Skip to content (Press Enter)

4 признака того, что вам пора внедрить электронную подпись

Заключайте больше сделок. Сокращайте операционные расходы. Производите впечатление на клиентов. Обеспечивайте безопасность и юридическую силу самых важных данных и документов. Электронные подписи решают больше проблем, чем вы думаете.

Изображение человека, подписывающего бумажный документ.

Бюджетные организации тратят миллионы часов на заполнение обязательных документов, а врачи вынуждены уделять больше времени оформлению больничных записей, чем приему пациентов. Неэффективность и негативное влияние устаревших рабочих процессов сегодня становятся все более очевидными.

Если масштабы ваших деловых операций превышают возможности ручного управления, производительность падает, а операционные расходы стремительно растут, если вам нужна помощь в предоставлении качественного обслуживания и при этом необходимо обеспечивать безопасность и соблюдение нормативных требований, то у нас есть для вас решение: электронные подписи!

Но зачем верить нам на слово? Если вы столкнулись с одной из описанных ниже ситуаций, вашей компании необходимо умное решение для работы с электронными подписями.

1. Объем онлайн-транзакций вашей организации растет

Цифровое управление транзакциями (DTM) или перенос всех рабочих процессов с использованием документов онлайн получает все большее распространение. Аналитики компании Aragon Research ожидают, что к концу 2020 года рынок DTM вырастет до 30 миллиардов долларов.

Это означает, что для ведения успешной конкуренции вам необходимо перенести внутренние и внешние рабочие процессы в режим онлайн как можно быстрее. Это также означает, что объем онлайн-транзакций практически всех компаний начнет увеличиваться.

Независимо от того, увеличился ли объем онлайн-транзакций в вашей организации или он только начинает расти, ваша задача — обеспечить максимально эффективное проведение операций, сохраняя при этом безопасность, законность и качество обслуживания клиентов, которые отличают вас от других компаний.

Чтобы и дальше предоставлять качественное обслуживание без огромных усилий, вкладывайте средства в автоматизированную платформу для управления электронными подписями и цифровой документацией, которую легко настроить и просто использовать независимо от количество сделок.

Dropbox Sign API можно интегрировать в среднем за 2,5 дня. Решение включает в себя все необходимые инструменты для удобного управления цифровыми транзакциями. У вас нет специалистов, которые могли бы настроить процессы использования электронной подписи в соответствии с потребностями вашей организации или вам нужно максимально простое решение? Это не проблема. С помощью нашего веб-приложения для ЭЦП вы сможете подписывать и отправлять документы в кратчайшие сроки! Узнать обо всех возможностях Dropbox Sign можно здесь.

2. Вам необходимо повысить эффективность и сократить операционные расходы

Хотя затраты на ведение коммерческой деятельности не всегда очевидны, они несомненно влияют на баланс. Создание, отправка, подписание и хранение бумажных документов дорого обходятся организациям в том, что касается эффективности и операционных расходов.

Повысьте эффективность

Если время — деньги, подумайте, какую сумму вы тратите неэффективно на создание, печать, подписание, заполнение и пересылку бумажных документов?

Использование электронных подписей позволяет ускорить заключение сделок. Больше не нужно тратить 5 минут, и даже больше, на то, чтобы распечатать документ, подписать его, отсканировать или отправить по электронной почте. Теперь вы можете заверять документы электронной подписью за 5 секунд. Это дает вам возможность быстрее оплачивать счета, получать платежи, заполнять бланки заказов, принимать на работу новых сотрудников, регистрировать клиентов и многое другое.

Повышение эффективности позволяет экономить время и, следовательно, деньги. Используйте Dropbox Sign для подписания цифровых или бумажных документов, чтобы работать быстрее и успевать больше.

Нужно подписать документы в формате PDF онлайн? Теперь это стало проще, чем когда-либо, благодаря электронной подписи в Dropbox на базе Dropbox Sign.

Кроме того, умные платформы для управления электронными подписями хорошо сочетаются с инструментами для автоматизации рабочего процесса или включают в себя такие возможности как, например, Dropbox Sign и Dropbox Forms. Это позволяет выявлять ошибки еще до подачи документов и избавляет от повторного ввода данных как клиентов, так и ваших собственных сотрудников.

Если вы хотите работать с документами более эффективно, а также сократить дублирование из-за административных ошибок, приобретите интеллектуальное программное обеспечение для управления электронными подписями, чтобы оптимизировать критически важные рабочие процессы.

Сократите операционные расходы

Когда вы в последний раз подсчитывали, сколько документов вы оформляете в ходе рабочей деятельности? Сюда относятся договоры купли-продажи, партнерские соглашения, кадровые документы, заказы для подрядчиков и многое другое. Модернизация документооборота позволяет значительно сократить операционные расходы.

Например, армия США ежегодно экономит 1,3 миллиардов долларов на административных расходах благодаря внедрению электронных подписей для 1,6 миллионов сотрудников.

Одно только сокращение операционных расходов является веской причиной для инвестиций в доступную платформу электронной подписи. А прямо сейчас вы можете опробовать самую мощную платформу для управления деловыми соглашениями бесплатно.

3. Вы хотите стать лидером в области клиентского обслуживания

От качества обслуживание зависит отношение клиентов к вашей организации. Сегодня клиенты хотят, чтобы обслуживание было быстрым и удобным, что в большинстве случаев подразумевает внедрение цифровых технологий.

Однако бывает трудно найти баланс между идеальным цифровым обслуживанием и обеспечением безопасности клиентских данных и юридической силы электронных подписей.

Использование надежной, легальной и удобной платформы ЭЦП позволяет ускорить предоставление услуг и, несомненно, позволит улучшить отношение клиентов к вашему бренду.

Например, внедрение электронных подписей и цифрового документооборота в рабочие процесса банка дает возможность клиентам быстро, безопасно и легально открывать счета и проводить операции. Для специалистов по продажам использование юридически обязывающих цифровых подписей означает сокращение риска потери потенциальных клиентов в период между заключением сделки и получением подписи.

Отправка, печать, отслеживание и прочие действия, связанные с подписанием документов, отнимают много времени у вас и клиентов. Если один из ваших конкурентов сделает этот процесс проще и быстрее, клиенты перейдут к нему. Упростите взаимодействие, и клиенты не только останутся, но и обратятся к вам снова и будут рекомендовать вас своим знакомым.

С помощью простой в использовании программной платформы для управления электронными подписями, такой как Dropbox Sign, вы сможете обеспечить эффективное цифровое обслуживание и получить высшую оценку от клиентов.

4. Вам нужны надежные средства для отслеживания документов

Давайте признаем, что мы так долго полагались на надежность бумажных документов просто за неимением альтернативы.

Программное обеспечение для электронных подписей включает в себя множество функций безопасности. Это обеспечивает большую надежность по сравнению с бумажными документами, которые можно легко подделать, потерять или уничтожить.

При помощи Dropbox Sign все данные защищены протоколом шифрования Secure Sockets Layer (SSL). Каждый документ хранится за пределами брандмауэра и аутентифицируется во время сеанса отправителя. Кроме того, документы шифруются уникальным ключом, каждый из которых, в свою очередь, шифруется регулярно обновляемым главным ключом.

Что касается физической безопасности, мы храним данные в центре обработки данных, сертифицированном по стандартам SOC 1 Type II, SOC 2 Type I и ISO 27001. Доступ в центр обработки данных строго контролируется сотрудниками службы безопасности и защищен системами видеонаблюдения, многоступенчатой проверкой подлинности и современными системами обнаружения вторжений.

В дополнение к этим функциям безопасности Dropbox Sign создает нередактируемые журналы событий с временными отметками, а благодаря защите от вмешательства документы не могут быть изменены без вашего ведома.

Чтобы гарантировать подлинность личности, пользователь Dropbox Sign, подписывающий документ или просто получающий у нему доступ, должен либо иметь данные для входа в Dropbox Sign, либо получить запрос на подпись по электронной почте.

Мы стремимся предотвратить доступ посторонних лиц к вашему аккаунту или его использование с помощью тайминг-атак и отправки вам электронных сообщений каждый раз при отправке, получении или подписании договора в вашем аккаунте. Пользователи могут настроить двухфакторную аутентификацию, а также сделать обязательным использование кода для просмотра или подписания документа.

Нужно ли вам вкладывать средства в ЭЦП?

Если вы хотите расширить масштабы бизнес-операций, повысить эффективность и при этом сократить операционные расходы, если вам нужно повысить качество обслуживания и обеспечить безопасность и юридическую силу важных данных и документации клиентов, то да, вам определенно следует вкладывать средства в программное обеспечение для электронных подписей.

Не волнуйтесь: это не так страшно (или дорого), как кажется. Неважно, чем вы руководите — предприятием малого бизнеса или филиалом корпоративной организации, — Dropbox Sign предлагает простое решение для управления электронными подписями, которое произведет впечатление как на партнеров, так и на клиентов. 

Попробуйте наше решение бесплатно прямо сейчас или свяжитесь с нами, если у вас есть вопросы о том, какую пользу наше умное программное обеспечение для управления электронными подписями может принести вашей организации!

Сделайте первый шаг к внедрению электронной подписи

Подробнее о Dropbox Sign