行政上の事務処理に何百時間も無駄にしている公的機関や、患者の診察より医療データの更新に多くの時間を奪われている医師などのように、ワークフローの組み立ての不備によって、今日の社会の効率化にとって有害な影響が生じていることが次第に明らかになってきました。
事業取引が、手作業による処理能力を超えて増え始めると、作業効率の低下と事業コストの急増が起きます。それでも、顧客に高い満足度を提供し、すべてを安全に、かつ法令に準拠しながら達成しなければなりません。Dropbox には、まさにそうした問題を解決する電子署名ソリューションがあります。
皆さま自身の状況を考えてみてください。たとえば、組織が次のような状況にあるとしたら、ワークフローが向上するスマートな電子署名ソフトウェアに投資する時期と考えてよいでしょう。
1. オンライン取引の量が増加している
ビジネスの世界では、書類ベースのワークフローを完全にオンライン化するデジタル取引管理（DTM）への移行が加速しています。実際、Aragon Research のアナリストは、2020 年末までに DTM 市場が 300 億ドル規模に成長すると予想しました。
競争力を失わないためには、社内ワークフローと顧客向けワークフローがどちらもオンライン化されているか、または、オンライン化が迅速に進んでいることが必要です。これはまた、ほぼあらゆる企業が、オンライン取引の量が今後増加することを予測すべきだということも意味します。
オンライン取引の量が以前から多いか、増え始めたばかりかに関わらず、企業は、最小限の負担で取引を完了できるようにしつつ、セキュリティ、法令順守、顧客体験の差別化を維持できるようにしなければなりません。
面倒な手間に煩わされることなく、取引をスムーズに進めるための方法として、設定が簡単で、取引スピードに関係なく手軽に使える、電子署名とデジタル ドキュメント作成のスマートなプラットフォームに投資することをお勧めします。
必要な機能がすべて付属している Dropbox Sign API を利用すれば、平均 2.5 日で電子署名を統合して、快適なデジタル取引環境を構築できます。社内に技術チームがいなくても、高度にカスタマイズ可能な電子署名ワークフローが求められていなくても、問題ありません。Dropbox の電子署名ウェブ アプリを使えば、すぐにドキュメントに署名して送信できます。Dropbox Sign について、詳しくはこちらをご覧ください。
2. 作業効率の向上と業務コストの削減が必要
「ビジネスを行うためのコスト」がいくらになるかは、必ずしもすぐにはわかりません。でも、徐々に増えていくことは確かです。紙の書類を作成し、送信、署名、ファイルする作業は、効率と業務コストの点で組織にとって負担でしかありません。
作業効率の向上
「時は金なり」なら、紙の書類の作成、印刷、署名、ファイル、郵送でのやり取りによる効率の悪さのために、どれだけのお金が無駄になるかを考えてみましょう。
電子署名は、業務処理の開始から完了までにかかる時間を短縮します。ドキュメントを印刷して署名し、スキャンして郵送するためには、最低でも 5 分かかりますが、電子署名なら 5 秒で署名が完了するので、請求書の支払い、集金、受注処理、新入社員や顧客のオンボーディングなどをすばやく済ませることができます。
作業効率の向上は時間の節約、ひいてはコストの削減につながります。Dropbox Sign でデジタル文書や紙の文書に署名すれば、作業スピードがアップして、より多くの作業をこなせます。
さらに、ワークフロー自動化ツールと連携するスマートな電子署名プラットフォームを利用（または、Dropbox Sign と Dropbox Forms を併用）すれば、書類の送信前に誤りを検出したり、データの二重入力を防いだりすることができます。これは、書類の記入者と貴重な働き手である社員のどちらにも役立ちます。
書類処理の生産性向上と効率化に併せて、管理ミスによる作業の重複を減らしたいとお考えなら、今こそスマートな電子署名ソフトウェアに投資して、ビジネスに欠かせないワークフローを最適化するときです。
業務コストの削減
ビジネスに必要なドキュメントは、いったいいくつなのかを最後に数えたのはいつですか？販売契約、パートナーシップ契約、社員や請負業者との間で交わされる契約など、さまざまなドキュメントがあるはずです。ドキュメントの署名と管理のワークフローを最新化すれば、業務コストを削減できる大きな可能性がおそらく見つかるでしょう。
たとえば米国陸軍は、160 万人のスタッフのワークフローに電子署名を取り入れた結果、管理コストを毎年 13 億ドル削減することに成功しました。
業務コストの削減はそれだけで、手頃な価格の電子署名プラットフォームに投資する十分な理由になります。さらに今なら、ビジネス契約に最適な強力なプラットフォームを無料でお試しいただけます。
3. カスタマー エクスペリエンスで他社をリードしたい
カスタマー エクスペリエンス（CX）とは、顧客が組織とのやり取りから受ける印象のことです。今日のビジネス環境では、顧客はこうしたやり取りを、都合のよいときにすばやく済ませたいと考えています。それはほとんどの場合、デジタル方式を意味します。
ただし、満足度の高いデジタル式のカスタマー エクスペリエンスを提供することと、顧客データを安全に保護し、電子署名を法的拘束力のあるものにすることの両立は、必ずしも容易ではありません。
安全で法令に準拠した使いやすい電子署名プラットフォームを活用し、サービスの提供に必要な時間を短縮すれば、ブランドのカスタマー エクスペリエンス向上につながることは明らかです。
たとえば、電子署名とデジタル ドキュメントをオンライン ワークフローに組み込んでいる銀行の場合、顧客は都合に合わせて、すばやく安全に、かつ合法的に口座を開設し、取引を行うことができます。営業担当者にとって、法的拘束力のあるデジタル署名は、契約を交わしてしてから実際に署名をもらうまでの間に、リードを失わずに済むことを意味します。
紙の書類に署名をもらうために必要な、印刷、送付、ファックス、フォローアップなどのさまざまな作業は、皆さまと顧客のどちらからも時間を奪います。こうしたプロセスを簡単迅速にこなせる競合他社があれば、顧客はそちらに乗り換えてしまうでしょう。プロセスを簡単にすることは、顧客離れを防ぐだけでなく、リピート客を獲得し、仲間やお友達に貴社を勧めてもらうことにもつながります。
Dropbox Sign のような使いやすい電子署名ソフトウェア プラットフォームで効率的なデジタル環境を構築し、カスタマー エクスペリエンスでトップクラスの評価を獲得しましょう。
4. より安全な書類の記録が必要
正直に言いましょう。私たちが、純粋な紙の書類向けにつくられた記録文書の「セキュリティ」に長い間頼っていた唯一の理由は、今まで、他の選択肢がなかったからです。
電子署名ソフトウェアには、改ざん、置き忘れ、破棄が簡単に起きてしまう紙の書類よりも、はるかに安全なセキュリティ機能が多数付属しています。
Dropbox Sign では、セキュア ソケット レイヤ（SSL）による暗号化で、すべての通信内容が保護されます。各ドキュメントはファイアウォールの内側に保存され、送信者のセッションに対して認証が行われます。ドキュメント自体も一意のキーで暗号化されます。暗号化に使用されたキーもまた、定期的に入れ替わるマスター キーで暗号化されるので、データの復号化は事実上不可能です。
物理的には、当社のデータは SOC 1 Type II、SOC 2 Type I、および ISO 27001 の認定を受けたデータ センターに保存されています。このデータ センターは厳重な警備で守られており、監視カメラが配置され、複数のステップで構成される認証手順と最新の侵入防止検知システムが導入されています。
こうしたセキュリティ機能に加え、Dropbox Sign では、タイムスタンプ付きの編集不可能な監査証跡を作成し、改ざん防止機能で、知らないうちにドキュメントが書き換えられないようにしています。
また、デジタル ドキュメントに署名する人物が本人であることを確認するために、Dropbox Sign のログイン情報を持っている人か、メールで署名依頼を受け取っている人以外は、ドキュメントにアクセスすることさえできないようになっています。
他にも、セッションに有効期限を設定したり、ご利用のアカウントでドキュメントを送信、受領、署名するたびにメールで通知したりすることで、第三者がアカウントにアクセスしたり、アカウントを使用したりできないようにしています。2 ファクタ認証を設定したり、コードを使わないとドキュメントの署名や表示ができないようにしたりすることも可能です。
そろそろ電子署名に投資しませんか？
ビジネス取引の拡大、作業効率の向上と業務コストの削減、顧客満足度の維持をご希望で、重要な顧客データとドキュメントのすべてを、安全で法的拘束力のある状態に確実に維持したいのなら、今こそ電子署名に投資すべきです。
でもご心配なく。電子署名は、世間の印象ほど怖くもありませんし高価でもありません。中小企業の経営者にとっても、大企業の一部門にとっても、Dropbox Sign は、関係者と顧客のどちらにも好印象を与える使いやすい電子署名ソリューションをです。
今すぐ無料トライアルでお確かめください。また、ご不明な点がありましたら、いつでもお問い合わせください。スマートな電子署名ソフトウェアでできることについて、ご説明させていただきます。