Of het nu gaat om burgers die miljoenen uren verspillen aan het invullen van overheidsdocumenten of artsen die meer tijd kwijt zijn aan het bijwerken van dossiers dan aan het helpen van patiënten: slecht ontwikkelde workflows worden steeds duidelijker en schadelijker voor de manier waarop de wereld tegenwoordig functioneert.
Als je zakelijke transacties je handmatige mogelijkheden beginnen te overschrijden, je efficiëntie afneemt terwijl je bedrijfskosten de pan uitrijzen, je hulp nodig hebt om je klanten een aantrekkelijke ervaring te bieden, en je dit alles moet doen terwijl je veilig en compliant blijft, dan hebben we voor jou de perfecte oplossing: digitale handtekeningen!
Maar je hoeft ons niet op ons woord te geloven. Je weet dat het voor jouw organisatie tijd is om te investeren in slimme, workflowbevorderende software voor digitale handtekeningen als...
1. Je online transactievolume toeneemt
Digitaal transactiebeheer (DTM) of de handelspraktijk om documentgebaseerde workflows volledig online te zetten, gaat snel. Analisten van Aragon Research verwachten zelfs dat de markt voor DTM tegen het einde van 2020 zal groeien tot 30 miljard dollar.
Om te kunnen concurreren, betekent dit dat het noodzakelijk is dat zowel je interne als je klantgerichte workflows zich online bevinden of dat je van plan bent snel deze overstap te maken. Dat betekent ook dat vrijwel elk bedrijf moet verwachten dat zijn online transactievolume zal toenemen.
Of het volume van de online transacties in je bedrijf nu al groot is of net begint te groeien: het is jouw taak om ervoor te zorgen dat ze zo soepel mogelijk worden uitgevoerd, terwijl je de veiligheid, wetmatigheid en klantervaring behoudt, waarmee je je van anderen onderscheidt.
Om workflows te versnellen zonder de kluts kwijt te raken, raden we aan te investeren in een slim platform voor elektronische handtekeningen en digitale documentatie dat niet alleen eenvoudig is om op te zetten, maar ook gebruiksvriendelijk is, hoe snel de transacties ook binnenstromen.
De Dropbox Sign-API heeft een gemiddelde integratietijd van 2,5 dag en wordt geleverd met alles wat je technische team nodig heeft om aangename digitale transacties te creëren. Heb je geen technisch team of de behoefte aan een sterk aanpasbare workflow voor digitale handtekeningen? Geen probleem. Met onze webapp voor digitale handtekeningen kun je in een mum van tijd documenten ondertekenen en verzenden! Lees hier meer over al je opties met Dropbox Sign.
2. Je de efficiëntie moet verhogen en de bedrijfskosten moet verlagen
De 'kosten van het zakendoen' zijn niet altijd even helder, maar lopen vaak in de papieren. Het maken, verzenden, ondertekenen en archiveren van documenten kost organisaties veel geld als het gaat om efficiëntie en bedrijfskosten.
Verbeter de efficiëntie
Als tijd geld is, hoeveel daarvan verspil je dan aan de inefficiëntie van het maken, afdrukken, ondertekenen, archiveren en heen en weer mailen van documenten?
Met digitale handtekeningen kunnen transacties sneller worden gestart en afgerond. In plaats van vijf minuten nodig te hebben om een document af te drukken, te ondertekenen en te scannen of te mailen, zou je vijf seconden kunnen besteden aan het invullen of verzamelen van digitale handtekeningen om rekeningen sneller te betalen, sneller betaald te krijgen, bestellingen sneller uit te voeren, nieuwe werknemers of klanten sneller in te werken, en nog veel meer.
De verbetering van efficiëntie bespaart je tijd en dus geld. Door digitale of papieren documenten te ondertekenen met Dropbox Sign kun je sneller meer gedaan krijgen.
Bovendien kunnen slimme platforms voor digitale handtekeningen die samenwerken met tools voor workflowautomatisering (of beide kunnen, zoals Dropbox Sign plus Dropbox Forms), nog voordat het papierwerk is ingediend fouten helpen opsporen en overbodige gegevensinvoer elimineren voor zowel degene die het document moet invullen als voor je eigen waardevolle personeel.
Als je klaar bent om de productiviteit en efficiëntie bij het verwerken van documenten te verhogen en tegelijkertijd dubbel werk door administratieve fouten te verminderen, is het tijd om in slimme software voor digitale handtekeningen te investeren voor het optimaliseren van bedrijfskritische workflows.
Bespaar op bedrijfskosten
Wanneer heb je voor het laatst precies geteld hoeveel documenten er nodig zijn om je bedrijf draaiende te houden? Er zijn verkoopcontracten, partnerschapsovereenkomsten, doorlopende documenten voor medewerkers en opdrachtnemers, en nog veel meer. De kans is groot dat je op bedrijfskosten kunt besparen als je je workflow voor het ondertekenen en beheren van documenten moderniseert.
Kijk bijvoorbeeld naar het Amerikaanse leger dat elk jaar 1,3 miljard dollar aan administratieve kosten bespaart doordat 1,6 miljoen personeelsleden digitale handtekeningen gebruiken.
Besparingen op bedrijfskosten alleen al zijn een goede reden om te investeren in een betaalbaar platform voor digitale handtekeningen. En nu kun je het krachtigste platform voor zakelijke overeenkomsten zelfs gratis uitproberen.
3. Je klaar bent om het voortouw te nemen als het om klantervaring gaat
Klantervaring (CX) is de manier waarop klanten hun interacties met jouw organisatie ervaren. En in de huidige bedrijfswereld willen klanten dat deze interacties snel en eenvoudig verlopen, wat in de meeste gevallen betekent dat ze digitaal plaatsvinden.
Het kan echter lastig zijn een evenwicht te vinden tussen een aantrekkelijke, digitale klantervaring en het veilig houden van klantgegevens en de juridisch bindende digitale handtekeningen.
Het gebruik van een veilig, wetmatig en gebruiksvriendelijk platform voor digitale handtekeningen dat helpt de benodigde tijd om een service te verlenen, te verkorten, is een no-brainer voor het verbeteren van de klantervaring met je merk.
Neem bijvoorbeeld een bank, waarbij digitale handtekeningen en digitale documenten onderdeel zijn van de online workflow. Klanten kunnen rekeningen openen en transacties uitvoeren, zoals zij dat willen: snel, veilig en wetmatig. Voor verkoopprofessionals betekenen juridisch bindende digitale handtekeningen dat er geen leads meer verloren gaan in de tijd tussen het sluiten van een verkoop en het ontvangen van een ondertekening.
Het verzenden, afdrukken, faxen, opvolgen en alle andere benodigde taken om documenten ondertekend te krijgen, kosten zowel jou als je klanten veel tijd. Als ze een concurrent kunnen vinden die dit proces eenvoudiger en sneller heeft gemaakt, gaan ze daarnaartoe. Wanneer je ze het gemakkelijk maakt, zullen ze niet alleen blijven, maar ook naar je terugkomen en je bij hun collega's aanbevelen.
Met een gebruiksvriendelijk softwareplatform voor digitale handtekeningen als Dropbox Sign kun je efficiënte, digitale ervaringen creëren die eersteklas beoordelingen van klantervaringen opleveren.
4. Je een veiliger papierspoor nodig hebt
Laten we eerlijk zijn: de enige reden waarom we zo lang op de 'veiligheid' van een papierspoor hebben vertrouwd, is omdat dat tot nu toe de enige optie was.
Software voor digitale handtekeningen heeft tal van beveiligingsfuncties die veel veiliger zijn dan papieren documenten, die eenvoudig gemanipuleerd, misplaatst en vernietigd kunnen worden.
Met Dropbox Sign wordt al je communicatie beveiligd door SSL-encryptie (Secure Sockets Layer). Elk document wordt achter een firewall opgeslagen en geauthenticeerd aan de hand van de sessie van de afzender. Daarnaast worden documenten versleuteld met een unieke sleutel, die op zijn beurt weer is versleuteld met een regelmatig wisselende hoofdsleutel, waardoor je gegevens vrijwel onmogelijk zijn te ontsleutelen.
Fysiek slaan we onze gegevens op in een SOC 1 Type II-, SOC 2 Type I- en ISO 27001-gecertificeerd datacenter. De toegang tot het datacenter wordt streng gecontroleerd door beveiligingspersoneel dat is uitgerust met videobewaking, meervoudige authenticatie en de modernste inbraakdetectie.
Naast onze beveiligingsfuncties creëert Dropbox Sign niet-bewerkbare controlesporen met een tijdstempel en sabotagebeveiliging, waardoor documenten zonder jouw medeweten niet worden gewijzigd of gemanipuleerd.
En om ervoor te zorgen dat de persoon die een digitaal document ondertekent of er zelfs maar toegang toe heeft, degene is wie hij zegt dat hij is, eisen we dat een gebruiker ofwel aanmeldgegevens heeft voor Dropbox Sign, ofwel een handtekeningaanvraag heeft ontvangen via e-mail.
Verder voorkomen we dat anderen toegang tot je account krijgen of je account gebruiken door middel van een time-out voor sessies. Daarnaast sturen we je altijd een e-mail wanneer een contract wordt verzonden naar, ontvangen door of ondertekend via je account. Gebruikers kunnen ook 2 factor authenticatie instellen en een code inschakelen die nodig is voor het bekijken of ondertekenen van een document.
Is voor jou de tijd aangebroken om in digitale handtekeningen te investeren?
Als je er klaar voor bent om je zakelijke transacties op te schalen, je efficiëntie te verbeteren en tegelijk je bedrijfskosten te verlagen, klanten tevreden te houden, en ervoor te zorgen dat al je belangrijke klantgegevens en documentatie veilig en juridisch bindend zijn, dan is het zeker tijd om in digitale handtekeningen te investeren.
Maar maak je geen zorgen, dat hoeft niet zo eng (of prijzig!) te zijn als het klinkt. Of je nu een klein bedrijf hebt of deel uitmaakt van een grote organisatie: Dropbox Sign heeft een gebruiksvriendelijke oplossing voor digitale handtekeningen die op zowel belanghebbenden als klanten indruk zal maken.
Probeer ons vandaag nog gratis uit of neem contact met ons op als je vragen hebt over wat onze slimme e-handtekeningoplossing voor jou kan betekenen!