Как Dropbox помогает правильно организовать совместную работу

Коллеги работают над проектом, используя Dropbox Paper

Что сложного может быть в командной работе? Просто будьте открыты для идей и решайте проблемы сообща! К сожалению, мелкие проблемы могут сделать процесс сотрудничества неожиданно трудоемким.

Поэтому мы разработали функции, которые помогут вам избежать препятствий и объединить усилия для работы над общим проектом.

Вот четыре способа, которые позволят вам упростить взаимодействие.

1. Вашей команде не хватает места

Пользователь щелкает файл правой кнопкой мыши, чтобы выбрать онлайн-хранилище с помощью умной синхронизации

Это был продуктивный месяц: ваша команда только что сняла пять видеороликов о запуске продуктов и каждый из них был переведен на дюжину языков.

К сожалению, все эти пять роликов теперь хранятся в огромных размеров папке рабочей группы, из-за чего нескольким сотрудникам не хватает места в локальном хранилище. Подобные проблемы начинаются с мелочей и со временем усугубляются.

Вместо того, чтобы заставлять сотрудников экономить место на жестком диске, используйте умную синхронизацию. Эта функция позволяет размещать файлы в онлайн-хранилище, но при этом иметь к ним доступ с рабочего компьютера.

При открытии файла в онлайн-хранилище он автоматически загружается на компьютер. Таким образом ваши сотрудники могут сразу же предоставлять доступ к готовым файлам, не беспокоясь о том, есть ли для них место.

Подробнее об умной синхронизации.

2. Общение в группе не скоординировано

Пользователь упоминает коллег в документе Dropbox Paper

Вы разослали данные о рекламной кампании, и через два дня десяток коллег присылает вам свое мнение. К сожалению, комментарии разбросаны по трем электронным письмам, двум отчетам, доскам и текстовым сообщениям. В следующий раз рекомендуем воспользоваться Dropbox Paper. Эта функция позволяет сохранять переписку в одном месте, независимо от времени и способа коммуникации. Ваши соавторы могут оставлять комментарии к текстам, фотографиям или видео, просматривать отзывы друг друга и делать примечания в документах с отслеживанием изменений в реальном времени.

Как владелец документа вы можете добавлять новых рецензентов, контролировать предоставление доступа и решать, какой уровень обратной связи вам нужен, например только комментарии или правки в документе. Paper создает общее рабочее пространство, в котором все принимают участие в процессе и остаются в курсе всех изменений.

Попробуйте Dropbox Paper уже сегодня.

3. Отслеживание соавторов занимает слишком много времени

Пользователь проверяет, кто просматривал файл, в разделе «Данные о просматривавших»

Вам срочно нужна обратная связь, но прошло уже больше недели, а половина ваших товарищей по команде так и не предоставила комментариев. Наверное, они о вас забыли или пропустили ваше сообщение?..

Участники рабочих групп Dropbox Business теперь могут отслеживать соавторов в разделе «Данные о просматривавших», где содержится постоянно обновляемая информация о пользователях, просматривавших файл, и времени просмотра. Здесь можно узнать, кому предоставлен доступ к файлу и кто его сейчас просматривает. Нужно напомнить о себе коллегам? Определите, кто из них еще не ознакомился с файлом и свяжитесь с нужными сотрудниками, не вмешиваясь в работу остальной группы.

Участники рабочих групп Dropbox Business могут получить ранний доступ к версии, включающей данные о просмотре, уже сегодня.

4. Вы не контролируете доступ к рабочим документам

Пользователь щелкает правой кнопкой мыши, чтобы открыть доступ к папке Dropbox

Иногда нужно получить отзыв от одного–двух человек. Но в прошлый раз, когда вы отправили предварительный макет дизайна по электронной почте, ваш коллега разослал его всей маркетинговой команде и его обсуждали целый час, забыв о работе.

Dropbox позволяет поделиться файлом всего с несколькими избранными коллегами. Ваши соавторы должны будут сначала войти в систему, таким образом доступ к файлу получат только люди, которым вы доверяете. А вот когда дизайн будет готов к использованию, вы создадите общую ссылку. Файлы смогут просматривать все, с кем вы поделились ссылкой, даже не имея аккаунта Dropbox.

Подробнее о настройках общего доступа Dropbox см. в Справочном центре.

Чем вы меньше беспокоитесь об организационных моментах, тем больше времени у вас остается для работы. И когда вы устраните препятствия для сотрудничества, вам гораздо больше понравится работать вместе.

Узнайте, как Dropbox может помочь вам правильно организовать совместную работу.

Связаться с нами