Teniendo en cuenta cómo se trabaja hoy en día, los flujos de trabajo mal diseñados cada vez saltan más a la vista y son menos adecuados. Esto ocurre en todo tipo de situaciones, como cuando los ciudadanos pierden millones de horas rellenando documentos oficiales o los doctores dedican más tiempo a actualizar los registros que a atender a los pacientes.
Si la actividad comercial está empezando a superar lo que puedes abarcar, eres menos eficiente, y los costes de funcionamiento se están disparando, necesitas ayuda para ofrecerles una experiencia de calidad a tus clientes. Además, tienes que darles esta experiencia sin descuidar la seguridad ni el cumplimiento normativo. Tenemos la solución ideal para ti: las firmas electrónicas.
Pero no te fíes solo de nosotros. Si te encuentras en una de estas situaciones, tu empresa tendrá que invertir en un software de firma electrónica avanzado que ayude con los flujos de trabajo:
1. El volumen de operaciones online aumenta
La gestión de transacciones digitales (DTM, por sus siglas en inglés) es una práctica empresarial que consiste en hacer que los flujos de trabajo de documentos se desarrollen completamente online. Esta práctica se está expandiendo rápidamente. De hecho, los analistas de Aragon Research creen que el mercado de DTM crecerá hasta los 30 000 millones de dólares antes de terminar el 2020.
Para competir como es debido en el panorama actual, tus flujos de trabajo internos y los que ven los clientes tienen que estar online o casi listos para estarlo. Esto también implica que casi cualquier negocio debe contar con que el volumen de operaciones online empiece a crecer.
No importa que las transacciones online de tu negocio ya sean muchas o que estén empezando a aumentar. Tu responsabilidad es asegurarte de que el trabajo siga desarrollándose de la forma más fluida posible sin descuidar la seguridad, legalidad y experiencia del cliente que te caracterizan.
Si quieres seguir estando al día sin perder la cordura por el camino, te recomendamos que inviertas en una plataforma de documentación digital y firmas electrónicas avanzada que sea fácil de configurar y usar, tanto si tienes mucho trabajo como si no.
Dropbox Sign API se suele integrar en dos días y medio. Incluye todo lo que necesita tu equipo encargado de la tecnología para que las operaciones digitales sean perfectas. ¿No tienes ningún equipo que se encargue de estos temas o necesitas un flujo de trabajo de firma electrónica que se pueda personalizar al detalle? No te preocupes. Con nuestra aplicación web de firma electrónica, podrás empezar a firmar y enviar documentos en seguida. Descubre todas las posibilidades de Dropbox Sign en esta página.
2. Tienes que mejorar la eficiencia y reducir los costes de funcionamiento
El “coste de hacer negocios” no siempre se ve a simple vista, pero está ahí. Crear, enviar, firmar y archivar documentos en papel tiene un coste en eficiencia y gastos de funcionamiento para las empresas.
Mejorar la eficiencia
Si el tiempo es oro, piensa en cuánto estás desperdiciando por la ineficiencia de tener que crear, imprimir, firmar, archivar y enviar por correo documentos constantemente.
Gracias a las firmas electrónicas, las operaciones empiezan y terminan antes. En lugar de tardar cinco minutos en imprimir un documento, firmarlo y escanearlo o enviarlo por correo electrónico, este se puede completar o recibir firmado en cinco segundos. Tal rapidez se nota al pagar o cobrar facturas, procesar pedidos, contratar a nuevos empleados o dar de alta a clientes, por poner algunos ejemplos.
Mejorar la eficiencia es una forma de ahorrar tiempo y, por tanto, dinero. Cuando los documentos digitales o en papel se firman con Dropbox Sign, las cosas van más rápido y se trabaja más.
Por otro lado, las plataformas de firma electrónica avanzadas que funcionan bien con herramientas de automatización de flujos de trabajo —o que ofrecen todo, como Dropbox Sign y Dropbox Forms— pueden ayudarte a detectar errores antes incluso de que los documentos se envíen, así como a eliminar el trabajo repetitivo de introducir datos tanto para las personas que tienen que rellenar los documentos como para los empleados, quienes tienen cosas más importantes que hacer.
Si te interesa gestionar los documentos de forma más productiva y eficiente, además de reducir las redundancias por errores administrativos, invierte en un software de firma electrónica avanzado que te ayude a optimizar los flujos de trabajo más importantes.
Ahorrar en costes de funcionamiento
¿Cuándo fue la última vez que contaste exactamente los documentos que hacen falta para que tu negocio funcione? Hablamos, por ejemplo, de contratos de ventas, acuerdos de asociación o documentos habituales para empleados y contratistas. Es probable que puedas reducir mucho los costes de funcionamiento modernizando tu flujo de trabajo de gestión y firma de documentos.
Un caso real es el del ejército de los Estados Unidos, que ahorra 1300 millones de dólares al año en costes administrativos gracias a que 1,6 millones de sus empleados usan las firmas electrónicas.
El ahorro en costes de funcionamiento por sí solo es un buen motivo para invertir en una plataforma de firma electrónica asequible. Ahora, incluso puedes probar gratis la plataforma más potente para gestionar acuerdos comerciales.
3. Ya puedes ofrecer una experiencia del cliente insuperable
La experiencia del cliente (CX, por sus siglas en inglés) se refiere a la percepción que tienen los clientes de sus interacciones con una empresa. En el mundo empresarial de hoy en día, los clientes quieren que las interacciones sean rápidas y cómodas, lo que suele implicar que sean digitales.
Sin embargo, encontrar el equilibrio entre ofrecer una experiencia del cliente que sea digital y perfecta y mantener la seguridad de los datos y la validez legal de las firmas electrónicas puede ser complicado.
Contar con una plataforma de firma electrónica que sea segura e intuitiva, que tenga validez legal y que te ayude a ofrecer tus servicios más rápido es un método sencillo para mejorar la experiencia que los clientes tienen con tu marca.
Pongamos como ejemplo un banco que integra las firmas electrónicas y los documentos digitales en su flujo de trabajo online. Los clientes pueden abrir cuentas y completar transacciones de forma rápida, segura y válida desde el punto de vista legal; justo lo que quieren. Para los comerciales, las firmas digitales legalmente vinculantes son la garantía de no perder más posibles clientes por el tiempo que hay que esperar entre que se cierra una venta y se firman los documentos.
Enviar un documento en papel, imprimirlo, pasarlo por el fax, hacerle un seguimiento y demás tareas suponen mucho tiempo tanto para ti como para los clientes. Si encuentran a otra empresa que tenga un proceso igual pero más sencillo y rápido, ahí es donde irán. Facilítales las cosas para que no cambien de empresa, te sigan eligiendo y te recomienden a otras personas.
Con una plataforma de software de firma electrónica intuitiva como Dropbox Sign, puedes crear experiencias eficientes y digitales que te harán conseguir las mejores valoraciones.
4. Necesitas más seguridad que con los registros en papel
Sinceramente, el único motivo por el que se ha confiado en la seguridad de los registros en papel durante tanto tiempo es que, hasta ahora, eran la única opción que había.
El software de firma electrónica incluye muchas funciones de seguridad que protegen mejor la información que los documentos en papel; el motivo es que estos últimos se pueden alterar, perder o destruir con demasiada facilidad.
Gracias a Dropbox Sign, todas tus comunicaciones están protegidas usando cifrado de tecnología Secure Sockets Layer (SSL, por sus siglas en inglés). Todos los documentos están detrás de un cortafuegos y se autentican con la sesión de los emisores. Asimismo, los documentos se cifran con claves únicas, que a su vez se cifran con una clave maestra que cambia periódicamente. Con estas medidas, es prácticamente imposible descifrar los datos.
En cuanto al aspecto físico, almacenamos los datos en un centro de datos con las certificaciones SOC 1 tipo 2, SOC 2 tipo 1 e ISO 27001. El personal de seguridad, que se encarga de controlar estrictamente el acceso al centro, cuenta con sistemas de videovigilancia, autenticación multifactor y sistemas de detección de intrusos muy avanzados.
Además de las funciones de seguridad, Dropbox Sign cuenta con registros de auditoría con marca de tiempo y no editables. Al contar con protección frente a alteraciones, los documentos no se pueden modificar sin que quede constancia de ello.
Con el objetivo de comprobar que los firmantes o las personas que simplemente acceden a un documento digital sean quienes dicen ser, los usuarios tienen que conocer la información de inicio de sesión de Dropbox Sign o haber recibido una solicitud de firma por correo electrónico.
También se busca que otras personas no puedan acceder a tu cuenta ni usarla. Para conseguirlo, las sesiones tienen un tiempo de vencimiento, y se envía un correo electrónico cada vez que se envía, recibe o firma un contrato con tu cuenta. Los usuarios pueden, además, configurar la doble autenticación o habilitar un código obligatorio para ver o firmar un documento.
¿Es hora de invertir en las firmas electrónicas?
Si quieres aumentar tu volumen de negocio, mejorar la eficiencia y, aun así, reducir los costes de funcionamiento, hacer que los clientes estén satisfechos y conseguir que sus datos y documentos más importantes estén protegidos y sean legalmente vinculantes, ha llegado el momento de que inviertas en las firmas electrónicas.
Por suerte, hacerlo no tiene por qué ser tan misterioso o caro como parece. Tanto si llevas una pequeña empresa como si formas parte de una corporación, verás que Dropbox Sign es una solución de firma electrónica intuitiva que convence a inversores y clientes por igual.
Pruébalo gratis hoy mismo o contacta con nosotros para resolver cualquier duda sobre las posibilidades de este software de firma electrónica avanzado.