Enten det er befolkningen som kaster bort millioner av timer på å fylle ut offentlige papirer eller leger som bruker mer tid på å oppdatere journaler enn å faktisk se pasienter – dårlig bygde arbeidsflyter blir mer og mer åpenbare og skadelige for måten verden fungerer på i dag.
Hvis forretningstransaksjonene dine begynner å øke utover det du klarer manuelt, effektiviteten din synker mens driftskostnadene skyter i været, du trenger hjelp til å gi kundene en god opplevelse, og du må gjøre alt dette samtidig som du bevarer sikkerheten og overholder kravene – har vi akkurat løsningen for deg: e-signaturer!
Men du trenger ikke å bare ta vårt ord for det. Du vet at det er på tide for organisasjonen din å investere i smart, arbeidsflytforsterkende e-signatur-programvare hvis...
1. Transaksjonsvolumet ditt på nett vokser
Digital transaksjonshåndtering (DTM), eller forretningspraksisen med å ta dokumentbaserte arbeidsflyter helt på nett, går raskt. Faktisk forventer Aragon Research-analytikere at markedet for DTM vil vokse til 30 milliarder dollar innen utgangen av 2020.
For å kunne konkurrere betyr det at både dine interne og dine kunderettede arbeidsflyter enten må være på nett eller raskt må komme dit. Det betyr også at stort sett alle virksomheter kan forvente at transaksjonsvolumet deres på nett vil vokse.
Enten volumet av nettransaksjoner i virksomheten din allerede er høyt eller bare har begynt å vokse, er det din jobb å sørge for at de fortsetter å bli behandlet med minst mulig friksjon samtidig som du opprettholder sikkerheten, lovligheten og kundeopplevelsen som skiller deg ut.
For å holde det gående uten å miste forstanden, anbefaler vi at du investerer i en smart plattform for e-underskrift og digital dokumentasjon som i tillegg til å være enkel å konfigurere, også er enkel å bruke, uansett hvor raskt transaksjonene øker.
Dropbox Sign API har en gjennomsnittlig integrasjonstid på 2,5 dager og leveres med alt et teknisk team trenger for å opprette utmerkede digitale transaksjoner. Har du ikke et teknisk team eller trenger du en e-signatur-arbeidsflyt som lett kan tilpasses? Ikke noe problem. Med vår e-signatur-webapp kan du raskt signere og sende dokumenter! Lær om alt du kan gjøre med Dropbox Sign her.
2. Du trenger å øke effektiviteten og redusere driftskostnadene
"Kostnadene ved å gjøre forretninger" er ikke alltid umiddelbart åpenbare, men de adderes raskt opp. Å få fysisk papirarbeid opprettet, sendt, underskrevet og arkivert koster organisasjoner mye når det gjelder både effektivitet og driftsutgifter.
Forbedre effektiviteten
Hvis tid er penger, hvor mye penger kaster du bort på ineffektiviteten som følger av å opprette, skrive ut, underskrive, arkivere og sende papirer frem og tilbake?
e-signaturer øker hastigheten som transaksjoner kan startes og fullføres med. I stedet for å bruke 5+ minutter på å skrive ut et dokument, signere det og skanne eller sende det; kan du bruke 5 sekunder på å fullføre eller samle inn e-signaturer for å betale regninger raskere, få betalt raskere, fylle ut bestillinger raskere, få nye ansatte eller kunder ombord raskere, og mye mer.
Å forbedre effektiviteten sparer deg for tid og dermed for penger. Ved å signere digitale dokumenter eller papirdokumenter med Dropbox Sign kan du arbeide raskt og få gjort mer.
I tillegg kan smarte e-signatur-plattformer som samarbeider godt med arbeidsflytautomatiseringsverktøy (eller har begge som Dropbox Sign pluss Dropbox Forms) bidra til å fange opp feil før papirarbeidet er sendt, og eliminere overflødig dataregistrering for både personen som fyller ut dokumentet, og din verdifulle arbeidsstyrke.
Hvis du er klar for å øke produktiviteten og effektiviteten i dokumenthåndteringen samtidig som du reduserer overflødig arbeid forårsaket av administrasjonsfeil, er det på tide å investere i smart e-signatur-programvare for å optimalisere forretningskritiske arbeidsflyter.
Spar på driften
Når sjekket du sist nøyaktig hvor mange dokumenter som kreves for å holde virksomheten i gang? Det er salgskontrakter, partnerskapsavtaler, løpende papirarbeid for ansatte og kontraktører, og mye mer. Sjansen er stor for at det er mulig å kutte ned på driftskostnadene når du moderniserer arbeidsflytene for signering og administrasjon av dokumenter.
Bare spør den amerikanske hæren, som sparer 1,3 milliarder dollar hvert år i administrative kostnader takket være 1,6 millioner ansatte som tar i bruk e-signaturer.
Driftskostnadsbesparelser alene er en ganske god grunn til å investere i en rimelig e-signatur-plattform. Og akkurat nå kan du til og med prøve ut den kraftigste plattformen for forretningsavtaler gratis.
3. Du er klar for å være ledende innenfor kundeopplevelse
Kundeopplevelse, også kalt CX (Customer experience), forteller hvordan kundene oppfatter sin interaksjon med organisasjonen din. Og i dagens forretningsmiljø ønsker kundene at disse interaksjonene skal være raske og praktiske, noe som i de fleste tilfeller betyr digitale.
Det kan imidlertid være vanskelig å finne en balanse mellom å levere en god, digital kundeopplevelse og å holde kundedata sikre og kundenes e-signaturer juridisk bindende.
Å utnytte en sikker, juridisk bindende og brukervennlig e-signatur-plattform som bidrar til å redusere tiden det tar for deg å levere en tjeneste, er en enkel sak for å forbedre kundeopplevelsen med merkevaren din.
Ta for eksempel en bank som bygger e-signaturer og digitale dokumenter inn i sin nettbaserte arbeidsflyt. Kunder kan åpne kontoer og fullføre transaksjoner akkurat slik de vil – raskt, sikkert og lovlig. For selgere betyr juridisk bindende, digitale signaturer at det ikke går flere potensielle kunder tapt i tiden mellom å avslutte et salg og få en underskrift.
Sending, utskrift, faksing, oppfølging og alle andre oppgaver som kreves for å få papirer underskrevet, tar mye tid for både deg og kundene dine. Hvis de kan finne en konkurrent som gjør denne prosessen enklere og raskere, er det dit de går. Gjør det enkelt, og de vil ikke bare bli, de vil komme tilbake igjen og anbefale deg til sine jevnaldrende.
Med en brukervennlig programvareplattform for e-signaturer som Dropbox Sign, kan du skape effektive, digitale opplevelser som gir førsteklasses kundeopplevelser.
4. Du trenger et sikrere papirspor
La oss innse det, den eneste grunnen til at vi så lenge har stolt på "sikkerheten" til et papirspor laget av "garantert ekte" papirer, er at det har vært det eneste alternativet – til nå.
e-signatur-programvare leveres med tonnevis av sikkerhetsfunksjoner som er mye sikrere enn papirdokumenter som alt for lett kan tukles med, forlegges eller ødelegges.
Med Dropbox Sign er all kommunikasjon beskyttet av Secure Sockets Layer (SSL)-kryptering. Hvert enkelt dokument er lagret bak en brannmur og blir sjekket opp mot avsenderøkten. Dokumenter blir også kryptert med en unik nøkkel som er kryptert med en hovednøkkel som roteres regelmessig, noe som gjør det praktisk talt umulig å dekryptere dataene dine.
Fysisk lagrer vi dataene våre i et SOC 1 Type II-, SOC 2 Type I- og ISO 27001-sertifisert datasenter. Tilgangen til datasenteret blir strengt kontrollert av sikkerhetsmedarbeidere ved hjelp av videoovervåkning, flertrinnsgodkjenning og det nyeste innenfor inntrengningsoppdaging.
I tillegg til sikkerhetsfunksjonene våre, oppretter Dropbox Sign tidsstemplede, ikke-redigerbare revisjonsspor, og med manipulasjonssikring kan ikke dokumentene endres eller tukles med uten at du får vite det.
Og for å sikre at personene som skriver under, eller til og med bare har tilgang til et digitalt dokument, er den de gir seg ut for å være, krever vi at en bruker enten har påloggingsinformasjon for Dropbox Sign, eller har mottatt en forespørsel om underskrift via e-post.
Tidsbegrensede økter bidrar til å forhindre at andre får tilgang til eller bruker kontoen din, og du får en e-post hver gang en kontrakt blir sendt til, mottatt av eller underskrevet fra kontoen din. Brukere kan også sette opp tofaktorautentisering samt aktivere en kode som kreves for å vise eller signere et dokument.
Er det på tide for deg å investere i e-signaturer?
Hvis du er klar for å oppskalere forretningstransaksjonene dine og forbedre effektiviteten samtidig som du reduserer driftskostnadene, holder kundene fornøyde og sørger for at alle viktige kundedata og dokumentasjon er sikre og juridisk bindende, ja, da er det definitivt tiden for å investere i e-signaturer.
Men ikke vær redd – det trenger ikke å være så skummelt (eller dyrt!) som det høres ut. Enten du driver en liten bedrift eller inngår i en stor bedriftsorganisasjon, har Dropbox Sign en brukervennlig e-signatur-løsning som vil imponere både deg og kundene dine.
Sjekk oss ut gratis i dag eller ta kontakt hvis du har spørsmål om hva vår smarte e-signatur-programvare kan gjøre for deg!