sign в необходимые рабочие процессы. Эта возможность изменит управление документами в вашей компании!
Узнайте подробнее, как функционирует интеграция рабочих процессов.
Оформление документов может быть простым
Dropbox Sign и Dropbox позволят с легкостью перейти на цифровой документооборот, автоматизировать проверку данных или добавить функцию электронной подписи на ваш веб-сайт.
