Wszyscy znamy problem obywateli marnujących łącznie miliony godzin na wypełnianiu formularzy dla urzędów czy też lekarzy spędzających więcej czasu na uzupełnianiu dokumentacji niż na przyjmowaniu pacjentów. Można łatwo zauważyć, że niewydajne procesy w coraz większym stopniu dominują w dzisiejszym świecie i hamują rozwój.
Manualna obsługa prowadzonych transakcji zaczyna wykraczać poza możliwości Twojej firmy? Spada wydajność pracy, a jednocześnie rosną koszty operacyjne? Potrzebujesz wsparcia, żeby zapewnić klientom obsługę na odpowiednim poziomie, i musisz zadbać o względy bezpieczeństwa oraz zgodność z przepisami? Mamy dla Ciebie rozwiązanie – podpisy elektroniczne!
Ale nie musisz wierzyć nam na słowo. Będziesz wiedzieć, że nadszedł czas, aby Twoja organizacja zainwestowała w inteligentne oprogramowanie do obsługi podpisów elektronicznych usprawniające przepływ pracy, jeśli...
1. Twoja firma realizuje coraz więcej transakcji online
Cyfrowe zarządzanie transakcjami (DTM), czyli praktyka biznesowa polegająca na przeniesieniu obiegu dokumentów całkowicie do Internetu, rozwija się bardzo szybko. Według analityków z Aragon Research rynek DTM wzrośnie do 30 miliardów dolarów do końca 2020 roku.
Aby zachować konkurencyjność, zarówno wewnętrzne przepływy pracy w Twojej firmie, jak i te związane z obsługą klienta powinny jak najszybciej stać się dostępne online. Oznacza to też, że prawie każda firma powinna spodziewać się, że transakcji realizowanych online z pewnością będzie coraz więcej.
Niezależnie od tego, czy ilość transakcji online w Twojej firmie jest już wysoka, czy dopiero zaczyna rosnąć, Twoim zadaniem jest upewnienie się, że będzie się to odbywać możliwie jak najpłynniej przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa, legalności i odpowiednich wrażeń klienta.
Aby utrzymać wysoki poziom, a jednocześnie nie dać się zwariować, zalecamy zainwestować w inteligentną platformę do obsługi podpisów elektronicznych i dokumentacji cyfrowej, która jest nie tylko łatwa do skonfigurowania, ale również wygodna w użyciu bez względu na dynamikę transakcji w Twojej firmie.
Dropbox Sign API ma średni czas integracji wynoszący 2,5 dnia i dostarcza wszystko, czego potrzebuje Twój zespół techniczny, aby stworzyć wydajny system obsługi transakcji cyfrowych. Nie masz zespołu technicznego i nie potrzebujesz konfigurować zaawansowanego przepływu pracy związanego ze składaniem podpisów elektronicznych? Żaden problem. Nasza aplikacja internetowa do podpisów elektronicznych pozwoli Ci błyskawicznie podpisywać i wysyłać dokumenty. Pełne informacje o opcjach dostępnych w Dropbox Sign znajdziesz tutaj.
2. Musisz zwiększyć wydajność i obniżyć koszty operacyjne
Koszty prowadzenia działalności nie zawsze są z góry znane, ale z pewnością się kumulują. W wyniku procesu tworzenia, wysyłania, podpisywania i składania dokumentów organizacje ponoszą wydatki zarówno w kontekście efektywności, jak i kosztów operacyjnych.
Większa wydajność pracy
Jeśli czas to pieniądz, to ile go tracisz w wyniku nieefektywnego tworzenia dokumentów, ich drukowania, podpisywania, wypełniania oraz wysyłania tam i z powrotem?
Podpisy elektroniczne zwiększają szybkość, z jaką można rozpoczynać transakcje i doprowadzać je do końca. Zamiast spędzać ponad 5 minut na drukowaniu dokumentu, podpisywaniu go ręcznie i skanowaniu lub wysyłaniu pocztą, możesz poświęcić 5 sekund na złożenie lub zebranie podpisów elektronicznych, przez co m.in. szybciej opłacisz rachunki, otrzymasz należności, złożysz zamówienia, zatrudnisz pracowników lub pozyskasz nowych klientów.
Poprawa wydajności pozwala zaoszczędzić czas, a co za tym idzie – pieniądze. Podpisywanie dokumentów cyfrowych lub papierowych za pomocą Dropbox Sign pozwala Ci działać szybko i osiągnąć więcej w krótszym czasie.
Ponadto inteligentne platformy do elektronicznego podpisywania dokumentów, które dobrze współpracują z narzędziami do automatyzacji przepływu pracy (lub oferują obie te funkcje, jak w przypadku Dropbox Sign i Dropbox Forms), mogą pomóc w wychwytywaniu błędów, zanim jeszcze dokumenty zostaną złożone. Eliminują też konieczność zbędnego wprowadzania danych zarówno przez osobę wypełniającą, jak i przez pracowników.
Jeśli chcesz zwiększyć produktywność i wydajność obsługi dokumentów, a jednocześnie uniknąć zbędnych czynności związanych z błędami administracyjnymi, czas zainwestować w inteligentne oprogramowanie do obsługi podpisów elektronicznych, które pomoże Ci zoptymalizować przepływy pracy kluczowe dla Twojej firmy.
Ograniczenie kosztów operacyjnych
Czy wiesz, ile dokładnie dokumentów potrzeba, aby Twoja firma mogła działać? Może to obejmować m.in. umowy sprzedaży, umowy o partnerstwie czy bieżącą dokumentację dotyczącą pracowników i kontrahentów. Jest duża szansa na to, że zmodernizowanie procesów podpisywania i zarządzania dokumentacją w znacznym stopniu obniży koszty operacyjne firmy.
Wystarczy spojrzeć na przykład armii Stanów Zjednoczonych, która na kosztach administracyjnych oszczędza 1,3 miliarda dolarów rocznie dzięki temu, że 1,6 miliona członków jej personelu posługuje się podpisami elektronicznymi.
Już same oszczędności kosztów operacyjnych są całkiem dobrym powodem, żeby zainwestować w niedrogą platformę do składania e-podpisów. Teraz istnieje też możliwość bezpłatnego wypróbowania najpotężniejszej platformy do obsługi umów biznesowych.
3. Twoja firma chce być liderem w zakresie najlepszych doświadczeń klienta
Doświadczenia (wrażenia) klienta to sposób, w jaki postrzegają oni swoje interakcje z daną organizacją. W dzisiejszym środowisku biznesowym klienci chcą, żeby interakcje te były szybkie i wygodne, co w większości przypadków oznacza korzystanie z rozwiązań cyfrowych.
Trudno jest jednak znaleźć równowagę między satysfakcjonującym doświadczeniem cyfrowym klientów a zapewnieniem bezpieczeństwa ich danych oraz legalności składanych podpisów elektronicznych.
Wykorzystanie bezpiecznej, legalnej i przyjaznej dla użytkownika platformy do składania e-podpisów, która pomaga skrócić czas realizacji usługi, to podstawowy sposób na poprawę doświadczeń klienta.
Weźmy na przykład bank, który wykorzystuje podpisy elektroniczne i dokumenty cyfrowe w systemie online. Klienci mogą otwierać konta i dokonywać transakcji tak, jak tego oczekują – szybko, bezpiecznie i zgodnie z prawem. Z kolei dla handlowców prawnie wiążące podpisy cyfrowe oznaczają koniec obaw o utratę potencjalnych klientów w czasie między sprzedażą a uzyskaniem podpisu.
Wysyłanie, drukowanie, faksowanie, odnawianie kontaktu i wszelkie inne zadania konieczne, aby doprowadzić do podpisania dokumentów, zajmują mnóstwo czasu – zarówno Twojego, jak i Twoich klientów. Jeśli uda im się znaleźć konkurencyjną firmę, w której ten proces przebiega łatwiej i szybciej, to właśnie ją wybiorą. Ułatw im ten proces, a nie tylko zostaną, ale będą wracać ponownie do Twojej firmy i polecać ją swoim partnerom.
Dzięki łatwej w użyciu platformie do składania e-podpisów, takiej jak Dropbox Sign możesz zapewnić najlepsze doświadczenia cyfrowe, co sprawi, że klienci będą pozytywnie oceniali Twoją firmę.
4. Potrzebujesz bezpieczniejszego sposobu śledzenia dokumentów
Spójrzmy prawdzie w oczy – dotychczas polegaliśmy na „bezpieczeństwie” dokumentów sporządzanych na papierze tylko dlatego, że była to jedyna dostępna opcja – aż do teraz.
Oprogramowanie do e-podpisów ma mnóstwo zabezpieczeń oferujących większą ochronę niż dokumenty papierowe, które tak łatwo podrobić, zgubić lub zniszczyć.
Kiedy korzystasz z Dropbox Sign, wszystkie wiadomości są chronione za pomocą szyfrowania SSL (Secure Sockets Layer). Każdy dokument jest przechowywany za zaporą sieciową i uwierzytelniany względem sesji nadawcy. Dokumenty są również zabezpieczone unikalnym kluczem szyfrowanym za pomocą regularnie zmienianego klucza głównego, co sprawia, że dane są praktycznie niemożliwe do odszyfrowania.
Nasze dane przechowujemy fizycznie w centrum danych spełniającym wymogi standardów SOC 1 Type II, SOC 2 Type I oraz ISO 27001. Dostęp do centrum danych jest ściśle kontrolowany przez pracowników działu bezpieczeństwa, którzy mają do dyspozycji system nadzoru wideo, funkcję uwierzytelniania wieloetapowego oraz najnowocześniejsze systemy wykrywania włamań.
Oprócz mechanizmów bezpieczeństwa Dropbox Sign tworzy nieedytowalne ścieżki kontrolne z sygnaturami czasowymi, a zabezpieczenie dokumentów przed manipulacją uniemożliwia ich modyfikowanie oraz manipulowanie nimi bez Twojej wiedzy.
Aby mieć pewność, że osoba podpisująca dokument cyfrowy lub nawet tylko go otwierająca jest tym, za kogo się podaje, wymagamy, żeby użytkownik podał dane logowania do Dropbox Sign lub otrzymał prośbę o podpis za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Uniemożliwiamy innym osobom dostęp do Twojego konta oraz korzystanie z niego poprzez limitowanie czasu sesji i wysyłanie wiadomości e-mail za każdym razem, gdy umowa zostanie wysłana na Twoje konto bądź przez nie odebrana lub gdy zostanie podpisana. Użytkownicy mogą również skonfigurować weryfikację dwuetapową oraz włączyć opcję kodu, bez którego wyświetlenie lub podpisanie dokumentu będzie niemożliwe.
Czy Twoja firma powinna już zainwestować w e-podpisy?
Jeśli Twoja firma jest gotowa do zwiększenia liczby transakcji biznesowych, poprawy wydajności przy jednoczesnym obniżeniu kosztów operacyjnych, zapewnienia zadowolenia klientów i zagwarantowania bezpieczeństwa oraz mocy prawnej wszystkich ważnych danych klientów i dokumentacji, to zdecydowanie nadszedł czas, aby zainwestować w podpisy elektroniczne.
Nie ma jednak powodów do obaw – wdrożenie takiego rozwiązania nie musi być tak straszne (ani drogie!), jak się wydaje. Niezależnie od tego, czy Twoja firma to niewielkie przedsiębiorstwo, czy część dużej korporacji, dzięki Dropbox Sign możesz zyskać łatwe w użyciu rozwiązanie do składania e-podpisów, które zrobi wrażenie na interesariuszach i klientach.
Sprawdź naszą ofertę bezpłatnie już dziś lub skontaktuj się z nami, jeśli masz jakiekolwiek pytania na temat tego, co możesz zyskać dzięki naszemu inteligentnemu oprogramowaniu do e-podpisów!