Seja o público em geral que desperdiça milhões de horas com a burocracia do governo ou os médicos que gastam mais tempo para atualizar registros do que atender pacientes, a verdade é que fluxos de trabalho mal elaborados se tornam cada vez mais óbvios e prejudiciais para o funcionamento do mundo moderno.
Se suas transações empresariais estão ultrapassando sua capacidade manual, se sua eficiência está caindo e seus custos operacionais disparando, você precisa proporcionar uma ótima experiência para os clientes além de se manter em segurança e em conformidade, e nós temos a solução perfeita para isso: assinaturas eletrônicas!
Existem outras maneiras para você se convencer além da nossa palavra. O momento certo da sua organização investir em um software de assinatura eletrônica inteligente para impulsionar o fluxo de trabalho fica evidente se...
1. O volume de transações on-line está crescendo
O DTM (gerenciamento de transações digitais), ou a prática empresarial de transformar os fluxos de trabalho baseados em documentos totalmente no modo on-line, está avançando rapidamente. O fato é que os analistas da Aragon Research esperam que o mercado do DTM cresça para US$ 30 bilhões até o final de 2020.
Para manter sua empresa competitiva, é melhor que os fluxos de trabalho internos e voltados ao cliente estejam todos on-line ou a caminho de se tornar on-line. Isso significa também que praticamente todas as empresas devem esperar um aumento no volume de transações on-line.
Se o volume de transações on-line em sua empresa já é alto ou se está apenas começando a crescer, seu dever é garantir que as transações continuem sendo feitas de forma descomplicada, mantendo a segurança, a legalidade e a experiência do cliente que diferencia sua empresa.
Para não perder o bonde da história, nem o controle, recomendamos investir em uma plataforma de documentação digital e assinatura eletrônica inteligente que, além de ser fácil de configurar, seja fácil de usar, independentemente da rapidez das transações.
A API do Dropbox tem um tempo médio de integração de 2,5 dias e tem tudo que sua equipe de tecnologia precisa para criar transações digitais incríveis. Não tem uma equipe técnica nem a necessidade de um fluxo de trabalho de assinatura eletrônica altamente personalizável? Não se preocupe. Com nosso aplicativo web de assinatura eletrônica você assina e envia documentos rapidamente! Conheça todas as suas opções com o Dropbox Sign aqui.
2. Você precisa impulsionar a eficiência e reduzir os custos operacionais
O “custo das atividades empresariais” nem sempre é imediatamente óbvio, mas obviamente vai se acumulando. Criar, enviar, assinar e preencher papelada tem um custo para as organizações referente à eficiência e às despesas operacionais.
Melhore a eficiência
Se tempo é dinheiro, quanto você desperdiça com a ineficiência resultante do processo de criar, imprimir, assinar, preencher e enviar documentos pelo correio?
As assinaturas eletrônicas aumentam a velocidade com que as transações são iniciadas e concluídas. Em vez de gastar mais de 5 minutos para imprimir um documento, assiná-lo e digitalizá-lo ou enviá-lo pelo correio, gaste apenas 5 segundos para concluir ou coletar assinaturas eletrônicas para pagar contas mais rápido, receber pagamentos mais rápido, tirar pedidos mais rápido, fazer a integração de novas contratações ou clientes mais rápido e muito mais.
Melhorar a eficiência economiza tempo e dinheiro. Assinando documentos digitais ou em papel com o Dropbox Sign, você agiliza seus afazeres e produz mais.
Além disso, usar plataformas de assinatura eletrônica inteligentes que funcionam perfeitamente com as ferramentas de automação de fluxo de trabalho (ou ter ambas, como o Dropbox Sign e o Dropbox Forms) ajuda a detectar erros antes mesmo que a papelada seja enviada e elimina a entrada de dados redundantes tanto para a pessoa que a preenche com para seus próprios trabalhadores valiosos.
Caso tenha tudo pronto para aumentar a produtividade e a eficiência no manuseio de documentos e, ao mesmo tempo, diminuir as redundâncias causadas por erros de administração, é hora de investir em um software de assinatura eletrônica inteligente para otimizar fluxos de trabalho críticos para os negócios.
Economize nas operações
Quando foi a última vez que você contou quantos documentos exatamente são necessários para manter sua empresa em funcionamento? São contratos de vendas, acordos de parceria, papelada contínua de funcionários e contratados e muito mais. É provável que, ao modernizar seu fluxo de trabalho de gerenciamento e assinatura de documentação, você tenha uma ótima oportunidade de reduzir os custos operacionais.
Confira o caso do Exército dos EUA, que economiza US$ 1,3 bilhão anualmente em custos administrativos graças à adoção das assinaturas eletrônicas por 1,6 milhão de membros de sua equipe.
Somente a economia de custos operacionais já representa um ótimo motivo para investir em uma plataforma de assinatura eletrônica acessível. Você pode experimentar gratuitamente, agora mesmo, a plataforma para contratos empresariais mais poderosa que existe.
3. Você tem tudo pronto para ser referência em experiência do cliente
A experiência do cliente é como os clientes percebem as interações que fazem com sua organização. E, no ambiente empresarial atual, os clientes querem que essas interações sejam rápidas e convenientes, o que significa, na maioria dos casos, digitais.
No entanto, pode ser difícil encontrar um equilíbrio entre uma experiência digital agradável para o cliente e a manutenção dos dados do cliente seguros e das assinaturas eletrônicas juridicamente vinculativas.
Aproveitar uma plataforma de assinatura eletrônica segura, legal e fácil de usar que ajuda a diminuir o tempo que leva para você fornecer o serviço é uma escolha óbvia para melhorar a experiência do cliente com sua marca.
Considere, por exemplo, um banco que incorpora assinaturas eletrônicas e documentos digitais em seu fluxo de trabalho on-line. Os clientes podem abrir contas e concluir transações do jeito que quiserem, com rapidez, segurança e legalidade. Para profissionais de vendas, as assinaturas digitais legalmente vinculativas significam que não perderão mais leads entre o fechamento de uma venda e a obtenção de uma assinatura.
Enviar, imprimir, enviar fax, fazer o acompanhamento e quaisquer outras tarefas necessárias para obter documentos em papel assinados consome muito do seu tempo e do tempo dos clientes. Se encontrarem um concorrente que facilite e agilize esse processo, é para lá que vão. Facilite esse processo e você não só manterá os clientes como os verá retornar e indicar você para outros colegas.
Com uma plataforma de software de assinatura eletrônica fácil de usar, como o Dropbox Sign, você pode criar experiências digitais eficientes que recebem excelentes avaliações de experiência do cliente.
4. Você precisa de uma documentação segura da papelada
Sendo realista, a única razão pela qual confiamos na “segurança” de uma trilha de papel feita de papel genuíno por tanto tempo é que até agora foi nossa única opção.
O software de assinatura eletrônica tem vários recursos de segurança que são muito mais seguros do que documentos em papel, que podem ser adulterados, extraviados ou destruídos com muita facilidade.
Com o Dropbox Sign, todas as comunicações são protegidas pela criptografia SSL (Secure Sockets Layer). Todos os documentos são armazenados atrás de um firewall e autenticados na sessão do remetente. Os documentos também são criptografados com uma chave única, que é criptografada com uma chave mestra regularmente rotacionada, o que praticamente impossibilita a decifração de seus dados.
Em termos físicos, armazenamos nossos dados em um centro de processamento de dados com certificação SOC 1 Tipo II, SOC 2 Tipo I e ISO 27001. O acesso ao centro de processamento de dados é estritamente controlado pelo pessoal de segurança equipado com vigilância por vídeo, autenticação em várias etapas e sistemas de detecção de intrusão de última geração.
Além de nossos recursos de segurança, o Dropbox Sign cria trilhas de auditoria não editáveis com carimbo de data e hora e, sendo à prova de adulteração, os documentos não podem ser modificados ou adulterados sem que você saiba.
Para garantir que a pessoa que assina, ou que simplesmente acessa um documento digital, seja quem diz ser, exigimos que todos os usuários tenham informações de login para o Dropbox Sign ou tenham recebido uma solicitação de assinatura por e-mail.
Também impedimos que outras pessoas acessem ou utilizem sua conta através da expiração de sessões e envio de e-mails sempre que um contrato é enviado, recebido ou assinado em sua conta. Os usuários também podem configurar a autenticação de dois fatores, bem como habilitar um código necessário para visualizar ou assinar um documento.
Chegou a hora de você investir em assinaturas eletrônicas?
Se você tem tudo pronto para escalar suas transações empresariais, melhorar sua eficiência e ainda reduzir custos operacionais, manter os clientes satisfeitos e garantir que todos os dados e documentações vitais deles estejam em segurança e sejam legalmente vinculativos, então sim, definitivamente chegou a hora de você investir nas assinaturas eletrônicas.
Mas não se preocupe, nada disso precisa ser tão assustador (ou caro) quanto pode parecer. Você pode administrar uma pequena empresa ou fazer parte de uma organização empresarial, em todo caso o Dropbox Sign tem uma solução de assinatura eletrônica fácil de usar que atrai as partes interessadas e os clientes.
Confira o que oferecemos hoje mesmo de graça ou entre em contato se tiver dúvidas sobre o que nosso software de assinatura eletrônica inteligente pode fazer por você!