Che si tratti di un dipendente pubblico che spreca ore e ore a compilare documenti o di un dottore che passa più tempo ad aggiornare le cartelle cliniche che a visitare i pazienti, nel mondo di oggi, i flussi di lavoro mal organizzati sono sempre più evidenti e dannosi.
Se devi garantire sicurezza e conformità anche quando la quantità di transazioni commerciali supera le tue capacità manuali, l'efficienza diminuisce, i costi operativi impennano e ti serve aiuto per offrire un'ottima esperienza clienti, le firme elettroniche sono la soluzione giusta per te.
Ma non devi crederci sulla parola. Capirai che è ora che la tua organizzazione investa in un software intelligente di firma elettronica in grado di ottimizzare i flussi di lavoro quando:
1. Il volume delle tue transazioni online sta aumentando
La gestione delle transazioni digitali, ossia la pratica aziendale di rendere i flussi di lavoro relativi ai documenti completamente online, si sta evolvendo rapidamente. Secondo gli analisti di Aragon Research, infatti, il valore del mercato della gestione delle transazioni digitali crescerà fino a 30 miliardi di dollari entro la fine del 2020.
Per essere competitivi, è bene adottare flussi di lavoro interni ed esterni online o quantomeno avere in programma di farlo a breve. Inoltre, praticamente ogni azienda dovrà aspettarsi un aumento del volume delle transazioni online.
Sia che questo sia già elevato o che stia iniziando a crescere, è tuo dovere assicurarti che le transazioni possano continuare ad avvenire senza difficoltà, in modo sicuro, legale e con un'esperienza cliente che ti distingua dalla concorrenza.
Per rimanere sempre impeccabile e tutelare il tuo benessere mentale, ti consigliamo di investire in una piattaforma intelligente di firma elettronica e gestione dei documenti digitali che non sia solo facile da configurare, ma anche da utilizzare, a prescindere dalla velocità con cui aumentano le transazioni.
La API di Dropbox Sign ha un tempo medio di implementazione di due giorni e mezzo e offre tutto ciò di cui il tuo team ha bisogno per effettuare transazioni digitali in modo semplice. Non hai un team tecnico o non senti il bisogno di integrare un flusso di lavoro di firma elettronica altamente personalizzabile? Nessun problema. La nostra app web di firma elettronica ti permetterà di apporre firme e inviare documenti in pochissimo tempo. Scopri tutte le opzioni di Dropbox Sign qui.
2. Devi aumentare l'efficienza e tagliare i costi operativi
I costi operativi non sono sempre evidenti fin da subito, ma si sommano man mano: per le organizzazioni, creare documenti cartacei, inviarli, firmarli e archiviarli è costoso in termini economici e di efficienza.
Migliora l'efficienza
Il tempo è denaro: quanto ne stai sprecando a causa di un processo che prevede ancora la creazione, la stampa, la firma, l'archiviazione e i continui scambi di documenti?
Le firme elettroniche accorciano i tempi tra l'avvio e il completamento delle transazioni. Perché sprecare più di 5 minuti per stampare un documento, firmarlo, scansionarlo o inviarlo per posta quando potresti impiegare 5 secondi per apporre o raccogliere firme elettroniche, ad esempio per pagare bollette, elaborare ordini, assumere nuovi dipendenti e trovare nuovi clienti in modo molto più rapido?
Migliorare l'efficienza ti fa risparmiare tempo e, di conseguenza, denaro. Firmare documenti digitali o cartacei con Dropbox Sign ti permette di accelerare i tempi e fare di più.
Inoltre, le piattaforme intelligenti di firma elettronica che si integrano con gli strumenti di automazione dei flussi di lavoro (o che hanno entrambi come Dropbox Sign e Dropbox Forms) consentono di individuare gli errori prima che i documenti vengano inviati ed eliminare i dati ridondanti sia per la persona che compila il modulo, sia per la tua preziosa forza lavoro.
Se desideri aumentare la produttività e gestire i documenti in maniera più efficiente, diminuendo i continui scambi relativi a errori amministrativi, è giunto il momento di investire in un software intelligente di firma elettronica per ottimizzare i flussi di lavoro business-critical.
Risparmia sulle operazioni
Quand'è stata l'ultima volta che hai contato esattamente i documenti necessari per gestire un'azienda? Contratti di vendita, accordi di partnership, documenti di dipendenti e appaltatori e molti altri: probabilmente puoi ridurre i costi operativi modernizzando il flusso di lavoro di firma e gestione dei documenti.
Chiedi all'esercito americano, che risparmia 1,3 milioni di dollari all'anno in costi amministrativi, grazie agli 1,6 milioni di dipendenti che usano le firme elettroniche.
Il risparmio dei costi operativi è già una buona ragione per investire in una piattaforma di firma elettronica conveniente. Al momento, puoi anche provare la piattaforma per accordi commerciali più efficiente gratuitamente.
3. Ora puoi offrire un'esperienza cliente leader di settore
L'esperienza cliente è il modo in cui i clienti percepiscono le loro interazioni con la tua organizzazione. Nell'ambiente aziendale di oggi, i clienti vogliono che queste siano rapide e semplici, il che, la maggior parte delle volte, significa digitali.
Tuttavia, può essere difficile trovare un equilibrio tra un'esperienza digitale piacevole per il cliente, la protezione dei suoi dati e la garanzia che le sue firme elettroniche siano legalmente vincolanti.
Poter contare su una piattaforma di firma elettronica sicura, legale, facile da usare e che aiuta a ridurre i tempi operativi migliorerà sicuramente l'esperienza cliente del tuo brand.
Prendiamo come esempio una banca che introduce le firme elettroniche e i documenti digitali nel suo flusso di lavoro online. I clienti possono aprire conti ed effettuare transazioni proprio come desiderano: in modo rapido, sicuro e legale. Per i professionisti delle vendite, l'uso di firme digitali legalmente vincolanti consente di non perdere i lead nel periodo che intercorre tra la chiusura di una vendita e la ricezione di una firma manuale.
L'invio e la stampa di documenti, fax e altri messaggi di aggiornamento e tutte le altre attività necessarie per ottenere una firma richiedono tempo sia per te che per i clienti. Se i clienti trovano un provider della concorrenza che semplifica e accelera questo processo, si rivolgeranno a loro. Semplifica i processi e loro non solo resteranno con te, ma torneranno e consiglieranno la tua azienda ai colleghi.
Con una piattaforma software di firma elettronica come Dropbox Sign, puoi creare esperienze digitali efficienti che ti faranno ottenere i migliori punteggi di esperienza cliente.
4. Hai bisogno di una traccia più sicura
Ammettiamolo: ci siamo affidati per così tanto tempo alla "sicurezza" di documenti cartacei autentici solo perché era l'unica opzione che avevamo. Finora.
I software di firma elettronica sono dotati di molteplici funzionalità di sicurezza, che offrono molta più protezione rispetto ai documenti cartacei, che invece possono essere alterati, smarriti o distrutti molto più facilmente.
Con Dropbox Sign, tutte le tue comunicazioni sono protette dalla crittografia Secure Sockets Layers (SSL). Ogni documento viene archiviato dietro un firewall e autenticato in base alla sessione del mittente. Inoltre, i documenti sono crittografati con un'unica chiave, a sua volta crittografata con una chiave master a rotazione. È praticamente impossibile decrittare i tuoi dati.
Fisicamente, archiviamo i nostri dati in un data center con certificazioni SOC 1 Type II, SOC 2 Type I e ISO 27001. L'accesso al data center è strettamente controllato da personale di sicurezza dotato di videosorveglianza, autenticazione a più fasi e sistemi di rilevamento delle intrusioni all'avanguardia.
Oltre a queste funzionalità di sicurezza, con Dropbox Sign è possibile creare audit trail con una marcatura temporale non modificabile: in questo modo, i documenti sono a prova di manomissione e, pertanto, non potranno essere modificati o alterati a tua insaputa.
Inoltre, per verificare l'identità della persona che sta firmando o anche solo accedendo al documento digitale, richiediamo che chiunque firmi un documento sia in possesso delle credenziali di accesso per Dropbox Sign o abbia ricevuto una richiesta di firma via email.
Cerchiamo di impedire che altre persone utilizzino o accedano al tuo account attraverso sessioni con scadenza e inviandoti un'email ogni volta che un contratto viene inviato a, ricevuto da o firmato dal tuo account. Gli utenti possono anche configurare l'autenticazione a due fattori o impostare un codice necessario per visualizzare o firmare un documento.
È il momento di investire nelle firme elettroniche?
Se la tua azienda è pronta a scalare le transazioni aziendali, migliorare l'efficienza riducendo i costi operativi, soddisfare i clienti e assicurarsi che i loro dati e documenti importanti siano protetti e legalmente vincolanti, allora sì, è decisamente il momento di investire nelle firme elettroniche.
Niente paura: non deve per forza essere spaventoso (o costoso) come sembra. Che tu sia titolare di una piccola impresa o faccia parte di una grande organizzazione, Dropbox Sign ti offre una soluzione di firma elettronica semplice che farà colpo su tutte le parti interessate e tutti i clienti.
Dai un'occhiata gratuitamente oggi stesso oppure contattaci se hai domande su cosa può fare per te il nostro software intelligente di firma elettronica.