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Vier deutliche Hinweise, dass es an der Zeit ist, elektronische Signaturen einzuführen

Tätigen Sie mehr geschäftliche Transaktionen. Senken Sie Ihre Betriebskosten. Beeindrucken Sie Ihre Kunden. Bewahren Sie wichtige Daten und Dokumente auf sichere und rechtsgültige Weise auf. Elektronische Signaturen lösen mehr Probleme, als Sie vielleicht denken.

Illustration einer Person, die ein Papierdokument unterzeichnet

Ob es die Öffentlichkeit ist, die Millionen von Stunden mit dem Ausfüllen von behördlichen Dokumenten verschwendet, oder Ärzte, die mehr Zeit damit verbringen, Aufzeichnungen zu aktualisieren, als Patienten tatsächlich zu untersuchen – schlecht aufgebaute Workflows werden immer offensichtlicher und beeinträchtigen die Art und Weise, wie die Welt heute funktioniert.

Wenn Ihre geschäftlichen Transaktionen langsam Ihre manuellen Möglichkeiten überschreiten, Ihre Effizienz abnimmt und die Betriebskosten gleichzeitig in die Höhe schießen, benötigen Sie Hilfe, um Ihren Kunden ein großartiges Erlebnis zu bieten und gleichzeitig die Sicherheit und die Compliance zu wahren. Aber keine Sorge, wir haben genau die richtige Lösung für Sie: elektronische Signaturen!

Sie müssen sich aber nicht auf unser Wort verlassen. Sie wissen, dass es für Ihr Unternehmen an der Zeit ist, in intelligente, den Workflow verbessernde eSignature-Software zu investieren, wenn ...

1. Ihr Online-Transaktionsvolumen wächst

Das digitale Transaktionsmanagement (DTM) oder die Geschäftspraxis, dokumentenbasierte Workflows vollständig online abzuwickeln, entwickelt sich schnell. Tatsächlich erwarten die Analysten von Aragon Research, dass der Markt für DTM bis Ende 2020 auf 30 Milliarden US-Dollar wachsen wird.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, bedeutet dies, dass sowohl Ihre internen als auch Ihre kundenorientierten Workflows besser online vonstatten gehen sollten. Das bedeutet auch, dass so ziemlich jedes Unternehmen damit rechnen muss, dass sein Online-Transaktionsvolumen zunehmen wird.

Unabhängig davon, ob das Volumen der Online-Transaktionen in Ihrem Unternehmen bereits hoch ist oder gerade erst zu wachsen beginnt, ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass sie weiterhin so reibungslos wie möglich ablaufen. Gleichzeitig müssen Sie die Sicherheit, Rechtsgültigkeit und die Kundenerfahrung aufrechterhalten, die Sie von anderen abhebt.

Um großartig zu bleiben, ohne dass Ihnen die Felle davonschwimmen, empfehlen wir die Investition in eine intelligente Plattform für elektronische Signaturen und digitale Dokumentation, die nicht nur einfach einzurichten, sondern auch einfach zu verwenden ist, egal wie schnell Ihre Transaktionen zunehmen.

Die Dropbox Sign AP I hat eine durchschnittliche Integrationszeit von 2,5 Tagen und enthält alles, was Ihr Technikteam benötigt, um ansprechende digitale Transaktionen zu erstellen. Sie haben kein Technikteam oder benötigen einen hochgradig anpassbaren eSignature-Workflow? Kein Problem! Mit unserer eSignature-Web-App können Sie Dokumente im Handumdrehen unterzeichnen und versenden. Erfahren Sie hier alles über Ihre Möglichkeiten mit Dropbox Sign.

2. Sie müssen die Effizienz steigern und die Betriebskosten senken

Die „Kosten der Geschäftstätigkeit“ sind nicht immer sofort ersichtlich, summieren sich aber offensichtlich. Das Erstellen, Versenden, Unterzeichnen und Archivieren physischer Unterlagen ist für Organisationen teuer, wenn es um Effizienz und Betriebskosten geht.

Die Effizienz steigern

Wenn Zeit Geld ist, wie viel davon verschwenden Sie dann mit der Ineffizienz, die sich durch das Erstellen, Drucken, Unterzeichnen, Ablegen und Hin- und Hersenden von Dokumenten ergibt?

Elektronische Signaturen erhöhen die Geschwindigkeit, mit der Transaktionen eingeleitet und abgeschlossen werden können. Statt mehr als 5 Minuten damit zu verbringen, ein Dokument auszudrucken, zu unterschreiben und einzuscannen oder zu verschicken, könnten Sie 5 Sekunden damit verbringen, elektronische Signaturen auszufüllen oder einzuholen, um Rechnungen schneller zu bezahlen, Ihr Geld schneller zu erhalten, Bestellungen schneller auszuführen, neue Mitarbeiter oder Kunden schneller an Bord zu holen und vieles mehr.

Durch Effizienzsteigerungen sparen Sie Zeit und damit Geld. Durch das Signieren von digitalen oder Papierdokumenten mit Dropbox Sign können Sie schnell vorankommen und mehr erledigen.

Sie möchten PDF-Dateien signieren, ohne sie dazu ausdrucken zu müssen? Das geht jetzt mit eSignaturen in Dropbox, unterstützt von Dropbox Sign, einfacher als je zuvor.

Darüber hinaus können intelligente eSignature-Plattformen, die gut mit Tools zur Workflow-Automatisierung zusammenarbeiten (oder beides bieten, wie Dropbox Sign plus Dropbox Forms), dazu beitragen, Fehler zu erkennen, bevor die Unterlagen überhaupt eingereicht werden, und redundante Dateneingaben sowohl für die Person, die sie ausfüllt, als auch für Ihre eigenen wertvollen Mitarbeiter eliminieren.

Wenn Sie bereit sind, die Produktivität und Effizienz bei der Dokumentenverarbeitung zu steigern und gleichzeitig die durch Verwaltungsfehler verursachten Redundanzen zu verringern, ist es an der Zeit, in intelligente eSignature-Software zu investieren, um geschäftskritische Workflows zu optimieren.

Betriebskosten senken

Wann haben Sie das letzte Mal genau gezählt, wie viele Dokumente benötigt werden, um Ihr Geschäft am Laufen zu halten? Es gibt Kaufverträge, Partnerschaftsvereinbarungen, laufende Papiere für Mitarbeiter und Auftragnehmer und vieles mehr. Die Chancen stehen gut, dass Sie Ihre Betriebskosten durch die Modernisierung Ihres Workflows zur Unterzeichnung und Verwaltung von Dokumenten senken können.

Fragen Sie einfach die US-Armee, die jedes Jahr 1,3 Milliarden US-Dollar an Verwaltungskosten einspart, weil 1,6 Millionen Mitarbeiter elektronische Signaturen verwenden.

Allein die Einsparungen bei den Betriebskosten sind ein ziemlich guter Grund, in eine erschwingliche eSignature-Plattform zu investieren. Und jetzt können Sie die leistungsstärkste Plattform für Geschäftsverträge sogar kostenlos testen.

3. Sie sind bereit, die Führung in Bezug auf die Kundenerfahrung zu übernehmen?

Customer Experience (CX) beschreibt, wie Kunden ihre Interaktionen mit Ihrem Unternehmen wahrnehmen. Und im heutigen Geschäftsumfeld möchten Kunden, dass diese Interaktionen schnell und bequem ablaufen – was in den meisten Fällen digital bedeutet.

Es kann jedoch schwierig sein, ein Gleichgewicht zwischen einem angenehmen, digitalen Kundenerlebnis und der Speicherung von Kundendaten sowie der Rechtsgültigkeit ihrer elektronischen Signaturen zu finden.

Die Nutzung einer sicheren, rechtsgültigen und benutzerfreundlichen Plattform für elektronische Signaturen, die dazu beiträgt, die Zeit zu verkürzen, die Sie für die Bereitstellung von Dienstleistungen benötigen, ist ein Kinderspiel, um das Kundenerlebnis Ihrer Marke zu verbessern.

Nehmen wir zum Beispiel eine Bank, die elektronische Signaturen und digitale Dokumente in ihren Online-Workflow integriert. Kunden können Konten eröffnen und Transaktionen so abschließen, wie sie es möchten – schnell, sicher und rechtsgültig. Für Vertriebsprofis bedeuten rechtsgültige digitale Signaturen, dass in der Zeit zwischen Verkaufsabschluss und Erhalt der Unterschrift keine Leads mehr verloren gehen.

Das Versenden, Drucken, Faxen, Nachfassen und alle anderen Aufgaben, die erforderlich sind, um Dokumente unterzeichnen zu lassen, nehmen sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden viel Zeit in Anspruch. Wenn die Kunden einen Konkurrenten finden, der diesen Prozess einfacher und schneller gestaltet, werden sie zu diesem gehen. Machen Sie es ihnen einfach, und sie werden nicht nur bleiben, sondern auch wiederkommen und Sie ihren Kollegen empfehlen.

Mit einer benutzerfreundlichen eSignature-Softwareplattform wie Dropbox Sign können Sie effiziente, digitale Erlebnisse schaffen, die zu erstklassigen Bewertungen der Kundenerfahrung führen.

4. Sie benötigen einen sichereren Prozess für Papierdokumente

Seien wir ehrlich, der einzige Grund, warum wir uns so lange auf die „Sicherheit“ von Papierdokumenten verlassen haben, ist, dass dies die einzige Option war – bis jetzt.

eSignature-Software verfügt über unzählige Sicherheits-Features, die viel sicherer sind als Papierdokumente, die allzu leicht manipuliert, verlegt oder zerstört werden können.

Mit Dropbox Sign wird Ihre gesamte Kommunikation durch SSL-Verschlüsselung (Secure Sockets Layer) geschützt. Jedes Dokument wird hinter einer Firewall gespeichert und anhand der Sitzung des Absenders authentifiziert. Dokumente werden zudem mit einem eindeutigen Schlüssel verschlüsselt, der mit einem regelmäßig rotierten Master-Schlüssel verschlüsselt wird, wodurch Ihre Daten praktisch unmöglich zu entschlüsseln sind.

Physisch speichern wir unsere Daten in einem nach SOC 1 Typ II, SOC 2 Typ I und ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum. Der Zugang zum Rechenzentrum wird streng von Sicherheitspersonal kontrolliert, das mit Videoüberwachung, mehrstufiger Authentifizierung und modernsten Einbruchserkennungssystemen ausgestattet ist.

‍Zusätzlich zu unseren Sicherheits-Features erstellt Dropbox Sign nicht bearbeitbare Audit-Trials mit Zeitstempel, und dank des Manipulationsschutzes können Dokumente nicht ohne Ihr Wissen geändert oder manipuliert werden.

Und um sicherzustellen, dass die Person, die ein digitales Dokument signiert oder auch nur darauf zugreift, die Person ist, für die sie sich ausgibt, müssen Nutzer entweder über Anmeldeinformationen für Dropbox Sign verfügen oder eine Signaturanfrage per E-Mail erhalten haben.

Wir hindern zudem andere daran, auf Ihr Konto zuzugreifen oder es zu nutzen, indem wir eine Zeitüberschreitung für Sitzungen festlegen und Ihnen jedes Mal eine E-Mail senden, wenn ein Vertrag an Ihr Konto gesendet, von diesem empfangen oder von diesem unterzeichnet wird. Nutzer können auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten sowie einen Code aktivieren, der zum Anzeigen oder Signieren eines Dokuments erforderlich ist.

Ist es für Sie an der Zeit, in elektronische Signaturen zu investieren?

Wenn Sie bereit sind, Ihre geschäftlichen Transaktionen zu skalieren, Ihre Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Betriebskosten zu senken, Ihre Kunden zufriedenzustellen und sicherzustellen, dass alle Ihre wichtigen Kundendaten und -dokumente sicher und rechtsgültig sind, dann lautet die Antwort: Ja, es ist definitiv an der Zeit, in elektronische Signaturen zu investieren.

Aber keine Sorge – es muss nicht so beängstigend (oder teuer!) sein, wie es sich anhört. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen führen oder Teil einer Unternehmensorganisation sind, Dropbox Sign bietet eine nutzerfreundliche eSignature-Lösung, die Stakeholder und Kunden gleichermaßen beeindrucken wird. 

Testen Sie uns noch heute kostenlos oder kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen dazu haben, was unsere intelligente eSignature-Software für Sie tun kann!

Machen Sie den ersten Schritt in Richtung Ihres optimierten Prozesses für elektronische Signaturen.

Erfahren Sie mehr über Dropbox Sign