Qu’il s’agisse des citoyens qui perdent des millions d’heures à remplir des documents administratifs ou des médecins qui passent plus de temps à mettre à jour leurs dossiers qu’à recevoir des patients, les workflows mal conçus sont de plus en plus visibles et freinent le fonctionnement du monde qui nous entoure.
Si vous n’êtes plus capable de gérer manuellement vos transactions commerciales, si vous perdez en efficacité alors que vos coûts d’exploitation montent en flèche, si vous avez besoin d’aide pour offrir une expérience de qualité à vos clients, le tout en garantissant la sécurité et la conformité de votre entreprise, nous avons la solution qu’il vous faut : la signature électronique !
Nous ne vous demandons pas de nous croire sur parole : si vous vous reconnaissez dans les points suivants, vous saurez qu’il est temps pour vous d’investir dans un logiciel de signature électronique intelligent qui viendra optimiser vos workflows.
1. Votre volume de transactions en ligne est en hausse
La gestion des transactions numériques (DTM), c’est‑à‑dire la pratique commerciale consistant à numériser entièrement des workflows documentaires, évolue rapidement. Selon Aragon Research, le marché des solutions DTM devrait atteindre les 30 milliards de dollars d’ici la fin 2020.
Pour que votre entreprise reste compétitive, les workflows internes et ceux destinés aux clients doivent être numériques, ou en bonne voie pour le devenir. Ce qui signifie également que la quasi‑totalité des entreprises doit s’attendre à ce que leur volume de transactions en ligne commence à augmenter.
Que votre entreprise enregistre déjà de nombreuses transactions en ligne ou que celles‑ci commencent tout juste à s’accélérer, vous devez vous assurer qu’elles peuvent être effectuées le plus simplement possible, tout en garantissant la sécurité, la légalité et l’expérience client qui vous distinguent de la concurrence.
Pour préserver votre activité autant que votre santé mentale, nous vous recommandons d’investir dans une plateforme intelligente de signature électronique et de gestion numérique des documents qui est aussi facile à mettre en place qu’à utiliser, quelle que soit la vitesse à laquelle les transactions s’enchaînent.
Il faut en moyenne 2,5 jours pour intégrer Dropbox Sign API, qui comprend tout ce dont votre équipe a besoin pour créer des transactions numériques fluides. Vous ne disposez pas de votre propre équipe technique ou vous n’avez pas besoin d’un workflow de signature électronique hautement personnalisable ? Aucun problème. Notre application Web de signature électronique vous permet de signer et d’envoyer des documents en un clin d’œil ! Cliquez ici pour découvrir toutes les possibilités offertes par Dropbox Sign.
2. Vous devez gagner en efficacité et réduire vos coûts d’exploitation
Les coûts associés au fonctionnement d’une entreprise ne sont pas toujours évidents, mais ils s’additionnent vite. La création, l’envoi, la signature et le classement de documents papier ont un coût, qui se ressent au niveau de l’efficacité, mais aussi des coûts d’exploitation de votre entreprise.
Gagner en efficacité
Vous le savez : le temps, c’est de l’argent. Alors, combien de temps et d’argent perdez‑vous à cause de processus inefficaces pour la création, l’impression, la signature, le classement et l’envoi de documents ?
Les signatures électroniques accélèrent le lancement et la finalisation des transactions. Au lieu de passer plus de cinq minutes à imprimer un document, à le signer et à le numériser ou à l’envoyer par courrier, vous pourriez passer cinq secondes à réaliser ou collecter des signatures électroniques, tout cela dans le but de payer vos factures, vous faire payer, traiter des commandes, ou intégrer de nouveaux employés ou clients plus rapidement. Et ce n’est qu’un aperçu des possibilités qui s’offrent à vous !
En gagnant en efficacité, vous gagnez également du temps, et en fin de compte, de l’argent. Adoptez Dropbox Sign pour toutes vos signatures, et agissez plus rapidement et plus efficacement.
Autre point fort, les plateformes de signature électronique intelligentes compatibles avec les outils d’automatisation des workflows (ou qui intègrent les deux, comme Dropbox Sign et Dropbox Forms) permettent de détecter les erreurs avant même que les documents soient envoyés et d’éliminer les saisies de données redondantes, que ce soit pour le signataire ou vos équipes.
Si vous souhaitez rendre vos processus de gestion des documents plus productifs et efficaces tout en réduisant les redondances causées par les erreurs administratives, il est temps d’investir dans un logiciel de signature électronique intelligent afin d’optimiser les workflows qui font tourner votre entreprise.
Réduire les coûts d’exploitation
Savez‑vous exactement de combien de documents votre entreprise a besoin pour fonctionner ? Il y a les contrats de vente, les accords de partenariat, les documents à faire remplir aux employés et aux sous‑traitants… et bien d’autres encore. Il y a fort à parier que la modernisation de votre workflow de signature et de gestion des documents vous permette de réduire vos coûts d’exploitation.
Demandez par exemple à l’armée américaine, qui économise chaque année 1,3 milliard de dollars en frais administratifs depuis qu’elle a adopté la signature électronique pour ses membres du personnel (1,6 million de personnes).
Les économies réalisées sur vos coûts d’exploitation constituent à elles seules une bonne raison d’investir dans une plateforme de signature électronique abordable. D’autant plus que vous pouvez essayer gratuitement la plateforme la plus puissante pour les accords commerciaux.
3. Vous souhaitez proposer la meilleure expérience client possible
L’expérience client (CX) désigne la façon dont les clients perçoivent leurs interactions avec votre entreprise. Et aujourd’hui, ils veulent que ces interactions soient rapides et pratiques, ce qui est bien souvent synonyme de numérique.
Il peut toutefois être difficile de trouver l’équilibre entre une expérience numérique agréable pour le client et la nécessité de préserver la sécurité des données des clients et la valeur juridique de la signature électronique.
Déployer une plateforme de signature électronique sécurisée, légale et intuitive qui vous permet de proposer vos services plus rapidement est une évidence si vous cherchez à améliorer l’expérience des clients avec votre marque.
Prenons l’exemple d’une banque qui intègre les signatures électroniques et les documents numériques à son workflow en ligne. Ses clients peuvent ouvrir des comptes et effectuer des transactions à leur convenance, rapidement, de façon sécurisée et en toute légalité. Pour les professionnels de la vente, les signatures numériques juridiquement contraignantes évitent de perdre des leads entre la conclusion d’une vente et l’obtention d’une signature.
L’envoi, l’impression, la télécopie, le suivi et toutes les autres tâches nécessaires à la signature de documents sont très chronophages, tant pour vous que pour vos clients. Et s’ils trouvent un concurrent qui propose un processus plus simple et plus rapide, c’est vers lui qu’ils se tourneront. En leur simplifiant la tâche, ils resteront non seulement chez vous, mais ils reviendront et vous recommanderont à leurs collaborateurs.
Grâce à une plateforme logicielle de signature électronique facile à utiliser comme Dropbox Sign, vous pouvez offrir une expérience client numérique, fluide et de haute qualité.
4. Vous avez besoin de traces écrites plus sûres
Ne nous voilons pas la face, si nous avons pendant si longtemps fait confiance à la “sécurité” offerte par ce bon vieux papier pour les traces écrites, c’est parce qu’il n’existait pas d’autres options.
Les logiciels de signature électronique sont dotés d’une multitude de fonctionnalités de sécurité bien plus fiables que les documents papier, qui peuvent être altérés, égarés ou détruits trop facilement.
Avec Dropbox Sign, toutes vos communications sont protégées par le chiffrement SSL (Secure Sockets Layer). Chaque document est stocké derrière un pare‑feu et authentifié au niveau de la session de l’expéditeur. Les documents sont également chiffrés à l’aide d’une clé unique qui est à son tour chiffrée à l’aide d’une clé maîtresse renouvelée à intervalles réguliers. Le résultat : des données quasiment impossibles à déchiffrer.
Sur le plan de la sécurité physique, nous stockons nos données dans un datacenter certifié SOC 1 Type II, SOC 2 Type I et ISO 27001. L’accès à ce datacenter est strictement contrôlé par une équipe de sécurité qui utilise la vidéosurveillance, l’authentification multifacteur et des systèmes de détection des intrusions de pointe.
En plus de ces fonctionnalités de sécurité, Dropbox Sign crée des pistes d’audit horodatées et non modifiables, et vos documents ne peuvent pas être modifiés ni altérés à votre insu grâce à la méthode d’inviolabilité.
Pour garantir que chaque personne qui signe ou qui accède à un document numérique est bien celle qu’elle prétend être, nous exigeons qu’elle dispose d’identifiants de connexion à Dropbox Sign ou qu’elle ait reçu une demande de signature par e‑mail.
Pour protéger l’accès à votre compte et son utilisation, nous mettons automatiquement fin aux sessions et nous vous informons par e‑mail dès qu’un contrat est envoyé, reçu ou signé via votre compte. Les utilisateurs peuvent également configurer la validation en deux étapes et activer un code à saisir pour consulter ou signer un document.
Est‑il temps pour vous d’investir dans une solution de signature électronique ?
Si vous souhaitez conclure davantage de transactions commerciales, gagner en efficacité, réduire vos coûts d’exploitation, satisfaire vos clients et vous assurer que toutes les données et tous les documents critiques concernant vos clients sont sécurisés et juridiquement contraignants, alors oui, il est grand temps pour vous d’investir dans une solution de signature électronique.
Pas d’inquiétude, ces solutions ne sont pas aussi effrayantes (ou coûteuses !) qu’il y paraît. Que vous fassiez partie d’une petite ou d’une grande entreprise, Dropbox Sign constitue une solution de signature électronique facile à utiliser qui impressionnera autant vos supérieurs que vos clients.
Testez notre solution gratuitement dès aujourd’hui ou contactez‑nous pour en savoir plus sur ce que notre logiciel de signature électronique intelligent peut faire pour vous !