Vare sig det är folk i allmänhet som slösar bort miljontals timmar på att fylla i myndighetsformulär eller läkare som lägger mer tid på administration än att faktiskt undersöka patienter blir dåligt byggda arbetsflöden i dag mer och mer uppenbara och skadliga.
Om era affärstransaktioner börjar växa sig större än er manuella kapacitet, om effektiviteten sjunker medan driftskostnaderna rusar, om ni behöver hjälp med att ge kunderna en fantastisk upplevelse och ni måste göra allt detta med säkerhet och efterlevnad – då har vi lösningen för er: e-signaturer!
Men ni behöver inte bara lita på vårt ord. Du vet att det är dags för er organisation att investera i smart, arbetsflödesförbättrande e-signaturprogramvara om ...
1. Er transaktionsvolym online växer
Digital Transaction Management (DTM), alltså idén om att helt flytta dokumentbaserade arbetsflöden till onlineprocesser, blir snabbt vanligare. Faktum är att Aragon Research-analytiker förväntar sig att DTM-marknaden kommer att växa till 30 miljarder dollar i slutet av 2020.
För att ni ska kunna konkurrera måste därför både interna och kundriktade arbetsflöden vara online eller åtminstone vara på väg dit. Det betyder också att i princip alla företag bör förvänta sig att transaktionsvolymerna online växer.
Vare sig volymen av onlinetransaktioner i företaget redan är hög eller precis börjat växa är det ditt jobb att se till att de fortsätter verkställas med minsta möjliga friktion samtidigt som säkerheten, legaliteten och kundupplevelsen sticker ut positivt.
För att kunna hålla dig på topp utan att tappa fattningen rekommenderar vi att du investerar i en smart plattform för e-signaturer och digital dokumentation, som inte bara är lätt att konfigurera utan också användarvänlig, oavsett hur snabba transaktionerna blir.
Dropbox Sign API har en genomsnittlig integreringstid på 2,5 dagar och levereras med allt ditt teknikteam behöver för att skapa supersmidiga digitala transaktioner. Har du inget teknikteam, och behöver du inte ett superanpassningsbart e-signaturarbetsflöde? Inga problem. Med vår e-signaturwebbapp kan du komma igång och underteckna och skicka dokument på nolltid! Läs mer om dina Dropbox Sign-alternativ här.
2. Ni måste öka effektiviteten och sänka driftskostnaderna
”Kostnaden för att göra affärer” är inte alltid omedelbart uppenbar, men givetvis blir många bäckar små snart en stor å. Att få fysiskt pappersarbete skapat, skickat, signerat och arkiverat blir dyrt för organisationer när det gäller effektivitet och driftskostnader.
Förbättra effektiviteten
Om tid är pengar, hur mycket av dem slösar du bort på ineffektivitet som uppstår när du skapar, skriver ut, signerar, arkiverar och skickar pappersarbete fram och tillbaka?
E-signaturer ökar snabbheten med vilken transaktioner kan påbörjas och slutföras. Istället för att lägga mer än 5 minuter på att skriva ut ett dokument, underteckna det och skanna eller skicka det kan du lägga 5 sekunder på att fylla i eller ta in e-signaturer för att på ett snabbare sätt betala räkningar, få betalt, lägga order, introducera nya medarbetare eller klienter och mycket annat.
Förbättrad effektivitet sparar tid och därmed pengar. Genom att signera digitala dokument eller pappersdokument med Dropbox Sign kan du agera snabbare och få mer gjort.
Dessutom kan smarta e-signaturplattformar som fungerar tillsammans med verktyg för arbetsflödesautomatisering (eller innehåller både och, som Dropbox Sign plus Dropbox Forms) hjälpa till att fånga upp fel innan pappersarbetet skickas in och eliminera överflödig datainmatning för både den person som fyller i och er egen personal.
Om ni är redo att öka produktiviteten och effektiviteten i dokumenthanteringen samtidigt som ni minskar det onödiga arbete som orsakas av administrationsfel är det dags att investera i smart e-signaturprogramvara för att optimera affärskritiska arbetsflöden.
Spara i verksamheten
När räknade du senast exakt hur många dokument som krävs för att hålla er verksamhet igång? Ni har säljavtal, partnerskapsavtal, kontrakt för anställda och konsulter, och mycket mer. Det finns förmodligen stora möjligheter att minska driftskostnaderna när ni moderniserar arbetsflöden för signaturer och hantering av dokumentation.
Fråga bara den amerikanska militären som sparar 1,3 miljarder dollar varje år i administrativa kostnader tack vare att 1,6 miljoner anställda använder e-signaturer.
Bara besparingar i driftskostnader är en bra anledning att investera i en prisvärd e-signaturplattform. Och just nu kan ni till och med prova den mest kraftfulla plattformen för affärsavtal kostnadsfritt.
3. Du är redo att leda klungan vad gäller kundupplevelsen
Kundupplevelsen (CX) avser hur kunderna upplever sina interaktioner med er organisation. Och i dagens affärsmiljö vill kunderna att dessa interaktioner ska vara snabba och smidiga – vilket i de flesta fall betyder digitala.
Det kan emellertid vara svårt att hitta en balans mellan att skapa en fantastisk digital kundupplevelse och hålla kunddata säkra och e-signaturer juridiskt bindande.
Att utnyttja en säker, legal och användarvänlig e-signaturplattform som hjälper er att minska tiden det tar att tillhandahålla service är en bra idé om ni vill förbättra ert varumärkes kundupplevelse.
Ta till exempel en bank som bygger e-signaturer och digitala dokument i sitt onlinearbetsflöde. Kunder kan öppna konton och slutföra transaktioner precis som de vill – snabbt, säkert och juridiskt. För säljare innebär juridiskt bindande digitala signaturer att inga fler leads går förlorade under tidsperioden mellan den muntliga överenskommelsen och själva signaturen.
Att skicka, skriva ut, faxa och följa upp dokument, och alla andra uppgifter som krävs för att få handlingar signerade, tar mycket tid för både dig och dina kunder. Om kunderna kan hitta en konkurrent som genomför denna process enklare och snabbare finns risken att de vänder sig dit. Om du gör allt enkelt och smidigt stannar de inte bara, utan kommer tillbaka och rekommenderar dig bland sina branschkolleger.
Med en användarvänlig e-signaturplattform som Dropbox Sign kan ni skapa effektiva, digitala upplevelser som ger förstklassiga kundupplevelseomdömen.
4. Ni behöver säkrare administration
Låt oss inse att enda anledningen till att vi har litat på vår pappersadministrations ”säkerhet” hittills är att det har varit det enda alternativet – fram till nu.
E-signaturprogramvara levereras med massor av säkerhetsfunktioner som är mycket säkrare än pappersdokument som kan allt för lätt manipuleras, hamna i fel händer eller förstöras.
Med Dropbox Sign skyddas all kommunikation med SSL-kryptering (Secure Sockets Layer). Varje dokument lagras bakom en brandvägg och autentiseras mot avsändarens session. Dokument krypteras också med en unik nyckel som krypteras med en regelbundet roterad huvudnyckel, vilket gör dina data praktiskt taget omöjliga att dekryptera.
Fysiskt lagrar vi våra data i ett datacenter med certifieringarna SOC 1 typ II, SOC 2 typ I och ISO 27001. Åtkomsten till datacentret kontrolleras strikt av säkerhetspersonal utrustad med verktyg för videoövervakning, flerstegsautentisering och toppmodern intrångsdetektering.
Utöver våra säkerhetsfunktioner skapar Dropbox Sign tidsstämplade icke-redigerbara granskningsloggar, och med manipuleringsskydd kan dokument inte ändras eller manipuleras utan din vetskap.
Och för att säkerställa att personen som signerar eller öppnar ett digitalt dokument är den hen säger att hen är kräver vi att en användare antingen har inloggningsinformation för Dropbox Sign eller har tagit emot en signaturbegäran via e-post.
Vi gör även vad vi kan för att förhindra att andra kommer åt eller använder ditt konto genom att tidsbegränsa sessioner och skicka e-post till dig varje gång ett avtal skickas till, tas emot av eller signeras med ditt konto. Användare kan också konfigurera tvåfaktorsautentisering och aktivera en kod som krävs för att visa eller signera ett dokument.
Är det dags för er att investera i e-signaturer?
Om ni är redo att skala upp era affärstransaktioner, förbättra effektiviteten och samtidigt sänka driftskostnaderna, hålla kunderna nöjda och se till att all viktig kundinformation och dokumentation hålls säker och juridiskt bindande – ja, då är det definitivt dags för er att investera i e-signaturer.
Men oroa dig inte – det behöver inte vara så avancerat (eller dyrt!) som det låter. Vare sig du driver ett litet företag eller ingår i en stor koncern har Dropbox Sign en användarvänlig e-signaturlösning som imponerar både på intressenter och kunder.
Prova oss kostnadsfritt i dag eller kontakta oss med eventuella frågor om vad vår smarta e-signaturprogramvara kan göra för dig!