De acordo com números de 2021 do Salesforce, 72% dos profissionais de vendas não esperam atingir sua cota anual. Além disso, os representantes de vendas passam somente 28% da semana vendendo. O resto do tempo é dedicado a atividades administrativas manuais.
Já passou por isso? Todas aquelas tarefas específicas, como a manutenção de registros e inserção de dados, podem parecer insignificantes no momento, mas podem começar a se acumular ao longo do tempo.
Desse modo, como otimizar o processo de vendas para se manter no caminho certo e fechar mais negócios? Com um fluxo de trabalho de vendas eficaz!
O que é um fluxo de trabalho de vendas?
Um fluxo de trabalho de vendas se parece com o processo de vendas ou com o funil de vendas. É um conjunto de etapas que se repetem realizadas por uma equipe de vendas para transformar clientes potenciais em clientes.
Dependendo de como você e sua equipe trabalham, geralmente existem sete etapas principais em um fluxo de trabalho de vendas. A identificação de um novo lead é o início, e o apoio ao cliente na próxima fase da jornada de compra é o fim.
Ação no processo de vendas |
Detalhes |
Prospecção |
Busca de novos clientes potenciais. |
Qualificação de lead |
Iniciar o contato com os leads em fase inicial e fazer perguntas específicas para determinar se são adequados. |
| Pesquisa | Conduzir mais pesquisas sobre leads qualificados para oferecer uma experiência de compra ou produtos mais personalizados ou sob medida. |
Pitch/demonstração |
Apresentação ou demonstração formal de como usar seu produto ou serviço. |
Tratamento de objeções |
Negociar quaisquer questões que possam impedir o fechamento do negócio ou contrato de vendas. |
Fechamento |
Obter aprovação dos principais tomadores de decisão, apresentar uma cotação ou proposta e obter assinaturas nas linhas pontilhadas. |
Incentivo |
Transicionar o cliente das vendas para o processo de integração e muito mais. |
Por que criar um fluxo de trabalho de vendas?
Quer você esteja em campo ou trabalhando remotamente, um fluxo de trabalho de vendas eficaz garante consistência. Ele pode ajudar os vendedores a permanecerem no caminho certo e garantir que seu empenho em transformar clientes potenciais em clientes não seja desperdiçado.
Além disso, um fluxo de trabalho de vendas:
- Garante que novos representantes de vendas consigam se preparar rapidamente.
- Garante que os representantes de vendas tenham um roteiro comum.
- Fornece estatísticas mais detalhadas sobre leads e conversões em cada fase do funil de vendas.
- Ajuda você a entender onde é possível melhorar.
Guia passo a passo para criação de um fluxo de trabalho de vendas
Exploramos as fases do processo de vendas e consideramos por que é importante para as equipes de vendas criar um fluxo de trabalho consistente. Vamos ver agora como criar um fluxo de trabalho de vendas eficaz que ajude você a fechar negócios com mais rapidez.
1. Avalie o processo de vendas atual
Sua equipe de vendas poderá acessar feedbacks valiosos sobre o que está ou não funcionando no dia a dia. Uma análise profunda da estratégia atual pode ajudar você a mapear o sucesso do fluxo de trabalho de acordo com KPIs e taxas de conversão.
Existem semelhanças entre os últimos 10 negócios que sua equipe fechou? Se sim, o que se pode aprender com esses exemplos? Trabalhe com sua equipe para identificar:
- O que aconteceu nessas negociações do começo ao fim.
- Quanto tempo o processo levou.
- Quanto tempo foi necessário para se passar de uma etapa a outra.
- Como seus representantes de vendas estão se conectando com os clientes potenciais.
Não deixe nenhuma parte do fluxo de trabalho aberta à interpretação: as etapas devem ser claras e práticas.
2. Entenda a jornada do comprador
Usando as estatísticas recebidas da equipe, analise a jornada do comprador do ponto de vista do seu público-alvo.
Considere estes aspectos para se aprofundar na experiência do cliente:
- Quais são os pontos problemáticos que estão enfrentando e que seu produto/serviço pode resolver?
- Como sua equipe garante que o valor do seu produto/serviço seja comunicado de maneira eficaz aos potenciais leads?
- Como você pode adaptar a estratégia de vendas para garantir que a equipe consiga estabelecer e incentivar relacionamentos com seus clientes potenciais?
- Existem obstáculos no processo de vendas que dificultam a transferência dos clientes potenciais de uma etapa para outra?
- Existem ações no processo sendo desperdiçadas? Elas podem ser eliminadas ou reformuladas para se chegar a resultados melhores?
À medida que o tempo passa, os perfis dos compradores vão mudando. Não basta criar um fluxo de trabalho e depois abandoná-lo: revise continuamente a estratégia de vendas do ponto de vista dos clientes. Forneça treinamento regular para que os colegas de equipe se sintam confiantes e confortáveis com o processo.
3. Aproveite ao máximo os talentos da equipe
Estabelecer um fluxo de trabalho de vendas não significa necessariamente limitar a criatividade!
É provável que cada membro da equipe seja mais forte em diferentes partes do processo de vendas, eles podem até se destacar em tarefas que você nem chegou a cogitar. Ao tentar otimizar o fluxo de trabalho de vendas, pense em como usar as habilidades da equipe para viabilizar o engajamento de todos no processo.
Por exemplo, você poder dividir as tarefas de acordo com quem tem especialização em:
- Vendas nas redes sociais
- Divulgação em plataformas como o LinkedIn
- Elaboração de pitches de vendas
- Elaboração de propostas
- Rastreamento de leads através de ligações telefônicas e e-mails de acompanhamento
Esse tipo de colaboração ajuda você a identificar as causas da paralisação das vendas e a descobrir novas maneiras de ajustar processos para atender melhor às necessidades dos clientes.
4. Prepare a equipe com as ferramentas certas
Pode haver muitas perdas de tempo ocultas envolvidas em um pipeline de vendas. Em vez de focar em atividades geradoras de receita, seu tempo muitas vezes pode ser consumido por tarefas administrativas, como a inserção manual de dados no sistema de CRM.
É claro que, para grandes empresas estabelecidas, os sistemas de CRM continuam a ser a principal fonte de verdade para o pessoal de vendas. Mas para equipes menores e mais ágeis que ainda não precisam de um CRM, incorporar automação e ferramentas digitais inteligentes ao fluxo de trabalho pode ser uma boa solução.
Com o DocSend, por exemplo, é possível controlar todos os aspectos do documento compartilhado e receber informações práticas desse material, como quem chegou a abri-lo e como foi o engajamento. Você também pode criar salas de dados virtuais, incorporar acordos de confidencialidade e converter arquivos em documentos assináveis com apenas alguns cliques.
Nada disso vai substituir o CRM, mas adicionar as ferramentas certas ao fluxo de trabalho desde o início pode economizar o tempo do pessoal de vendas e revelar estatísticas, sem precisar adotar o CRM antes do necessário.
5. Meça os resultados
À medida que o fluxo de trabalho de vendas evolui, você deve medir o sucesso para garantir que as alterações estejam realmente funcionando. As métricas que podem ser usadas incluem:
- Porcentagem de ligações qualificadas em relação ao total de ligações iniciais de vendas realizadas.
- Tempo médio que os clientes potenciais passam em cada etapa do processo.
- A etapa que leva mais tempo para os clientes potenciais avançarem.
- Percentagem de clientes potenciais que fecham um negócio após um pitch/demonstração.
- Taxa de cancelamento.
Em termos de dados analíticos do DocSend, ver quem está visualizando o documento e quando é apenas a ponta do iceberg. Você pode usar o DocSend para ter uma visão em tempo real de como está o engajamento dos visualizadores com seus pitches decks e propostas.
Veja quanto tempo as pessoas passam visualizando seus documentos, em quais páginas se demoram mais e com quais conteúdos, páginas e formatos elas mais se engajam. Além disso, o recurso “exigir e-mail para visualizar” permite que você saiba com quem o documento foi compartilhado e receba informações úteis no caso de novas partes interessadas serem envolvidas na negociação inesperadamente.
Prepare-se para o sucesso com um fluxo de trabalho de vendas em que você pode confiar
Vendas têm a ver com resultados. Uma equipe de vendas sem um fluxo de trabalho adequado corre o risco de perder oportunidades e desperdiçar tempo em etapas desnecessárias, o que pode acabar afetando os resultados financeiros.
Ao criar um fluxo de trabalho de vendas, você elimina a adivinhação e o excesso de atividades administrativas, com processos simples que se repetem e liberam os vendedores para que se concentrem em vender.
Para ver essas etapas em ação, leia como uma agência de web design e identidade visual de serviço completo economizou tempo ao incorporar o Dropbox e o DocSend em seu ciclo de vendas.