행정 서류를 작성하는 데 수백만 시간을 낭비하는 시민들이든 실제로 환자를 진료하는 시간보다 기록을 업데이트하는 데 더 많은 시간을 소비하는 의사들이든, 형편없는 워크플로가 이들의 작업 능률을 저해한다는 점이 갈수록 명백해지고 있습니다.
비즈니스 트랜잭션을 수동으로 처리할 수 있는 한계치를 넘어서기 시작하면 효율성이 떨어지고, 운영비는 천정부지로 치솟습니다. 그러다 보면 보안과 컴플라이언스를 유지하는 동시에 고객들에게 쾌적한 경험을 제공할 수 있는 방법이 필요해지죠. 이러한 상황에 딱 맞는 솔루션이 있습니다. 전자 서명이 바로 그것이죠.
하지만 이 말을 지금 당장 곧이곧대로 받아들일 필요는 없습니다. 워크플로를 개선해주는 스마트한 전자 서명 워크플로에 투자할 시간이 다가오면 자연스럽게 알게 될 겁니다. 바로 다음과 같은 징후를 통해서 말이죠.
1. 온라인 거래량이 증가하고 있다
문서 기반 워크플로를 모두 온라인으로 관리하는 디지털 거래 관리(DTM)가 빠르게 보편화되고 있습니다. 실제로 Aragon Research의 분석가들은 2020년 말까지 DTM 시장의 규모가 300억 달러에 이를 것으로 예상했죠.
이는 경쟁에서 살아남기 위해서는 내부 워크플로와 고객 대면 워크플로 모두를 이미 온라인으로 전환했거나, 신속하게 전환해야 함을 의미합니다. 또한, 대부분의 비즈니스에서 온라인 거래량의 증가에 대비해야 하죠.
비즈니스의 온라인 거래량이 이미 높든, 이제 막 거래량이 많아지고 있든, 비즈니스의 보안과 합법성, 고객 경험은 유지되고 마찰은 최소화한 환경에서 계속 거래가 이어지도록 해야 합니다.
장점이 퇴색되는 일 없이 우수한 성과를 유지하고 싶다면 거래량이 얼마나 빠르게 증가하든 관계없이 사용과 설치가 간편한 스마트 전자 서명·디지털 문서 기록 플랫폼에 투자하는 것을 권장합니다.
Dropbox Sign API는 통합 시간이 평균 2.5일에 불과하며, 기술팀이 쾌적한 온라인 거래 경험을 구축하기 위해 필요로 하는 모든 기능을 제공합니다. 기술팀이 따로 없거나 굳이 전자 서명 워크플로를 세세하게 할 맞춤형으로 구축할 필요가 없으신가요? 문제없습니다. Dropbox 전자 서명 웹 앱에서 빠르게 문서를 전송하고 서명할 수 있습니다. 여기에서 Dropbox Sign이 제공하는 모든 옵션을 살펴보세요.
2. 효율성을 높이고 운영비를 절감해야 한다
'비즈니스를 운영하는 데 드는 비용'을 항상 그 자리에서 바로 계산할 수 있는 것은 아니지만, 분명한 것은 자잘한 비용이 쌓이다 보면 큰 비용이 된다는 것입니다. 효율성과 운영비 측면에서 생각해 보면 종이 문서를 작성하고, 전송하고, 서명하고, 정리하는 데도 돈이 듭니다.
효율성 향상
시간이 곧 돈이라면 우리는 서류를 작성하고, 인쇄하고, 서명하고, 우편으로 주고받으며 발생하는 비효율성으로 인해 얼마나 많은 돈을 낭비하고 있을까요?
전자 서명은 거래 시작과 마무리의 속도를 높여줍니다. 문서를 인쇄해 서명하고 스캔해 이메일로 보내는 데 5분 이상을 허비하는 대신 5초 만에 전자 서명을 추가 또는 수집하면 더 빠르게 요금을 납부하고, 월급을 받고, 주문서를 작성하고, 신입 사원이나 고객의 온보딩을 완료할 수 있죠.
효율성을 개선하면 시간이 절약되고 그에 따라 비용도 절약됩니다. Dropbox Sign으로 디지털 문서나 종이 문서에 서명하면 일의 진행 속도가 빨라져 더 많은 일을 할 수 있습니다.
또한, 워크플로 자동화 도구와 원활하게 연동되는 스마트 전자 서명 플랫폼(또는 Dropbox Sign과 Dropbox Forms 등을 함께 사용)은 서류 작업을 제출하기 전에 오류를 포착하고 중복된 데이터 입력을 방지해 서류를 작성하는 사람과 소중한 조직 인력 모두의 시간을 절약하도록 도와줍니다.
문서 처리 과정의 생산성과 효율성을 높이고 관리 오류로 인한 중복 문제를 줄이고 싶다면 스마트 전자 서명 소프트웨어에 투자해 비즈니스의 필수 워크플로를 최적화할 때입니다.
운영비 절감
비즈니스를 운영하는 데 필요한 문서의 수가 정확히 얼마나 되는지 계산해본 적 있으신가요? 판매 계약서, 파트너십 계약서, 직원/계약직 관련 서류 외에도 정말 다양한 문서가 있죠. 문서 서명 및 관리 워크플로를 현대화하면 운영비를 크게 절감할 수 있습니다.
미 해군을 예로 들어 보죠. 160만 명의 인력이 근무하는 미 해군은 전자 서명을 채택한 후 매년 13억 달러의 관리비를 절약하고 있습니다.
운영비 절감 하나만으로도 가성비 좋은 전자 서명 플랫폼에 투자해야 하는 좋은 이유가 됩니다. 그리고 가장 강력한 비즈니스 계약서 체결 플랫폼을 지금 바로 무료로 체험해볼 수도 있죠.
3. 고객 경험 부문에서 앞서나가고 싶다
고객 경험(CX)이란 고객이 조직과의 상호작용을 어떻게 인식하는지를 의미합니다. 그리고 대부분이 디지털로 이루어지는 오늘날의 비즈니스 환경 속에서 고객들은 빠르고 편리한 상호작용을 원하죠.
하지만 쾌적한 디지털 고객 경험을 제공하는 것과 고객 데이터의 보안 및 전자 서명의 법적 구속력을 유지하는 것 사이에서 균형을 맞추기란 쉽지 않습니다.
서비스 제공에 드는 시간을 줄여주는 안전하고, 합법적이고, 사용자 친화적인 전자 서명 플랫폼
온라인 워크플로에 전자 서명 환경과 디지털 문서를 통합한 은행을 예로 들어 봅시다. 고객은 원하는 방식으로 빠르고, 안전하고, 합법적으로 계좌를 개설해 거래를 완료할 수 있습니다. 영업 담당자의 경우 법적 구속력이 있는 디지털 서명을 사용하면 거래를 마무리하고 서명을 받는 과정에서 잠재 고객을 잃을 필요가 없죠.
종이 문서에 서명을 받으려면 전송, 인쇄, 팩스, 후속 연락 등을 거쳐야 해 서명을 받아야 하는 조직과 서명을 해야 하는 고객 모두가 많은 시간을 허비해야 합니다. 만약 동일한 프로세스인데 더 빠르고 간편한 프로세스를 갖춘 경쟁업체가 있다면 고객을 빼앗기게 되겠죠. 프로세스를 간소화하면 고객을 잃을 일이 없을 뿐만 아니라, 고객과의 재거래로 이어지는 것은 물론 고객이 자신의 지인들에게 추천도 하게 됩니다.
Dropbox Sign 같은 간편한 전자 서명 소프트웨어 플랫폼을 사용하면 고객들이 기꺼이 고객 경험 점수에 만점을 줄 효율적인 디지털 환경을 구축할 수 있습니다.
4. 더 안전한 추적 방식이 필요하다
솔직히 우리가 오랫동안 문서 처리 내역의 '보안'을 유지하는 데 종이를 사용해 온 단 한 가지 이유는 지금까지는 이것이 유일한 방법이었기 때문입니다.
전자 서명 소프트웨어는 너무 쉽게 조작, 분실, 훼손이 가능한 종이 문서보다 훨씬 더 안전한 보안 기능을 다양하게 제공합니다.
Dropbox Sign의 경우 모든 커뮤니케이션을 보안 소켓 계층(SSL) 암호화로 안전하게 보호합니다. 각 문서는 방화벽 내부에 안전하게 저장되고 발송자의 세션과 비교해 인증을 하는 과정을 거치죠. 또한, 문서는 고유한 키로 암호화된 후 정기적으로 순환되는 마스터키를 통해 다시 한번 암호화됩니다. 그래서 데이터 해독이 사실상 불가능합니다.
물리적 보안을 위해 Dropbox Sign은 SOC 1 Type II, SOC 2 Type I, ISO 27001 인증을 받은 데이터 센터에 데이터를 보관합니다. 데이터 센터로의 액세스는 감시 카메라, 다중 인증, 최첨단 침입 감지 시스템을 갖춘 보안팀에 의해 엄격하게 제어되죠.
보안 기능 이외에도 Dropbox Sign은 문서 활동별 시간이 표시된 편집 불가능한 감사 내역을 제공합니다. 또한, 변조 방지 기능이 본인이 알지 못하게 문서가 수정되거나 변조되는 것을 방지해주죠.
Dropbox Sign은 디지털 문서에 서명하거나 액세스하는 사람의 신원을 확인하기 위해 Dropbox Sign 로그인 정보를 보유하고 있거나, 이메일을 통해 서명 요청을 받은 사람만 문서에 서명하거나 액세스할 수 있도록 합니다.
또한, Dropbox Sign은 다른 사람이 계정에 액세스하거나 계정을 도용하는 것을 방지하기 위해 계약서가 사용자 계정으로 전송되거나, 서명을 완료할 때마다 세션을 종료합니다. 사용자는 2단계 인증을 활성화할 수 있을뿐더러 코드를 설정해 코드를 입력해야만 문서에 서명하거나 문서를 열어볼 수 있도록 할 수 있습니다.
전자 서명에 투자해야 할 때가 되었나요?
비즈니스 거래의 규모를 확장하고, 효율성을 높이는 동시에 운영비를 절감하고, 고객들에게 쾌적한 환경을 제공하고, 중요한 고객 데이터와 문서의 보안, 법적 구속력을 유지할 준비가 되었다면 전자 서명 솔루션에 투자해야 할 때입니다.
하지만 걱정하지 마세요. 생각하는 것처럼 그렇게 복잡하거나 큰 비용이 들지 않으니까요. 소규모 비즈니스를 운영하든, 대기업의 일원이든, Dropbox Sign은 관계자와 고객을 모두 감동시킬 간편한 전자 서명 솔루션을 제공합니다.
지금 바로 Dropbox Sign을 무료로 체험해보세요. Dropbox가 제공하는 스마트한 전자 서명 소프트웨어가 조직에 어떤 도움이 되는지 궁금하다면 영업팀에 문의하세요.