Ya sea que el público esté perdiendo millones de horas llenando los documentos del gobierno o que los médicos pasen más tiempo actualizando los registros que atendiendo realmente a los pacientes, los flujos de trabajo pobremente construidos se están volviendo cada vez más evidentes y perjudiciales para la forma en que el mundo funciona hoy.
Si tus transacciones comerciales están comenzando a escalar más allá de tus capacidades manuales, tu eficiencia está bajando mientras los costos operativos se disparan, necesitas ayuda para proporcionar una gran experiencia para los clientes y debes hacerlo todo mientras te mantienes seguro y cumples con la normativa. Tenemos la solución para ti: ¡firmas electrónicas!
Pero no basta con lo que digamos nosotros. Sabrás que es hora de que tu organización invierta en software inteligente de firmas electrónicas que aumenta el flujo de trabajo si…
1. Tu volumen de transacciones en línea está creciendo
La gestión de transacciones digitales (DTM) o la práctica comercial de llevar flujos de trabajo basados en documentos completamente en línea se está moviendo rápidamente. De hecho, los analistas de Aragon Research esperan que el mercado de DTM crezca a 30 mil millones de dólares a finales de 2020.
Con el fin de competir, eso significa que tanto tus flujos de trabajo internos como los orientados al cliente deben estar en línea o llegar allí rápidamente. Eso también significa que casi todas las empresas deberían esperar que su volumen de transacciones en línea comience a aumentar.
Ya sea que el volumen de transacciones en línea en tu negocio sea alto o apenas esté comenzando a crecer, es tu trabajo asegurarte de que continúen haciéndose con la menor fricción mientras mantienes la seguridad, legalidad y experiencia del cliente que te distingue.
Para mantenerte increíble sin perder la cordura, recomendamos invertir en una plataforma de firma electrónica inteligente y documentación digital que no solo sea fácil de configurar sino fácil de utilizar sin importar lo rápido que comiencen a volar las transacciones.
Dropbox Sign API tiene un tiempo promedio de integración de 2,5 días y viene con todo lo que tu equipo de tecnología necesita para crear transacciones digitales encantadoras. ¿No tienes un equipo técnico o la necesidad de un flujo de trabajo de firma electrónica altamente personalizable? No hay problema. ¡Nuestra aplicación web de firma electrónica te hará firmar y enviar documentos en un abrir y cerrar de ojos! Conoce todo sobre tus opciones con Dropbox Sign aquí.
2. Necesitas aumentar la eficiencia y reducir los costos operativos
El “costo de hacer negocios” no siempre es obvio de inmediato, pero desde luego suma. El acto de crear, enviar, firmar y archivar el papeleo físico cuesta a las organizaciones cuando se trata de eficiencia y gastos operativos.
Mejora la eficiencia
Si el tiempo es oro, ¿cuánto de él estás desperdiciando en la ineficiencia que resulta de crear, imprimir, firmar, archivar y enviar papeleo de ida y vuelta?
Las firmas electrónicas aumentan la velocidad a la que se pueden iniciar y completar las transacciones. En lugar de tomar más de cinco minutos en imprimir un documento, firmarlo y escanearlo o enviarlo por correo; podrías estar pasando cinco segundos completando o recolectando firmas electrónicas para pagar facturas más rápido, recibir pagos más rápido, completar pedidos más rápido, obtener nuevas contrataciones o clientes ingresados más rápido y mucho más.
Mejorar la eficiencia te ahorra tiempo y; por lo tanto, dinero. La firma de documentos digitales o en papel con Dropbox Sign te permite moverte rápidamente y ser más productivo.
Además, las plataformas de firma electrónica inteligentes que funcionan bien con las herramientas de automatización del flujo de trabajo (o tienen ambas como Dropbox Sign y Dropbox Forms) pueden ayudar a detectar errores incluso antes de que se presente el papeleo y eliminar la entrada de datos redundantes tanto para la persona que los completa como para tu propia valiosa fuerza laboral.
Si estás listo para aumentar la productividad y la eficiencia en el manejo de documentos y, al mismo tiempo, disminuir las redundancias causadas por los errores de administración, es hora de invertir en el software de firma electrónica inteligente para optimizar los flujos de trabajo críticos para el negocio.
Ahorra en operaciones
¿Cuándo fue la última vez que contaste exactamente cuántos documentos se necesitan para mantener tu negocio funcionando? Hay contratos de venta, acuerdos de asociación, papeleo continuo de empleados y contratistas, y mucho más. Lo más probable es que haya una gran oportunidad de reducir los costos operativos al modernizar tu flujo de trabajo de firma y administración de documentos.
Solo pregúntale al Ejército de los Estados Unidos, que ahorra 1,3 mil millones de dólares cada año en costos administrativos gracias a que 1,6 millones de miembros de su personal adoptan firmas electrónicas.
El ahorro de costos operativos por sí solo es una buena razón para invertir en una plataforma de firma electrónica asequible. Y ahora mismo, incluso puedes probar la plataforma más poderosa para acuerdos comerciales de forma gratuita.
3. Estás listo para liderar el paquete en la experiencia del cliente
La experiencia del cliente (CX) es la forma en que los clientes perciben sus interacciones con tu organización. Y en el entorno empresarial actual, los clientes quieren que esas interacciones sean rápidas y convenientes, lo que, en la mayoría de los casos, significa digital.
Sin embargo, puede ser difícil encontrar un equilibrio entre una experiencia de cliente digital encantadora y mantener los datos de los clientes seguros y sus firmas electrónicas legalmente vinculantes.
Aprovechar una plataforma de firma electrónica segura, legal y fácil de usar que ayuda a disminuir el tiempo que te toma brindar servicio es una obviedad para mejorar la experiencia del cliente con tu marca.
Tomemos, por ejemplo, un banco que crea firmas electrónicas y documentos digitales en su flujo de trabajo en línea. Los clientes pueden abrir cuentas y completar transacciones de la manera que les gusta, de forma rápida, segura y legal. Para los profesionales de ventas, las firmas digitales legalmente vinculantes significan que no se pierdan más posibles clientes en el tiempo entre el cierre de una venta y la compra de un John Hancock.
Enviar, imprimir, enviar por fax, hacer un seguimiento y cualquier otra tarea que se necesite para que se firmen los papeles toma mucho tiempo tanto para ti como para tus clientes. Si pueden encontrar un competidor que haga este proceso más fácil y rápido, ahí es a donde van a ir. Que sea fácil y no solo se quedarán, volverán de nuevo y te recomendarán a sus compañeros.
Con una plataforma de software de firma electrónica fácil de usar, como Dropbox Sign, puedes crear experiencias digitales eficientes que generen calificaciones de experiencia de cliente de primer nivel.
4. Necesitas un rastro de papel más seguro
Seamos sinceros, la única razón por la que nos hemos basado en la “seguridad” de un rastro de papel hecho de papel honradamente desde hace tanto tiempo es que ha sido la única opción, hasta ahora.
El software de firma electrónica viene con toneladas de características de seguridad que son mucho más seguras que los documentos en papel que se pueden manipular, extraviar o destruir con demasiada facilidad.
Con Dropbox Sign, todas tus comunicaciones están protegidas por el cifrado de capa de sockets seguros (SSL). Cada documento se almacena detrás de un firewall y se autentica en relación con la sesión del remitente. Los documentos también se cifran con una clave única que se cifra con una clave maestra rotada regularmente, lo que hace que tus datos sean prácticamente imposibles de descifrar.
Físicamente, almacenamos nuestros datos en un centro de datos con certificación SOC 1 Tipo II, SOC 2 Tipo I e ISO 27001. El acceso al centro de datos está estrictamente controlado por personal de seguridad equipado con video vigilancia, autenticación en múltiples pasos y sistemas de detección de intrusos de última generación.
Además de nuestras características de seguridad, Dropbox Sign crea registros de auditoría no editables con sello de tiempo y, con la prueba de manipulación, los documentos no se pueden modificar ni alterar sin tu conocimiento.
Y para asegurarnos de que la persona que firma, o incluso simplemente accede a un documento digital, es quien dice ser, requerimos que un usuario tenga información de inicio de sesión para Dropbox Sign o que haya recibido una solicitud de firma por correo electrónico.
Tratamos de evitar que otras personas accedan a tu cuenta o la utilicen, temporizando las sesiones y enviando un correo electrónico cada vez que se envía, se recibe o se firma un contrato en tu cuenta. Los usuarios también pueden configurar la autenticación de doble factor, así como habilitar un código que se requiere para ver o firmar un documento.
¿Es hora de que inviertas en firmas electrónicas?
Si estás listo para escalar tus transacciones comerciales, mejorar tu eficiencia y reducir los costos de operación, mantener contentos a los clientes y asegurarse de que todos los datos y documentación vitales de tus clientes sean seguros y legalmente vinculantes; entonces sí, definitivamente es hora de que inviertas en firmas electrónicas.
Pero no te preocupes, no tiene que ser tan aterrador (¡o tan caro!) como suena. Ya sea que dirijas una pequeña empresa o formes parte de una organización empresarial, Dropbox Sign cuenta con una solución de firma electrónica fácil de usar que impresionará tanto a las partes interesadas como a los clientes.
Compruébanos gratis hoy mismo o comunícate si tienes alguna duda sobre lo que nuestro software de firma electrónica inteligente puede hacer por ti.